書法家協(xié)會(huì)鎮(zhèn)紙采購管理制度

第一章總則第一條目的為加強(qiáng)本書法家協(xié)會(huì)鎮(zhèn)紙采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的鎮(zhèn)紙質(zhì)量可靠、價(jià)格合理，滿足協(xié)會(huì)日?；顒?dòng)及會(huì)員使用需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本書法家協(xié)會(huì)所有鎮(zhèn)紙采購活動(dòng)，包括但不限于協(xié)會(huì)組織的展覽、培訓(xùn)、交流等活動(dòng)所需鎮(zhèn)紙，以及為會(huì)員提供的相關(guān)服務(wù)中涉及的鎮(zhèn)紙采購。第三條采購原則1.公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開，采購信息、采購流程、采購結(jié)果等應(yīng)及時(shí)向協(xié)會(huì)內(nèi)部公開，接受會(huì)員監(jiān)督。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：鼓勵(lì)符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，通過公平競(jìng)爭(zhēng)選擇最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商和產(chǎn)品。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在采購鎮(zhèn)紙時(shí)，應(yīng)將質(zhì)量放在首位，確保所采購的鎮(zhèn)紙符合書法創(chuàng)作使用要求。4.經(jīng)濟(jì)效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。第二章采購組織與職責(zé)第一條采購小組成立專門的鎮(zhèn)紙采購小組，成員包括協(xié)會(huì)行政主管、財(cái)務(wù)人員、書法專業(yè)人員等。采購小組負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌鎮(zhèn)紙采購工作。第二條采購小組職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)協(xié)會(huì)實(shí)際需求，結(jié)合預(yù)算情況，制定年度或階段性鎮(zhèn)紙采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇與管理：負(fù)責(zé)篩選、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核。3.采購談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款的談判，簽訂采購合同。4.采購驗(yàn)收：組織對(duì)采購的鎮(zhèn)紙進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的鎮(zhèn)紙符合合同要求。5.采購檔案管理：負(fù)責(zé)整理、保存采購過程中的相關(guān)文件和資料，建立采購檔案。第三條各成員職責(zé)1.行政主管：全面負(fù)責(zé)采購小組的工作協(xié)調(diào)和決策，對(duì)采購工作的整體推進(jìn)和結(jié)果負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)人員：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制。3.書法專業(yè)人員：從書法專業(yè)角度對(duì)鎮(zhèn)紙的質(zhì)量、規(guī)格等提出專業(yè)意見，協(xié)助采購小組選擇合適的鎮(zhèn)紙產(chǎn)品。第三章采購計(jì)劃與預(yù)算第一條需求調(diào)研每年年初，采購小組應(yīng)通過問卷調(diào)查、會(huì)員座談會(huì)等方式，廣泛收集協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門、會(huì)員對(duì)鎮(zhèn)紙的需求信息，包括鎮(zhèn)紙的數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、款式等要求。第二條采購計(jì)劃制定根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合協(xié)會(huì)年度活動(dòng)計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，采購小組制定詳細(xì)的鎮(zhèn)紙采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的鎮(zhèn)紙種類、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。第三條預(yù)算編制與審批財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購計(jì)劃，編制鎮(zhèn)紙采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)采購費(fèi)用，包括鎮(zhèn)紙價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)等。采購預(yù)算經(jīng)采購小組審核后，報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)審批。第四條預(yù)算調(diào)整在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購小組應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)協(xié)會(huì)理事會(huì)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。第四章供應(yīng)商管理第一條供應(yīng)商篩選采購小組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商作為潛在供應(yīng)商。第二條供應(yīng)商評(píng)估對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面。采購小組根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。第三條供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫建立建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、采購歷史等內(nèi)容。采購小組應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。第四條供應(yīng)商考核定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。第五章采購流程第一條采購申請(qǐng)協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門或會(huì)員根據(jù)實(shí)際需求，填寫鎮(zhèn)紙采購申請(qǐng)表，注明采購的鎮(zhèn)紙種類、數(shù)量、規(guī)格等要求，并提交采購小組。第二條采購審批采購小組對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)審批。協(xié)會(huì)理事會(huì)根據(jù)采購計(jì)劃和預(yù)算情況，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。第三條采購方式選擇根據(jù)采購金額和實(shí)際情況，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購等。