游泳俱樂部游泳培訓(xùn)學(xué)員檔案管理制度

一、總則（一）目的為加強本游泳俱樂部游泳培訓(xùn)學(xué)員檔案管理，全面、準確、系統(tǒng)地記錄學(xué)員在培訓(xùn)過程中的各項信息，保障學(xué)員權(quán)益，提升培訓(xùn)質(zhì)量，特制定本制度。通過規(guī)范檔案管理流程，為學(xué)員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時也為俱樂部教學(xué)研究、教學(xué)評估以及學(xué)員后續(xù)發(fā)展提供有力依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于在本游泳俱樂部參加游泳培訓(xùn)的所有學(xué)員檔案管理工作。包括長期班、短期班、私教課程等各類培訓(xùn)形式的學(xué)員。（三）管理原則1.真實性原則：學(xué)員檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映學(xué)員在培訓(xùn)期間的實際表現(xiàn)、學(xué)習成果等情況。2.完整性原則：確保檔案資料全面、完整，涵蓋學(xué)員基本信息、培訓(xùn)記錄、考核成績、獎懲情況等各個方面。3.保密性原則：嚴格保護學(xué)員檔案信息，防止檔案信息泄露，未經(jīng)授權(quán)任何人不得查閱、傳播學(xué)員檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)按照統(tǒng)一的標準和流程進行，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。二、檔案管理職責分工（一）俱樂部管理層1.負責制定和審核學(xué)員檔案管理制度及相關(guān)政策，確保檔案管理工作符合俱樂部發(fā)展戰(zhàn)略和法規(guī)要求。2.協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，為檔案管理工作提供必要的資源支持。3.對檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）行政主管1.全面負責學(xué)員檔案管理工作的組織、實施和日常管理。2.制定檔案管理工作流程和操作規(guī)范，指導(dǎo)檔案管理人員開展工作。3.定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)水平。4.協(xié)調(diào)與其他部門之間的工作關(guān)系，確保檔案信息的及時收集和傳遞。（三）檔案管理人員1.負責學(xué)員檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、歸檔等具體工作。2.按照規(guī)定的程序和要求，對檔案進行保管和維護，確保檔案的安全和完整。3.負責檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格執(zhí)行檔案保密制度。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（四）培訓(xùn)教練1.負責記錄學(xué)員在培訓(xùn)過程中的學(xué)習情況、訓(xùn)練表現(xiàn)、考核成績等信息，并及時提交給檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員對學(xué)員檔案進行補充和完善，提供相關(guān)證明材料。3.配合檔案管理人員開展檔案查閱、借閱等工作。三、檔案內(nèi)容與分類（一）基本信息類1.個人信息：學(xué)員姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系電話、家庭住址等。2.健康信息：學(xué)員的健康狀況，包括是否有重大疾病史、過敏史、身體殘疾等情況。需提供醫(yī)院出具的相關(guān)證明材料。3.報名信息：報名時間、報名課程類型（長期班、短期班、私教課程等）、繳費記錄等。（二）培訓(xùn)記錄類1.培訓(xùn)計劃：根據(jù)學(xué)員報名課程制定的詳細培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間安排等。2.課堂表現(xiàn)記錄：教練對學(xué)員在每次培訓(xùn)課程中的出勤情況、學(xué)習態(tài)度、技能掌握進度等方面的記錄。3.訓(xùn)練成績記錄：學(xué)員在日常訓(xùn)練中的各項成績，如游泳速度、耐力測試成績等，以及教練對學(xué)員訓(xùn)練表現(xiàn)的評價。（三）考核評估類1.階段考核成績：在培訓(xùn)過程中，按照一定周期對學(xué)員進行階段考核，記錄學(xué)員在各個考核項目中的成績，如蛙泳、自由泳、仰泳等不同泳姿的考核成績。2.結(jié)業(yè)考核成績：學(xué)員完成全部培訓(xùn)課程后的結(jié)業(yè)考核成績，包括理論知識和實際操作兩部分考核成績。3.考核評估報告：教練對學(xué)員在整個培訓(xùn)過程中的綜合評估報告，包括學(xué)員的優(yōu)點、不足以及改進建議等。（四）獎懲情況類1.獎勵記錄：學(xué)員在培訓(xùn)期間獲得的各類獎勵，如優(yōu)秀學(xué)員獎、進步最快獎等，記錄獎勵名稱、獲獎時間、頒獎機構(gòu)等信息。2.違規(guī)違紀記錄：學(xué)員在培訓(xùn)期間出現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，如無故曠課、違反泳池安全規(guī)定等，記錄違規(guī)違紀事實、處理結(jié)果等信息。（五）其他資料類1.學(xué)員參加俱樂部組織的各類活動的照片、視頻等資料。2.學(xué)員對培訓(xùn)課程的反饋意見和建議。3.與學(xué)員培訓(xùn)相關(guān)的其他重要資料。四、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.學(xué)員報名時，行政人員負責收集學(xué)員基本信息資料，包括填寫學(xué)員報名登記表、收集身份證復(fù)印件、健康證明等材料。2.將收集到的基本信息資料傳遞給檔案管理人員，檔案管理人員按照規(guī)定的編號規(guī)則為學(xué)員建立檔案編號，并創(chuàng)建電子和紙質(zhì)檔案文件夾。3.培訓(xùn)教練根據(jù)學(xué)員報名課程制定培訓(xùn)計劃，將培訓(xùn)計劃提交給檔案管理人員，納入學(xué)員檔案。（二）檔案收集要求1.及時性：各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時間及時將相關(guān)檔案資料提交給檔案管理人員。培訓(xùn)教練應(yīng)在每次課程結(jié)束后一周內(nèi)提交學(xué)員課堂表現(xiàn)記錄和訓(xùn)練成績記錄；考核結(jié)束后兩周內(nèi)提交階段考核成績和考核評估報告。2.準確性：檔案資料的內(nèi)容必須準確無誤，確保信息的真實性和可靠性。培訓(xùn)教練在記錄學(xué)員成績和評價時，應(yīng)客觀、公正，避免出現(xiàn)錯誤或不實信息。3.完整性：提交的檔案資料應(yīng)完整齊全，涵蓋規(guī)定的各項內(nèi)容。