會(huì)議管理策劃及執(zhí)行檢查表一、適用場(chǎng)景：這些會(huì)議需要系統(tǒng)化管理無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略研討會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、月度復(fù)盤(pán)會(huì)，還是外部的客戶(hù)對(duì)接會(huì)、行業(yè)交流會(huì)，只要會(huì)議目標(biāo)明確、需要多角色協(xié)作或產(chǎn)出具體成果，均可通過(guò)本檢查表實(shí)現(xiàn)全流程管控。尤其適用于：重要決策類(lèi)會(huì)議（如年度規(guī)劃、預(yù)算審批）：需保證議題聚焦、信息充分、決策可追溯；跨部門(mén)協(xié)作會(huì)議（如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、資源協(xié)調(diào)會(huì)）：需明確分工、避免推諉、跟進(jìn)落地；大型/對(duì)外會(huì)議（如發(fā)布會(huì)、培訓(xùn)會(huì)）：需把控細(xì)節(jié)、保障體驗(yàn)、應(yīng)對(duì)突發(fā)；常規(guī)例會(huì)（如周會(huì)、部門(mén)會(huì)）：需提升效率、避免形式化、保證問(wèn)題閉環(huán)。二、操作流程：從策劃到復(fù)盤(pán)的全步驟指南（一）會(huì)議前：精準(zhǔn)策劃，奠定基礎(chǔ)1.明確會(huì)議目標(biāo)與核心議題操作要點(diǎn)：召集人需提前與關(guān)鍵決策人（如總監(jiān)、經(jīng)理）溝通，確定會(huì)議要解決的核心問(wèn)題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代方案”“解決跨部門(mén)資源沖突”）；目標(biāo)需符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間限制），例如“3小時(shí)內(nèi)完成3個(gè)方案的評(píng)審，并輸出最終決策”；根據(jù)目標(biāo)拆解議題，優(yōu)先級(jí)排序（如緊急議題放前，需討論的議題放后，純信息同步議題可郵件替代）。2.確定參會(huì)人員與分工操作要點(diǎn)：必邀人員：與議題直接相關(guān)、有決策權(quán)或執(zhí)行責(zé)任的崗位（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人）；可選人員：提供專(zhuān)業(yè)支持或需知曉信息的崗位（如法務(wù)、財(cái)務(wù)、實(shí)習(xí)生），需提前溝通是否必要；明確分工：指定主持人（主管，負(fù)責(zé)控場(chǎng)引導(dǎo)）、記錄人（助理，負(fù)責(zé)記錄決策與待辦）、設(shè)備支持（工程師，負(fù)責(zé)調(diào)試投影/麥克風(fēng)）、物料準(zhǔn)備（專(zhuān)員，負(fù)責(zé)打印資料/擺放桌簽）。3.制定詳細(xì)議程并提前同步操作要點(diǎn)：議程模板：時(shí)間議題內(nèi)容主講人形式預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)09:00-09:10開(kāi)場(chǎng)與目標(biāo)重申*主管講解10分鐘09:10-09:40方案A可行性匯報(bào)*經(jīng)理PPT演示+討論30分鐘09:40-10:10方案B與C對(duì)比分析*專(zhuān)員數(shù)據(jù)展示30分鐘10:10-10:30自由討論與決策全體互動(dòng)20分鐘10:30-10:40待辦事項(xiàng)確認(rèn)與會(huì)議總結(jié)*主管匯總10分鐘提前2-3天通過(guò)郵件/企業(yè)發(fā)送議程，附“會(huì)議準(zhǔn)備要求”（如“請(qǐng)*經(jīng)理提前提交方案PPT”“請(qǐng)各部門(mén)準(zhǔn)備相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表”）。4.準(zhǔn)備會(huì)議物料與場(chǎng)地操作要點(diǎn)：物料清單：簽到表、會(huì)議議程打印版（每人1份）、PPT演示文件（存U盤(pán)+云端備份）、紙質(zhì)資料（如方案草案、數(shù)據(jù)報(bào)表）、文具（筆、筆記本）、飲用水（按參會(huì)人數(shù)+10%備用）；場(chǎng)地檢查：提前1天確認(rèn)會(huì)議室（大小、桌型是否合適，如20人以上用回字形桌）、設(shè)備（投影儀清晰度、麥克風(fēng)續(xù)航、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性）、環(huán)境（空調(diào)溫度、燈光、噪音控制）；特殊需求：如需視頻會(huì)議，提前測(cè)試騰訊會(huì)議/Zoom，并發(fā)送參會(huì)指南；如需茶歇，提前與行政部確認(rèn)時(shí)間與菜單。