會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)用戶指南與操作流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有需使用會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)的員工，涵蓋常規(guī)工作會(huì)議、跨部門協(xié)作會(huì)議、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、客戶接待會(huì)議及線上/線下混合會(huì)議等多種場(chǎng)景。無(wú)論是臨時(shí)安排的短會(huì)，還是周期性的例會(huì)，均可通過(guò)系統(tǒng)完成會(huì)議室資源分配、參會(huì)人員協(xié)調(diào)及會(huì)議信息同步，保證會(huì)議高效有序進(jìn)行。二、會(huì)議預(yù)約全流程操作詳解（一）系統(tǒng)登錄與界面概覽登錄方式：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)入口，輸入工號(hào)及密碼登錄會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)首頁(yè)。界面功能模塊：登錄后可見“我的會(huì)議”（含待辦、已辦、歷史會(huì)議）、“會(huì)議室資源”（按樓層/容量篩選）、“會(huì)議模板”（快速調(diào)用常用會(huì)議格式）、“個(gè)人設(shè)置”（修改提醒方式等）四大核心模塊。（二）新建會(huì)議預(yù)約1.創(chuàng)建會(huì)議基礎(chǔ)信息會(huì)議主題：簡(jiǎn)潔明確，如“2024年Q3銷售目標(biāo)研討會(huì)”；會(huì)議類型：下拉選擇“內(nèi)部會(huì)議”“外部會(huì)議”“線上會(huì)議”等；會(huì)議時(shí)間：精確選擇起止時(shí)間（系統(tǒng)默認(rèn)顯示當(dāng)前時(shí)間，可手動(dòng)調(diào)整），支持跨天會(huì)議設(shè)置；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：自動(dòng)根據(jù)起止時(shí)間，也可手動(dòng)修改（最長(zhǎng)不超過(guò)8小時(shí)）。2.選擇會(huì)議室與配套設(shè)備篩選會(huì)議室：按“樓層”“容量”（如10人/20人/50人）、“設(shè)備類型”（投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）篩選可用會(huì)議室；確認(rèn)會(huì)議室狀態(tài)：會(huì)議室名稱可查看實(shí)時(shí)占用情況（綠色為可用，紅色為已占用）；選擇設(shè)備需求：勾選所需設(shè)備（如“需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)”），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)設(shè)備操作指南。3.添加參會(huì)人員內(nèi)部參會(huì)人：輸入工號(hào)或姓名，支持批量添加（如“銷售部全體成員”），系統(tǒng)自動(dòng)同步部門通訊錄；外部參會(huì)人：填寫姓名、單位及聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)/郵箱），系統(tǒng)會(huì)發(fā)送外部邀請(qǐng)郵件（默認(rèn)模板為“尊敬的，您好！您受邀參加會(huì)議，詳情如下……”）；設(shè)置權(quán)限：勾選“允許參會(huì)人查看會(huì)議室位置”“允許提前會(huì)議議程”等選項(xiàng)。4.填寫會(huì)議詳情與附件會(huì)議議程：分模塊輸入會(huì)議流程（如“14:00-14:30上季度工作總結(jié)”“14:30-15:30Q3目標(biāo)討論”）；會(huì)議材料：PPT、議程表、參會(huì)名單等附件（支持PDF/Word/Excel格式，單文件不超過(guò)10MB）；備注說(shuō)明：補(bǔ)充特殊需求（如“需準(zhǔn)備茶歇”“會(huì)議室投影儀需提前調(diào)試”）。5.提交審批與發(fā)送通知審批流程：根據(jù)會(huì)議類型選擇審批人（如部門會(huì)議需部門經(jīng)理審批，跨部門會(huì)議需分管總監(jiān)審批）；發(fā)送通知：提交后系統(tǒng)自動(dòng)向所有參會(huì)人發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)（含會(huì)議、二維碼、會(huì)議室位置及聯(lián)系人*經(jīng)理電話）；狀態(tài)跟蹤：可在“我的會(huì)議-待辦”中查看審批進(jìn)度，駁回后需修改信息重新提交。（三）會(huì)議管理與后續(xù)操作1.會(huì)議前準(zhǔn)備會(huì)議室確認(rèn)：會(huì)議開始前1小時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提醒會(huì)議室管理員檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）；參會(huì)人確認(rèn)：主持人可在“我的會(huì)議-待辦”中查看參會(huì)人“已確認(rèn)/未確認(rèn)”狀態(tài)，對(duì)未確認(rèn)人員單獨(dú)提醒。2.會(huì)議中操作線下會(huì)議：憑工卡或會(huì)議二維碼至?xí)h室簽到，系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄簽到情況；線上會(huì)議：會(huì)議直接進(jìn)入視頻會(huì)議界面（支持騰訊會(huì)議/釘釘/企業(yè)等第三方工具接入）。3.