檔案安全管理辦法一、總則

1.1制定目的與依據

為加強檔案安全管理，保障檔案實體與信息的完整、可用、保密，預防和處置檔案安全事件，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及上級部門要求，結合本單位實際，制定本辦法。

1.2適用范圍

本辦法適用于本單位各類檔案的安全管理工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。本單位各部門、所屬單位及參與檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等活動的單位和個人，均須遵守本辦法。

1.3基本原則

檔案安全管理遵循“安全第一、預防為主、綜合治理”的方針，堅持“誰主管、誰負責，誰形成、誰管理”的責任原則，實行“全程管控、分級負責、人防物防技防相結合”的管理模式，確保檔案管理各環(huán)節(jié)安全可控。

1.4責任主體

單位主要負責人是檔案安全第一責任人，對檔案安全工作負全面領導責任；分管檔案工作的負責人負直接領導責任；檔案管理部門是檔案安全管理的牽頭部門，負責統籌規(guī)劃、制度建設、監(jiān)督檢查及日常管理工作；各部門負責人對本部門形成的檔案安全負直接責任；檔案管理人員負責具體執(zhí)行檔案安全管理制度，落實各項安全措施。

二、組織管理

2.1責任體系

2.1.1領導機構

單位設立檔案安全工作領導小組，由主要負責人擔任組長，分管檔案工作的負責人擔任副組長，成員包括各部門負責人及檔案管理部門骨干。領導小組每季度召開專題會議，研究解決檔案安全管理中的重大問題，統籌部署安全工作重點任務。

2.1.2管理部門

檔案管理部門作為檔案安全管理的專職機構，配備專職安全管理人員，負責制定年度安全工作計劃、組織安全檢查、協調應急處置等日常管理事務。部門負責人需定期向領導小組匯報安全工作進展，重大事項即時上報。

2.1.3部門職責

各部門指定兼職檔案安全員，負責本部門檔案形成、移交、利用等環(huán)節(jié)的安全監(jiān)督。兼職安全員需接受檔案管理部門的業(yè)務培訓，確保檔案在部門內部流轉過程中的完整性與保密性。

2.2人員管理

2.2.1崗位設置

檔案管理部門根據工作需要設置檔案管理員、檔案技術員、檔案保密員等崗位，明確各崗位的安全職責。關鍵崗位實行AB角制度，確保人員離崗時工作無縫銜接。

2.2.2能力要求

檔案管理員需具備檔案管理專業(yè)背景，熟悉檔案保護技術，持有檔案從業(yè)資格證書；檔案技術員需掌握數字化加工、數據備份等技術操作；檔案保密員需通過保密資質認證，具備風險識別能力。

2.2.3培訓機制

建立常態(tài)化培訓體系，每年組織不少于40學時的安全培訓，內容包括法律法規(guī)、操作規(guī)范、應急處置等。新入職人員須通過安全知識考核方可上崗，在職人員每兩年進行一次安全技能復訓。

2.3協作機制

2.3.1部門聯動

檔案管理部門與信息技術部門、保衛(wèi)部門建立定期會商機制，共同制定檔案系統安全防護方案。信息技術部門負責檔案信息系統的安全運維，保衛(wèi)部門負責檔案庫房的物理防護，形成技術防范與物理防范的協同保障。

2.3.2信息共享

建立檔案安全信息通報平臺，實時共享安全預警信息、風險隱患排查結果及應急處置進展。各部門通過平臺反饋檔案管理中的安全問題，檔案管理部門匯總分析后制定整改措施。

2.3.3外部協作

與屬地檔案行政管理部門、公安消防部門建立應急聯動機制，簽訂安全協作協議。定期聯合開展消防演練、反恐演練，提升協同應對突發(fā)事件的能力。外部專家?guī)焯峁┘夹g咨詢，重大安全決策前組織專家論證。

三、制度建設

3.1制度體系框架

3.1.1制度層級設計

單位檔案安全管理制度體系采用“總體+專項+操作”三級架構。總體制度由檔案安全管理辦法構成，明確管理目標、基本原則和責任分工；專項制度針對檔案收集、保管、利用等關鍵環(huán)節(jié)制定獨立規(guī)范，如《檔案收集整理細則》《檔案庫房管理規(guī)定》等；操作規(guī)范則細化到具體崗位動作，如《檔案數字化操作指南》《檔案借閱審批流程》等。三級制度自上而下銜接，確保宏觀要求與微觀操作統一，避免制度交叉或空白。

