綜合辦公室會(huì)議記錄撰寫標(biāo)準(zhǔn)一、會(huì)議記錄撰寫概述

綜合辦公室會(huì)議記錄是組織內(nèi)部重要信息傳遞和決策落實(shí)的載體，其撰寫需遵循規(guī)范流程，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰。本標(biāo)準(zhǔn)旨在明確會(huì)議記錄的撰寫要求、要素及注意事項(xiàng)，以提升辦公效率和信息管理水平。

二、會(huì)議記錄的基本要素

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：明確會(huì)議主題，如“XX部門季度工作協(xié)調(diào)會(huì)”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄召開的具體日期和起止時(shí)間，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM—HH:MM”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：注明會(huì)議室編號(hào)或地址。

4.參會(huì)人員：列出所有出席人員姓名及職務(wù)，缺席人員需注明原因。

5.主持人及記錄人：記錄主持人和記錄人的姓名及職務(wù)。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.會(huì)議議程：按順序列出討論事項(xiàng)，如“一、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、預(yù)算調(diào)整方案”。

2.討論要點(diǎn)：

(1)按議程逐項(xiàng)記錄發(fā)言核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)描述。

(2)重要決策或決議需加粗或單獨(dú)列出，如“決議：XX項(xiàng)目下月啟動(dòng)”。

(3)數(shù)據(jù)類信息需精確記錄，如“預(yù)算追加金額：XX萬元”。

（三）其他事項(xiàng)

1.附件說明：如會(huì)議中提及的文件、表格等，需注明名稱及頁數(shù)。

2.散會(huì)時(shí)間：記錄會(huì)議實(shí)際結(jié)束時(shí)間。

三、會(huì)議記錄撰寫步驟

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.確認(rèn)會(huì)議議程，提前收集相關(guān)資料。

2.準(zhǔn)備記錄工具（如筆記本、電子文檔）。

（二）會(huì)中記錄要點(diǎn)

1.實(shí)時(shí)記錄：采用速記或錄音輔助，重點(diǎn)記錄發(fā)言要點(diǎn)和決策事項(xiàng)。

2.分類記錄：按議程分條目記錄，便于后續(xù)查閱。

（三）會(huì)后整理

1.及時(shí)整理記錄內(nèi)容，補(bǔ)充遺漏信息。

2.校對(duì)數(shù)據(jù)及人名，確保無錯(cuò)誤。

3.分發(fā)給相關(guān)人員，并留存歸檔。

四、注意事項(xiàng)

（一）語言規(guī)范

1.使用簡(jiǎn)潔、客觀的書面語，避免口語化表述。

2.專業(yè)術(shù)語需準(zhǔn)確，如“OA系統(tǒng)審批流程”。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需加強(qiáng)保密措施。

2.僅限授權(quán)人員傳閱。

（三）格式要求

1.字體統(tǒng)一（建議使用宋體或黑體），字號(hào)不小于小四號(hào)。

2.頁邊距合理，便于裝訂或電子版分享。

五、示例模板

**會(huì)議名稱**：XX部門2023年第四季度工作總結(jié)會(huì)

**時(shí)間**：2023年12月15日14:00—16:30

**地點(diǎn)**：會(huì)議室A

**參會(huì)人員**：

-張三（部門經(jīng)理）

-李四（項(xiàng)目主管）

-王五（財(cái)務(wù)專員）

**主持人**：張三

**記錄人**：趙六

**會(huì)議議程**：

一、第三季度項(xiàng)目總結(jié)

（一）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

1.項(xiàng)目A完成度：85%（預(yù)計(jì)12月底交付）

2.項(xiàng)目B延期原因：供應(yīng)商物料短缺

二、預(yù)算調(diào)整方案

（二）討論要點(diǎn)

1.辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

2.決議：下月啟動(dòng)新預(yù)算審批流程

**散會(huì)時(shí)間**：16:35

繼續(xù)擴(kuò)寫文檔內(nèi)容：

五、示例模板（續(xù)）

**會(huì)議名稱**：XX部門2023年第四季度工作總結(jié)會(huì)

**時(shí)間**：2023年12月15日14:00—16:30

**地點(diǎn)**：會(huì)議室A

**參會(huì)人員**：

-張三（部門經(jīng)理）

-李四（項(xiàng)目主管）

-王五（財(cái)務(wù)專員）

-趙六（行政助理）

**主持人**：張三

**記錄人**：趙六

**會(huì)議議程**：

一、第三季度項(xiàng)目總結(jié)

（一）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

1.項(xiàng)目A完成度：85%（預(yù)計(jì)12月底交付）

-已完成模塊：用戶界面設(shè)計(jì)、核心功能開發(fā)

