合同審核與簽訂流程標(biāo)準(zhǔn)化文檔一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化文檔適用于公司所有業(yè)務(wù)部門（含采購部、銷售部、市場(chǎng)部、人力資源部等）在對(duì)外開展業(yè)務(wù)時(shí)涉及的合同審核與簽訂管理工作，涵蓋合同從發(fā)起、審核、審批到簽訂、歸檔的全流程管控。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：供應(yīng)商采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）；客戶銷售合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等）；服務(wù)外包合同（設(shè)計(jì)、咨詢、運(yùn)維等）；勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等內(nèi)部協(xié)議；房屋租賃、場(chǎng)地合作等資產(chǎn)類合同。二、合同審核與簽訂全流程操作說明（一）第一階段：合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*（即具體業(yè)務(wù)對(duì)接人員，如采購專員、銷售代表等）。發(fā)起條件：已與合同相對(duì)方就合同核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等）達(dá)成初步一致；持有合同相對(duì)方的主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）。需提交資料清單：《合同審批表》（見附件1，需填寫合同基本信息、背景、主要條款等）；合同草案（需為最終版，標(biāo)注“擬稿”字樣，條款完整、無涂改）；合同相對(duì)方主體資格證明文件（加蓋對(duì)方公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明；如為授權(quán)代表簽訂，需提供授權(quán)委托書原件）；與合同相關(guān)的支撐材料（如招投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等）；其他需說明的特殊事項(xiàng)（如履約保證金、付款條件、違約責(zé)任等）。（二）第二階段：多部門聯(lián)合審核審核順序：業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)部門審核→財(cái)務(wù)部門審核→其他專項(xiàng)部門審核（如技術(shù)部、人力資源部等，根據(jù)合同類型確定）。1.業(yè)務(wù)部門初審（由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*牽頭）審核要點(diǎn)：合同主體與業(yè)務(wù)真實(shí)性：合同相對(duì)方是否為實(shí)際業(yè)務(wù)合作方，合作內(nèi)容是否符合公司經(jīng)營范圍；核心條款完整性：標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等是否明確；業(yè)務(wù)可行性：合同條款是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃，是否存在履約風(fēng)險(xiǎn)（如產(chǎn)能不足、交付周期緊張等）；附件一致性：合同附件是否與內(nèi)容一致，如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等是否匹配。輸出結(jié)果：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《合同審批表》“部門初審意見”欄簽字確認(rèn)，通過后提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)部門審核（由法務(wù)專員*負(fù)責(zé)）審核要點(diǎn)：主體合法性：合同相對(duì)方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，授權(quán)代表是否具備簽約權(quán)限（核對(duì)授權(quán)委托書）；條款合規(guī)性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款、免責(zé)條款、管轄約定等）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，違約責(zé)任是否合理、可執(zhí)行；爭(zhēng)議解決方式：是否約定明確的爭(zhēng)議解決機(jī)構(gòu)（如仲裁委/法院）及管轄地，優(yōu)先選擇公司所在地法院或仲裁委；知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：涉及專利、商標(biāo)、著作權(quán)等內(nèi)容的，是否明確歸屬及侵權(quán)責(zé)任。輸出結(jié)果：法務(wù)專員在《合同審批表》“法務(wù)審核意見”欄填寫審核意見，對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的條款需標(biāo)注修改建議，審核通過后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核（由財(cái)務(wù)經(jīng)理*負(fù)責(zé)）審核要點(diǎn)：價(jià)格合理性：價(jià)款、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司定價(jià)政策或市場(chǎng)公允價(jià)格，是否存在虛高、低價(jià)競(jìng)標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)；付款方式與周期：是否約定分期付款、質(zhì)保金等條款，是否符合公司現(xiàn)金流管理要求；稅務(wù)合規(guī)性：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時(shí)間等是否明確，是否符合稅務(wù)法規(guī)；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：是否涉及大額預(yù)付款、履約保證金等，資金安全是否有保障（如要求對(duì)方提供擔(dān)保）。