采購合同管理規(guī)定一、總則

采購合同管理規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，降低采購風險，提升采購效益。本規(guī)定適用于企業(yè)所有涉及物資、服務、技術的采購合同管理。

二、采購合同簽訂管理

（一）合同簽訂依據

1.采購需求部門提交的采購申請單，需經部門負責人及財務部門審核批準。

2.供應商資質審核通過，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、質量管理體系認證等。

3.采購價格及付款條件符合公司采購政策。

（二）合同簽訂流程

1.**起草合同**：采購部門根據采購需求及市場情況起草合同文本，明確雙方權利義務。

2.**審核合同**：合同需經法務部門及財務部門審核，確保條款合法合規(guī)，風險可控。

3.**審批合同**：合同按權限逐級審批，重大采購合同需報管理層審批。

4.**簽訂合同**：審批通過后，由雙方授權代表簽字蓋章，合同生效。

三、采購合同履行管理

（一）合同履行監(jiān)督

1.采購部門定期跟蹤合同執(zhí)行進度，確保供應商按合同約定交付貨物或服務。

2.質量管理部門對到貨物資進行檢驗，合格后方可入庫或使用。

3.采購部門協(xié)調相關部門驗收，并記錄驗收結果。

（二）變更與違約管理

1.**合同變更**：如需變更合同內容，雙方需另行簽訂補充協(xié)議，并按原流程審批。

2.**違約處理**：

(1)供應商延遲交貨，需支付違約金，違約金上限為合同總價的5%。

(2)供應商交付貨物不合格，采購部門有權要求退貨或換貨，并要求賠償損失。

四、采購合同終止管理

（一）合同終止條件

1.采購任務完成，雙方權利義務履行完畢。

2.合同約定終止條款觸發(fā)（如期限屆滿、一方破產等）。

3.雙方協(xié)商一致終止合同。

（二）終止流程

1.**通知對方**：提出終止的一方需提前30日書面通知對方，說明終止原因。

2.**資產處理**：未完成交付的貨物由供應商退回或折價補償。

3.**結算款項**：采購部門完成最終款項支付，財務部門核對無異議后，合同歸檔。

五、合同歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.合同正本及所有附件（如報價單、技術參數表等）。

2.合同審批記錄、變更記錄、履行記錄等。

（二）歸檔要求

1.合同紙質版及電子版同步存檔，電子版需加密存儲。

2.重要合同需指定專人保管，存檔期限不少于5年。

3.每年對合同檔案進行盤點，確保完整無缺失。

六、附則

本規(guī)定由采購部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如與公司其他制度沖突，以本規(guī)定為準。

**一、總則**

采購合同管理規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)內部采購活動的各個環(huán)節(jié)，特別是圍繞采購合同的簽訂、履行、變更、終止及歸檔等全過程進行管理。其核心目標是確保所有采購行為都在既定的框架內進行，做到流程清晰、職責明確、風險可控，最終目的是提升采購效率，保障采購質量，并有效控制采購成本，從而為企業(yè)整體運營的穩(wěn)定性和經濟性提供支持。

**二、采購合同簽訂管理**

**（一）合同簽訂依據**

1.**采購需求來源與驗證**：采購需求的產生應源于公司內部正常的運營或發(fā)展需要。需求部門需提交詳細的采購申請單，其中應包含所需物資或服務的具體描述、數量、預期用途、期望到貨時間等信息。該申請單不僅是后續(xù)采購活動的起點，也是合同內容的重要基礎。申請單需經過需求部門負責人簽字確認，以證明需求的真實性和必要性。此外，財務部門需要對申請單進行審核，主要評估采購的預算符合性及必要性，確保采購活動不超出財務規(guī)劃范圍。

2.**供應商資質與評估**：在選擇供應商時，必須對潛在供應商進行嚴格的資質審查。審查內容通常包括但不限于供應商是否具備合法的市場主體資格（如有效的營業(yè)執(zhí)照等），是否具備與所提供產品或服務相匹配的生產能力、技術實力或服務能力（可通過查看相關許可證、認證證書等來驗證），以及其過往的履約記錄和行業(yè)信譽等。評估的目的在于選擇風險較低、能力可靠的合作伙伴，從源頭上保障采購活動順利進行。