（二）會(huì)議中：高效執(zhí)行，聚焦成果1.會(huì)前準(zhǔn)備與簽到入場(chǎng)操作要點(diǎn)：主持人/記錄人提前30分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備（試播PPT、測(cè)試麥克風(fēng)）、擺放物料（桌簽按部門(mén)/職務(wù)排序、資料每人一份）；簽到管理：使用紙質(zhì)簽到表或線上工具（如騰訊文檔簽到表），9:00準(zhǔn)時(shí)關(guān)閉簽到，遲到者需說(shuō)明原因（非緊急事項(xiàng)可會(huì)后補(bǔ)流程）。2.會(huì)議主持與控場(chǎng)操作要點(diǎn)：開(kāi)場(chǎng)：主持人重申會(huì)議目標(biāo)（“今天我們需確定Q3產(chǎn)品迭代方案，保證3個(gè)方案評(píng)審?fù)戤叢⑤敵鰶Q策”）、規(guī)則（“每人發(fā)言不超過(guò)3分鐘，避免跑題”“手機(jī)調(diào)靜音”）；議程推進(jìn)：嚴(yán)格按照時(shí)間分配，超時(shí)議題可暫時(shí)擱置（如“方案B討論已超5分鐘，建議先記錄爭(zhēng)議點(diǎn)，會(huì)后由*專(zhuān)員補(bǔ)充數(shù)據(jù)，下次會(huì)議再討論”）；爭(zhēng)議處理：若討論陷入僵局，主持人需引導(dǎo)聚焦（“我們回到核心目標(biāo)：哪個(gè)方案能最快解決用戶(hù)痛點(diǎn)？請(qǐng)*技術(shù)負(fù)責(zé)人從可行性角度補(bǔ)充”）。3.記錄關(guān)鍵信息與決策操作要點(diǎn)：記錄人需實(shí)時(shí)記錄：①?zèng)Q策結(jié)論（如“最終選擇方案A，由經(jīng)理負(fù)責(zé)7月15日前完成細(xì)化”）；②待辦事項(xiàng)（需明確“任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、截止日期”）；③遺留問(wèn)題（如“用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù)不足，需助理補(bǔ)充8月1日前完成”）；避免只記錄“討論內(nèi)容”，需突出“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”，例如：?“*技術(shù)部負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)接口，8月10日前測(cè)試完成”；?“技術(shù)部需加快開(kāi)發(fā)進(jìn)度”。4.突發(fā)情況應(yīng)對(duì)操作要點(diǎn)：設(shè)備故障：立即聯(lián)系支持人員（工程師，電話：），同時(shí)用備用方案（如提前的PDF版PPT、手機(jī)熱點(diǎn)共享）；關(guān)鍵人員缺席：提前與代理人溝通（如經(jīng)理請(qǐng)假，由副經(jīng)理代為主持），保證議題不受影響；討論偏題：主持人及時(shí)拉回（“這個(gè)話題與今天的方案決策關(guān)聯(lián)度不高，建議下次會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)討論，我們繼續(xù)下一個(gè)議題”）。（三）會(huì)議后：閉環(huán)管理，保證落地1.整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要操作要點(diǎn)：時(shí)效：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要初稿，經(jīng)主持人（*主管）審核無(wú)誤后分發(fā)；內(nèi)容結(jié)構(gòu)：①會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人及原因）；②會(huì)議目標(biāo)；③核心議題討論要點(diǎn)；④決策結(jié)論；⑤待辦事項(xiàng)（表格形式，含負(fù)責(zé)人、截止日期）；⑥遺留問(wèn)題及下一步計(jì)劃；分發(fā)范圍：全體參會(huì)人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（如*總監(jiān)）、需知曉的協(xié)作部門(mén)（抄送至企業(yè)群/郵件）。2.