企業(yè)內(nèi)部通訊錄及信息管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部通訊信息管理，保障員工溝通效率、信息安全及企業(yè)運營秩序，結(jié)合公司實際運營需求與信息安全規(guī)范，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工（含全職、兼職、實習人員及勞務(wù)派遣人員），涵蓋內(nèi)部通訊錄的信息采集、維護、使用及保密全流程管理。第三條管理原則內(nèi)部通訊錄管理遵循“準確及時、安全可控、按需共享、全程保密”原則：1.準確及時：信息需與人員異動、崗位調(diào)整同步更新，確保通訊信息真實有效；2.安全可控：信息存儲、傳輸需通過公司授權(quán)的安全渠道，嚴禁非授權(quán)擴散；3.按需共享：信息查閱與使用需匹配崗位需求，核心敏感信息僅限必要人員知悉；4.全程保密：從信息采集、維護到使用的全流程，需嚴格落實保密責任。第二章管理職責第四條行政綜合部職責行政綜合部作為制度執(zhí)行的統(tǒng)籌部門，履行以下職責：1.負責通訊錄系統(tǒng)的搭建、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)備份及整體維護；2.制定信息更新流程，監(jiān)督各部門信息報送的及時性與準確性；3.定期開展信息安全培訓與合規(guī)檢查，牽頭處理信息違規(guī)事件。第五條部門負責人職責各部門負責人需指定專人（如部門助理）負責本部門信息管理，履行以下職責：1.組織本部門人員信息的收集、核對與提報，確保新員工入職、崗位調(diào)整、員工離職等異動信息在3個工作日內(nèi)同步至行政綜合部；2.對本部門員工的信息使用行為進行日常監(jiān)督，及時制止違規(guī)操作并反饋至行政綜合部。第六條員工義務(wù)全體員工需配合完成個人信息的初次填報與動態(tài)更新，確保提交信息真實有效（如辦公電話、崗位名稱、企業(yè)郵箱等）；嚴格遵守信息使用規(guī)范，不得擅自泄露、篡改通訊錄信息，發(fā)現(xiàn)信息異常需及時反饋。第三章通訊錄信息管理第七條信息內(nèi)容規(guī)范內(nèi)部通訊錄僅收錄與工作溝通直接相關(guān)的信息，具體包括：員工姓名、所屬部門、崗位名稱；辦公固定電話（分機號≤4位）、企業(yè)郵箱地址；辦公工位（可選，僅限內(nèi)部區(qū)域指引使用）。禁止收錄員工私人聯(lián)系方式（如手機號）、身份證號、家庭住址等非工作相關(guān)信息。確因業(yè)務(wù)需要共享私人信息的，需經(jīng)部門負責人審批后，通過加密郵件或內(nèi)部協(xié)作工具單獨傳遞，且僅限單次使用、專人接收。第八條動態(tài)更新機制1.入職更新：新員工入職當日，人力資源部同步員工基礎(chǔ)信息至行政綜合部，行政綜合部在1個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)錄入；新員工需在入職3日內(nèi)完善辦公電話、郵箱等信息，部門負責人24小時內(nèi)審核。2.異動更新：員工崗位/部門調(diào)整、辦公電話變更時，需在異動生效前2個工作日提交變更申請（部門負責人審批），行政綜合部1個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)更新；員工離職時，人力資源部需在離職審批通過后1個工作日通知行政綜合部，行政綜合部立即凍結(jié)權(quán)限并2個工作日內(nèi)移除信息。3.定期核查：行政綜合部每季度末開展通訊錄信息全面核查，各部門需在核查通知下發(fā)后5個工作日內(nèi)完成本部門信息確認與修正，確保信息準確率≥98%。第四章信息安全與保密第九條存儲與傳輸安全1.內(nèi)部通訊錄系統(tǒng)需部署在公司私有服務(wù)器或經(jīng)認證的云服務(wù)平臺（如企業(yè)微信、釘釘通訊錄模塊），IT部門定期進行數(shù)據(jù)加密、漏洞掃描及異地備份（備份頻率≥每月1次）。2.員工查閱通訊錄時，需通過公司內(nèi)網(wǎng)、VPN或已授權(quán)的移動辦公終端訪問，禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)、個人設(shè)備（未安裝企業(yè)安全軟件）或第三方工具傳輸通訊錄信息。第十條使用規(guī)范與保密責任1.通訊錄信息僅限工作溝通、業(yè)務(wù)協(xié)作使用，禁止用于商業(yè)推廣、外部社交或其他非工作目的；向外部合作方提供同事信息時，需經(jīng)雙方部門負責人審批，且僅可提供必要信息（姓名+崗位+辦公電話/企業(yè)郵箱）。2.接觸核心敏感信息（如高管層聯(lián)系方式、特殊項目組人員名單）的員工，需簽訂《信息保密承諾書》；此類信息的查閱權(quán)限需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批，系統(tǒng)需記錄查閱日志（查閱人、時間、操作內(nèi)容）。第五章監(jiān)督與違規(guī)處理第十一條監(jiān)督機制1.日常監(jiān)督：行政綜合部聯(lián)合IT部門，每月抽查10%的員工通訊錄使用記錄，核查信息外泄、違規(guī)查閱等行為。2.舉報機制：員工可通過內(nèi)部舉報郵箱、OA系統(tǒng)投訴通道匿名舉報違規(guī)行為，經(jīng)核查屬實的，對舉報人給予200-500元獎勵，嚴格保護舉報人信息。第十二條違規(guī)處理1.輕微違規(guī)（信息更新逾期、非必要查閱敏感信息等）：書面警告，扣除當月績效分5-10分，3個工作日內(nèi)提交整改報告。2.嚴重違規(guī)（擅自泄露信息、篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)等）：視情節(jié)給予記過、降級或辭退處理；造成損失的，依法追究民事賠償責任，涉嫌違法的移交司法機關(guān)。第六章附則第十三條生效與廢止本制度自2024年X月X日起施行，原《XX公司通訊錄管理辦法》同時廢止。第十四條解釋與修訂本制度由行政綜合部負責解釋，修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布。第十五條分支機構(gòu)執(zhí)行各子公司、分支機構(gòu)