3.**采購條件談判與確定**：在明確采購需求和選定供應商后，采購部門應就合同的主要條款，如產品或服務的規(guī)格型號、數量、質量標準、交貨時間與地點、驗收方式、價格、付款條件、雙方的權利與義務、違約責任以及爭議解決方式等進行談判。談判過程應旨在達成一個公平、合理、符合公司利益的合同條件。最終確定的條款應清晰、具體、無歧義，為合同的順利履行奠定基礎。

**（二）合同簽訂流程**

1.**合同文本起草**：基于采購申請、供應商評估結果和談判達成的共識，采購人員負責起草正式的采購合同文本。合同內容應全面覆蓋雙方協(xié)商一致的各項條款，結構清晰，邏輯嚴謹。起草時應特別注意將關鍵細節(jié)，如技術參數、性能要求、交付批次、時間節(jié)點、包裝運輸要求、質量保證期、驗收標準和方法、付款進度與比例、知識產權歸屬（如適用）、保密條款、不可抗力條款以及解決爭議的方法等，明確、詳細地寫入合同，力求減少履行過程中的不確定性。

2.**內部審核與風險評估**：合同文本完成后，必須經過公司內部的嚴格審核程序。首先，法務部門應參與審核，重點評估合同的合法性、合規(guī)性，識別并提示潛在的法律風險，確保合同條款不違反相關商業(yè)慣例或可能引發(fā)法律糾紛。其次，財務部門從資金支付、成本控制、現金流管理角度進行審核，確保付款條款合理可行，符合公司財務制度。對于技術復雜或金額重大的合同，可能還需要邀請相關技術或業(yè)務部門參與審核，確保合同內容與技術要求、業(yè)務需求相匹配。這一環(huán)節(jié)旨在從不同專業(yè)角度對合同進行“體檢”，防范潛在風險。

3.**合同審批與授權**：通過內部審核的合同，將按照公司規(guī)定的權限體系進行逐級審批。審批流程可能因合同的重要性、金額大小而有所不同，一般由部門負責人、分管領導或更高層級的管理者進行審批。審批過程確認公司愿意并有能力履行合同義務。獲得最終批準后，合同需明確雙方各自授權的簽字人和簽章權限。通常要求雙方授權代表在合同上正式簽字，并加蓋公司確認的有效印章（如合同專用章或公章），以表明合同的正式成立和雙方的法律約束力。簽訂過程應有見證和記錄，確保其嚴肅性和可追溯性。

**三、采購合同履行管理**

**（一）合同履行監(jiān)督**

1.**進度跟蹤與協(xié)調**：采購部門作為合同履行的主要管理部門，負責對合同的整體執(zhí)行情況建立跟蹤機制。這包括定期（如每月或按合同節(jié)點）與供應商溝通，了解其生產準備、發(fā)貨計劃等進展，確保供應商按照合同約定的時間表推進工作。若在履約過程中發(fā)現可能影響按時交付或質量的問題，應立即分析原因，并采取相應措施，如與供應商協(xié)商調整計劃、尋求替代方案或啟動預警機制，必要時需向上級報告。

2.**到貨檢驗與驗收**：貨物或服務抵達后，質量管理部門應根據合同約定的質量標準和驗收程序，組織進行檢驗或驗收。檢驗可能包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試、抽樣檢測等多種方式，具體依據所采購項目的性質而定。驗收是確認供應商提供的產品或服務是否符合合同要求的關鍵環(huán)節(jié)，驗收結果應有書面記錄，并明確標識為合格、不合格或待定。只有通過驗收的貨物或服務才能被接收并投入使用或入庫，未通過驗收的應立即通知供應商處理，如退貨、換貨或維修。采購部門需協(xié)調好內部各方（如倉庫、使用部門、質量部門）共同參與驗收工作，確保驗收過程的客觀性和準確性。

