一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于中大型企業(yè)、集團(tuán)化公司或采購業(yè)務(wù)頻繁的組織，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程對采購訂單中的供應(yīng)商資質(zhì)與商品信息進(jìn)行雙重審查，降低采購風(fēng)險、保證合規(guī)性。具體應(yīng)用場景包括：常規(guī)物料采購、項(xiàng)目專項(xiàng)采購、跨部門協(xié)同采購等，尤其適用于對供應(yīng)商資質(zhì)要求嚴(yán)格（如特種設(shè)備、食品、醫(yī)藥等行業(yè)）或商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)較高的采購需求。通過該工具，可解決因供應(yīng)商信息不透明、商品規(guī)格不統(tǒng)一導(dǎo)致的采購糾紛、質(zhì)量問題及合規(guī)風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)采購流程的可追溯與規(guī)范化管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與信息提報(bào)需求部門發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購訂單申請表》，明確采購商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求，并說明供應(yīng)商推薦理由（如歷史合作、指定供應(yīng)商等）。部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。（二）供應(yīng)商初步篩選與信息收集采購部接收需求：采購部核對《采購訂單申請表》信息完整性，與需求部門確認(rèn)采購細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、緊急程度等）。供應(yīng)商信息收集：若為推薦供應(yīng)商，采購部向供應(yīng)商索取最新資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）；若為新供應(yīng)商，采購部通過公開渠道（如招標(biāo)平臺、行業(yè)協(xié)會）篩選3家以上備選供應(yīng)商，收集其基礎(chǔ)資質(zhì)信息。供應(yīng)商信息登記：將收集到的供應(yīng)商信息錄入《供應(yīng)商資質(zhì)信息登記表》，統(tǒng)一編號管理。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審查審查內(nèi)容：主體資格：營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購商品；行業(yè)資質(zhì)：根據(jù)商品類型審查特殊資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需《食品經(jīng)營許可證》，醫(yī)療器械供應(yīng)商需《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》）；經(jīng)營能力：財(cái)務(wù)報(bào)表（近1年）、產(chǎn)能證明、供貨歷史記錄（合作案例、履約評價）；合規(guī)性：是否列入經(jīng)營異常名錄、嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核查）。審查分工：采購專員負(fù)責(zé)初步審查資質(zhì)文件的真實(shí)性、完整性；法務(wù)專員/合規(guī)專員負(fù)責(zé)審核資質(zhì)的合規(guī)性及法律風(fēng)險；質(zhì)量管理部（如涉及）負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）。審查結(jié)論：審查通過：在《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》中標(biāo)注“合格”，納入合格供應(yīng)商名錄；審查不通過：標(biāo)注“不合格”，說明原因并反饋需求部門，需重新篩選供應(yīng)商。（四）商品信息審查審查內(nèi)容：規(guī)格參數(shù)：商品名稱、型號、技術(shù)參數(shù)是否與需求部門要求一致（如尺寸、材質(zhì)、功能指標(biāo)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：是否符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量規(guī)范，是否有第三方檢測報(bào)告（如3C認(rèn)證、CE認(rèn)證）；價格合規(guī)性：價格是否在預(yù)算范圍內(nèi)，市場價格對比分析（需提供至少2家供應(yīng)商報(bào)價單，若為單一來源采購需說明理由）；交付與售后：交付周期、運(yùn)輸方式、質(zhì)保期限、售后責(zé)任條款。審查分工：采購專員負(fù)責(zé)核對規(guī)格參數(shù)與價格信息；需求部門（技術(shù)崗/質(zhì)量崗）負(fù)責(zé)確認(rèn)技術(shù)參數(shù)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的匹配性；成本控制部（如涉及）負(fù)責(zé)審核價格的合理性。審查結(jié)論：審查通過：在《商品信息審查表》中標(biāo)注“合格”，確認(rèn)最終采購方案；審查不通過：反饋需求部門與采購部，要求供應(yīng)商整改或重新選品，直至審查通過。（五）采購訂單編制與整合訂單編制：采購專員根據(jù)雙重審查通過的供應(yīng)商信息與商品信息，使用《采購訂單模板》編制正式訂單，內(nèi)容包括：訂單編號、供應(yīng)商信息、商品明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額）、交付時間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等。信息核對：采購部負(fù)責(zé)人復(fù)核訂單信息與審查表、申請表的一致性，保證無遺漏或錯誤。（六）多級審批與訂單下達(dá)審批流程：采購部負(fù)責(zé)人審核訂單流程合規(guī)性；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算金額、付款條款的合理性；需求部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)采購需求滿足度；分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)金額權(quán)限）審批最終訂單。訂單下達(dá)：審批通過后，采購部將蓋章版訂單掃描存檔，并通過郵件/采購系統(tǒng)發(fā)送至供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)確認(rèn)回執(zhí)。