跟進(jìn)待辦事項(xiàng)落實(shí)操作要點(diǎn)：任務(wù)跟蹤：使用項(xiàng)目管理工具（如飛書(shū)多維表格、釘釘待辦）創(chuàng)建“會(huì)議任務(wù)清單”，實(shí)時(shí)更新完成狀態(tài)；提醒機(jī)制：截止日期前1天由記錄人（*助理）提醒負(fù)責(zé)人，如未按時(shí)完成，需在次日例會(huì)說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；階段性復(fù)盤(pán)：每周例會(huì)同步上周會(huì)議待辦完成情況，對(duì)逾期任務(wù)重點(diǎn)跟進(jìn)。3.資料歸檔與效果評(píng)估操作要點(diǎn)：歸檔內(nèi)容：會(huì)議通知、議程、簽到表、PPT演示稿、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)資料（方案、報(bào)表等），按“年份-月份-會(huì)議名稱(chēng)”分類(lèi)存儲(chǔ)（企業(yè)云盤(pán)/共享文件夾）；效果評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后3天內(nèi)，通過(guò)問(wèn)卷星/匿名收集參會(huì)人反饋（問(wèn)題示例：“會(huì)議目標(biāo)是否清晰？”“議程時(shí)間分配是否合理？”“決策是否可執(zhí)行？”），整理改進(jìn)建議，用于優(yōu)化下次會(huì)議。三、模板清單：分階段會(huì)議管理檢查表（一）會(huì)議策劃階段檢查表（會(huì)前3天完成）檢查項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)要求負(fù)責(zé)人完成時(shí)間完成狀態(tài)（?/?）會(huì)議目標(biāo)是否明確符合SMART原則，無(wú)歧義*主管會(huì)前3天參會(huì)人員是否精準(zhǔn)必邀人員無(wú)遺漏，可選人員經(jīng)確認(rèn)*助理會(huì)前2天議程是否詳細(xì)且已同步含時(shí)間分配、議題優(yōu)先級(jí)、主講人，已提前發(fā)送*主管會(huì)前2天物料是否準(zhǔn)備齊全簽到表、PPT、資料、文具、飲用水等*專(zhuān)員會(huì)前1天場(chǎng)地與設(shè)備是否測(cè)試通過(guò)會(huì)議室大小合適、設(shè)備正常、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定*工程師會(huì)前1天特殊需求是否落實(shí)視頻會(huì)議、茶歇、翻譯等（如需）*行政會(huì)前1天（二）會(huì)議執(zhí)行階段現(xiàn)場(chǎng)檢查表（會(huì)議當(dāng)天）環(huán)節(jié)檢查內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成情況（?/?）備注會(huì)前準(zhǔn)備主持人/記錄人提前30分鐘到場(chǎng)，設(shè)備調(diào)試完成*主管簽到管理簽到表按時(shí)回收，遲到人員記錄原因*助理議程執(zhí)行嚴(yán)格按照時(shí)間分配，超時(shí)議題及時(shí)處理*主管記錄完整性決策、待辦、遺留問(wèn)題記錄清晰，責(zé)任明確*助理突發(fā)情況應(yīng)對(duì)設(shè)備故障/人員缺席等情況有備用方案全體如需記錄，備注處理過(guò)程（三）會(huì)議復(fù)盤(pán)階段檢查表（會(huì)后3天內(nèi)完成）復(fù)盤(pán)內(nèi)容輸出成果負(fù)責(zé)人完成時(shí)間會(huì)議紀(jì)要整理分發(fā)全體參會(huì)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)容完整準(zhǔn)確*助理會(huì)后24小時(shí)內(nèi)待辦任務(wù)跟蹤創(chuàng)建任務(wù)清單，明確負(fù)責(zé)人與截止日期*主管會(huì)后1天內(nèi)資料歸檔會(huì)議資料按分類(lèi)存儲(chǔ)，便于查閱*專(zhuān)員會(huì)后2天內(nèi)效果評(píng)估收集參會(huì)人反饋，整理改進(jìn)建議*主管會(huì)后3天內(nèi)四、關(guān)鍵提醒：避免踩坑的注意事項(xiàng)拒絕“無(wú)準(zhǔn)備會(huì)議”：若召集人無(wú)法在會(huì)前明確目標(biāo)、提供議程，可建議暫緩會(huì)議，先完成準(zhǔn)備工作再召開(kāi)?？刂茣?huì)議時(shí)長(zhǎng)：常規(guī)會(huì)議建議不超過(guò)90分鐘，超過(guò)2小時(shí)的會(huì)議需設(shè)置中間休息（如每45分鐘休息10分鐘），避免注意力分散。避免“一言堂”：主持人需主動(dòng)引導(dǎo)沉默人員發(fā)言（如