3.**履行記錄與溝通**：在整個合同履行期間，采購部門應系統(tǒng)地記錄合同的關鍵履行信息，包括但不限于供應商的交貨通知、到貨簽收記錄、驗收報告、雙方就履行問題進行的溝通函件或會議紀要、質量問題的處理過程和結果等。這些記錄不僅是監(jiān)督履行的依據，也是日后可能發(fā)生爭議時的重要證據。保持與供應商的良好、暢通溝通，及時解決履行中出現的問題，是保障合同順利推進的重要輔助手段。

**（二）變更與違約管理**

1.**合同變更控制**：在合同有效期內，任何一方若需對合同內容進行修改（如調整數量、修改交付時間、變更技術規(guī)格等），均不得隨意進行。必須遵循公司內部的變更管理程序。首先，提出變更請求的一方（通常是采購部門）需詳細說明變更的原因、具體內容以及對合同其他方面可能產生的影響。隨后，該變更請求需按原合同審批流程提交審核，評估變更的必要性、可行性及潛在風險。若變更獲得批準，雙方應就變更內容進行協(xié)商，并簽訂正式的合同補充協(xié)議或備忘錄，以書面形式確認變更。任何口頭承諾或非正式協(xié)議均不作為變更的最終依據。變更后的合同文本及相關文件需及時歸檔更新。

2.**違約識別與處理**：在合同履行過程中，可能出現一方未能履行或不完全履行合同義務的情況，即違約。違約行為的表現形式多種多樣，例如供應商延遲交貨、交貨的貨物存在嚴重質量問題、采購方未按時付款、供應商擅自轉讓合同權利或轉移履行義務給第三方等。一旦識別出違約行為，守約方應首先收集和保存相關證據（如交貨單、檢驗報告、溝通記錄等），然后根據合同中關于違約責任的條款以及相關商業(yè)慣例，與違約方進行溝通，要求其采取補救措施（如加速交付、更換不合格產品、支付違約金等）。如果違約方在合理期限內未能糾正違約行為或提供了不可接受的補救方案，守約方可根據合同約定或法律法規(guī)，采取進一步措施，如解除合同、索賠損失等。處理違約時，應注重證據，保持溝通，并尋求成本效益最優(yōu)的解決方案。

**四、采購合同終止管理**

**（一）合同終止條件**

1.**自然履行完畢**：當合同約定的所有義務（包括交付、驗收、付款等）均由雙方履行完畢后，合同自然終止。這是最常見的終止方式。此時，雙方應確認所有款項結清，所有交付物驗收合格，合同目的已經實現。

2.**合同條款觸發(fā)終止**：合同文本中可能預先設定了觸發(fā)合同終止的條件。例如，合同可能規(guī)定在特定情況下（如合同期限屆滿且未續(xù)簽、合同標的物已過時被淘汰、一方進入破產或清算程序、發(fā)生不可抗力事件且影響持續(xù)一定時間等），合同自動失效。這些條款在簽訂合同時需特別關注并理解其具體含義和觸發(fā)條件。

3.**協(xié)商一致終止**：在合同履行過程中，如果雙方基于某種原因（如市場環(huán)境發(fā)生重大變化導致原合同目的無法實現、雙方業(yè)務戰(zhàn)略調整等），均認為繼續(xù)履行合同不再符合各自利益，可以通過友好協(xié)商的方式達成一致，決定提前終止合同。協(xié)商一致終止需要雙方簽署書面協(xié)議，明確終止原因、終止日期以及后續(xù)事宜處理。

**（二）終止流程**

1.**正式通知**：若依據合同條款或協(xié)商結果需要終止合同，提出終止的一方（或雙方）應向對方發(fā)出正式的書面通知。通知中應明確說明合同終止的決定、終止的具體日期（或生效日期），并簡要說明終止的原因。發(fā)出通知是終止程序的第一步，也是告知對方、給予對方反應時間的關鍵環(huán)節(jié)。根據合同約定或商業(yè)慣例，通知期可能有一定要求（如提前一定天數通知）。收到通知的一方有權在通知期內提出異議或要求延遲終止，除非合同另有規(guī)定。

2.**未完成交付物的處理**：在合同終止時，往往存在一些尚未完成交付的貨物或服務。需要明確這些未完成部分的歸屬和處理方式。常見的處理方法包括：由供應商負責將未交付的貨物收回；或由采購方按合同約定價格折價收購；或者雙方協(xié)商確定其他公平合理的處理方案。處理方式應在終止通知中說明，或另行協(xié)商確定，并確保得到妥善解決，避免遺留糾紛。

