作家協(xié)會文件檔案管理工作方案

一、總則（一）目的為加強(qiáng)作家協(xié)會文件檔案管理工作，提高文件檔案管理水平，確保文件檔案的完整、安全和有效利用，更好地為協(xié)會各項工作服務(wù)，特制定本工作方案。（二）適用范圍本方案適用于作家協(xié)會機(jī)關(guān)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項工作活動中形成的文件檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文件檔案由協(xié)會檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：保證文件檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映協(xié)會各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類文件檔案，確保檔案資料的完整無缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件檔案信息的安全保密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便協(xié)會各部門及會員對文件檔案的查閱利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定制度：負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會文件檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督執(zhí)行。2.收集整理：指導(dǎo)、督促各部門做好文件的收集、整理、歸檔工作，定期對各部門移交的文件檔案進(jìn)行接收、整理、分類、編號、編目等工作。3.保管利用：負(fù)責(zé)文件檔案的安全保管，維護(hù)檔案庫房的良好環(huán)境，建立健全檔案查閱、借閱制度，為協(xié)會各項工作提供檔案支持。4.鑒定銷毀：組織對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行監(jiān)銷。5.信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化利用。（二）各部門職責(zé)1.兼職檔案員設(shè)置：各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件檔案的日常管理工作。2.文件收集整理：兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、初步分類工作，確保文件的齊全完整，并按照規(guī)定時間將整理好的文件移交檔案管理部門。3.協(xié)助利用：在檔案管理部門的指導(dǎo)下，協(xié)助做好本部門相關(guān)檔案的查閱、借閱工作，并及時歸還。三、文件收集與整理（一）文件收集范圍1.上級文件：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與協(xié)會工作相關(guān)的指示、決定、通知、通報等文件。2.協(xié)會文件：協(xié)會制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、報告等文件。3.業(yè)務(wù)文件：協(xié)會在組織各類文學(xué)活動、會員管理、創(chuàng)作交流等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如活動策劃書、參與人員名單、作品成果等。4.往來文件：協(xié)會與其他單位、組織、個人之間的往來信函、公文等文件。5.其他文件：具有保存價值的照片、音像資料、實物檔案等。（二）文件收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在文件形成或收到后的一周內(nèi)完成收集工作，確保文件不遺漏。2.齊全完整：收集的文件應(yīng)包括文件的正文、附件、底稿等，保證文件內(nèi)容和形式的完整性。3.真實有效：收集的文件必須是真實、有效的原始文件，不得篡改、偽造。（三）文件整理方法1.分類：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況細(xì)分二級、三級類目。2.編號：對分類后的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、容易散失的文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間各部門兼職檔案員應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的文件檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.手續(xù)完備：歸檔的文件檔案應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接手續(xù)完備。2.質(zhì)量合格：歸檔的文件檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。（三）檔案保管1.庫房建設(shè)：設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)設(shè)施。2.裝具配備：配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放規(guī)范、有序。3.上架排列：檔案上架應(yīng)按照分類編號順序排列，便于查找和管理。4.定期盤點(diǎn)：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)每[具體年限]組織一次檔案鑒定工作，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組：成立檔案鑒定小組，由協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的存毀進(jìn)行評估和決策。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。（二）檔案銷毀1.銷毀申請：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、來源、銷毀原因等內(nèi)容，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，《檔案銷毀記錄》應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱制度1.申請流程：協(xié)會內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱方式：檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.保密要求：查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱過程中獲取的檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）借閱制度1.借閱申請：因工作需要借閱檔案的，借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃制定檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。（二）數(shù)字化加工1.掃描錄入：對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像，并進(jìn)行圖像裁剪、糾偏、去噪等處理，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子圖像與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立起電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用合適的檔案管理信息系統(tǒng)：滿足檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)需求，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。2.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，及時更新檔案數(shù)據(jù)，保證信息的準(zhǔn)確性和時效性。（四）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.數(shù)據(jù)備份：建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)機(jī)制1.定期培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理知識培訓(xùn)，提高協(xié)會全體人員的檔案意識和檔案管理技能。2.新入職培訓(xùn)：對新入職員工進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，使其了解檔案管理的重要性和基本要求。（二）監(jiān)督檢查1.日