3.1.2制度覆蓋范圍

制度體系覆蓋檔案全流程管理節(jié)點。在檔案形成階段，明確各部門文件材料的歸檔范圍和保管期限；在整理階段，規(guī)定分類、編號、著錄的標準和方法；在保管階段，細化庫房環(huán)境、技術防護、應急處置等要求；在利用階段，劃分權限等級、審批流程和保密措施；在銷毀階段，制定鑒定程序和監(jiān)銷規(guī)則。同時，針對電子檔案增設存儲格式、備份策略、防篡改等專項條款，實現紙質與電子檔案管理的制度全覆蓋。

3.1.3制度動態(tài)更新

建立制度定期評估與修訂機制。每年結合檔案安全檢查結果、法律法規(guī)變化及單位業(yè)務調整，對制度適用性進行評估。當國家出臺新的檔案法規(guī)、單位組織結構發(fā)生重大變動或發(fā)生檔案安全事件時，即時啟動修訂程序。修訂過程中廣泛征求檔案管理人員、業(yè)務部門及法律顧問意見，確保制度內容與實際需求匹配，修訂后通過單位內部辦公平臺發(fā)布并組織培訓，確保執(zhí)行人員及時掌握更新內容。

3.2核心制度內容

3.2.1檔案收集整理制度

明確檔案收集的責任主體和范圍。各部門指定專人負責本部門檔案的初步收集，確保在業(yè)務活動結束后30日內完成歸檔材料整理。歸檔材料需齊全完整，包括正文、附件、審批手續(xù)等，對缺失部分及時補充。整理過程中嚴格執(zhí)行分類標準，采用“年度-機構-問題”三級分類法，檔案編號包含全宗號、目錄號、件號等要素，確保檢索唯一性。電子檔案采用“雙軌制”管理，紙質版與電子版同步歸檔，并注明關聯關系，避免因單一載體損壞導致信息丟失。

3.2.2檔案保管保護制度

規(guī)范檔案庫房環(huán)境和防護措施。庫房選址遠離易燃易爆場所，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等設施。庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度變化，超出范圍及時啟動空調或除濕設備。檔案柜架采用金屬材質，檔案盒使用無酸紙制作，定期對檔案進行除塵和消毒，重要檔案每三年進行一次狀態(tài)檢查，發(fā)現霉變、脆化等問題及時修復。電子檔案存儲服務器采用雙機熱備模式，定期進行數據備份和病毒查殺，確保數據安全和可用性。

3.2.3檔案利用與保密制度

劃分檔案利用權限和流程。根據檔案密級和內容重要性，分為公開、內部、秘密三個等級，不同等級對應不同的利用權限。公開檔案可直接申請查閱，內部檔案需經部門負責人審批，秘密檔案需經單位分管領導批準并簽署保密承諾書。查閱檔案時，檔案管理人員現場監(jiān)督，禁止涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，特殊情況需經批準并留存復印件。涉密檔案的借閱實行“專人負責、限定時間、限定地點”管理，歸還時檢查檔案完整性，確認無損壞后辦理注銷手續(xù)。

3.2.4檔案鑒定銷毀制度

明確檔案鑒定標準和銷毀程序。對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門會同業(yè)務部門組成鑒定小組，逐卷進行價值評估。仍有保存價值的檔案重新劃定保管期限，無保存價值的檔案登記造冊，經單位負責人批準后進行銷毀。銷毀前需在指定地點監(jiān)督銷毀，紙質檔案采用焚燒或粉碎方式，電子檔案進行數據徹底銷毀并刪除備份記錄，銷毀過程形成書面材料，由監(jiān)銷人簽字確認并存檔備查，確保檔案不外泄、不流失。

3.3制度執(zhí)行與監(jiān)督

3.3.1執(zhí)行流程規(guī)范

建立制度執(zhí)行的責任鏈條。檔案管理人員需嚴格按照制度規(guī)定開展日常工作，對檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作過程進行詳細記錄，形成可追溯的工作臺賬。各部門負責人監(jiān)督本部門制度執(zhí)行情況，對未按規(guī)定歸檔或違規(guī)利用檔案的行為及時制止并糾正。檔案管理部門定期對制度執(zhí)行情況進行抽查，重點檢查歸檔及時性、保管規(guī)范性、利用審批合規(guī)性等，發(fā)現問題下達整改通知書，明確整改時限和責任人。

