采購(gòu)與供應(yīng)商管理一體化工作手冊(cè)一、手冊(cè)概述（一）編制目的本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)與供應(yīng)商管理全流程，通過(guò)“需求-尋源-執(zhí)行-評(píng)估-優(yōu)化”一體化協(xié)同，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本可控、供應(yīng)商質(zhì)量可控、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)可控，提升采購(gòu)效率與供應(yīng)商合作價(jià)值，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)落地提供支撐。（二）適用范圍適用于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的采購(gòu)需求提報(bào)、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理、采購(gòu)執(zhí)行、績(jī)效評(píng)估等全流程操作，涵蓋原材料、設(shè)備、服務(wù)等各類采購(gòu)場(chǎng)景。（三）核心價(jià)值打破采購(gòu)與供應(yīng)商管理信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，減少操作隨意性，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)動(dòng)態(tài)績(jī)效評(píng)估，驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)；強(qiáng)化戰(zhàn)略供應(yīng)商合作，構(gòu)建穩(wěn)定、高效供應(yīng)鏈體系。二、一體化管理核心應(yīng)用場(chǎng)景與流程框架（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)場(chǎng)景：企業(yè)引入新物料/服務(wù)供應(yīng)商，需完成資質(zhì)審核、樣品測(cè)試、現(xiàn)場(chǎng)考察等全流程準(zhǔn)入評(píng)估。日常采購(gòu)執(zhí)行場(chǎng)景：基于現(xiàn)有合格供應(yīng)商清單，通過(guò)詢比價(jià)、招投標(biāo)等方式完成采購(gòu)訂單下達(dá)、交付驗(yàn)收、付款結(jié)算。供應(yīng)商績(jī)效優(yōu)化場(chǎng)景：定期對(duì)合作供應(yīng)商的質(zhì)量、交付、成本等維度進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)低績(jī)效供應(yīng)商制定整改或淘汰計(jì)劃。戰(zhàn)略供應(yīng)商協(xié)同場(chǎng)景：與核心供應(yīng)商開(kāi)展聯(lián)合研發(fā)、產(chǎn)能共享、成本共擔(dān)等深度合作，提升供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)力。（二）一體化流程框架mermaidgraphTDA[采購(gòu)需求提報(bào)]–>B[供應(yīng)商尋源與準(zhǔn)入]B–>C[采購(gòu)方式確定與執(zhí)行]C–>D[訂單交付與驗(yàn)收]D–>E[付款結(jié)算與財(cái)務(wù)對(duì)接]E–>F[供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估]F–>G[供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)與優(yōu)化]G–>B三、各環(huán)節(jié)詳細(xì)操作指南（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理操作目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商資源池，保證供應(yīng)商資質(zhì)與能力滿足采購(gòu)需求。步驟1：準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)制定責(zé)任部門：采購(gòu)部牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部、技術(shù)部、使用部門制定《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》，明確：基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證）、ISO體系認(rèn)證等；能力要求：生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備配置、檢測(cè)能力、研發(fā)實(shí)力、財(cái)務(wù)狀況（近3年財(cái)務(wù)報(bào)表）；特殊要求：根據(jù)物料特性（如食品需SC認(rèn)證、化工需環(huán)保證書）補(bǔ)充專項(xiàng)指標(biāo)。步驟2：供應(yīng)商資料收集責(zé)任部門：采購(gòu)專員對(duì)接潛在供應(yīng)商，要求提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及附件（資質(zhì)文件、產(chǎn)品目錄、案例說(shuō)明等），資料需加蓋企業(yè)公章。步驟3：資質(zhì)與能力初審責(zé)任部門：采購(gòu)部匯總資料，對(duì)照《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商。輸出：《供應(yīng)商初審結(jié)果清單》，標(biāo)記“通過(guò)”“補(bǔ)充資料”“不通過(guò)”三類。