采購(gòu)流程管理與規(guī)范工具模板一、適用范圍與場(chǎng)景本工具模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、事業(yè)單位）的日常采購(gòu)管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等多元場(chǎng)景。無(wú)論是常規(guī)補(bǔ)貨、應(yīng)急采購(gòu)還是項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)，均可通過(guò)本模板實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任清晰化，保證采購(gòu)活動(dòng)高效、合規(guī)、透明，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升資源使用效率。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解采購(gòu)流程需嚴(yán)格遵循“需求驅(qū)動(dòng)、審批前置、陽(yáng)光采購(gòu)、全程留痕”原則，分為以下六個(gè)核心步驟：步驟一：需求發(fā)起與審批——明確采購(gòu)必要性操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望到貨日期及緊急程度（如“常規(guī)”“緊急”），并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等）。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的合理性（如是否符合部門年度計(jì)劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)），簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)部門對(duì)需求的可行性進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)核查：需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類及數(shù)量）；預(yù)估單價(jià)是否與歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)行情匹配，超預(yù)算需求需說(shuō)明原因；緊急采購(gòu)需標(biāo)注原因（如生產(chǎn)斷料、客戶緊急需求），并同步報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，逐級(jí)提交審批：金額≤[具體金額，如5000元]：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人雙簽；5000元＜金額≤[具體金額，如5萬(wàn)元]：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞5萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會(huì)審議。輸出成果：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含完整簽字鏈），作為后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。步驟二：供應(yīng)商尋源與評(píng)估——保證采購(gòu)性價(jià)比操作主體：采購(gòu)部門（需求部門可協(xié)助技術(shù)參數(shù)確認(rèn)）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購(gòu)需求類型，通過(guò)以下渠道篩選潛在供應(yīng)商：公開渠道：行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫(kù)、企業(yè)官網(wǎng)招商信息；定向邀請(qǐng)：針對(duì)定制化或高價(jià)值采購(gòu)，邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商參與；緊急采購(gòu)：可從歷史合作優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商中選取，需留存比價(jià)記錄。供應(yīng)商資質(zhì)初審：核實(shí)供應(yīng)商的基本資質(zhì)，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）；生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可（如代理品牌授權(quán)書、質(zhì)量體系認(rèn)證證書等）；財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表或資信證明）、供貨能力（產(chǎn)能、庫(kù)存情況）。商務(wù)/技術(shù)評(píng)估：對(duì)通過(guò)資質(zhì)初審的供應(yīng)商，組織評(píng)估小組（含采購(gòu)、需求部門、技術(shù)專家）進(jìn)行綜合打分，評(píng)估維度包括：價(jià)格：報(bào)價(jià)合理性、批量折扣政策；質(zhì)量：歷史供貨合格率、樣品檢測(cè)報(bào)告（如需）、質(zhì)量保障措施；服務(wù)：售后響應(yīng)速度、供貨周期、退換貨政策；合作：過(guò)往合作評(píng)價(jià)、履約記錄。供應(yīng)商確定：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商（緊急采購(gòu)可簡(jiǎn)化為“貨比三家”書面記錄），報(bào)請(qǐng)需求部門及分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估表》《比價(jià)/議價(jià)記錄表》，確定最終合作供應(yīng)商。步驟三：合同擬定與簽訂——鎖定采購(gòu)條款操作主體：采購(gòu)部門（法務(wù)部門審核）操作內(nèi)容：合同擬定：采購(gòu)部門根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，擬定采購(gòu)合同，核心條款包括：標(biāo)的物信息（名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)格與支付方式（單價(jià)、總價(jià)、付款節(jié)點(diǎn)如“到貨付30%驗(yàn)收合格付60%質(zhì)保金10%”）；交付條款（時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法（依據(jù)技術(shù)協(xié)議、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的處理方式）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審核：采購(gòu)部門審核條款與需求、報(bào)價(jià)的一致性；需求部門審核技術(shù)參數(shù)的準(zhǔn)確性；法務(wù)部門審核合規(guī)性（如法律條款、免責(zé)聲明、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）；金額≥10萬(wàn)元的合同需經(jīng)總經(jīng)理最終審批。合同簽訂：審核通過(guò)后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其授權(quán)人）與供應(yīng)商簽訂合同，合同一式三份（采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），電子版同步存檔。輸出成果：正式采購(gòu)合同（含完整審批簽字頁(yè)）。步驟四：訂單下達(dá)與執(zhí)行——跟蹤采購(gòu)進(jìn)度操作主體：采購(gòu)部門操作內(nèi)容：訂單：簽訂合同后，采購(gòu)部門根據(jù)合同條款，制作《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物品明細(xì)、交付時(shí)間、收貨地址等，通過(guò)郵件、系統(tǒng)或書面形式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專員定期跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，重點(diǎn)監(jiān)控：生產(chǎn)/備貨進(jìn)度（如供應(yīng)商是否按計(jì)劃排產(chǎn)）；物流狀態(tài)（如發(fā)貨時(shí)間、物流單號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）；異常處理：如延遲交貨，需第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，明確新的交付時(shí)間并報(bào)備需求部門；如出現(xiàn)不可抗力，需啟動(dòng)應(yīng)急方案（如啟用備用供應(yīng)商）。