采購(gòu)需求與審批雙面核查工具應(yīng)用指南一、適用范圍與使用背景本工具適用于各類(lèi)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包、設(shè)備購(gòu)置等采購(gòu)類(lèi)型。旨在通過(guò)“需求部門(mén)提報(bào)-采購(gòu)部門(mén)初審-財(cái)務(wù)部門(mén)核預(yù)算-管理層終審”的雙面核查機(jī)制，保證采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性及審批流程的規(guī)范性，避免重復(fù)采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)或需求描述模糊等問(wèn)題，提升采購(gòu)效率與資金使用效益。適用于企業(yè)規(guī)模在50人以上、采購(gòu)流程需多部門(mén)協(xié)同的中小型企業(yè)及大型集團(tuán)分支機(jī)構(gòu)。二、核查表操作流程指南（一）需求部門(mén)：填寫(xiě)“采購(gòu)需求信息面”基礎(chǔ)信息登記：需求部門(mén)經(jīng)辦人登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或紙質(zhì)核查表，填寫(xiě)需求部門(mén)名稱(chēng)、提報(bào)日期、唯一需求編號(hào)（格式：部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)-年月-序號(hào)，如“采購(gòu)部-202405-001”）。物品/服務(wù)詳情填報(bào)：明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)（如“A4復(fù)印紙”“年度法律咨詢(xún)服務(wù)”）、規(guī)格型號(hào)（如“70g/白色”“含合同糾紛處理”）、單位（如“箱”“項(xiàng)”）、需求數(shù)量（根據(jù)實(shí)際使用需求估算，避免過(guò)量）、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，注明含稅/不含稅）。需求背景說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)用途（如“用于行政辦公日常消耗”“支持新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”）、必要性（如“現(xiàn)有設(shè)備老化無(wú)法滿(mǎn)足生產(chǎn)需求”），若為緊急采購(gòu)，需標(biāo)注緊急原因（如“生產(chǎn)線(xiàn)突發(fā)故障需立即更換配件”）。預(yù)算依據(jù)提交：關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算編號(hào)（如“2024年度研發(fā)預(yù)算-001”），注明預(yù)算總金額及本次采購(gòu)申請(qǐng)金額，保證不超預(yù)算（超預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）。附件：如涉及技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商初步報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件，需作為附件一并提交，保證需求可追溯。內(nèi)部審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）對(duì)信息真實(shí)性、合理性審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)部門(mén)：初審“需求信息面”并反饋意見(jiàn)完整性核查：核對(duì)需求編號(hào)、物品/服務(wù)詳情、預(yù)算編號(hào)等必填項(xiàng)是否完整，附件是否齊全，若缺失，需1個(gè)工作日內(nèi)退回需求部門(mén)補(bǔ)充。合規(guī)性核查：審核采購(gòu)內(nèi)容是否符合企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》（如辦公用品是否通過(guò)定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)，服務(wù)類(lèi)是否需公開(kāi)招標(biāo)）；核查數(shù)量、單價(jià)是否與歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)或市場(chǎng)行情差異過(guò)大（如單價(jià)偏離超20%，需提供市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄）；確認(rèn)是否存在“化整為零”規(guī)避審批的情況（如單筆未達(dá)招標(biāo)門(mén)檻，但月度累計(jì)超標(biāo)）。初審結(jié)論反饋：通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)或書(shū)面反饋初審意見(jiàn)：“通過(guò)”：提交財(cái)務(wù)部門(mén)核預(yù)算；“需補(bǔ)充說(shuō)明”：注明需補(bǔ)充的內(nèi)容（如“需提供3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單”），需求部門(mén)修改后重新提交；“不通過(guò)”：說(shuō)明理由（如“非預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目”），終止流程并退回需求部門(mén)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)：預(yù)算合規(guī)性核查預(yù)算匹配核查：根據(jù)需求部門(mén)填寫(xiě)的預(yù)算編號(hào)，調(diào)取企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確認(rèn)本次采購(gòu)金額是否在預(yù)算額度內(nèi)，資金來(lái)源（如自有資金、專(zhuān)項(xiàng)撥款）是否合規(guī)。成本合理性審核：對(duì)預(yù)估單價(jià)進(jìn)行復(fù)核，參考近期采購(gòu)價(jià)格或第三方價(jià)格監(jiān)測(cè)平臺(tái)數(shù)據(jù)，判斷是否存在虛高報(bào)價(jià)；若為新增預(yù)算項(xiàng)目，審核預(yù)算編制依據(jù)是否充分（如“是否已履行預(yù)算立項(xiàng)程序”）。