采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指南與審批模板一、適用范圍與對象本指南適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)場景，包括但不限于日常辦公用品采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修等）。涉及部門包括需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部及審批管理層，覆蓋從需求提報(bào)到最終付款的全流程操作規(guī)范。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提報(bào)與初審操作主體：需求部門申請人*操作步驟：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及到貨日期等關(guān)鍵信息。填寫《采購申請單》（模板見第三章），附件需包含《采購需求說明書》（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、比價(jià)供應(yīng)商名單（至少3家，若獨(dú)家采購需說明原因）。經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后，提交至采購部。輸出成果：《采購申請單》（含附件）（二）采購需求審批操作主體：采購部、審批管理層操作步驟：采購部收到《采購申請單》后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：需求描述是否清晰、完整；預(yù)算金額是否符合部門年度預(yù)算；附件材料（如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商名單）是否齊全。初審?fù)ㄟ^后，采購部根據(jù)采購金額分級提交審批（審批權(quán)限見下表）：采購金額（元）審批人＜5,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人5,000-50,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人+分管副總*＞50,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批人需在《采購申請單》上明確簽署“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充說明”意見，若不同意需注明原因并退回需求部門。輸出成果：審批通過的《采購申請單》（三）供應(yīng)商選擇與比價(jià)操作主體：采購部操作步驟：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》，通過以下方式確定供應(yīng)商：公開招標(biāo)：金額＞50,000元的采購項(xiàng)目，需在公司官網(wǎng)或指定招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)；詢價(jià)比價(jià)：金額5,000-50,000元的項(xiàng)目，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在2個工作日內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)（含報(bào)價(jià)明細(xì)、交付周期、質(zhì)保條款等）；單一來源采購：僅1家供應(yīng)商能滿足特殊需求（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理），需提交《單一來源采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行。采購部整理《供應(yīng)商比價(jià)表》（模板見第三章），對比供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、報(bào)價(jià)、交付能力、售后服務(wù)等，形成《供應(yīng)商選擇建議報(bào)告》，附比價(jià)明細(xì)提交審批。輸出成果：《供應(yīng)商比價(jià)表》《供應(yīng)商選擇建議報(bào)告》（四）合同簽訂與審核操作主體：采購部、法務(wù)部操作步驟：采購部與選定供應(yīng)商洽談合同條款，包括：標(biāo)的物名稱/規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同文本提交法務(wù)部審核，法務(wù)部需在2個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查：合同條款是否符合《民法典》等法律法規(guī)；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確；付款條件與采購審批流程是否一致。審核通過后，由采購部負(fù)責(zé)人、法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章；供應(yīng)商需簽字蓋章并回傳。輸出成果：已簽訂的采購合同（一式三份，采購部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）（五）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤操作主體：采購部操作步驟：采購部根據(jù)簽訂的合同，在1個工作日內(nèi)通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單編號、物品/服務(wù)信息、交付時間、收貨地址及聯(lián)系人等。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部及時跟蹤物流信息，保證貨物按時送達(dá)；若需提前或延期交付，供應(yīng)商需書面告知，采購部協(xié)調(diào)需求部門確認(rèn)后反饋。貨物到達(dá)后，采購部通知需求部門準(zhǔn)備驗(yàn)收。輸出成果：《采購訂單》、物流跟蹤記錄（六）貨物/服務(wù)驗(yàn)收操作主體：需求部門、采購部、質(zhì)量部（如涉及）操作步驟：需求部門組織驗(yàn)收小組（至少2人），根據(jù)采購合同、《采購需求說明書》及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：核對數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、包裝完整性；需進(jìn)行功能測試的，由質(zhì)量部出具《質(zhì)量檢測報(bào)告》；服務(wù)驗(yàn)收：對照服務(wù)范圍、交付成果（如報(bào)告、方案）及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)服務(wù)是否達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收合格后，填寫《采購驗(yàn)收單》（模板見第三章），需求部門負(fù)責(zé)人*、驗(yàn)收人簽字；若不合格，需在《驗(yàn)收單》注明問題并反饋采購部，由采購部協(xié)調(diào)供應(yīng)商退換貨或整改。輸出成果：《采購驗(yàn)收單》（合格/不合格）（七）發(fā)票核對與付款申請操作主體：采購部、財(cái)務(wù)部操作步驟：供應(yīng)商開具符合稅務(wù)規(guī)定的增值稅發(fā)票（與合同、訂單信息一致），提交至采購部。采購部在2個工作內(nèi)核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、金額、稅率等）與合同、驗(yàn)收單是否一致，核對無誤后提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，3個工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)無誤后《付款申請單》，附《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等提交付款審批（審批權(quán)限同采購需求審批）。審批通過后，財(cái)務(wù)部按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）付款，并留存付款憑證。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證三、核心審批與記錄模板（一）采購申請單申請部門申請人*申請日期采購編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）資金來源到貨日期采購用途附件清單□《采購需求說明書》□供應(yīng)商比價(jià)名單□其他：________需求部門審核負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________采購部初審負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________分管副總審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批簽字：_________日期：_________（二）供應(yīng)商比價(jià)表采購項(xiàng)目名稱采購編號預(yù)算金額（元）比價(jià)日期序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123報(bào)價(jià)明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號12供應(yīng)商資質(zhì)□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO認(rèn)證□其他：________采購部建議推薦供應(yīng)商：_________理由：___________________________________________________________審批意見分管副總：_________總經(jīng)理：_________（三）采購驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收人*驗(yàn)收日期采購編號供應(yīng)商名稱合同編號訂單編號到貨日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.合同約定技術(shù)參數(shù)2.質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)3.其他：________驗(yàn)收情況□合格：符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，無質(zhì)量問題□不合格：問題描述：__________________________不合格處理方案□退換貨□整改后復(fù)驗(yàn)□折價(jià)接受□其他：________需求部門確認(rèn)負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________采購部確認(rèn)負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________質(zhì)量部確認(rèn)（如需）負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________（四）付款申請單申請部門申請人*申請日期采購編號供應(yīng)商名稱合同編號驗(yàn)收單編號發(fā)票號碼付款金額（元）付款方式資金來源開票日期付款事由□貨款□預(yù)付款□尾款□服務(wù)費(fèi)：________附件清單□《采購合同》□《驗(yàn)收單》□發(fā)票復(fù)印件□其他：________采購部審核負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________財(cái)務(wù)部審核負(fù)責(zé)人*：_________日期：_________分管副總審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批簽字：_________日期：_________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）合規(guī)性管理嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批流程（如將50,000元拆分為多筆5,000元采購）。供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，禁止指定供應(yīng)商或與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)。合同簽訂必須加蓋公司公章，個人不得以任何形式對外承諾采購事項(xiàng)。（二）預(yù)算與成本控制采購金額不得超過部門年度預(yù)算，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行。大額采購（＞50,000元）必須采用招標(biāo)或詢價(jià)比價(jià)方式，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，嚴(yán)控采購成本。（三）驗(yàn)收與付款風(fēng)險(xiǎn)貨物/服務(wù)驗(yàn)收需由需求部門獨(dú)立完成，采購部、財(cái)務(wù)部不得干預(yù)驗(yàn)收結(jié)果；驗(yàn)收不合格嚴(yán)禁付款。發(fā)票必須與合同、驗(yàn)收單信息一致，發(fā)票抬頭、稅號等信息錯誤需及時退回供應(yīng)商重開，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）檔案管理采購全流程資料（含《采購申請單》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款憑證》等）需由采購部統(tǒng)一