步驟4：現(xiàn)場(chǎng)考察（必要時(shí)）適用情況：戰(zhàn)略物料、高風(fēng)險(xiǎn)物料供應(yīng)商，或初審中需核實(shí)的供應(yīng)商（如產(chǎn)能、設(shè)備真實(shí)性）?？疾煨〗M：采購(gòu)部、質(zhì)量部、技術(shù)部組成，重點(diǎn)核查：生產(chǎn)環(huán)境與設(shè)備運(yùn)行狀況；質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況（如過(guò)程檢驗(yàn)記錄）；交付能力（物流體系、庫(kù)存管理）。輸出：《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》，明確“建議準(zhǔn)入”“建議整改后準(zhǔn)入”“不建議準(zhǔn)入”結(jié)論。步驟5：樣品測(cè)試與小批量試用責(zé)任部門：技術(shù)部提供樣品測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量部組織測(cè)試；試用階段由使用部門確認(rèn)產(chǎn)品適用性。輸出：《樣品測(cè)試報(bào)告》《小批量試用反饋表》，作為準(zhǔn)入重要依據(jù)。步驟6：供應(yīng)商分類與系統(tǒng)錄入分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)供應(yīng)商合作價(jià)值（戰(zhàn)略、重要、一般）及物料重要性（A類/B類/C類），將供應(yīng)商分為：戰(zhàn)略供應(yīng)商：長(zhǎng)期合作、高價(jià)值、高復(fù)雜度物料；重要供應(yīng)商：常規(guī)物料、穩(wěn)定供貨；一般供應(yīng)商：低值易耗品、臨時(shí)性采購(gòu)。系統(tǒng)操作：采購(gòu)部在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商檔案，錄入基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史等，分配唯一供應(yīng)商編碼。（二）采購(gòu)需求與執(zhí)行管理操作目標(biāo)：保證采購(gòu)需求準(zhǔn)確、采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、采購(gòu)成本最優(yōu)。步驟1：采購(gòu)需求提報(bào)與審批需求提報(bào)：使用部門填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、交付日期、預(yù)算金額、技術(shù)參數(shù)等，相關(guān)技術(shù)圖紙或需求說(shuō)明。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審批：確認(rèn)需求必要性及預(yù)算合理性；采購(gòu)部審核：核對(duì)需求是否符合采購(gòu)計(jì)劃、是否在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)；財(cái)務(wù)部審核：確認(rèn)預(yù)算是否充足；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購(gòu)金額（如≥10萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）履行最終審批。輸出：《采購(gòu)需求審批單》（紙質(zhì)/電子版蓋章），作為采購(gòu)執(zhí)行依據(jù)。步驟2：采購(gòu)方式確定根據(jù)采購(gòu)金額、物料特性、供應(yīng)商數(shù)量選擇采購(gòu)方式：采購(gòu)方式適用場(chǎng)景審批要求公開(kāi)招標(biāo)年度框架協(xié)議、大型設(shè)備采購(gòu)（≥50萬(wàn)元）總經(jīng)理審批邀請(qǐng)招標(biāo)3家以上合格供應(yīng)商、復(fù)雜物料分管領(lǐng)導(dǎo)審批詢比價(jià)3家以下合格供應(yīng)商、常規(guī)物料（5-50萬(wàn)元）采購(gòu)部經(jīng)理審批單一來(lái)源壟斷物料、戰(zhàn)略供應(yīng)商獨(dú)家合作總經(jīng)理審批緊急采購(gòu)生產(chǎn)急需、特殊情況（需附緊急說(shuō)明）分管領(lǐng)導(dǎo)+采購(gòu)部雙審批步驟3：供應(yīng)商報(bào)價(jià)與比選詢比價(jià)操作：采購(gòu)專員向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)單》，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間、報(bào)價(jià)要求（含稅價(jià)/不含稅價(jià)、交付周期、付款條件等）。比選原則：綜合評(píng)估價(jià)格（40%）、質(zhì)量（30%）、交付（20%）、服務(wù)（10%），僅以最低價(jià)決標(biāo)可能導(dǎo)致質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；戰(zhàn)略供應(yīng)商可優(yōu)先考慮，但需保證性價(jià)比最優(yōu)。輸出：《詢比價(jià)分析表》，注明候選供應(yīng)商排名及推薦理由，附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單。步驟4：采購(gòu)合同簽訂合同起草：法務(wù)部或采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)需求審批單》《詢比價(jià)分析表》起草合同，條款需包含：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)）、驗(yàn)收方式；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款條件（如“貨到驗(yàn)收合格后30天付90%質(zhì)保金10%”）、違約責(zé)任；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等。