（七）訂單執(zhí)行與過程跟蹤供應(yīng)商履約跟蹤：采購專員跟蹤供應(yīng)商備貨、發(fā)貨進(jìn)度，保證按期交付；如遇延遲，需書面告知需求部門并協(xié)調(diào)解決方案。到貨驗(yàn)收：需求部門與質(zhì)量管理部共同到貨驗(yàn)收，核對商品數(shù)量、規(guī)格、外觀及質(zhì)量檢測報(bào)告，填寫《到貨驗(yàn)收單》，驗(yàn)收合格后入庫；不合格品需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄在《不合格品處理記錄表》中。（八）歸檔與評價資料歸檔：采購部將《采購訂單申請表》《供應(yīng)商資質(zhì)審查表》《商品信息審查表》、訂單審批件、驗(yàn)收單、供應(yīng)商回執(zhí)等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。供應(yīng)商評價：訂單執(zhí)行完成后，采購部組織需求部門、質(zhì)量管理部對供應(yīng)商的履約情況（質(zhì)量、交付、服務(wù)、價格）進(jìn)行評分，錄入《供應(yīng)商評價表》，作為后續(xù)供應(yīng)商分級管理的依據(jù)。三、核心工具表格設(shè)計(jì)（一）采購訂單申請表字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱申請人需求部門經(jīng)辦人（*）聯(lián)系方式申請人電話（內(nèi)部分機(jī)）采購商品名稱需采購商品的規(guī)范名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)的商品規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)（可附頁）需求數(shù)量預(yù)計(jì)采購數(shù)量預(yù)算金額（元）本次采購的最高預(yù)算期望交付時間年/月/日（具體時間節(jié)點(diǎn)）供應(yīng)商推薦理由如歷史合作、指定供應(yīng)商等，需簡要說明附件清單需提交的技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件等部門負(fù)責(zé)人簽字需求部門負(fù)責(zé)人簽字（*）日期申請年/月/日（二）供應(yīng)商資質(zhì)審查表字段名稱填寫說明供應(yīng)商名稱全稱與營業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼聯(lián)系人供應(yīng)商對接人（*）聯(lián)系方式供應(yīng)商電話審查項(xiàng)目□主體資格□行業(yè)資質(zhì)□經(jīng)營能力□合規(guī)性（勾選需審查項(xiàng)）資質(zhì)文件清單營業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書等（注明文件編號及有效期）審查意見采購專員/審查人填寫（如“營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋本次采購”）法務(wù)/合規(guī)意見法務(wù)專員/合規(guī)專員簽字（*）質(zhì)量體系意見質(zhì)量管理部簽字（*，如涉及）審查結(jié)論□合格□不合格（勾選）日期審查年/月/日（三）商品信息審查表字段名稱填寫說明商品名稱與采購訂單申請表一致規(guī)格型號詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功率等）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（HB）、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q/X）或技術(shù)協(xié)議文件名稱檢測報(bào)告第三方檢測機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)告編號及有效期（如適用）供應(yīng)商報(bào)價（元）單價及總價（需注明含稅/不含稅）市場價格對比其他供應(yīng)商報(bào)價（至少2家）或近期采購價格對比技術(shù)參數(shù)確認(rèn)需求部門技術(shù)崗簽字（*）：“符合要求”或“需調(diào)整參數(shù)”價格審核意見成本控制部/采購負(fù)責(zé)人簽字（*）：“價格合理”或“超預(yù)算，需說明理由”審查結(jié)論□合格□不合格（勾選）日期審查年/月/日（四）采購訂單審批表字段名稱填寫說明訂單編號采購訂單唯一編號（如PO-YYYY-X）供應(yīng)商名稱審查通過的供應(yīng)商全稱商品明細(xì)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額（可附頁）總金額（元）訂單總金額交付時間年/月/日付款方式如“貨到30天付款”“預(yù)付30%”等采購部意見采購部負(fù)責(zé)人簽字（*）：“同意提交審批”財(cái)務(wù)部意見財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字（*）：“預(yù)算合規(guī)，同意付款”需求部門意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字（*）：“確認(rèn)采購需求”分管副總意見分管副總簽字（*，根據(jù)權(quán)限）總經(jīng)理意見總經(jīng)理簽字（*，根據(jù)權(quán)限）審批日期年/月/日四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示資質(zhì)審查時效性：供應(yīng)商資質(zhì)文件需在訂單編制前完成審查，且保證資質(zhì)在有效期內(nèi)（如營業(yè)執(zhí)照、許可證到期前1個月需重新審核），避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致采購無效。商品標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)：技術(shù)參數(shù)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需需求部門（技術(shù)崗）書面確認(rèn)，避免口頭約定導(dǎo)致后續(xù)驗(yàn)收爭議；對關(guān)鍵商品（如原材料、核心零部件），要求供應(yīng)商提供近期第三方檢測報(bào)告。審批權(quán)限匹配：嚴(yán)格按照企業(yè)《采購審批權(quán)限表》執(zhí)行分級審批，禁止越級審批或簡化流程；金額較大的訂單（如超過10萬元）需總經(jīng)理審批，保證資金使用合規(guī)。信息準(zhǔn)確性：訂單編制時需核對供應(yīng)商名稱、銀行賬戶等信息與資質(zhì)文件一致，防止因信息錯誤導(dǎo)致付款延遲或糾紛；商品數(shù)量、金額需大寫與小寫同時填寫，避免篡改風(fēng)險。檔案保存規(guī)范：審查表、訂單、驗(yàn)收單等資料需按訂單編號統(tǒng)一歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)版存放于檔案室，保證可追溯性（如遇質(zhì)量糾紛，需