輸出結(jié)果：財(cái)務(wù)經(jīng)理在《合同審批表》“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)，重點(diǎn)標(biāo)注資金相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及建議，通過后提交至審批領(lǐng)導(dǎo)。4.專項(xiàng)部門審核（如涉及技術(shù)、人力等）技術(shù)部門（由技術(shù)負(fù)責(zé)人*負(fù)責(zé)）：審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否明確、可執(zhí)行，是否存在技術(shù)壁壘；人力資源部（由人力資源專員*負(fù)責(zé)）：審核勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等條款是否符合《勞動(dòng)合同法》及公司薪酬、考勤制度。輸出結(jié)果：專項(xiàng)部門負(fù)責(zé)人在《合同審批表》“專項(xiàng)審核意見”欄簽字確認(rèn)，無異議后進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。（三）第三階段：分級(jí)審批與決策審批權(quán)限劃分（根據(jù)合同金額及重要性，可動(dòng)態(tài)調(diào)整）：合同類型金額區(qū)間審批人日常業(yè)務(wù)合同≤10萬元業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*一般業(yè)務(wù)合同10萬-50萬元分管副總*重大業(yè)務(wù)合同50萬-100萬元總經(jīng)理*超重大業(yè)務(wù)合同＞100萬元董事會(huì)/總經(jīng)理辦公會(huì)審批流程：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*將完成審核的《合同審批表》及附件材料提交至對(duì)應(yīng)審批人；審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核合同整體風(fēng)險(xiǎn)與公司利益匹配度，對(duì)審批通過的在“審批意見”欄簽字確認(rèn)；如審批不通過，需注明具體原因并退回業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)意見修改后重新發(fā)起流程。（四）第四階段：合同簽訂與用印管理簽訂準(zhǔn)備：審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*負(fù)責(zé)聯(lián)系合同相對(duì)方，確認(rèn)最終簽訂文本（所有審核修改需在定稿中體現(xiàn)）；填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見附件2），注明合同名稱、編號(hào)、用印份數(shù)、用印部位（如騎縫章、簽字章等），附已審批的《合同審批表》及合同文本。用印審批與執(zhí)行：《合同用印申請(qǐng)表》提交至行政部（或指定印章管理部門），由行政經(jīng)理審核用印依據(jù)是否充分（審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致）；用印權(quán)限：≤10萬元由行政經(jīng)理審批，＞10萬元需經(jīng)分管副總審批；用印時(shí)，行政部*需核對(duì)合同文本與《合同審批表》一致性，核對(duì)無誤后加蓋公司公章或合同專用章，嚴(yán)禁在空白合同或未審批文本上用印。簽訂規(guī)范：紙質(zhì)合同：雙方授權(quán)代表*需在合同指定簽字處簽字（如為法人，需提供法定代表人身份證明；如為授權(quán)代表，需提供授權(quán)委托書原件），并加蓋對(duì)方公章；電子合同：通過合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽訂，保證簽約主體身份真實(shí)、合同內(nèi)容不可篡改；合同簽訂份數(shù)：正本至少2份（雙方各執(zhí)1份），如需多份（如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部存檔），需在《合同用印申請(qǐng)表》中注明。（五）第五階段：合同歸檔與履約跟蹤歸檔責(zé)任：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*為合同歸檔第一責(zé)任人，需在簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔內(nèi)容：合同正本原件（含所有附件）；《合同審批表》《合同用印申請(qǐng)表》原件；合同相對(duì)方主體資格證明、授權(quán)委托書等支撐材料；合同履行過程中的重要文件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、補(bǔ)充協(xié)議等）。歸檔管理：行政部*負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔，建立《合同臺(tái)賬》（見附件3），記錄合同編號(hào)、名稱、對(duì)方主體、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)、歸檔位置等信息；合同檔案按“年度-合同類型-編號(hào)”分類存放，電子檔案同步至公司OA系統(tǒng)或指定云盤，保證可查詢、可追溯；合同借閱需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部批準(zhǔn)后借閱，借閱期限不超過7個(gè)工作日，嚴(yán)禁涂改、外傳、復(fù)制。