審批與簽訂：合同經(jīng)采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，加蓋企業(yè)公章及供應(yīng)商合同章（騎縫章）。步驟5：訂單下達(dá)與交付跟蹤訂單創(chuàng)建：采購(gòu)專員在ERP系統(tǒng)中根據(jù)合同創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送供應(yīng)商，并電話確認(rèn)接收。交付跟蹤：供應(yīng)商需提前24小時(shí)預(yù)約交付時(shí)間，提交《發(fā)貨清單》；采購(gòu)專員實(shí)時(shí)跟蹤物流信息，保證按期交付，若延遲需書面說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（三）驗(yàn)收與付款管理操作目標(biāo)：保證采購(gòu)物料質(zhì)量合格、流程合規(guī)、付款及時(shí)。步驟1：物料驗(yàn)收驗(yàn)收主體：使用部門、質(zhì)量部聯(lián)合驗(yàn)收，A類物料需技術(shù)部參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)合同約定、技術(shù)圖紙、樣品標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，重點(diǎn)檢查：數(shù)點(diǎn)：核對(duì)實(shí)物數(shù)量與訂單是否一致；質(zhì)檢：按AQL（允收質(zhì)量水平）抽樣檢驗(yàn)，出具《檢驗(yàn)報(bào)告》；標(biāo)識(shí)：物料標(biāo)簽、合格證、生產(chǎn)日期是否清晰。驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：使用部門簽字確認(rèn)，辦理入庫(kù)手續(xù)，《入庫(kù)單》；不合格：質(zhì)量部出具《不合格品處理單》，采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退貨/換貨，執(zhí)行扣款（按合同違約條款）。步驟2：發(fā)票審核與付款申請(qǐng)發(fā)票接收：供應(yīng)商開(kāi)具合規(guī)增值稅發(fā)票（抬頭、稅號(hào)等信息與企業(yè)一致），連同《送貨單》《檢驗(yàn)報(bào)告》提交采購(gòu)部。三單匹配：采購(gòu)部核對(duì)《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《發(fā)票》信息是否一致，差異項(xiàng)需書面說(shuō)明原因。付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，采購(gòu)專員提交《付款申請(qǐng)單》，附匹配單據(jù)，按審批流程（采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）完成付款。（四）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估操作目標(biāo)：動(dòng)態(tài)監(jiān)控供應(yīng)商表現(xiàn)，驅(qū)動(dòng)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。步驟1：評(píng)估周期與指標(biāo)評(píng)估周期：戰(zhàn)略供應(yīng)商（季度+年度）、重要供應(yīng)商（半年度+年度）、一般供應(yīng)商（年度）。評(píng)估指標(biāo)（總分100分）：維度權(quán)重評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)來(lái)源質(zhì)量表現(xiàn)30%批次合格率、退貨率、質(zhì)量問(wèn)題整改及時(shí)率質(zhì)量部《檢驗(yàn)報(bào)告》《不合格品處理單》交付表現(xiàn)25%準(zhǔn)時(shí)交付率、訂單滿足率、緊急訂單響應(yīng)速度采購(gòu)部《交付跟蹤記錄》《入庫(kù)單》成本控制20%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、成本降低貢獻(xiàn)、付款條件合理性采購(gòu)部《詢比價(jià)分析表》《合同》服務(wù)配合15%溝通響應(yīng)速度、問(wèn)題解決效率、技術(shù)支持力度采購(gòu)部《供應(yīng)商溝通記錄》合規(guī)性10%合同履約率、資質(zhì)有效性、廉潔合作情況法務(wù)部、采購(gòu)部檔案步驟2：評(píng)估流程數(shù)據(jù)收集：采購(gòu)部牽頭，各責(zé)任部門在評(píng)估周期結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)提交指標(biāo)數(shù)據(jù)。評(píng)分計(jì)算：采購(gòu)部匯總數(shù)據(jù)，按指標(biāo)權(quán)重計(jì)算得分，《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》。等級(jí)評(píng)定：A級(jí)（90分以上）：優(yōu)秀，優(yōu)先增加訂單、延長(zhǎng)合作期限；B級(jí)（80-89分）：良好，維持現(xiàn)有合作；C級(jí)（60-79分）：合格，發(fā)出《改進(jìn)通知書》，30日內(nèi)提交整改計(jì)劃；D級(jí)（60分以下）：不合格，啟動(dòng)淘汰程序。