機關單位文秘工作制度匯編第一章總則一、制定目的為規(guī)范機關文秘工作流程，提升工作質效，保障各項工作有序運轉，依據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》《中華人民共和國保守國家秘密法》及上級機關相關規(guī)定，結合本單位工作實際，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本單位（含所屬二級機構）文秘崗位的日常工作，涵蓋公文處理、會議組織、檔案管理、保密工作、調查研究、督查督辦、公文寫作、印章管理、值班值守及業(yè)務學習等工作范疇。三、工作原則文秘工作應遵循嚴謹規(guī)范、高效務實、保密安全、服務全局的原則，以輔助領導決策、協(xié)調工作事務、保障機關運轉為核心職責，做到辦文精準、辦會周密、辦事扎實。第二章收文處理制度一、簽收與登記1.簽收要求：收到各類來文（含紙質文件、電子公文、機要郵件等）時，由文秘崗專人核對文件份數(shù)、文號、密級、格式及密封情況，確認無誤后在《收文登記簿》上簽收，注明收文時間、來文單位、文件標題等信息。2.登記規(guī)范：對簽收的文件進行分類登記，建立電子臺賬與紙質臺賬同步管理機制，確保文件流轉可追溯。涉密文件單獨登記，標注密級及知悉范圍。二、擬辦與批辦1.擬辦程序：文秘崗根據(jù)文件內容、性質及要求，結合單位職責分工，提出初步辦理意見（如“請XX科室閱辦”“請XX領導批示”等），經辦公室負責人審核后呈送相關領導或部門。2.批辦要求：領導或部門負責人收到擬辦意見后，應在工作日內明確批示意見（特殊緊急文件即時批示），批示內容需清晰、具體，避免模糊表述。三、承辦與催辦1.承辦落實：承辦部門或人員收到批辦文件后，需在規(guī)定時限內（緊急文件≤2個工作日，普通文件≤5個工作日）啟動辦理程序，明確責任人及進度節(jié)點，確保工作落地。2.催辦機制：文秘崗對超期未辦結的文件，通過書面提醒、電話督辦等方式跟蹤進度，每周匯總《文件辦理進度表》，報辦公室負責人及分管領導。四、辦結與歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應及時反饋辦理結果（含文字說明、相關材料等），文秘崗核對后將文件及辦理材料整理歸檔，涉密文件按保密規(guī)定移交機要室或銷毀。第三章發(fā)文處理制度一、擬稿與審核1.擬稿要求：發(fā)文擬稿應主題明確、結構清晰、語言準確簡潔，嚴格遵循公文格式規(guī)范（如文號、密級、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章等要素齊全）。涉及多部門的文件，需經會簽后形成終稿。2.審核流程：擬稿完成后，由科室負責人初審（重點審核內容合規(guī)性、邏輯嚴謹性），辦公室負責人復審（重點審核格式規(guī)范性、表述準確性），必要時征求法律顧問或業(yè)務專家意見。二、簽發(fā)與編號1.簽發(fā)權限：發(fā)文須經單位主要領導或分管領導簽發(fā)（聯(lián)合發(fā)文由各單位負責人分別簽發(fā)），簽發(fā)人應簽署明確意見（“同意發(fā)文”“請核改后發(fā)文”等）及姓名、日期。2.編號管理：文秘崗根據(jù)發(fā)文類型（如“XX發(fā)”“XX函”“XX辦發(fā)”等），按年度、類別編制文號，確保文號唯一、規(guī)范。三、印制與分發(fā)2.