履約跟蹤：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤，定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)履約進(jìn)展（如交付進(jìn)度、付款情況等）；如出現(xiàn)履約異常（如對(duì)方違約、不可抗力等），業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需及時(shí)上報(bào)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)*，啟動(dòng)糾紛處理機(jī)制。三、合同管理相關(guān)模板表格附件1：合同審批表合同名稱合同編號(hào)對(duì)方主體名稱合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他合同金額（元）合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*聯(lián)系方式：部門初審意見法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見專項(xiàng)審核意見（如技術(shù)）審批意見≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字10萬-50萬元：分管副總簽字50萬-100萬元：總經(jīng)理*簽字＞100萬元：董事會(huì)/總經(jīng)理辦公會(huì)意見簽字：______日期：______附件清單（可附頁）1.合同草案_份2.對(duì)方資質(zhì)證明_份3.其他：________________附件2：合同用印申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*合同名稱合同編號(hào)用印原因□簽訂□補(bǔ)充協(xié)議□其他：________用印份數(shù)用印部位□公章□合同專用章□騎縫章□其他：________合同金額附件材料□《合同審批表》□合同文本□其他：________部門負(fù)責(zé)人*意見簽字：______日期：______行政部*審核意見簽字：______日期：______審批意見（＞10萬元）分管副總*簽字：______日期：______用印記錄用印人：______用印日期：______領(lǐng)取人簽字：______附件3：合同臺(tái)賬序號(hào)合同編號(hào)合同名稱對(duì)方主體簽訂日期合同金額（元）履行狀態(tài)歸檔位置責(zé)任人*備注1□履行中□已履行完畢□已解除2…………四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）審核環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)主體資格審查“三查三看”：查營業(yè)執(zhí)照，看是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否符合合同內(nèi)容；查授權(quán)委托書，看授權(quán)范圍是否明確、是否在授權(quán)期限內(nèi)（如為非法定代表人簽約）；查資質(zhì)證書，看是否為行業(yè)特殊資質(zhì)（如安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）。條款審核“避坑指南”：避免“模糊表述”（如“合理費(fèi)用”“盡快交付”等，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)或時(shí)限）；拒絕“霸王條款”（如“合同簽訂后不得變更”“爭(zhēng)議由對(duì)方所在地管轄”等顯失公平條款）；核對(duì)“數(shù)據(jù)一致性”（如合同金額大小寫、數(shù)量單位、日期等是否與附件一致）。（二）簽訂環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)簽字蓋章“四核對(duì)”：核對(duì)簽約主體名稱與合同相對(duì)方名稱是否完全一致（包括字誤、增減字符）；核對(duì)簽字人身份（法定代表人需提供身份證明，授權(quán)代表需提供授權(quán)委托書原件）；核對(duì)印章真實(shí)性（對(duì)方公章是否清晰、與名稱一致，避免使用財(cái)務(wù)章、發(fā)票章等代替合同章）；核對(duì)合同份數(shù)（保證正本份數(shù)與約定一致，避免丟失）。電子合同“三確認(rèn)”：確認(rèn)簽約平臺(tái)具備法定效力（如通過工信部認(rèn)證的電子認(rèn)證服務(wù)資質(zhì)）；確認(rèn)雙方已完成實(shí)名認(rèn)證（如企業(yè)認(rèn)證需營業(yè)執(zhí)照、法人身份信息）；確認(rèn)合同文本經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后簽署（避免重復(fù)簽約或篡改）。（三）歸檔與履約注意事項(xiàng)歸檔“三及時(shí)”：及時(shí)歸檔（簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)完成，避免材料丟失）；及時(shí)登記（臺(tái)賬信息需完整準(zhǔn)確，便于后續(xù)查詢）；及時(shí)跟蹤（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需每季度更新履約狀態(tài)，異常情況24小時(shí)內(nèi)上報(bào)）。保密要求：合同檔案涉及商業(yè)秘密的，僅限相關(guān)負(fù)責(zé)