DB1506∕T282022檢驗檢測記錄管理指南一般要求(鄂爾多斯市)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檢驗檢測記錄管理的基本原則、記錄內(nèi)容、記錄格式、記錄保存、記錄查閱與銷毀等一般要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于鄂爾多斯市行政區(qū)域內(nèi)依法成立的檢驗檢測機構(gòu)，包括第三方檢驗檢測機構(gòu)、企業(yè)內(nèi)部檢驗檢測實驗室以及其他從事檢驗檢測活動的組織。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T27025檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求GB/T27020合格評定各類檢驗機構(gòu)的運作要求RB/T214檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價檢驗檢測機構(gòu)通用要求3術(shù)語和定義3.1檢驗檢測記錄檢驗檢測機構(gòu)在開展檢驗檢測活動過程中形成的，用于記錄檢驗檢測過程、結(jié)果和相關(guān)信息的技術(shù)文件。3.2原始記錄檢驗檢測人員在檢驗檢測現(xiàn)場或?qū)嶒炦^程中直接形成的，未經(jīng)任何處理的記錄。3.3電子記錄以電子形式存儲和處理的檢驗檢測記錄。3.4記錄管理對檢驗檢測記錄的創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)、存儲、檢索、保存和銷毀等全過程的管理活動。4總則4.1基本原則檢驗檢測記錄管理應(yīng)遵循真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和可追溯性的基本原則。檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立健全記錄管理制度，明確記錄管理的職責(zé)分工，確保記錄管理全過程受控。4.2管理要求4.2.1檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)配備專職或兼職的記錄管理人員，負(fù)責(zé)記錄的日常管理工作。記錄管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。4.2.2檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)制定記錄管理程序文件，明確記錄的創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)、存儲、檢索、保存和銷毀等各環(huán)節(jié)的具體要求和操作流程。4.2.3檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)定期對記錄管理工作進(jìn)行內(nèi)部審核和管理評審，持續(xù)改進(jìn)記錄管理體系，確保記錄管理的有效性和適宜性。4.2.4檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)對記錄管理人員和使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握記錄管理的相關(guān)知識和技能，提高記錄管理水平。4.2.5檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段和管理措施，確保記錄的安全性和保密性，防止記錄的丟失、損壞、篡改和泄露。5記錄內(nèi)容與格式要求5.1記錄內(nèi)容a)檢驗檢測機構(gòu)名稱和地址；b)檢驗檢測項目名稱和編號；c)樣品信息，包括樣品名稱、編號、規(guī)格、狀態(tài)等；d)檢驗檢測依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)或方法；e)檢驗檢測日期和環(huán)境條件；f)使用的儀器設(shè)備名稱、型號和編號；g)檢驗檢測人員和審核人員簽名；h)檢驗檢測結(jié)果和數(shù)據(jù)；i)檢驗檢測結(jié)論；j)其他必要的信息。5.1.2原始記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地記錄檢驗檢測過程中的觀察、數(shù)據(jù)和現(xiàn)象，不得偽造、篡改或遺漏。5.2記錄格式5.2.1檢驗檢測記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，格式設(shè)計應(yīng)科學(xué)合理，便于填寫、查閱和保存。5.2.2記錄格式應(yīng)包含必要的填寫說明和注意事項，確保記錄填寫的規(guī)范性和一致性。5.2.3電子記錄應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)的兼容性和可移植性。6記錄保存與銷毀6.1記錄保存6.1.1檢驗檢測記錄應(yīng)保存在適宜的環(huán)境中，防止記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲、防鼠的檔案柜中；電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并定期進(jìn)行備份。6.1.2檢驗檢測記錄的保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，一般不少于6年。涉及重大質(zhì)量事故、爭議處理或法律訴訟的記錄應(yīng)長期保存。6.1.3電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性和可讀性檢查，確保記錄的長期可用性。6.2記錄銷毀6.2.1超過保存期限的檢驗檢測記錄，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，明確銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量和銷毀日期等信息。6.2.2記錄銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，確保信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)記錄應(yīng)采用碎紙機粉碎或焚燒方式銷毀；電子記錄應(yīng)采用不可恢復(fù)的數(shù)據(jù)刪除方式銷毀。6.2.3記錄銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄，銷毀記錄應(yīng)長期保存。7記錄查閱與追溯7.1記錄查閱7.1.1檢驗檢測記錄應(yīng)建立完善的查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱程序。內(nèi)部人員查閱記錄應(yīng)履行登記手續(xù)；外部人員查閱記錄應(yīng)經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并遵守保密規(guī)定。7.1.2記錄查閱應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得帶離查閱場所。確需復(fù)制記錄的，應(yīng)經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。7.2記錄追溯7.2.1檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)建立記錄追溯機制，確保在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地檢索到相關(guān)記錄。7.2.2記錄追溯應(yīng)能夠追溯到檢驗檢測的全過程，包括樣品接收、檢驗檢測、結(jié)果報告等各個環(huán)節(jié)。7.2.3當(dāng)檢驗檢測結(jié)果出現(xiàn)爭議或質(zhì)量問題時，應(yīng)通過記錄追溯查明原因，并采取相應(yīng)的糾正和預(yù)防措施。8監(jiān)督與評價8.1內(nèi)部監(jiān)督檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)定期對記錄管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保記錄管理制度的有效實施。8.2外部評價檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)接受資質(zhì)認(rèn)定部門、認(rèn)可機構(gòu)和其他監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，配合開展記錄管理相關(guān)的評價活動。8.3持續(xù)改進(jìn)檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)根