信息同步：每周向需求部門反饋訂單進(jìn)度，保證需求方提前做好收貨準(zhǔn)備（如倉(cāng)儲(chǔ)安排、驗(yàn)收人員調(diào)度）。輸出成果：《采購(gòu)訂單》（含供應(yīng)商確認(rèn)回執(zhí)）、《采購(gòu)進(jìn)度跟蹤表》。步驟五：到貨驗(yàn)收與確認(rèn)——保障采購(gòu)質(zhì)量操作主體：需求部門（主導(dǎo)）、采購(gòu)部門（協(xié)同）、倉(cāng)庫(kù)（收貨）操作內(nèi)容初步收貨：物品送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)人員核對(duì)實(shí)物與《采購(gòu)訂單》的一致性（數(shù)量、外包裝完整性），填寫《到貨登記表》，如有破損、數(shù)量不符，當(dāng)場(chǎng)拍照記錄并通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通。質(zhì)量驗(yàn)收：外觀/數(shù)量驗(yàn)收：需求部門與倉(cāng)庫(kù)共同清點(diǎn)數(shù)量、檢查外觀（如是否變形、銹蝕），核對(duì)規(guī)格型號(hào)是否與訂單一致；功能驗(yàn)收：根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行必要的測(cè)試（如設(shè)備通電運(yùn)行、樣品送檢），需填寫《驗(yàn)收測(cè)試記錄》；不合格品處理：如發(fā)覺(jué)質(zhì)量問(wèn)題，需求部門出具《不合格品報(bào)告》，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商（退換貨、折扣賠償?shù)龋?，處理結(jié)果需經(jīng)需求部門確認(rèn)并留存記錄。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，需求部門、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)部門共同在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，明確驗(yàn)收結(jié)論（“合格”“讓步接收”“拒收”）。輸出成果：《到貨登記表》《驗(yàn)收測(cè)試記錄》《到貨驗(yàn)收單》（含三方簽字）。步驟六：付款結(jié)算與歸檔——完成閉環(huán)管理操作主體：采購(gòu)部門（發(fā)起）、財(cái)務(wù)部門（執(zhí)行）操作內(nèi)容：付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)，收集完整付款資料：《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《到貨驗(yàn)收單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票，抬頭、稅號(hào)需與公司一致）；供應(yīng)商付款賬戶信息（需與合同簽約主體一致）。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性（如發(fā)票金額與合同是否一致、驗(yàn)收單是否齊全），審批通過(guò)后安排付款。資料歸檔：采購(gòu)部門將本次采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、評(píng)估表、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，按“一采購(gòu)一檔案”原則編號(hào)存檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于[具體年限，如5年]，以備審計(jì)或追溯。輸出成果：《付款申請(qǐng)表》、付款憑證、采購(gòu)檔案（編號(hào)索引）。三、配套工具表單表1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)類型（□物料□設(shè)備□服務(wù)□其他）采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途說(shuō)明□日常補(bǔ)貨□項(xiàng)目需求□應(yīng)急采購(gòu)□其他：_________________期望到貨日期緊急程度（□常規(guī)□緊急）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部門復(fù)核意見(jiàn)：□同意□需補(bǔ)充說(shuō)明□駁回（原因：__________）采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：□同意□否決（原因：__________）表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評(píng)估日期采購(gòu)項(xiàng)目名稱資質(zhì)審核（□通過(guò)□不通過(guò)，原因：__________）評(píng)估維度（滿分100分）得分評(píng)分說(shuō)明報(bào)價(jià)合理性（30分）對(duì)比歷史價(jià)/市場(chǎng)均價(jià)，是否合理質(zhì)量保障（25分）合格率、認(rèn)證、售后政策交付能力（20分）供貨周期、產(chǎn)能、物流響應(yīng)服務(wù)與履約（15分）合作評(píng)價(jià)、問(wèn)題解決效率財(cái)務(wù)狀況（10分）資信、付款條件穩(wěn)定性綜合得分：_______評(píng)估結(jié)論：□推薦合作□備選□淘汰評(píng)估小組成員簽字：需求部門：_______采購(gòu)部門：_______技術(shù)：_______表3：到貨驗(yàn)收單采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期驗(yàn)收日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量外觀檢查□合格□不合格（問(wèn)題描述：__________）數(shù)量核對(duì)□一致□不一致（短缺/溢出：__________）功能測(cè)試□合格□不合格（測(cè)試結(jié)果：__________）驗(yàn)收結(jié)論：□合格□讓步接收（說(shuō)明：__________）□拒收（原因：__________）需求部門驗(yàn)收人：倉(cāng)庫(kù)收貨人：采購(gòu)部門確認(rèn)人：表4：付款申請(qǐng)表供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)付款節(jié)點(diǎn)（□預(yù)付款□到貨款□驗(yàn)收款□質(zhì)保金）申請(qǐng)金額（元）付款事由：□合同第____條□驗(yàn)收合格后□質(zhì)保期滿付款資料清單：□采購(gòu)申請(qǐng)表□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票（號(hào)碼：__________）□其他：__________采購(gòu)部門意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門審核：□資料齊全□資料不符（原因：__________）負(fù)責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批：□同意□否決簽字：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)性優(yōu)先：所有采購(gòu)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購(gòu)法》（如適用）及公司內(nèi)部管理制度，禁止“化整為零”規(guī)避招標(biāo)、指定供應(yīng)商等違規(guī)行為。流程閉環(huán)管理：保證“申請(qǐng)-審批-采購(gòu)-驗(yàn)收-付款”全流程留痕，杜絕“先采購(gòu)后審批”“無(wú)合同采購(gòu)”等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，檔案資料需完整、可追溯。預(yù)算剛性控制：超預(yù)算采購(gòu)必須重新履行審批流程，嚴(yán)禁