某法律服務(wù)公司合同簽訂管理細則

一、總則1.目的：為加強本法律服務(wù)公司合同簽訂的管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同法律風險，維護公司的合法權(quán)益，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于公司及所屬各部門在業(yè)務(wù)活動中簽訂的各類合同，包括但不限于法律服務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同等。3.管理原則：合同簽訂管理遵循合法、公平、誠信的原則，確保合同條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，保障公司利益最大化。二、合同簽訂主體管理1.簽約資格審查-公司對外簽訂合同，簽約主體必須具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。合同承辦人應(yīng)負責審查對方當事人的主體資格，要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，并進行核實。-對于涉及重大項目或復(fù)雜業(yè)務(wù)的合同，承辦人應(yīng)進一步調(diào)查對方的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽情況等，形成書面調(diào)查報告，作為是否簽約的重要依據(jù)。2.公司內(nèi)部簽約權(quán)限-公司法定代表人是公司合同簽訂的法定代表人，行使合同簽訂權(quán)。法定代表人可根據(jù)工作需要，書面授權(quán)其他人員代為簽訂合同。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)，超出授權(quán)范圍簽訂的合同無效。-各部門負責人負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的初審和報批工作，確保合同內(nèi)容符合本部門工作要求和公司整體利益。三、合同談判管理1.談判準備-合同承辦人在談判前應(yīng)明確談判目標、范圍和底線，收集與合同相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準等資料，熟悉合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容和技術(shù)要求。-根據(jù)談判事項的重要程度和復(fù)雜程度，組建談判團隊。談判團隊成員應(yīng)包括業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員等，明確各成員的職責分工。2.談判過程-談判過程中，談判團隊成員應(yīng)密切配合，充分闡述公司的觀點和要求，認真聽取對方的意見和建議。對于涉及公司核心利益的條款，應(yīng)堅守原則，謹慎協(xié)商。-談判團隊成員應(yīng)做好談判記錄，詳細記錄談判的時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、雙方達成的初步意向等信息。談判記錄應(yīng)妥善保存，作為后續(xù)合同起草和簽訂的重要參考。四、合同起草管理1.起草責任-合同起草工作由合同承辦人負責。承辦人應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，起草合同文本。對于復(fù)雜的合同，可邀請法務(wù)人員或外部專家協(xié)助起草。-合同起草應(yīng)使用規(guī)范的法律語言和格式，條款應(yīng)完整、準確、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。合同文本應(yīng)包括合同名稱、當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.文本審核-合同起草完成后，承辦人應(yīng)將合同文本提交本部門負責人進行初審。部門負責人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同的可行性、合理性進行審核，提出修改意見。-經(jīng)部門負責人初審?fù)ㄟ^的合同文本，應(yīng)提交法務(wù)人員進行法律審核。法務(wù)人員應(yīng)從法律法規(guī)、政策規(guī)定、合同條款的合法性、有效性等方面進行審核，對存在法律風險的條款提出修改建議。-對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。會審部門應(yīng)根據(jù)各自職責對合同文本進行審核，提出書面意見。承辦人應(yīng)根據(jù)會審意見對合同文本進行修改完善，形成最終的合同草案。五、合同審批管理1.審批流程-合同草案完成后，承辦人應(yīng)填寫《合同審批表》，將合同文本及相關(guān)資料一并提交審批?！逗贤瑢徟怼窇?yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂時間、簽訂地點、當事人信息、合同主要內(nèi)容、承辦部門、承辦人、初審意見、法律審核意見、會審意見等內(nèi)容。-合同審批實行分級審批制度。一般合同由承辦部門負責人、法務(wù)人員、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同除上述人員審批外，還需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。-審批人員應(yīng)在收到合同審批資料后，在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批。審批人員應(yīng)認真審閱合同文本及相關(guān)資料，對合同的合法性、合理性、可行性等方面進行全面審查，提出明確的審批意見。對于不同意簽訂的合同，應(yīng)說明理由。2.審批意見處理-承辦人應(yīng)根據(jù)審批意見對合同文本進行修改完善。如對審批意見有異議，應(yīng)與審批人員進行溝通協(xié)商，達成一致意見后再進行修改。-經(jīng)審批通過的合同，承辦人應(yīng)將合同文本及審批資料整理歸檔，作為合同簽訂和履行的依據(jù)。六、合同簽訂管理1.簽訂形式-公司簽訂的合同應(yīng)以書面形式訂立。合同文本應(yīng)采用公司統(tǒng)一的合同模板，如無統(tǒng)一模板，應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。-合同簽訂應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。合同專用章由公司辦公室負責管理，嚴格按照規(guī)定的程序使用。2.簽訂程序-合同承辦人應(yīng)在合同審批通過后，及時與對方當事人聯(lián)系，確定合同簽訂的時間、地點等事宜。-合同簽訂時，承辦人應(yīng)確保雙方當事人的簽字、蓋章真實有效。對于法定代表人簽字的合同，應(yīng)核實法定代表人的身份；對于授權(quán)代表簽字的合同，應(yīng)核實授權(quán)委托書的真實性和有效性。-合同簽訂后，承辦人應(yīng)將合同副本分送相關(guān)部門，以便各部門做好合同履行和監(jiān)督工作。七、合同履行管理1.履行責任-合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。合同承辦人作為合同履行的主要責任人，應(yīng)負責跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。-各部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括履行進度、付款情況、交付情況等信息。合同履行臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.變更與解除-合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，合同承辦人應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并與對方當事人協(xié)商一致，簽訂變更或解除合同的協(xié)議。-變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批程序進行審批，經(jīng)審批通過后方可生效。-合同變更或解除后，承辦人應(yīng)及時調(diào)整合同履行臺賬，并將相關(guān)情況通知各相關(guān)部門。八、合同監(jiān)督管理1.內(nèi)部監(jiān)督-公司辦公室負責對合同簽訂、履行情況進行日常監(jiān)督檢查。定期對合同的簽訂、履行、歸檔等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-法務(wù)人員應(yīng)定期對公司簽訂的合同進行法律風險評估，針對存在的問題提出防范措施和建議，為公司決策提供法律支持。2.外部監(jiān)督-公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料和信息。對于政府部門提出的整改意見，應(yīng)認真落實，及時反饋整改情況。-鼓勵公司員工對合同簽訂、履行過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。九、合同檔案管理1.檔案收集-合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時將合同文本、審批資料、履行記錄等相關(guān)文件收集整理，移交公司檔案室歸檔。-檔案室應(yīng)建立合同檔案清單，對合同檔案進行分類編號，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案保管-合同檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行妥善保管，確保檔案的安全。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，防止檔案損壞、丟失。-合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案查閱-公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案室負責人批準后，方可查閱。-查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞檔案。十、責任追究1.違規(guī)行為界定-合同簽訂、履行過程中，有下列行為之一的，視為違規(guī)行為：-未按照本細則規(guī)定的程序進行合同審批的；-超越授權(quán)范圍簽訂合同的；-故意隱瞞重要信息或提供虛假資料簽訂合同的；-未按照合同約定履行義務(wù)，給公司造成損失的；-擅自變更或解除合同，給公司造成損失的；-違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞的。2.責任追究措施-對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移