定期例會安排規(guī)定一、總則

定期例會是組織內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、推進(jìn)工作的重要機(jī)制。為確保例會高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

（一）例會目的

1.溝通信息，同步進(jìn)展；

2.解答疑問，解決問題；

3.規(guī)劃任務(wù)，明確分工；

4.提升效率，促進(jìn)協(xié)作。

（二）例會類型

1.**部門例會**：針對部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，每月舉行1-2次；

2.**項目例會**：針對特定項目進(jìn)展，根據(jù)項目周期調(diào)整頻率；

3.**全員例會**：面向全體員工，每季度舉行1次。

二、例會時間與頻率

（一）部門例會

1.時間：每月第1個工作日上午9:00-10:00；

2.頻率：每月1次，遇特殊情況可臨時增加。

（二）項目例會

1.時間：根據(jù)項目進(jìn)度確定，一般每周或每兩周舉行1次；

2.頻率：根據(jù)項目需求靈活調(diào)整，但需提前發(fā)布會議通知。

（三）全員例會

1.時間：每季度第1個月上午10:00-11:30；

2.頻率：每季度1次，內(nèi)容涵蓋季度目標(biāo)、工作總結(jié)及計劃。

三、例會準(zhǔn)備與參與

（一）會議準(zhǔn)備

1.**議題確定**：會前由主持人整理討論議題，提前3天發(fā)布會議通知；

2.**資料準(zhǔn)備**：相關(guān)人員提前整理所需數(shù)據(jù)或報告，確保會議內(nèi)容充實；

3.**場地安排**：提前預(yù)定會議室，檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）是否正常。

（二）參會要求

1.**部門例會**：部門全體成員必須參加，不得無故缺席；

2.**項目例會**：核心成員必須參與，其他人員根據(jù)需求選擇性參加；

3.**全員例會**：建議全員參與，特殊情況需提前向主持人請假。

四、會議流程與規(guī)范

（一）會議流程

1.主持人開場，介紹參會人員及會議議程；

2.按議題順序逐一討論，鼓勵發(fā)言；

3.形成決議或待辦事項，明確責(zé)任人及完成時限；

4.主持人總結(jié)，宣布會議結(jié)束。

（二）會議規(guī)范

1.**準(zhǔn)時開始**：所有參會人員需提前5分鐘入場；

2.**專注討論**：禁止無關(guān)交談或手機(jī)干擾，重要事項可會后溝通；

3.**記錄要點**：指定人員記錄會議決議及待辦事項，會后1個工作日內(nèi)發(fā)布會議紀(jì)要。

五、會議紀(jì)要與跟進(jìn)

（一）會議紀(jì)要內(nèi)容

1.會議時間、地點、參會人員；

2.討論議題及決議；

3.待辦事項清單（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

（二）跟進(jìn)機(jī)制

1.主持人或指定人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)待辦事項完成情況；

2.每周檢查一次，確保任務(wù)按計劃推進(jìn)；

3.逾期未完成事項需在下次例會中說明原因。

六、附則

1.本規(guī)定適用于所有定期例會，解釋權(quán)歸行政部所有；

2.特殊情況需臨時召開例會，按本規(guī)定執(zhí)行。

一、總則

定期例會是組織內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、推進(jìn)工作的重要機(jī)制。為確保例會高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