分發(fā)要求：發(fā)文印制完成后，文秘崗按主送、抄送、抄報范圍逐一登記、封裝，通過機要通道、郵政特快或電子公文系統(tǒng)發(fā)送，確保文件安全、及時送達。第四章會議組織制度一、會議籌備1.議題確定：會議議題由科室申報、領導交辦或文秘崗梳理匯總，經辦公室負責人審核后報分管領導或主要領導審定，原則上非緊急會議議題需提前1個工作日確定。2.籌備事項：文秘崗根據(jù)會議類型（黨組會、辦公會、專題會等），提前落實會議時間、地點、參會人員、會議材料（如議程、匯報稿、政策文件等），并通過OA系統(tǒng)、短信或書面通知告知參會人員。二、會議組織1.現(xiàn)場管理：會議當天，文秘崗提前到場檢查會場布置（如桌椅、音響、投影、簽到表等），組織人員簽到，分發(fā)會議材料，做好會議記錄準備（錄音設備、筆記本等）。2.記錄要求：會議記錄應準確、完整反映會議內容（含時間、地點、出席人員、議題、發(fā)言要點、決議事項等），會后24小時內整理成電子版初稿，經審核后存檔。三、紀要整理與分發(fā)1.紀要撰寫：會議紀要由文秘崗根據(jù)會議記錄起草，內容需突出決策事項、工作要求、責任分工及時限，經參會領導審核后印發(fā)。2.分發(fā)范圍：紀要印發(fā)范圍與會議通知范圍一致，涉密紀要按保密規(guī)定傳遞，同時在OA系統(tǒng)或內部平臺發(fā)布，便于查閱。第五章檔案管理制度一、檔案收集文秘崗定期收集機關工作中形成的公文、會議材料、調研成果、統(tǒng)計報表、音像資料等文件材料，確保檔案來源齊全、內容完整。涉密檔案單獨收集，標注密級。二、檔案整理1.分類編號：檔案按年度、類別（如文書檔案、業(yè)務檔案、音像檔案等）進行分類，編制檔案號，建立《檔案目錄》，紙質檔案與電子檔案同步整理。2.裝訂歸檔：對整理后的檔案進行裝訂、裝盒，填寫卷內文件目錄及備考表，確保檔案格式規(guī)范、查閱便捷。三、檔案保管與利用1.保管要求：檔案存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設備，定期檢查檔案狀況。涉密檔案專柜存放，由專人管理，借閱需履行審批手續(xù)。2.利用規(guī)范：內部人員查閱檔案需填寫《檔案借閱登記表》，注明用途；外部單位查閱需持單位介紹信及本人證件，經辦公室負責人批準后方可查閱，嚴禁涂改、抽取檔案材料。四、檔案銷毀對超過保管期限或無保存價值的檔案，由文秘崗提出銷毀意見，經辦公室審核、單位領導批準后，按規(guī)定程序銷毀（涉密檔案需送指定機構銷毀），并留存銷毀記錄。第六章保密工作制度一、涉密文件管理1.收發(fā)要求：涉密文件由文秘崗專人收發(fā)，登記造冊，標注密級、知悉范圍，嚴禁通過普通郵件、非加密網絡傳輸。二、計算機與網絡保密1.設備管理：處理涉密信息的計算機須與互聯(lián)網物理隔離，設置開機密碼、文件加密，定期進行病毒查殺。非涉密計算機嚴禁存儲、處理涉密信息。2.網絡使用：通過內部辦公網傳輸涉密信息時，需使用加密通道；嚴禁在社交媒體、公共郵箱傳遞涉密內容。三、人員保密要求文秘人員須簽訂《保密承諾書》，定期參加保密培訓，增強保密意識。發(fā)現(xiàn)泄密隱患或事件，應立即報告并采取補救措施，配合調查處理。第七章調查研究制度一、調研選題調研選題應緊扣單位中心工作、群眾關切問題及上級部署要求，由科室提出建議，文秘崗匯總篩選，報分管領導審定后形成年度調研計劃。二、調研實施1.方案制定：調研前需制定詳細方案，明確調研目的、對象、方法、時間安排及人員分工，必要時開展預調研。2.