3.3.2監(jiān)督檢查機制

實施常態(tài)化與專項化相結合的監(jiān)督檢查。每月開展一次檔案安全日常檢查，檢查內容包括庫房環(huán)境、消防設施、設備運行、制度記錄等；每季度組織一次專項檢查，針對檔案數字化、數據備份、保密管理等重點工作進行深入排查；每年開展一次全面檢查，邀請外部專家參與，評估制度體系整體執(zhí)行效果。檢查結果納入部門年度績效考核，對執(zhí)行不力的部門進行通報批評，對造成檔案安全事故的追究相關人員責任。

3.3.3考核評價與責任追究

建立制度執(zhí)行考核評價體系?？己酥笜税w檔完整率、保管合格率、利用合規(guī)率、整改落實率等，采用定量與定性相結合的方式評分，評分結果與部門評優(yōu)評先、個人績效獎金掛鉤。對嚴格遵守制度、在檔案安全工作中表現突出的單位和個人給予表彰獎勵；對違反制度規(guī)定，造成檔案損壞、丟失、泄露等后果的，根據情節(jié)輕重給予批評教育、經濟處罰直至紀律處分，構成犯罪的移交司法機關處理。通過獎懲分明，強化制度執(zhí)行的剛性約束。

四、技術防護

4.1物理防護設施

4.1.1庫房環(huán)境控制

檔案庫房配備恒溫恒濕系統，將溫度穩(wěn)定控制在14-24℃，相對濕度維持在45%-60%區(qū)間。庫房內安裝溫濕度自動監(jiān)測裝置，每30分鐘采集一次數據，異常情況即時觸發(fā)聲光報警并同步至管理人員終端。庫房墻體采用防火材料建造，耐火等級不低于二級，地面鋪設防靜電地板，避免靜電對電子檔案的損害。庫房門窗采用防盜安全門和雙層玻璃結構，玻璃夾層設置防碎膜，防止外力破壞。

4.1.2安全防護設備

庫房入口配置雙人雙鎖制度，分別由檔案管理員和保衛(wèi)人員掌管鑰匙。庫房內安裝紅外入侵探測器、震動傳感器和視頻監(jiān)控設備，監(jiān)控畫面保存時間不少于90天。重要檔案存放區(qū)域設置門禁系統，采用指紋+密碼雙重認證，記錄所有進出人員信息。庫房周邊配備周界報警系統，包括電子圍欄和紅外對射裝置，與單位安保中心實時聯動。

4.1.3消防與防蟲措施

庫房內安裝極早期煙霧探測系統和氣體滅火裝置（IG541混合氣體），避免傳統噴淋系統對檔案的二次損害。檔案柜架采用金屬材質，柜體底部加裝防鼠板，高度不低于30厘米。庫房內定期投放符合檔案安全標準的防蟲藥劑，采用無味緩釋型藥劑，每季度更換一次位置。庫房門口設置防塵緩沖區(qū)，進入人員需穿戴防塵鞋套，減少外部污染物帶入。

4.2技術防護體系

4.2.1電子檔案存儲技術

電子檔案采用"三地兩異"備份策略：本地存儲采用磁盤陣列（RAID6）技術，實現數據冗余保護；異地備份存儲在距離50公里以上的數據中心，采用磁帶庫冷備份；云端備份選用經國家保密認證的云存儲服務。存儲介質定期檢測，磁帶每年倒帶一次，磁盤陣列每季度進行健康掃描。重要檔案采用不可變存儲技術，通過區(qū)塊鏈技術確保數據不可篡改，每次訪問操作均記錄在分布式賬本中。

4.2.2網絡安全防護

檔案管理系統部署在獨立物理服務器上，與單位內網邏輯隔離。采用防火墻、入侵防御系統（IPS）、數據庫審計系統構建三重防護，設置嚴格的訪問控制策略，僅允許授權IP地址訪問。網絡傳輸全程采用國密SM4加密算法，密鑰定期輪換。系統操作日志實時監(jiān)控，對異常登錄、批量導出等行為自動觸發(fā)二次認證。檔案管理系統與辦公系統之間采用單向導入機制，防止外部病毒入侵。