-剩余工作：測(cè)試與bug修復(fù)、文檔撰寫

-李四補(bǔ)充：需協(xié)調(diào)第三方測(cè)試團(tuán)隊(duì)配合

2.項(xiàng)目B延期原因：供應(yīng)商物料短缺

-具體影響：采購周期延長(zhǎng)2周

-應(yīng)對(duì)措施：?jiǎn)?dòng)備用供應(yīng)商談判

-張三指示：需在明天下午前提交新的采購計(jì)劃

（二）團(tuán)隊(duì)協(xié)作問題

1.記錄人補(bǔ)充：

-本季度跨部門協(xié)作中，溝通效率有待提升

-建議建立每周例會(huì)機(jī)制，明確分工

2.王五提出：

-財(cái)務(wù)審批流程耗時(shí)較長(zhǎng)，影響項(xiàng)目進(jìn)度

-建議優(yōu)化審批節(jié)點(diǎn)，優(yōu)先保障重點(diǎn)項(xiàng)目

二、預(yù)算調(diào)整方案

（一）辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

-表格內(nèi)容：

|類別|原預(yù)算（元）|調(diào)整后（元）|節(jié)省金額（元）|

|--------------|-------------|-------------|----------------|

|辦公耗材|15,000|13,500|1,500|

|差旅交通|8,000|7,200|800|

|培訓(xùn)費(fèi)用|5,000|4,500|500|

-趙六說明：

-辦公耗材可通過集中采購降低成本

-差旅交通建議合并行程減少次數(shù)

（二）討論要點(diǎn)

1.辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

-表格內(nèi)容：

|類別|原預(yù)算（元）|調(diào)整后（元）|節(jié)省金額（元）|

|--------------|-------------|-------------|----------------|

|辦公耗材|15,000|13,500|1,500|

|差旅交通|8,000|7,200|800|

|培訓(xùn)費(fèi)用|5,000|4,500|500|

-趙六說明：

-辦公耗材可通過集中采購降低成本

-差旅交通建議合并行程減少次數(shù)

2.決議：下月啟動(dòng)新預(yù)算審批流程

-新流程要求：

(1)項(xiàng)目申請(qǐng)需附帶詳細(xì)測(cè)算表

(2)財(cái)務(wù)部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核

(3)超過1萬元的預(yù)算需經(jīng)部門經(jīng)理審批

三、其他事項(xiàng)

（一）附件說明

1.《第三季度項(xiàng)目進(jìn)度表》（第1-2頁）

2.《辦公費(fèi)用調(diào)整明細(xì)表》（第3頁）

（二）散會(huì)時(shí)間：16:35

**后續(xù)行動(dòng)**：

1.李四負(fù)責(zé)在12月16日前完成項(xiàng)目B采購計(jì)劃提交

2.王五整理新預(yù)算審批流程草案，12月20日前提交

3.趙六更新OA系統(tǒng)中的會(huì)議紀(jì)要模板

六、常見問題與改進(jìn)建議

（一）問題清單

1.記錄遺漏關(guān)鍵決策

-癥狀：未記錄某項(xiàng)重要決議或待辦事項(xiàng)

-原因：注意力分散或記錄工具不便捷

2.數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

-癥狀：預(yù)算金額與實(shí)際不符

-原因：發(fā)言時(shí)數(shù)據(jù)口誤或記錄時(shí)手誤

3.格式混亂

-癥狀：條目間無邏輯分隔

-原因：未使用統(tǒng)一記錄符號(hào)（如“·”“①”）

（二）改進(jìn)措施

1.記錄前準(zhǔn)備

-提前獲取議程，標(biāo)注重點(diǎn)討論事項(xiàng)

-準(zhǔn)備速記符號(hào)表（如“→”代表“決定”）

2.會(huì)中優(yōu)化

-采用“邊聽邊分條目”模式，避免遺漏

-對(duì)專業(yè)術(shù)語建立個(gè)人對(duì)照表（如“ROI”→“投資回報(bào)率”）

3.會(huì)后核查

-24小時(shí)內(nèi)完成二次校對(duì)，重點(diǎn)核對(duì)數(shù)據(jù)類信息

-建立交叉驗(yàn)證機(jī)制：由另一位同事抽查關(guān)鍵內(nèi)容

七、記錄工具推薦

（一）電子化工具

1.MicrosoftOneNote

-優(yōu)點(diǎn)：支持手寫識(shí)別、多頁面標(biāo)簽分類

-使用技巧：設(shè)置模板模板，批量導(dǎo)入會(huì)議議程

2.Notion

-優(yōu)點(diǎn)：待辦事項(xiàng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，支持協(xié)作編輯