（一）例會目的

1.**信息同步**：及時傳遞部門或項目進(jìn)展，確保信息透明；

2.**問題解決**：集中討論并解決工作中遇到的障礙，避免分散處理；

3.**決策支持**：通過集體討論，為重要事項提供多角度分析，輔助決策；

4.**團(tuán)隊協(xié)作**：強(qiáng)化跨部門或跨團(tuán)隊聯(lián)系，提升協(xié)作效率。

（二）例會類型

1.**部門例會**：針對部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，每月舉行1-2次；

（1）內(nèi)容涵蓋：部門任務(wù)分配、進(jìn)度匯報、資源協(xié)調(diào)、風(fēng)險提示；

（2）參會人員：部門主管、核心成員及必要時邀請相關(guān)支持團(tuán)隊代表；

2.**項目例會**：針對特定項目進(jìn)展，根據(jù)項目周期調(diào)整頻率；

（1）內(nèi)容涵蓋：項目里程碑檢查、任務(wù)分配、進(jìn)度偏差分析、資源需求評估；

（2）參會人員：項目經(jīng)理、核心執(zhí)行人、關(guān)鍵支持部門代表；

3.**全員例會**：面向全體員工，每季度舉行1次；

（1）內(nèi)容涵蓋：季度工作總結(jié)、組織目標(biāo)調(diào)整、重要政策宣導(dǎo)、優(yōu)秀案例分享；

（2）參會人員：全體員工，或根據(jù)議題選擇性邀請部分員工。

二、例會時間與頻率

（一）部門例會

1.時間：每月第1個工作日上午9:00-10:00，時長60分鐘；

（1）若議題較多，可增加30分鐘或分階段召開；

2.頻率：每月1次，遇重大項目啟動或緊急事項可臨時增加；

（2）臨時會議需提前24小時發(fā)布通知，并說明議題優(yōu)先級。

（二）項目例會

1.時間：根據(jù)項目進(jìn)度確定，一般每周或每兩周舉行1次，時長45-60分鐘；

（1）敏捷開發(fā)項目可每日舉行15分鐘站會；

2.頻率：根據(jù)項目需求靈活調(diào)整，但需提前發(fā)布會議通知；

（2）通知內(nèi)容需包含：會議日期、時間、地點、核心議題、參會人員。

（三）全員例會

1.時間：每季度第1個月上午10:00-11:30，時長90分鐘；

（1）可安排茶歇環(huán)節(jié)，時長15分鐘；

2.頻率：每季度1次，內(nèi)容涵蓋季度目標(biāo)、工作總結(jié)及計劃；

（2）若組織規(guī)模較大，可分小組同步進(jìn)行，各小組會后匯總。

三、例會準(zhǔn)備與參與

（一）會議準(zhǔn)備

1.**議題確定**：

（1）主持人會前3天發(fā)布議題清單，并要求參會人員提前準(zhǔn)備；

（2）議題需具體化，如“分析Q2項目A的進(jìn)度滯后原因”，避免模糊表述；

2.**資料準(zhǔn)備**：

（1）相關(guān)人員提前整理所需數(shù)據(jù)或報告，并在會前24小時共享至共享云盤；

（2）資料需包含背景說明、數(shù)據(jù)圖表及初步建議方案；

3.**場地安排**：

（1）提前預(yù)定會議室，確保容量滿足參會人數(shù)；

（2）檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)）是否正常，并提前測試；

（3）若使用白板或翻頁紙，需提前準(zhǔn)備筆和貼紙。

（二）參會要求

1.**部門例會**：部門全體成員必須參加，不得無故缺席；

（1）若因故無法參會，需提前向主管提交書面或郵件申請，并委托同事代為記錄；

2.**項目例會**：核心成員必須參與，其他人員根據(jù)需求選擇性參加；

（1）非核心人員參會需提前向項目經(jīng)理確認(rèn)必要性；

3.**全員例會**：建議全員參與，特殊情況需提前向主持人請假；

（1）請假需說明原因及替代方案（如指定代表參會）；

四、會議流程與規(guī)范

（一）會議流程

1.主持人開場（5分鐘）：

（1）介紹參會人員及會議議程；

（2）重申會議目標(biāo)及預(yù)期成果；

2.按議題順序逐一討論（40-50分鐘）：

（1）每項議題由提出人主導(dǎo)，控制發(fā)言時間（每人不超過5分鐘）；

（2）鼓勵參會人員提出具體建議，禁止空泛評價；

3.形成決議或待辦事項（10分鐘）：

（1）主持人總結(jié)討論結(jié)果，明確決議或待辦事項；

（2）要求責(zé)任人當(dāng)場確認(rèn)，并記錄截止日期；

4.主持人總結(jié)（5分鐘）：

（1）強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵行動點；

（2）預(yù)告下次會議主題，宣布會議結(jié)束。

（二）會議規(guī)范

1.**準(zhǔn)時開始**：所有參會人員需提前5分鐘入場，調(diào)試設(shè)備；

（1）主持人需提前10分鐘到場準(zhǔn)備；

2.**專注討論**：

（1）禁止無關(guān)交談或手機(jī)干擾，重要事項可會后溝通；

（2）若需查閱資料，提前舉手示意，由指定人員分發(fā)；

3.**記錄要點**：

（1）指定人員使用結(jié)構(gòu)化筆記法，記錄：

-議題名稱；

-發(fā)言人及觀點；

-決議或待辦事項（含負(fù)責(zé)人、截止日期）；

（2）會后2小時內(nèi)發(fā)布會議紀(jì)要至共享云盤，并抄送參會人員。

五、會議紀(jì)要與跟進(jìn)