實地調研：調研人員應深入基層、深入群眾，通過座談、訪談、問卷調查、實地查看等方式收集真實、全面的第一手資料，嚴禁形式主義調研。三、報告撰寫與應用1.報告要求：調研報告應客觀分析問題，提出針對性、可操作性強的建議，結構清晰、數(shù)據(jù)準確、語言平實。2.成果應用：調研報告經領導審核后，作為決策參考、工作部署的依據(jù)，優(yōu)秀成果可推薦至上級機關或媒體發(fā)表，擴大調研影響力。第八章督查督辦制度一、任務分解對上級部署、領導批示、會議決議及年度重點工作，文秘崗應及時分解任務，明確責任單位、責任人、完成時限及工作標準，形成《督查督辦任務清單》。二、跟蹤督辦1.進度跟蹤：文秘崗通過定期檢查、現(xiàn)場督導、電話詢問等方式跟蹤任務進度，每周匯總《任務進展表》，報辦公室負責人。2.問題協(xié)調：對任務推進中出現(xiàn)的困難或爭議，及時協(xié)調相關部門研究解決，必要時提請領導召開專題會議。三、反饋與通報1.結果反饋：責任單位應在任務完成后1個工作日內反饋結果（含文字說明、佐證材料等），文秘崗審核后報領導審閱。2.通報機制：每月對督查督辦情況進行通報，表揚先進、督促后進，確保工作落地見效。第九章公文寫作規(guī)范一、格式規(guī)范公文格式嚴格遵循《黨政機關公文格式》（GB/T____），確保版頭、主體、版記要素齊全，字體、字號、排版符合要求，頁碼標注規(guī)范。二、語言要求公文語言應簡潔明了、準確規(guī)范，避免歧義、口語化表述，慎用模糊詞（如“大概”“可能”），數(shù)據(jù)、事例需真實可靠，政策表述與上級文件一致。三、審核流程公文擬稿后，需經科室負責人、辦公室負責人、法律顧問（必要時）三級審核，重點審核內容合規(guī)性、邏輯嚴謹性、格式規(guī)范性，確保公文質量。第十章印章管理制度一、印章保管單位行政章、黨組章、法定代表人章等印章由文秘崗專人保管（或按規(guī)定分存），存放于保險柜，鑰匙、密碼分開管理，嚴禁擅自委托他人代管。二、用印審批1.審批流程：用印前需填寫《用印申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)，經科室負責人、辦公室負責人審核，分管領導或主要領導批準后方可用印。2.登記要求：用印時需在《用印登記簿》上登記用印時間、文件內容、批準人、用印人等信息，確保用印可追溯。三、特殊情況處理因工作需要攜帶印章外出使用時，需經單位主要領導批準，由兩人以上同行，用印后及時歸還，嚴禁印章脫離監(jiān)管。第十一章值班值守制度一、值班安排文秘崗根據(jù)工作需要，制定《值班表》（含節(jié)假日、夜間值班），明確值班人員、值班時間及聯(lián)系方式，提前1個工作日通知值班人員。二、值班職責1.信息接收：值班人員負責接聽值班電話、接收傳真、處理OA系統(tǒng)緊急文件，記錄來電來訪內容（含時間、事項、聯(lián)系人等），及時報告帶班領導。2.應急處理：遇突發(fā)事件或緊急情況，值班人員應第一時間向領導報告，按預案協(xié)助開展應急處置，不得遲報、漏報、瞞報。三、交接班要求值班人員需做好交接班工作，當面移交值班記錄、未辦結事項及注意事項，確保工作無縫銜接。接班人員未到崗時，交班人員不得離崗。第十二章業(yè)務學習與培訓制度一、學習計劃文秘崗每年制定《業(yè)務學習計劃》，內容涵蓋公文寫作、政策法規(guī)、保密知識、辦公軟件操作等，報辦公室負責人審定后實施。二、學習形式1.內部學習：每月組織1次業(yè)務學習會，由文秘人員輪流主講，分享工作經驗、案例分析或政策解讀。