步驟3：結(jié)果應(yīng)用改進(jìn)與激勵(lì)：C級(jí)供應(yīng)商：采購(gòu)部跟蹤整改效果，后續(xù)評(píng)估若仍不達(dá)標(biāo)降級(jí)為D級(jí)；A級(jí)供應(yīng)商：納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商預(yù)備庫(kù)”，優(yōu)先參與新項(xiàng)目合作；淘汰與替換：D級(jí)供應(yīng)商終止合作，采購(gòu)部啟動(dòng)新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)流程。（五）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)操作目標(biāo)：深化戰(zhàn)略合作，提升供應(yīng)商忠誠(chéng)度與協(xié)同效率。關(guān)鍵措施定期溝通機(jī)制：戰(zhàn)略供應(yīng)商：每季度召開(kāi)業(yè)務(wù)回顧會(huì)（QR），溝通質(zhì)量、交付、成本問(wèn)題，共商改進(jìn)方案；一般供應(yīng)商：每半年發(fā)送《滿意度調(diào)查表》，收集反饋意見(jiàn)。聯(lián)合開(kāi)發(fā)支持：對(duì)戰(zhàn)略供應(yīng)商，提供技術(shù)、資源支持，共同開(kāi)發(fā)新材料/工藝，降低成本（如聯(lián)合研發(fā)項(xiàng)目費(fèi)用分?jǐn)偅?。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與協(xié)同：供應(yīng)商重大變更（如股權(quán)調(diào)整、產(chǎn)線搬遷）需提前30天告知，采購(gòu)部評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定預(yù)案；面臨原材料漲價(jià)等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，雙方協(xié)商簽訂調(diào)價(jià)協(xié)議或分?jǐn)偝杀?。四、配套工具與模板清單（一）供應(yīng)商管理類模板《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》（含基本信息、資質(zhì)文件、產(chǎn)品目錄等附件清單）《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)分表》（生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量體系、交付能力等評(píng)分維度）《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》（按質(zhì)量、交付、成本等維度量化評(píng)分）《供應(yīng)商改進(jìn)通知書》（明確問(wèn)題項(xiàng)、整改要求、完成時(shí)限）（二）采購(gòu)執(zhí)行類模板《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》（需求部門填寫，含技術(shù)參數(shù)、預(yù)算等信息）《采購(gòu)需求審批單》（多級(jí)審批流程簽字欄）《詢價(jià)單》（報(bào)價(jià)要求、截止時(shí)間、聯(lián)系人等信息）《詢比價(jià)分析表》（候選供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比、推薦理由）《采購(gòu)訂單》（ERP系統(tǒng)導(dǎo)出，含合同關(guān)鍵條款摘要）《不合格品處理單》（質(zhì)量問(wèn)題描述、處理方式、責(zé)任判定）（三）驗(yàn)收與付款類模板《入庫(kù)單》（倉(cāng)庫(kù)填寫，驗(yàn)收人簽字、數(shù)量確認(rèn)）《檢驗(yàn)報(bào)告》（質(zhì)量部出具，檢驗(yàn)結(jié)論、不合格項(xiàng)說(shuō)明）《付款申請(qǐng)單》（三單匹配單據(jù)粘貼處、審批流程）五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：資質(zhì)文件造假（如偽造認(rèn)證證書）、現(xiàn)場(chǎng)考察流于形式。控制措施：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)企業(yè)工商信息；關(guān)鍵資質(zhì)（如ISO9001）要求提供原件核對(duì)或官網(wǎng)認(rèn)證截圖；現(xiàn)場(chǎng)考察需留存照片、視頻等影像資料，考察報(bào)告需多人簽字確認(rèn)。（二）采購(gòu)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：應(yīng)招未招（化整為零規(guī)避招標(biāo)）、供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行采購(gòu)金額審批標(biāo)準(zhǔn)，禁止拆分訂單規(guī)避招標(biāo)；詢比價(jià)過(guò)程記錄供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)間、聯(lián)系人，異常低價(jià)（低于市場(chǎng)平均價(jià)20%）要求供應(yīng)商提供成本分析。（三）驗(yàn)收與付款風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確導(dǎo)致“合格即入庫(kù)”、發(fā)票不合規(guī)導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。控制措施：A類物料需在合同中明確詳細(xì)技術(shù)參數(shù)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，附技術(shù)圖紙作為附件；財(cái)務(wù)部對(duì)發(fā)票進(jìn)行