合同履行情況及問(wèn)題反饋清單使用指南一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于各類(lèi)商務(wù)合同（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同、工程合同等）履行過(guò)程中的跟蹤、記錄與問(wèn)題管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：定期履約檢查：按合同約定周期（如月度、季度）對(duì)合同履行狀態(tài)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，保證雙方按計(jì)劃推進(jìn)；問(wèn)題發(fā)生時(shí)專(zhuān)項(xiàng)記錄：當(dāng)合同履行中出現(xiàn)延遲、質(zhì)量不符、需求變更等異常情況時(shí)，及時(shí)反饋并跟蹤處理；項(xiàng)目階段/合同終止復(fù)盤(pán)：在項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或合同到期時(shí)，匯總履約全過(guò)程中的問(wèn)題與改進(jìn)建議，為后續(xù)合作提供參考；跨部門(mén)/跨主體協(xié)同：當(dāng)合同涉及多個(gè)執(zhí)行方或責(zé)任部門(mén)時(shí)，統(tǒng)一反饋渠道，明確責(zé)任分工，避免信息遺漏。二、操作流程指南第一步：明確檢查范圍與依據(jù)確定本次檢查的合同范圍（如特定合同編號(hào)、合同類(lèi)型、服務(wù)期限等）；調(diào)取合同原件，梳理關(guān)鍵履約條款（如交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)、雙方權(quán)責(zé)等），作為檢查依據(jù)。第二步：收集履約相關(guān)資料整理合同執(zhí)行過(guò)程中的文檔，包括但不限于：交付記錄（如驗(yàn)收單、交付確認(rèn)函）、溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要）、付款憑證、變更協(xié)議（如有）、問(wèn)題反饋歷史記錄等；向合同執(zhí)行責(zé)任人（如采購(gòu)經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）確認(rèn)當(dāng)前履約進(jìn)度及已發(fā)生問(wèn)題。第三步：逐項(xiàng)核對(duì)履約情況對(duì)照合同約定的履約節(jié)點(diǎn)（如“合同簽訂后30日內(nèi)完成首批交付”“每月5日前提交上月服務(wù)報(bào)告”），核對(duì)實(shí)際履行時(shí)間、成果是否符合要求；對(duì)未按約定履行的部分，詳細(xì)記錄偏差情況（如延遲天數(shù)、未達(dá)標(biāo)的具體描述）。第四步：記錄問(wèn)題與責(zé)任分析對(duì)履約過(guò)程中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題（如交付延遲、質(zhì)量缺陷、溝通不暢等），填寫(xiě)“問(wèn)題描述”欄，明確問(wèn)題表現(xiàn)、發(fā)生時(shí)間及已造成的影響；初步分析問(wèn)題原因，區(qū)分責(zé)任方（如我方責(zé)任、對(duì)方責(zé)任、不可抗力等），并標(biāo)注是否需要對(duì)方整改。第五步：制定整改要求與期限針對(duì)需解決的問(wèn)題，明確整改措施（如“重新提交符合標(biāo)準(zhǔn)的文件”“補(bǔ)充交付遺漏部分”）、責(zé)任主體（如對(duì)方對(duì)接人、我方技術(shù)支持）及完成期限；與相關(guān)方溝通確認(rèn)整改要求的可行性，保證期限合理。第六步：跟蹤反饋與閉環(huán)管理將問(wèn)題清單及整改要求同步給責(zé)任方，并跟蹤整改進(jìn)度；收到整改結(jié)果后，核對(duì)是否符合要求，在“反饋結(jié)果”欄記錄處理狀態(tài)（如“已解決”“處理中”“需延期”）；對(duì)未按期解決的問(wèn)題，及時(shí)升級(jí)溝通，保證問(wèn)題閉環(huán)。三、清單模板表格合同基本信息合同編號(hào)簽訂日期合同名稱合同雙方履約期限本次檢查周期履約節(jié)點(diǎn)/內(nèi)容合同約定要求實(shí)際履行情況是否符合要求（√/×）問(wèn)題描述（如不符，需注明偏差）責(zé)任方整改要求整改期限反饋結(jié)果首批交付2024年6月30日前交付100件產(chǎn)品，附質(zhì)檢報(bào)告2024年7月5日交付，未附質(zhì)檢報(bào)告×延遲5天交付，缺少質(zhì)檢報(bào)告乙方*1.補(bǔ)交質(zhì)檢報(bào)告；2.說(shuō)明延遲原因2024年7月8日前7月7日提交質(zhì)檢報(bào)告，延遲原因：供應(yīng)商備料延誤月度服務(wù)報(bào)告每月10日前提交上月服務(wù)總結(jié)報(bào)告6月12日提交報(bào)告，內(nèi)容遺漏關(guān)鍵數(shù)據(jù)×報(bào)告中未包含用戶滿意度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)甲方*補(bǔ)充用戶滿意度數(shù)據(jù)，調(diào)整報(bào)告格式2024年6月15日前6月14日完成補(bǔ)充并提交付款節(jié)點(diǎn)交付驗(yàn)收合格后15日內(nèi)支付合同金額30%驗(yàn)收合格日期為6月20日，未發(fā)起付款×付款流程未啟動(dòng)，需財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)甲方財(cái)務(wù)*1.核驗(yàn)收合格憑證；2.提交付款申請(qǐng)2024年7月5日前7月3日完成付款申請(qǐng)?zhí)峤?，預(yù)計(jì)7月10日前到賬售后響應(yīng)故障響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)6月25日故障，48小時(shí)內(nèi)未解決×響應(yīng)超時(shí)，未提供臨時(shí)解決方案乙方*1.提交故障處理報(bào)告；2.優(yōu)化售后響應(yīng)流程2024年7月2日前6月30日提交報(bào)告，承諾響應(yīng)流程優(yōu)化于7月15日前完成四、使用要點(diǎn)提示及時(shí)性與準(zhǔn)確性：?jiǎn)栴}發(fā)生后應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)記錄，保證時(shí)間、數(shù)據(jù)、問(wèn)題描述等信息真實(shí)準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“延遲幾天”“大概有問(wèn)題”）?？陀^中立：記錄問(wèn)題時(shí)不添加主觀情緒，聚焦事實(shí)依據(jù)（如合同條款、郵件往來(lái)、驗(yàn)收記錄等），避免使用“故意拖延”“不負(fù)責(zé)任”等定性語(yǔ)言。責(zé)任明確：區(qū)分“我方責(zé)任”與“對(duì)方責(zé)任”，涉及多方責(zé)任時(shí)，需標(biāo)注主要責(zé)任方與協(xié)同責(zé)任方，避免責(zé)任模糊。溝通協(xié)作：?jiǎn)栴}清單需同步給合同執(zhí)行相關(guān)方（如法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)），保證信息對(duì)稱；整改要求需經(jīng)責(zé)任方確認(rèn)，避免單方面指派。文檔留存：每次問(wèn)題反饋及整改結(jié)果需附相關(guān)證明材料（如郵件截圖、驗(yàn)收單、整改報(bào)