1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高的鎮(zhèn)紙采購項(xiàng)目。采購小組通過協(xié)會(huì)官網(wǎng)、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于一些具有特定要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目，采購小組可以邀請(qǐng)部分合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：當(dāng)采購項(xiàng)目時(shí)間緊迫或技術(shù)要求較為復(fù)雜時(shí)，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.詢價(jià)采購：對(duì)于采購金額較小、規(guī)格型號(hào)明確的鎮(zhèn)紙采購項(xiàng)目，可以向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。第四條采購談判與合同簽訂采購小組與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。第五條采購執(zhí)行供應(yīng)商按照采購合同的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供鎮(zhèn)紙產(chǎn)品。采購小組負(fù)責(zé)跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)交貨。第六章采購驗(yàn)收第一條驗(yàn)收準(zhǔn)備在鎮(zhèn)紙到貨前，采購小組應(yīng)制定詳細(xì)的驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法和驗(yàn)收人員。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購合同要求和鎮(zhèn)紙相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二條驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)所采購的鎮(zhèn)紙數(shù)量是否與采購合同一致。2.質(zhì)量驗(yàn)收：檢查鎮(zhèn)紙的材質(zhì)、工藝、規(guī)格等是否符合采購合同要求?？梢酝ㄟ^外觀檢查、實(shí)際使用測(cè)試等方式進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。3.資料驗(yàn)收：檢查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證明、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料是否齊全。第三條驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收人員根據(jù)驗(yàn)收情況，填寫采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收結(jié)果。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)采購小組審核后，作為支付貨款的依據(jù)之一。第四條不合格處理如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)鎮(zhèn)紙存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，采購小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、退貨等措施進(jìn)行處理。如供應(yīng)商未能及時(shí)妥善處理，采購小組有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。第七章采購資金支付與結(jié)算第一條支付申請(qǐng)采購驗(yàn)收合格后，采購小組根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫采購資金支付申請(qǐng)表，注明支付金額、支付方式等信息，并提交財(cái)務(wù)人員審核。第二條審核與審批財(cái)務(wù)人員對(duì)支付申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核對(duì)采購金額、發(fā)票等相關(guān)憑證是否符合要求。審核通過后，報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)審批。第三條支付與結(jié)算協(xié)會(huì)理事會(huì)審批通過后，財(cái)務(wù)人員按照審批意見進(jìn)行資金支付。支付方式應(yīng)符合協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，確保資金安全。財(cái)務(wù)人員完成支付后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，完成采購資金的結(jié)算工作。第八章采購檔案管理第一條檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購申請(qǐng)、供應(yīng)商資料、采購合同、采購談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、支付憑證等與采購活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。第二條檔案整理與歸檔采購小組指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作。檔案管理人員應(yīng)按照時(shí)間順序和類別對(duì)采購檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。整理后的采購檔案應(yīng)及時(shí)歸檔保存。第三條檔案查閱與借閱協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)做好查閱或借閱記錄，確保檔案的安全。第四條檔案保管期限采購檔案的保管期限按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，經(jīng)協(xié)會(huì)理事會(huì)批準(zhǔn)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。第九章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲第一條監(jiān)督機(jī)制協(xié)會(huì)設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)鎮(zhèn)紙采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組可以通過定期檢查、不定期抽查等方式，對(duì)采購計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購資金使用等方面進(jìn)行監(jiān)督。第二條違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)采購人員在采購活動(dòng)中存在違規(guī)行為，如收受供應(yīng)商賄賂、泄露采購機(jī)密、違規(guī)操作等，協(xié)會(huì)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并依法追究相關(guān)責(zé)任。同時(shí)，對(duì)違規(guī)采購行為所涉及的采購合同，協(xié)會(huì)有權(quán)解除或終止。第三條獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)在鎮(zhèn)紙采購工作中表現(xiàn)突出的采購人員和供應(yīng)商，