4.2.3病毒與惡意代碼防護

檔案服務器安裝終端安全管理系統，部署防病毒軟件和主機入侵檢測系統（HIDS），病毒庫實時更新。所有接入檔案網絡的終端設備必須經過準入控制認證，未安裝指定防護軟件的設備禁止接入。對外部存儲介質采用物理隔離措施，設置專用介質消毒工作站，接入前進行病毒查殺和格式化處理。定期開展漏洞掃描和滲透測試，每年至少進行兩次安全加固。

4.3應急技術保障

4.3.1數據恢復機制

建立分級數據恢復預案：一級恢復針對單點故障，通過本地磁盤陣列實現分鐘級恢復；二級恢復針對區(qū)域災難，啟動異地磁帶備份，在4小時內完成系統重建；三級恢復針對重大事故，啟用云端備份，24小時內恢復核心業(yè)務?；謴颓斑M行數據一致性校驗，確?；謴蛿祿耐暾院涂捎眯?。重要檔案恢復后立即進行完整性驗證，生成恢復報告存檔。

4.3.2應急響應技術

配置應急指揮平臺，集成監(jiān)控大屏、通訊調度和資源管理模塊。平臺支持一鍵啟動應急預案，自動通知相關人員，同步顯示災情位置和資源分布。配備應急移動工作站，包含衛(wèi)星通訊設備、便攜式服務器和應急電源，可在斷網斷電情況下維持基礎業(yè)務運行。建立虛擬應急指揮系統，通過視頻會議系統實現遠程協同指揮，關鍵決策過程全程錄音錄像。

4.3.3災備演練技術

采用"桌面推演+實戰(zhàn)演練"相結合的方式，每半年組織一次桌面推演，每年開展一次實戰(zhàn)演練。演練場景包括硬件故障、網絡攻擊、自然災害等典型場景。演練過程中使用模擬數據，通過壓力測試驗證系統極限性能。演練后進行技術復盤，分析響應時間、恢復成功率等指標，優(yōu)化應急預案。演練記錄形成技術報告，作為系統改進依據。

五、應急處置

5.1應急準備

5.1.1預案制定

針對檔案庫房火災、水浸、盜竊、網絡攻擊等八類典型風險，制定專項應急預案。明確各類事件的分級標準，如火災按火勢大小分為三級響應，水浸按受淹面積劃分為局部和整體兩種情形。預案內容涵蓋啟動條件、指揮體系、處置流程、資源調配等要素，每兩年組織一次全面修訂，確保與最新風險匹配。

5.1.2物資儲備

在檔案庫房設置專用應急物資柜，配備滅火器（二氧化碳類型）、防水沙袋、吸水膨脹袋、應急照明設備、防毒面具等基礎物資。重要檔案存放區(qū)配置檔案真空密封袋和防水檔案箱，可在緊急情況下快速封裝。技術部門儲備備用服務器、移動硬盤、應急電源等設備，存放于恒溫恒濕專用柜，確保隨時啟用。

5.1.3培訓演練

每季度開展桌面推演，模擬火災報警、系統宕機等場景，檢驗指揮協調能力。每年組織一次實戰(zhàn)演練，包括人員疏散、檔案轉移、設備搶修等環(huán)節(jié)。演練采用盲演形式，不提前告知具體場景，真實檢驗應急響應速度。演練后48小時內完成評估報告，針對暴露問題制定整改措施。

5.2響應處置

5.2.1事件報告

建立三級報告機制：一線人員發(fā)現異常后立即向部門負責人電話報告；部門負責人10分鐘內核實情況并啟動應急預案；重大事件（如火災、數據泄露）同步向單位分管領導報告，30分鐘內形成書面快報。報告內容包含事件類型、影響范圍、已采取措施等關鍵信息，禁止隱瞞或延遲上報。

5.2.2現場處置

火災事件中，優(yōu)先啟動氣體滅火系統，組織人員沿疏散通道撤離，檔案轉移小組佩戴防護裝備進入庫房，使用檔案轉運車將重要檔案轉移至臨時存放點。水浸事件時，立即切斷庫房電源，啟動排水設備，使用檔案吸水板快速吸除表面水分，對受潮檔案進行冷凍干燥處理。網絡攻擊事件中，技術部門立即斷開網絡連接，啟用離線備份系統，同時保留攻擊日志供后續(xù)取證。