會(huì)議后處理會(huì)議紀(jì)要：主持人需在24小時(shí)內(nèi)會(huì)議紀(jì)要至系統(tǒng)“會(huì)議附件”模塊，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)會(huì)議記錄；會(huì)議室釋放：會(huì)議結(jié)束后10分鐘內(nèi)，系統(tǒng)自動(dòng)釋放會(huì)議室資源（若需延時(shí)使用，需手動(dòng)延長(zhǎng)并重新提交申請(qǐng)）；反饋收集：系統(tǒng)自動(dòng)向參會(huì)人發(fā)送會(huì)議滿意度調(diào)查（含“會(huì)議效率”“設(shè)備使用”“議程合理性”等評(píng)分項(xiàng)）。三、常用模板與表格參考（一）會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)表（模板）項(xiàng)目填寫說(shuō)明示例會(huì)議名稱簡(jiǎn)潔明了，不超過(guò)20字2024年新產(chǎn)品上線協(xié)調(diào)會(huì)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人所屬部門市場(chǎng)部申請(qǐng)人工號(hào)+姓名M001*張經(jīng)理會(huì)議時(shí)間起止日期（精確到分鐘）2024-06-1514:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)系統(tǒng)選擇的會(huì)議室名稱3樓301會(huì)議室（20人）參會(huì)人數(shù)實(shí)際參會(huì)人數(shù)（含內(nèi)外部人員）15人（12人內(nèi)部+3人外部）會(huì)議議程分模塊列出核心流程1.產(chǎn)品演示（30分鐘）2.問題討論（60分鐘）所需設(shè)備勾選所需設(shè)備（投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）投影儀、無(wú)線麥克風(fēng)審批人根據(jù)會(huì)議層級(jí)選擇（部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)）分管副總*李總備注特殊需求（如茶歇、保密要求）需準(zhǔn)備保密文件袋，禁止錄音（二）會(huì)議日程表（周度模板）日期時(shí)間段會(huì)議名稱地點(diǎn)主持人參會(huì)部門備注2024-06-1709:00-10:30周例會(huì)1樓101會(huì)議室*王經(jīng)理全體部門無(wú)需準(zhǔn)備材料2024-06-1814:00-16:00客戶需求評(píng)審會(huì)3樓視頻會(huì)議室*李總監(jiān)產(chǎn)品部、技術(shù)部、銷售部需帶需求文檔2024-06-1910:00-11:00線上培訓(xùn)會(huì)（全員）線上*HR專員全體員工提前測(cè)試設(shè)備（三）參會(huì)人員反饋表（模板）參會(huì)人工號(hào)/單位會(huì)議名稱是否出席意見建議聯(lián)系方式*趙同事S025新產(chǎn)品上線協(xié)調(diào)會(huì)是議程時(shí)間偏緊，建議延長(zhǎng)30分鐘1385678劉總科技有限公司客戶需求評(píng)審會(huì)否臨時(shí)有沖突，建議改至下周三liuzong**孫同事T018線上培訓(xùn)會(huì)是視頻聲音略有延遲，建議提前調(diào)試sun*company四、使用注意事項(xiàng)與常見問題解答（一）核心注意事項(xiàng)預(yù)約時(shí)效：常規(guī)會(huì)議需提前1個(gè)工作日預(yù)約，臨時(shí)會(huì)議需提前4小時(shí)申請(qǐng)，緊急會(huì)議（如突發(fā)問題處理）可電話聯(lián)系會(huì)議室管理員（*經(jīng)理：內(nèi)線8888）后手動(dòng)添加；會(huì)議室使用規(guī)范：禁止在會(huì)議室內(nèi)用餐、吸煙，使用后需整理桌椅并關(guān)閉設(shè)備，若損壞需照價(jià)賠償；信息變更：會(huì)議時(shí)間/地點(diǎn)/參會(huì)人變更需提前2小時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)修改，并重新發(fā)送通知；取消會(huì)議需在系統(tǒng)中“取消會(huì)議”并填寫原因，系統(tǒng)自動(dòng)通知所有參會(huì)人；權(quán)限管理：僅部門及以上級(jí)別員工可預(yù)約20人以上會(huì)議室，外部會(huì)議需提前3天提交申請(qǐng)并附單位證明。（二）常見問題解答Q1：如何查看會(huì)議室的實(shí)時(shí)占用情況？A：在“會(huì)議室資源”模塊，“實(shí)時(shí)狀態(tài)”篩選器，綠色標(biāo)識(shí)為“空閑”，紅色為“已占用”，灰色為“維護(hù)中”。Q2：收到會(huì)議提醒后如何確認(rèn)出席？A：會(huì)議通知中的“確認(rèn)出席”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步至個(gè)人日程；若無(wú)法出席，需“請(qǐng)假”并填寫原因，主持人會(huì)收到提醒。Q3：線上會(huì)議如何？A：創(chuàng)建會(huì)議時(shí)選擇“線上會(huì)議”類型，系統(tǒng)自動(dòng)專屬（支持騰訊會(huì)議/釘釘接入），將包含在會(huì)議通知中。Q4：會(huì)議材料如何提前共享給參會(huì)人？A：在“會(huì)議詳情-附件”模塊材料后，勾選“允許參會(huì)人提前”，系統(tǒng)會(huì)提前24小時(shí)發(fā)送材料獲取提醒。Q5：忘記會(huì)議室密碼怎么辦？A：登錄系統(tǒng)后“我的會(huì)議-已辦”，找到對(duì)應(yīng)會(huì)議記錄，會(huì)議室密碼顯示在“會(huì)議詳情”模塊（僅對(duì)內(nèi)部參會(huì)人開放）。五、總結(jié)會(huì)