3.**最終款項結算與支付**：合同終止后，雙方需要就尚未結清的款項進行最終結算。采購部門應依據合同約定、履行記錄及終止通知中的約定，核對應付給供應商的款項（可能包括未驗收貨物的款項、違約金、賠償款等），同時確認供應商是否還有應收采購方的款項（如預付款的沖回、已完成服務的費用結算等）。財務部門根據最終結算結果，辦理相應的支付或收款手續(xù)。在支付最終款項前，可能需要經過內部審計或復核環(huán)節(jié)，確保結算的準確性。所有結算過程和結果應有書面記錄。在確認所有款項均已結清或約定了明確的支付計劃后，合同履行相關的責任即告解除。

**五、合同歸檔管理**

**（一）歸檔范圍**

為確保合同管理的連續(xù)性、可追溯性，并為未來的審計、查詢或潛在爭議提供依據，需要歸檔的合同文件應全面且系統(tǒng)。歸檔范圍至少應包括以下核心內容：

1.**合同正本及所有附件**：即雙方簽字蓋章后的主合同文本，以及所有與合同相關的附件，例如供應商的報價單、技術規(guī)格書、樣品確認單、圖紙、會議紀要（涉及合同變更或重要決策的）、履約保證金收據或保函副本等。這些附件是合同不可分割的組成部分，同樣具有法律效力。

2.**合同管理與履行相關記錄**：除了合同文本本身，與合同相關的管理過程和履行過程中的重要文件也應一并歸檔。這包括但不限于：合同的審批流程記錄（審批單、簽字文件）、合同簽訂時的供應商資質證明文件復印件、合同履行過程中的重要溝通函件（尤其是涉及變更、索賠、重要問題的）、貨物或服務的驗收報告、檢驗證書、付款憑證、以及處理違約或爭議的相關文件（如協(xié)商函、調解協(xié)議等）。

**（二）歸檔要求**

1.**歸檔方式與安全**：合同文件應采用紙質版和電子版兩種形式同步存檔，以增強保存的可靠性和查詢的便捷性。紙質版合同應存放在安全、防火、防潮的專用檔案柜或檔案室中，并根據合同的重要性、金額大小或期限長短設定不同的保管級別。電子版合同應存儲在加密的、權限受控的服務器或云存儲系統(tǒng)中，確保數據的安全性和完整性，防止未經授權的訪問或篡改。建立清晰的文件命名規(guī)則和目錄結構，便于檢索。

2.**專人負責與定期盤點**：應指定專門的部門（如綜合管理部、檔案室或電子文檔管理部門）或人員負責合同檔案的管理工作。明確檔案管理人員的職責，包括接收、整理、分類、編目、保管、借閱、銷毀等。建立檔案借閱和查閱審批流程。每年應至少對合同檔案進行一次全面的清點和核對，檢查是否存在丟失、損壞、記錄不完整等問題，確保檔案的完整性和準確性。

3.**歸檔期限與銷毀**：根據文件管理的一般原則和公司內部規(guī)定，合同檔案的保存期限應設定為合理的時間長度，對于重要的合同，通常建議保存期限不少于5年，對于金額巨大或涉及復雜技術、長期服務的合同，可能需要保存更長時間（如10年或更長）。保存期限屆滿后，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。銷毀前需編制銷毀清冊，并經相關負責人審批。電子版檔案的銷毀也應遵循類似的安全和審批程序，確保數據被徹底、不可恢復地清除。

一、總則

采購合同管理規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，降低采購風險，提升采購效益。本規(guī)定適用于企業(yè)所有涉及物資、服務、技術的采購合同管理。