5.2.3資源協調

應急指揮部統一調配資源，優(yōu)先保障檔案搶救需求。保衛(wèi)部門設置警戒區(qū)，禁止無關人員進入；后勤部門準備應急食品和飲用水；技術部門準備備用服務器和通信設備。與屬地消防、公安建立綠色通道，重大事件可直接聯系支援。重要檔案轉移時，安排專人押運，使用GPS定位車輛，實時監(jiān)控運輸軌跡。

5.3事后恢復

5.3.1損失評估

事件處置結束后24小時內成立評估小組，由檔案管理、技術、財務部門人員組成。實地清點受損檔案數量，評估損壞程度，區(qū)分物理損毀（如燒毀、水浸）和信息損毀（如數據丟失、加密）。對電子檔案進行數據恢復測試，確定可修復比例。評估結果形成詳細清單，作為后續(xù)處置依據。

5.3.2檔案搶救

對物理受損檔案，根據損壞類型采取針對性措施：水浸檔案進行脫酸處理并冷凍干燥；煙熏檔案使用專業(yè)臭氧設備除味；脆化檔案采用絲網加固技術修復。電子檔案優(yōu)先從本地備份恢復，本地備份失效時啟用異地備份，重要數據采用專業(yè)數據恢復軟件進行深度修復。修復過程全程錄像，留存操作記錄。

5.3.3系統重建

技術部門在72小時內完成核心系統重建，采用"先恢復數據，再重建系統"的順序。恢復數據時嚴格校驗校驗和，確保完整性。系統重建后進行壓力測試，驗證承載能力。同步更新安全防護策略，修補漏洞，加強訪問控制。重建完成后進行72小時試運行，期間安排專人值守監(jiān)測。

5.3.4總結改進

事件處置結束后15日內召開總結會，分析事件原因、處置成效和暴露問題。修訂完善應急預案，補充處置流程盲點。建立"一案一檔"制度，將事件報告、評估報告、處置記錄等資料歸檔保存。對相關責任人進行復盤培訓，避免同類事件重復發(fā)生。重大事件形成案例分析報告，納入單位安全警示教育素材。

六、監(jiān)督與改進

6.1監(jiān)督機制

6.1.1日常監(jiān)督

檔案管理部門建立每日巡查制度，檔案管理員對庫房環(huán)境、設備運行、安全記錄等進行全面檢查，形成《檔案安全日常巡查日志》，詳細記錄異常情況及處理措施。各部門兼職安全員每周對本部門檔案存放點進行抽查，重點檢查檔案存放狀態(tài)、防火防盜設施完好性，發(fā)現問題立即上報并跟蹤整改。巡查記錄通過內部辦公系統實時上傳，檔案管理部門定期匯總分析，發(fā)現共性問題及時通報。

6.1.2專項檢查

每季度組織一次檔案安全專項檢查，由檔案管理部門牽頭，聯合保衛(wèi)、技術等部門組成檢查組，重點檢查檔案庫房消防設施有效性、電子檔案備份完整性、保密制度執(zhí)行情況等。檢查采用“四不兩直”方式，即不發(fā)通知、不打招呼、不聽匯報、不用陪同接待、直奔基層、直插現場，確保檢查結果真實可靠。檢查結束后形成《檔案安全專項檢查報告》，列出問題清單、責任單位和整改時限。

6.1.3外部審計

每兩年邀請第三方專業(yè)機構開展檔案安全審計，審計范圍涵蓋制度執(zhí)行、技術防護、應急能力等全流程。審計機構依據國家檔案安全管理標準進行獨立評估，出具《檔案安全審計報告》，提出改進建議。審計結果作為單位檔案安全工作的重要參考，對發(fā)現的高風險問題，由檔案管理部門牽頭制定專項整改方案，報單位主要負責人審批后實施。

6.2考核評價

6.2.1指標體系

建立檔案安全考核指標體系，設置量化與定性相結合的評價指標。量化指標包括檔案歸檔及時率（≥95%）、庫房溫濕度達標率（≥98%）、數據備份完整率（100%）、問題整改完成率（≥95%）等；定性指標包括制度執(zhí)行規(guī)范性、應急處置響應速度、安全意識普及程度等?？己瞬捎冒俜种?，量化指標占70%，定性指標占30%，確保評價客觀全面。

6.2.2結果應用

考核結果納入部門年度績效考核，與部門評優(yōu)評先、負責人職