對于缺少關(guān)鍵信息的資料，檔案管理人員應(yīng)及時要求相關(guān)人員補充完善。（三）資料審核檔案管理人員在接收檔案資料時，應(yīng)對資料的完整性、準確性進行審核。對于不符合要求的資料，及時反饋給相關(guān)人員進行修改和補充。審核通過的資料按照分類標準進行整理和歸檔。五、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.分類整理：檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，將收集到的檔案資料進行分類整理。將基本信息類資料放在一起，培訓(xùn)記錄類、考核評估類等資料分別歸類。2.編號標識：對每份檔案資料進行編號標識，編號應(yīng)與學(xué)員檔案編號相對應(yīng)，便于查找和管理。同時，在紙質(zhì)檔案文件夾和電子檔案文件夾上標明學(xué)員姓名、檔案編號、檔案類別等信息。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案資料，按照一定的順序進行裝訂成冊，如先基本信息，再培訓(xùn)記錄等。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于長期保存。（二）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)檔案按照編號順序存放在專門的檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標明檔案存放的范圍，如學(xué)員編號區(qū)間等。同時，建立紙質(zhì)檔案索引目錄，記錄每份檔案的存放位置，便于快速查找。2.電子檔案歸檔：將電子檔案資料按照分類標準存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案分類相對應(yīng)。為電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管與維護（一）保管環(huán)境要求1.紙質(zhì)檔案存放的檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防鼠板、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全可靠的環(huán)境中，避免受到電磁干擾、高溫、潮濕等影響。定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀取性。（二）日常維護工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和處理。2.對電子檔案進行定期的數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并進行異地存放，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.及時更新檔案內(nèi)容，當學(xué)員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核成績等發(fā)生變化時，檔案管理人員應(yīng)及時進行修改和補充，保證檔案信息的時效性和準確性。七、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.申請：因工作需要查閱學(xué)員檔案的人員，需填寫《學(xué)員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人審批。2.審核：檔案管理人員收到查閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核通過后，在檔案查閱登記本上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱：檔案管理人員按照申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人員應(yīng)在指定的地點進行查閱，不得將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得隨意涂改、圈劃、損壞檔案。（二）借閱流程1.申請：因特殊原因需要借閱學(xué)員檔案的人員，需填寫《學(xué)員檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人和行政主管審批。2.審核：檔案管理人員收到借閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核通過后，在檔案借閱登記本上記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息。3.借閱：檔案管理人員按照申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案。借閱期間，借閱人員負責檔案的安全保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）保密要求1.查閱和借閱學(xué)員檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.未經(jīng)學(xué)員本人或其監(jiān)護人書面同意，不得將學(xué)員檔案內(nèi)容用于商業(yè)目的或其他非法用途。3.對于違反保密制度的人員，俱樂部將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)員檔案保存期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因檔案內(nèi)容錯誤或其他原因?qū)е聶n案失去真實性和有效性的。3.按照法律法規(guī)或相關(guān)政策要求需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理人員定期對檔案進行鑒定，提出需要銷毀的檔案清單。經(jīng)行政主管審核后，報俱樂部管理層審批。2.審批：俱樂部管理層對需要銷毀的檔案清單進行審批，批準后方可進行銷毀。3.銷毀：檔案管理人員按照規(guī)定的方式對批準銷毀的檔案進行銷毀。紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子檔案可通過數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、參與人員等信息。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.俱樂部行政主管定期對學(xué)員檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性、檔案保管環(huán)境等。2.設(shè)立意見箱和投訴電話，鼓勵學(xué)員和員工對檔案管理工作中存在的問題進行監(jiān)督和投訴。對于收到的意見和投訴，應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。（二）外部監(jiān)督與合作1.積極接受行業(yè)主管部門和相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求