二、采購合同簽訂管理

（一）合同簽訂依據

1.采購需求部門提交的采購申請單，需經部門負責人及財務部門審核批準。

2.供應商資質審核通過，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、質量管理體系認證等。

3.采購價格及付款條件符合公司采購政策。

（二）合同簽訂流程

1.**起草合同**：采購部門根據采購需求及市場情況起草合同文本，明確雙方權利義務。

2.**審核合同**：合同需經法務部門及財務部門審核，確保條款合法合規(guī)，風險可控。

3.**審批合同**：合同按權限逐級審批，重大采購合同需報管理層審批。

4.**簽訂合同**：審批通過后，由雙方授權代表簽字蓋章，合同生效。

三、采購合同履行管理

（一）合同履行監(jiān)督

1.采購部門定期跟蹤合同執(zhí)行進度，確保供應商按合同約定交付貨物或服務。

2.質量管理部門對到貨物資進行檢驗，合格后方可入庫或使用。

3.采購部門協(xié)調相關部門驗收，并記錄驗收結果。

（二）變更與違約管理

1.**合同變更**：如需變更合同內容，雙方需另行簽訂補充協(xié)議，并按原流程審批。

2.**違約處理**：

(1)供應商延遲交貨，需支付違約金，違約金上限為合同總價的5%。

(2)供應商交付貨物不合格，采購部門有權要求退貨或換貨，并要求賠償損失。

四、采購合同終止管理

（一）合同終止條件

1.采購任務完成，雙方權利義務履行完畢。

2.合同約定終止條款觸發(fā)（如期限屆滿、一方破產等）。

3.雙方協(xié)商一致終止合同。

（二）終止流程

1.**通知對方**：提出終止的一方需提前30日書面通知對方，說明終止原因。

2.**資產處理**：未完成交付的貨物由供應商退回或折價補償。

3.**結算款項**：采購部門完成最終款項支付，財務部門核對無異議后，合同歸檔。

五、合同歸檔管理

（一）歸檔范圍

1.合同正本及所有附件（如報價單、技術參數表等）。

2.合同審批記錄、變更記錄、履行記錄等。

（二）歸檔要求

1.合同紙質版及電子版同步存檔，電子版需加密存儲。

2.重要合同需指定專人保管，存檔期限不少于5年。

3.每年對合同檔案進行盤點，確保完整無缺失。

六、附則

本規(guī)定由采購部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。如與公司其他制度沖突，以本規(guī)定為準。

**一、總則**

采購合同管理規(guī)定旨在規(guī)范企業(yè)內部采購活動的各個環(huán)節(jié)，特別是圍繞采購合同的簽訂、履行、變更、終止及歸檔等全過程進行管理。其核心目標是確保所有采購行為都在既定的框架內進行，做到流程清晰、職責明確、風險可控，最終目的是提升采購效率，保障采購質量，并有效控制采購成本，從而為企業(yè)整體運營的穩(wěn)定性和經濟性提供支持。

**二、采購合同簽訂管理**

**（一）合同簽訂依據**

1.**采購需求來源與驗證**：采購需求的產生應源于公司內部正常的運營或發(fā)展需要。需求部門需提交詳細的采購申請單，其中應包含所需物資或服務的具體描述、數量、預期用途、期望到貨時間等信息。該申請單不僅是后續(xù)采購活動的起點，也是合同內容的重要基礎。申請單需經過需求部門負責人簽字確認，以證明需求的真實性和必要性。此外，財務部門需要對申請單進行審核，主要評估采購的預算符合性及必要性，確保采購活動不超出財務規(guī)劃范圍。

2.**供應商資質與評估**：在選擇供應商時，必須對潛在供應商進行嚴格的資質審查。審查內容通常包括但不限于供應商是否具備合法的市場主體資格（如有效的營業(yè)執(zhí)照等），是否具備與所提供產品或服務相匹配的生產能力、技術實力或服務能力（可通過查看相關許可證、認證證書等來驗證），以及其過往的履約記錄和行業(yè)信譽等。評估的目的在于選擇風險較低、能力可靠的合作伙伴，從源頭上保障采購活動順利進行。

3.**采購條件談判與確定**：在明確采購需求和選定供應商后，采購部門應就合同的主要條款，如產品或服務的規(guī)格型號、數量、質量標準、交貨時間與地點、驗收方式、價格、付款條件、雙方的權利與義務、違約責任以及爭議解決方式等進行談判。談判過程應旨在達成一個公平、合理、符合公司利益的合同條件。最終確定的條款應清晰、具體、無歧義，為合同的順利履行奠定基礎。