核預(yù)算結(jié)論反饋：1-2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)：“預(yù)算通過(guò)”：提交管理層審批；“預(yù)算不足”：提示需求部門(mén)申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整，調(diào)整完成后再行提交；“預(yù)算來(lái)源不符”：如需動(dòng)用專(zhuān)項(xiàng)基金但用途不符，終止流程并通知需求部門(mén)。（四）管理層：終審并簽署審批意見(jiàn)權(quán)限分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限（示例）：5萬(wàn)元以下：部門(mén)總監(jiān)審批；5萬(wàn)-20萬(wàn)元：分管副總審批；20萬(wàn)元以上：總經(jīng)理審批（或提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議）。綜合研判：管理層結(jié)合采購(gòu)需求必要性、預(yù)算合規(guī)性、企業(yè)戰(zhàn)略匹配度（如“是否支持年度降本增效目標(biāo)”）進(jìn)行審批，重點(diǎn)關(guān)注：是否存在替代方案（如“租賃設(shè)備是否比購(gòu)置更經(jīng)濟(jì)”）；供應(yīng)商選擇方式是否符合規(guī)定（如“單一來(lái)源采購(gòu)是否需提供說(shuō)明”）。審批意見(jiàn)簽署：在“審批與核查意見(jiàn)面”簽署最終結(jié)論（“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說(shuō)明：如需增加履約保證金條款”），注明職務(wù)及日期，審批結(jié)果同步至采購(gòu)系統(tǒng)。（五）結(jié)果反饋與歸檔結(jié)果同步：采購(gòu)部門(mén)收到審批結(jié)果后，1個(gè)工作日內(nèi)將“雙面核查表”掃描件反饋至需求部門(mén)，啟動(dòng)后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行流程（如供應(yīng)商對(duì)接、合同擬定）。資料歸檔：紙質(zhì)核查表由采購(gòu)部門(mén)每月匯總后移交檔案室，電子版留存企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于3年，保證審計(jì)可追溯。三、采購(gòu)需求與審批雙面核查表（模板）正面：采購(gòu)需求信息面項(xiàng)目?jī)?nèi)容需求部門(mén)需求日期年月日需求編號(hào)（格式：部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)-年月-序號(hào)，如“行政部-202405-003”）物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）（請(qǐng)注明含稅/不含稅）預(yù)估總價(jià)（元）大寫(xiě)：_________________小寫(xiě)：￥_________需求用途及背景說(shuō)明（請(qǐng)簡(jiǎn)述采購(gòu)必要性、使用場(chǎng)景，如“用于客服部日常辦公，月均消耗10箱”）預(yù)算項(xiàng)目名稱(chēng)預(yù)算編號(hào)預(yù)算金額（元）緊急程度□緊急（需注明原因：_________）□一般□不緊急附件清單（可附頁(yè)，如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目批復(fù)文件等）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字________________日期：年月日需求部門(mén)經(jīng)辦人________________聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)）：_________背面：審批與核查意見(jiàn)面核查環(huán)節(jié)核查內(nèi)容意見(jiàn)/結(jié)論簽字日期采購(gòu)部門(mén)初審核查要點(diǎn)：□需求完整□符合采購(gòu)制度□無(wú)利益沖突□其他：_________________□通過(guò)□需補(bǔ)充說(shuō)明：_________________□不通過(guò)（理由：_________________）__________年月日財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算核查核查要點(diǎn)：□在預(yù)算額度內(nèi)□資金來(lái)源合規(guī)□單價(jià)合理□其他：_________________□預(yù)算通過(guò)□需調(diào)整預(yù)算：_________________□預(yù)算終止（理由：_________________）__________年月日管理層審批審批金額：大寫(xiě)_________________元小寫(xiě)：￥_________________元□同意□不同意（理由：_________________）□補(bǔ)充說(shuō)明：___________________________年月日審批人職務(wù)備注（可記錄特殊事項(xiàng)，如“需簽訂廉潔協(xié)議”“供應(yīng)商需提供資質(zhì)證明”等）四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵提示信息真實(shí)性與完整性：需求部門(mén)需對(duì)填報(bào)信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，不得虛構(gòu)需求或夸大數(shù)量；采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)需留存核查過(guò)程中的溝通記錄（如郵件、系統(tǒng)留言），保證責(zé)任可追溯。流程時(shí)限管理：各部門(mén)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成核查（初審1個(gè)工作日、預(yù)算核1-2個(gè)工作日、審批3個(gè)工作日），緊急采購(gòu)需求可啟動(dòng)“綠色通道”，但需在備注中注明緊急原因并由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。附件規(guī)范性：技術(shù)參數(shù)需經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)單需注明聯(lián)系人及電話(huà)，避免模糊表述（如“市場(chǎng)價(jià)”“優(yōu)惠價(jià)”）。歸檔與保密：