-使用技巧：創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化模板庫，一鍵應(yīng)用

（二）傳統(tǒng)工具

1.筆記本推薦：Leuchtturm1917

-特點(diǎn)：分段分隔設(shè)計(jì)，防藍(lán)光紙張

-記錄方法：采用“首字母縮寫”速記法

2.速寫技巧：

-練習(xí)連筆字母（如“n”“m”用一筆完成）

-使用不同顏色區(qū)分議程、決策、待辦事項(xiàng)

八、培訓(xùn)與考核

（一）新員工培訓(xùn)流程

1.第一階段：理論學(xué)習(xí)

-內(nèi)容：會(huì)議記錄要素、常用術(shù)語解釋

-方式：觀看教學(xué)視頻+術(shù)語表背誦

2.第二階段：實(shí)操練習(xí)

-任務(wù)：模擬記錄部門例會(huì)（時(shí)長(zhǎng)30分鐘）

-評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

(1)信息完整性（占40分）

(2)格式規(guī)范性（占30分）

(3)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（占30分）

（二）考核機(jī)制

1.月度抽查：隨機(jī)抽取當(dāng)月記錄的20%進(jìn)行復(fù)核

2.季度評(píng)估：結(jié)合考核成績(jī)調(diào)整培訓(xùn)重點(diǎn)

3.優(yōu)秀案例分享：每月評(píng)選“最佳會(huì)議記錄”，并公示方法

一、會(huì)議記錄撰寫概述

綜合辦公室會(huì)議記錄是組織內(nèi)部重要信息傳遞和決策落實(shí)的載體，其撰寫需遵循規(guī)范流程，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰。本標(biāo)準(zhǔn)旨在明確會(huì)議記錄的撰寫要求、要素及注意事項(xiàng)，以提升辦公效率和信息管理水平。

二、會(huì)議記錄的基本要素

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：明確會(huì)議主題，如“XX部門季度工作協(xié)調(diào)會(huì)”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄召開的具體日期和起止時(shí)間，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM—HH:MM”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：注明會(huì)議室編號(hào)或地址。

4.參會(huì)人員：列出所有出席人員姓名及職務(wù)，缺席人員需注明原因。

5.主持人及記錄人：記錄主持人和記錄人的姓名及職務(wù)。

（二）會(huì)議主要內(nèi)容

1.會(huì)議議程：按順序列出討論事項(xiàng)，如“一、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)；二、預(yù)算調(diào)整方案”。

2.討論要點(diǎn)：

(1)按議程逐項(xiàng)記錄發(fā)言核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)描述。

(2)重要決策或決議需加粗或單獨(dú)列出，如“決議：XX項(xiàng)目下月啟動(dòng)”。

(3)數(shù)據(jù)類信息需精確記錄，如“預(yù)算追加金額：XX萬元”。

（三）其他事項(xiàng)

1.附件說明：如會(huì)議中提及的文件、表格等，需注明名稱及頁數(shù)。

2.散會(huì)時(shí)間：記錄會(huì)議實(shí)際結(jié)束時(shí)間。

三、會(huì)議記錄撰寫步驟

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.確認(rèn)會(huì)議議程，提前收集相關(guān)資料。

2.準(zhǔn)備記錄工具（如筆記本、電子文檔）。

（二）會(huì)中記錄要點(diǎn)

1.實(shí)時(shí)記錄：采用速記或錄音輔助，重點(diǎn)記錄發(fā)言要點(diǎn)和決策事項(xiàng)。

2.分類記錄：按議程分條目記錄，便于后續(xù)查閱。

（三）會(huì)后整理

1.及時(shí)整理記錄內(nèi)容，補(bǔ)充遺漏信息。

2.校對(duì)數(shù)據(jù)及人名，確保無錯(cuò)誤。

3.分發(fā)給相關(guān)人員，并留存歸檔。

四、注意事項(xiàng)

（一）語言規(guī)范

1.使用簡(jiǎn)潔、客觀的書面語，避免口語化表述。

2.專業(yè)術(shù)語需準(zhǔn)確，如“OA系統(tǒng)審批流程”。

（二）保密要求

1.涉及敏感信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需加強(qiáng)保密措施。

2.僅限授權(quán)人員傳閱。

（三）格式要求

1.字體統(tǒng)一（建議使用宋體或黑體），字號(hào)不小于小四號(hào)。

2.頁邊距合理，便于裝訂或電子版分享。

五、示例模板

**會(huì)議名稱**：XX部門2023年第四季度工作總結(jié)會(huì)

**時(shí)間**：2023年12月15日14:00—16:30

**地點(diǎn)**：會(huì)議室A

**參會(huì)人員**：

-張三（部門經(jīng)理）

-李四（項(xiàng)目主管）

-王五（財(cái)務(wù)專員）

**主持人**：張三

**記錄人**：趙六

**會(huì)議議程**：

一、第三季度項(xiàng)目總結(jié)