（一）會議紀(jì)要內(nèi)容

1.基礎(chǔ)信息：會議時間、地點、參會人員、缺席人員及原因；

2.議題討論摘要：

（1）每項議題的背景、關(guān)鍵討論點、達(dá)成共識；

（2）未決議事項的后續(xù)處理計劃；

3.待辦事項清單：

（1）使用表格形式，包含：事項編號、描述、負(fù)責(zé)人、截止日期、狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成）；

（二）跟進(jìn)機(jī)制

1.主持人或指定人員負(fù)責(zé)每周檢查一次待辦事項完成情況；

（1）通過共享文檔更新狀態(tài)，或發(fā)送簡短郵件提醒；

2.逾期未完成事項需在下次例會中說明原因；

（1）若逾期超過1周，需提交書面說明及改進(jìn)計劃；

3.對于跨部門協(xié)作事項，需同時抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

六、附則

1.本規(guī)定適用于所有定期例會，解釋權(quán)歸行政部所有；

2.特殊情況需臨時召開例會，按本規(guī)定執(zhí)行；

（1）臨時會議需提前24小時發(fā)布通知，并說明議題優(yōu)先級；

3.每半年對例會效果進(jìn)行評估，根據(jù)反饋優(yōu)化流程。

一、總則

定期例會是組織內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、推進(jìn)工作的重要機(jī)制。為確保例會高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

（一）例會目的

1.溝通信息，同步進(jìn)展；

2.解答疑問，解決問題；

3.規(guī)劃任務(wù)，明確分工；

4.提升效率，促進(jìn)協(xié)作。

（二）例會類型

1.**部門例會**：針對部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，每月舉行1-2次；

2.**項目例會**：針對特定項目進(jìn)展，根據(jù)項目周期調(diào)整頻率；

3.**全員例會**：面向全體員工，每季度舉行1次。

二、例會時間與頻率

（一）部門例會

1.時間：每月第1個工作日上午9:00-10:00；

2.頻率：每月1次，遇特殊情況可臨時增加。

（二）項目例會

1.時間：根據(jù)項目進(jìn)度確定，一般每周或每兩周舉行1次；

2.頻率：根據(jù)項目需求靈活調(diào)整，但需提前發(fā)布會議通知。

（三）全員例會

1.時間：每季度第1個月上午10:00-11:30；

2.頻率：每季度1次，內(nèi)容涵蓋季度目標(biāo)、工作總結(jié)及計劃。

三、例會準(zhǔn)備與參與

（一）會議準(zhǔn)備

1.**議題確定**：會前由主持人整理討論議題，提前3天發(fā)布會議通知；

2.**資料準(zhǔn)備**：相關(guān)人員提前整理所需數(shù)據(jù)或報告，確保會議內(nèi)容充實；

3.**場地安排**：提前預(yù)定會議室，檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）是否正常。

（二）參會要求

1.**部門例會**：部門全體成員必須參加，不得無故缺席；

2.**項目例會**：核心成員必須參與，其他人員根據(jù)需求選擇性參加；

3.**全員例會**：建議全員參與，特殊情況需提前向主持人請假。

四、會議流程與規(guī)范

（一）會議流程

1.主持人開場，介紹參會人員及會議議程；

2.按議題順序逐一討論，鼓勵發(fā)言；

3.形成決議或待辦事項，明確責(zé)任人及完成時限；

4.主持人總結(jié)，宣布會議結(jié)束。

（二）會議規(guī)范

1.**準(zhǔn)時開始**：所有參會人員需提前5分鐘入場；

2.**專注討論**：禁止無關(guān)交談或手機(jī)干擾，重要事項可會后溝通；

3.**記錄要點**：指定人員記錄會議決議及待辦事項，會后1個工作日內(nèi)發(fā)布會議紀(jì)要。

五、會議紀(jì)要與跟進(jìn)

（一）會議紀(jì)要內(nèi)容

1.會議時間、地點、參會人員；

2.討論議題及決議；

3.待辦事項清單（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

（二）跟進(jìn)機(jī)制

1.主持人或指定人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)待辦事項完成情況；

2.每周檢查一次，確保任務(wù)按計劃推進(jìn)；

3.逾期未完成事項需在下次例會中說明原因。

六、附則

1.本規(guī)定適用于所有定期例會，解釋權(quán)歸行政部所有；

2.特殊情況需臨時召開例會，按本規(guī)定執(zhí)行。

一、總則

定期例會是組織內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、推進(jìn)工作的重要機(jī)制。為確保例會高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