**（二）合同簽訂流程**

1.**合同文本起草**：基于采購申請、供應商評估結果和談判達成的共識，采購人員負責起草正式的采購合同文本。合同內容應全面覆蓋雙方協(xié)商一致的各項條款，結構清晰，邏輯嚴謹。起草時應特別注意將關鍵細節(jié)，如技術參數、性能要求、交付批次、時間節(jié)點、包裝運輸要求、質量保證期、驗收標準和方法、付款進度與比例、知識產權歸屬（如適用）、保密條款、不可抗力條款以及解決爭議的方法等，明確、詳細地寫入合同，力求減少履行過程中的不確定性。

2.**內部審核與風險評估**：合同文本完成后，必須經過公司內部的嚴格審核程序。首先，法務部門應參與審核，重點評估合同的合法性、合規(guī)性，識別并提示潛在的法律風險，確保合同條款不違反相關商業(yè)慣例或可能引發(fā)法律糾紛。其次，財務部門從資金支付、成本控制、現金流管理角度進行審核，確保付款條款合理可行，符合公司財務制度。對于技術復雜或金額重大的合同，可能還需要邀請相關技術或業(yè)務部門參與審核，確保合同內容與技術要求、業(yè)務需求相匹配。這一環(huán)節(jié)旨在從不同專業(yè)角度對合同進行“體檢”，防范潛在風險。

3.**合同審批與授權**：通過內部審核的合同，將按照公司規(guī)定的權限體系進行逐級審批。審批流程可能因合同的重要性、金額大小而有所不同，一般由部門負責人、分管領導或更高層級的管理者進行審批。審批過程確認公司愿意并有能力履行合同義務。獲得最終批準后，合同需明確雙方各自授權的簽字人和簽章權限。通常要求雙方授權代表在合同上正式簽字，并加蓋公司確認的有效印章（如合同專用章或公章），以表明合同的正式成立和雙方的法律約束力。簽訂過程應有見證和記錄，確保其嚴肅性和可追溯性。

**三、采購合同履行管理**

**（一）合同履行監(jiān)督**

1.**進度跟蹤與協(xié)調**：采購部門作為合同履行的主要管理部門，負責對合同的整體執(zhí)行情況建立跟蹤機制。這包括定期（如每月或按合同節(jié)點）與供應商溝通，了解其生產準備、發(fā)貨計劃等進展，確保供應商按照合同約定的時間表推進工作。若在履約過程中發(fā)現可能影響按時交付或質量的問題，應立即分析原因，并采取相應措施，如與供應商協(xié)商調整計劃、尋求替代方案或啟動預警機制，必要時需向上級報告。

2.**到貨檢驗與驗收**：貨物或服務抵達后，質量管理部門應根據合同約定的質量標準和驗收程序，組織進行檢驗或驗收。檢驗可能包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試、抽樣檢測等多種方式，具體依據所采購項目的性質而定。驗收是確認供應商提供的產品或服務是否符合合同要求的關鍵環(huán)節(jié)，驗收結果應有書面記錄，并明確標識為合格、不合格或待定。只有通過驗收的貨物或服務才能被接收并投入使用或入庫，未通過驗收的應立即通知供應商處理，如退貨、換貨或維修。采購部門需協(xié)調好內部各方（如倉庫、使用部門、質量部門）共同參與驗收工作，確保驗收過程的客觀性和準確性。

3.**履行記錄與溝通**：在整個合同履行期間，采購部門應系統(tǒng)地記錄合同的關鍵履行信息，包括但不限于供應商的交貨通知、到貨簽收記錄、驗收報告、雙方就履行問題進行的溝通函件或會議紀要、質量問題的處理過程和結果等。這些記錄不僅是監(jiān)督履行的依據，也是日后可能發(fā)生爭議時的重要證據。保持與供應商的良好、暢通溝通，及時解決履行中出現的問題，是保障合同順利推進的重要輔助手段。