（一）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

1.項(xiàng)目A完成度：85%（預(yù)計(jì)12月底交付）

2.項(xiàng)目B延期原因：供應(yīng)商物料短缺

二、預(yù)算調(diào)整方案

（二）討論要點(diǎn)

1.辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

2.決議：下月啟動(dòng)新預(yù)算審批流程

**散會(huì)時(shí)間**：16:35

繼續(xù)擴(kuò)寫文檔內(nèi)容：

五、示例模板（續(xù)）

**會(huì)議名稱**：XX部門2023年第四季度工作總結(jié)會(huì)

**時(shí)間**：2023年12月15日14:00—16:30

**地點(diǎn)**：會(huì)議室A

**參會(huì)人員**：

-張三（部門經(jīng)理）

-李四（項(xiàng)目主管）

-王五（財(cái)務(wù)專員）

-趙六（行政助理）

**主持人**：張三

**記錄人**：趙六

**會(huì)議議程**：

一、第三季度項(xiàng)目總結(jié)

（一）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)

1.項(xiàng)目A完成度：85%（預(yù)計(jì)12月底交付）

-已完成模塊：用戶界面設(shè)計(jì)、核心功能開發(fā)

-剩余工作：測(cè)試與bug修復(fù)、文檔撰寫

-李四補(bǔ)充：需協(xié)調(diào)第三方測(cè)試團(tuán)隊(duì)配合

2.項(xiàng)目B延期原因：供應(yīng)商物料短缺

-具體影響：采購周期延長(zhǎng)2周

-應(yīng)對(duì)措施：?jiǎn)?dòng)備用供應(yīng)商談判

-張三指示：需在明天下午前提交新的采購計(jì)劃

（二）團(tuán)隊(duì)協(xié)作問題

1.記錄人補(bǔ)充：

-本季度跨部門協(xié)作中，溝通效率有待提升

-建議建立每周例會(huì)機(jī)制，明確分工

2.王五提出：

-財(cái)務(wù)審批流程耗時(shí)較長(zhǎng)，影響項(xiàng)目進(jìn)度

-建議優(yōu)化審批節(jié)點(diǎn)，優(yōu)先保障重點(diǎn)項(xiàng)目

二、預(yù)算調(diào)整方案

（一）辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

-表格內(nèi)容：

|類別|原預(yù)算（元）|調(diào)整后（元）|節(jié)省金額（元）|

|--------------|-------------|-------------|----------------|

|辦公耗材|15,000|13,500|1,500|

|差旅交通|8,000|7,200|800|

|培訓(xùn)費(fèi)用|5,000|4,500|500|

-趙六說明：

-辦公耗材可通過集中采購降低成本

-差旅交通建議合并行程減少次數(shù)

（二）討論要點(diǎn)

1.辦公費(fèi)用縮減10%，具體措施另附表

-表格內(nèi)容：

|類別|原預(yù)算（元）|調(diào)整后（元）|節(jié)省金額（元）|

|--------------|-------------|-------------|----------------|

|辦公耗材|15,000|13,500|1,500|

|差旅交通|8,000|7,200|800|

|培訓(xùn)費(fèi)用|5,000|4,500|500|

-趙六說明：

-辦公耗材可通過集中采購降低成本

-差旅交通建議合并行程減少次數(shù)

2.決議：下月啟動(dòng)新預(yù)算審批流程

-新流程要求：

(1)項(xiàng)目申請(qǐng)需附帶詳細(xì)測(cè)算表

(2)財(cái)務(wù)部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核

(3)超過1萬元的預(yù)算需經(jīng)部門經(jīng)理審批

三、其他事項(xiàng)

（一）附件說明

1.《第三季度項(xiàng)目進(jìn)度表》（第1-2頁）

2.《辦公費(fèi)用調(diào)整明細(xì)表》（第3頁）

（二）散會(huì)時(shí)間：16:35

**后續(xù)行動(dòng)**：

1.李四負(fù)責(zé)在12月16日前完成項(xiàng)目B采購計(jì)劃提交

2.王五整理新預(yù)算審批流程草案，12月20日前提交

3.趙六更新OA系統(tǒng)中的會(huì)議紀(jì)要模板

六、常見問題與改進(jìn)建議

（一）問題清單

1.記錄遺漏關(guān)鍵決策

-癥狀：未記錄某項(xiàng)重要決議或待辦事項(xiàng)

-原因：注意力分散或記錄工具不便捷

2.數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

-癥狀：預(yù)算金額與實(shí)際不符

-原因：發(fā)言時(shí)數(shù)據(jù)口誤或記錄時(shí)手誤

3.格式混亂

-癥狀：條目間無邏輯分隔

-原因：未使用統(tǒng)一記錄符