（一）例會目的

1.**信息同步**：及時傳遞部門或項目進(jìn)展，確保信息透明；

2.**問題解決**：集中討論并解決工作中遇到的障礙，避免分散處理；

3.**決策支持**：通過集體討論，為重要事項提供多角度分析，輔助決策；

4.**團(tuán)隊協(xié)作**：強(qiáng)化跨部門或跨團(tuán)隊聯(lián)系，提升協(xié)作效率。

（二）例會類型

1.**部門例會**：針對部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，每月舉行1-2次；

（1）內(nèi)容涵蓋：部門任務(wù)分配、進(jìn)度匯報、資源協(xié)調(diào)、風(fēng)險提示；

（2）參會人員：部門主管、核心成員及必要時邀請相關(guān)支持團(tuán)隊代表；

2.**項目例會**：針對特定項目進(jìn)展，根據(jù)項目周期調(diào)整頻率；

（1）內(nèi)容涵蓋：項目里程碑檢查、任務(wù)分配、進(jìn)度偏差分析、資源需求評估；

（2）參會人員：項目經(jīng)理、核心執(zhí)行人、關(guān)鍵支持部門代表；

3.**全員例會**：面向全體員工，每季度舉行1次；

（1）內(nèi)容涵蓋：季度工作總結(jié)、組織目標(biāo)調(diào)整、重要政策宣導(dǎo)、優(yōu)秀案例分享；

（2）參會人員：全體員工，或根據(jù)議題選擇性邀請部分員工。

二、例會時間與頻率

（一）部門例會

1.時間：每月第1個工作日上午9:00-10:00，時長60分鐘；

（1）若議題較多，可增加30分鐘或分階段召開；

2.頻率：每月1次，遇重大項目啟動或緊急事項可臨時增加；

（2）臨時會議需提前24小時發(fā)布通知，并說明議題優(yōu)先級。

（二）項目例會

1.時間：根據(jù)項目進(jìn)度確定，一般每周或每兩周舉行1次，時長45-60分鐘；

（1）敏捷開發(fā)項目可每日舉行15分鐘站會；

2.頻率：根據(jù)項目需求靈活調(diào)整，但需提前發(fā)布會議通知；

（2）通知內(nèi)容需包含：會議日期、時間、地點、核心議題、參會人員。

（三）全員例會

1.時間：每季度第1個月上午10:00-11:30，時長90分鐘；

（1）可安排茶歇環(huán)節(jié)，時長15分鐘；

2.頻率：每季度1次，內(nèi)容涵蓋季度目標(biāo)、工作總結(jié)及計劃；

（2）若組織規(guī)模較大，可分小組同步進(jìn)行，各小組會后匯總。

三、例會準(zhǔn)備與參與

（一）會議準(zhǔn)備

1.**議題確定**：

（1）主持人會前3天發(fā)布議題清單，并要求參會人員提前準(zhǔn)備；

（2）議題需具體化，如“分析Q2項目A的進(jìn)度滯后原因”，避免模糊表述；

2.**資料準(zhǔn)備**：

（1）相關(guān)人員提前整理所需數(shù)據(jù)或報告，并在會前24小時共享至共享云盤；

（2）資料需包含背景說明、數(shù)據(jù)圖表及初步建議方案；

3.**場地安排**：

（1）提前預(yù)定會議室，確保容量滿足參會人數(shù)；

（2）檢查設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)）是否正常，并提前測試；

（3）若使用白板或翻頁紙，需提前準(zhǔn)備筆和貼紙。

（二）參會要求

1.**部門例會**：部門全體成員必須參加，不得無故缺席；

（1）若因故無法參會，需提前向主管提交書面或郵件申請，并委托同事代為記錄；

2.**項目例會**：核心成員必須參與，其他人員根據(jù)需求選擇性參加；

（1）非核心人員參會需提前向項目經(jīng)理確認(rèn)必要性；

3.**全員例會**：建議全員參與，特殊情況需提前向主持人請假；

（1）請假需說明原因及替代方案（如指定代表參會）；

四、會議流程與規(guī)范

（一）會議流程

1.主持人開場（5分鐘）：

（1）介紹參會人員及會議議程；

（2）重申會議目標(biāo)及預(yù)期成果；

2.按議題順序逐一討論（40-50分鐘）：

（1）每項議題由提出人主導(dǎo)，控制發(fā)言時間（每人不超過5分鐘）；

（2）鼓勵參會人員提出具體建議，禁止空泛評價；

3.形成決議或待辦事項（10分鐘）：

（1）主持人總結(jié)討論結(jié)果，明確決議或待辦事項；

（2）要求責(zé)任人當(dāng)場確認(rèn)，并記錄截止日期；

4.主持人總結(jié)（5分鐘）：

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