**（二）變更與違約管理**

1.**合同變更控制**：在合同有效期內，任何一方若需對合同內容進行修改（如調整數量、修改交付時間、變更技術規(guī)格等），均不得隨意進行。必須遵循公司內部的變更管理程序。首先，提出變更請求的一方（通常是采購部門）需詳細說明變更的原因、具體內容以及對合同其他方面可能產生的影響。隨后，該變更請求需按原合同審批流程提交審核，評估變更的必要性、可行性及潛在風險。若變更獲得批準，雙方應就變更內容進行協(xié)商，并簽訂正式的合同補充協(xié)議或備忘錄，以書面形式確認變更。任何口頭承諾或非正式協(xié)議均不作為變更的最終依據。變更后的合同文本及相關文件需及時歸檔更新。

2.**違約識別與處理**：在合同履行過程中，可能出現一方未能履行或不完全履行合同義務的情況，即違約。違約行為的表現形式多種多樣，例如供應商延遲交貨、交貨的貨物存在嚴重質量問題、采購方未按時付款、供應商擅自轉讓合同權利或轉移履行義務給第三方等。一旦識別出違約行為，守約方應首先收集和保存相關證據（如交貨單、檢驗報告、溝通記錄等），然后根據合同中關于違約責任的條款以及相關商業(yè)慣例，與違約方進行溝通，要求其采取補救措施（如加速交付、更換不合格產品、支付違約金等）。如果違約方在合理期限內未能糾正違約行為或提供了不可接受的補救方案，守約方可根據合同約定或法律法規(guī)，采取進一步措施，如解除合同、索賠損失等。處理違約時，應注重證據，保持溝通，并尋求成本效益最優(yōu)的解決方案。

**四、采購合同終止管理**

**（一）合同終止條件**

1.**自然履行完畢**：當合同約定的所有義務（包括交付、驗收、付款等）均由雙方履行完畢后，合同自然終止。這是最常見的終止方式。此時，雙方應確認所有款項結清，所有交付物驗收合格，合同目的已經實現。

2.**合同條款觸發(fā)終止**：合同文本中可能預先設定了觸發(fā)合同終止的條件。例如，合同可能規(guī)定在特定情況下（如合同期限屆滿且未續(xù)簽、合同標的物已過時被淘汰、一方進入破產或清算程序、發(fā)生不可抗力事件且影響持續(xù)一定時間等），合同自動失效。這些條款在簽訂合同時需特別關注并理解其具體含義和觸發(fā)條件。

3.**協(xié)商一致終止**：在合同履行過程中，如果雙方基于某種原因（如市場環(huán)境發(fā)生重大變化導致原合同目的無法實現、雙方業(yè)務戰(zhàn)略調整等），均認為繼續(xù)履行合同不再符合各自利益，可以通過友好協(xié)商的方式達成一致，決定提前終止合同。協(xié)商一致終止需要雙方簽署書面協(xié)議，明確終止原因、終止日期以及后續(xù)事宜處理。

**（二）終止流程**

1.**正式通知**：若依據合同條款或協(xié)商結果需要終止合同，提出終止的一方（或雙方）應向對方發(fā)出正式的書面通知。通知中應明確說明合同終止的決定、終止的具體日期（或生效日期），并簡要說明終止的原因。發(fā)出通知是終止程序的第一步，也是告知對方、給予對方反應時間的關鍵環(huán)節(jié)。根據合同約定或商業(yè)慣例，通知期可能有一定要求（如提前一定天數通知）。收到通知的一方有權在通知期內提出異議或要求延遲終止，除非合同另有規(guī)定。

2.**未完成交付物的處理**：在合同終止時，往往存在一些尚未完成交付的貨物或服務。需要明確這些未完成部分的歸屬和處理方式。常見的處理方法包括：由供應商負責將未交付的貨物收回；或由采購方按合同約定價格折價收購；或者雙方協(xié)商確定其他公平合理的處理方案。處理方式應在終止通知中說明，或另行協(xié)商確定，并確保得到妥善解決，避免遺留糾紛。

3.**最終款項結算與支付**：合同終止后，雙方需要就尚未結清的款項進行最終結算。采購部門應依據合同約定、履行記錄及終止通知中的約定，核對應付給供應