采購(gòu)合同管理審查標(biāo)準(zhǔn)化流程表一、應(yīng)用范圍與適用場(chǎng)景本流程表適用于企業(yè)各類采購(gòu)合同的審查管理，涵蓋原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包、工程采購(gòu)等場(chǎng)景，適用于采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)審批人員。無(wú)論是常規(guī)采購(gòu)還是緊急采購(gòu)，均需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證合同內(nèi)容的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)可控性及經(jīng)濟(jì)合理性，避免因條款疏漏導(dǎo)致的法律糾紛或經(jīng)濟(jì)損失。二、標(biāo)準(zhǔn)化審查操作流程（一）需求發(fā)起與合同起草責(zé)任部門(mén)：業(yè)務(wù)需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求（如物料規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)approved采購(gòu)申請(qǐng)，與供應(yīng)商接洽并初步談判，確定合同核心條款（如價(jià)格、交付方式、付款條件、違約責(zé)任等）。采購(gòu)部門(mén)依據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，保證包含必備條款：合同主體信息、標(biāo)的描述、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款支付、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含審批簽字）、合同初稿（二）部門(mén)內(nèi)部初步審查責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)專員對(duì)照《采購(gòu)申請(qǐng)表》核對(duì)合同內(nèi)容與采購(gòu)需求的一致性，重點(diǎn)檢查標(biāo)的物信息（名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量）、價(jià)格條款（是否含稅、單價(jià)總價(jià)）、交付條款（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）是否準(zhǔn)確。采購(gòu)經(jīng)理審核合同流程的合規(guī)性（如是否經(jīng)過(guò)比價(jià)/招標(biāo)、供應(yīng)商資質(zhì)是否齊全），對(duì)明顯不合理?xiàng)l款（如付款周期過(guò)長(zhǎng)、違約責(zé)任不對(duì)等）提出修改意見(jiàn)，反饋至采購(gòu)專員與供應(yīng)商溝通調(diào)整。輸出成果：采購(gòu)部門(mén)《合同內(nèi)部審查表》（含審查意見(jiàn)及修改記錄）（三）多部門(mén)專項(xiàng)審查責(zé)任部門(mén)：法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)（如涉及）操作內(nèi)容：法務(wù)審查：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同法律條款的合規(guī)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，包括：主體資格（供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)是否有效，是否超越經(jīng)營(yíng)范圍）；權(quán)利義務(wù)條款（是否明確雙方責(zé)任，避免模糊表述如“盡快”“合理”）；違約責(zé)任（是否對(duì)等，賠償范圍是否清晰）；爭(zhēng)議解決方式（約定管轄法院是否明確，是否排除仲裁等）。對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“霸王條款”、免責(zé)條款無(wú)效情形）提出書(shū)面修改建議，反饋至采購(gòu)部門(mén)。財(cái)務(wù)審查：財(cái)務(wù)專員重點(diǎn)審核合同財(cái)務(wù)相關(guān)條款：價(jià)款構(gòu)成（是否包含運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等附加費(fèi)用，稅率是否正確）；付款條件（是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金留存比例）；發(fā)票要求（明確發(fā)票類型、開(kāi)具時(shí)間及交付條件）；資金支付計(jì)劃（是否與企業(yè)現(xiàn)金流匹配，避免墊資風(fēng)險(xiǎn)）。技術(shù)審查（如涉及設(shè)備/服務(wù)采購(gòu)）：技術(shù)部門(mén)審核標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否符合企業(yè)生產(chǎn)或項(xiàng)目需求，明確驗(yàn)收流程、測(cè)試方法及質(zhì)保期限。輸出成果：法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)部門(mén)《專項(xiàng)審查意見(jiàn)表》（含具體條款修改建議）（四）綜合評(píng)審與條款確認(rèn)責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)審查意見(jiàn)，組織召開(kāi)合同評(píng)審會(huì)（必要時(shí)邀請(qǐng)高層管理人員*參與），針對(duì)爭(zhēng)議條款（如價(jià)格調(diào)整機(jī)制、違約賠償金額）進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)。采購(gòu)專員根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與供應(yīng)商溝通確認(rèn)最終合同條款，形成合同終稿，保證所有修改意見(jiàn)已落實(shí)，無(wú)遺留爭(zhēng)議點(diǎn)。輸出成果：合同終稿（含各部門(mén)評(píng)審會(huì)簽字記錄）（五）審批簽署與用印管理責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部門(mén)、行政部、法務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)將合同終稿及全套審查資料（含申請(qǐng)表、審查表、評(píng)審記錄）提交至企業(yè)授權(quán)審批人*（如分管副總、總經(jīng)理）簽署，明確審批權(quán)限（根據(jù)合同金額劃分，如10萬(wàn)以下由部門(mén)總監(jiān)審批，10萬(wàn)以上由總經(jīng)理審批）。審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)一加蓋企業(yè)合同專用章，保證用印登記完整（記錄合同編號(hào)、用印日期、用印人、份數(shù)）。采購(gòu)部門(mén)將簽署完成的合同正本至少一式兩份（采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商各執(zhí)一份），復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部、法務(wù)部存檔。輸出成果：簽署蓋章的合同正本、用印登記表、合同分發(fā)記錄（六）履行跟蹤與歸檔管理責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：合同簽署后，采購(gòu)部門(mén)建立《合同履行臺(tái)賬》，跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量、驗(yàn)收情況及付款節(jié)點(diǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)履行過(guò)程中的問(wèn)題（如延遲交付、質(zhì)量異議）。業(yè)務(wù)部門(mén)在收到標(biāo)的物后，按合同約定組織驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》并反饋至采購(gòu)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及合同付款條款，安排資金支付，保證付款流程與合同約定一致。合同履行完畢（含質(zhì)保期到期）后，采購(gòu)部門(mén)整理全套合同資料（申請(qǐng)表、審查表、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等），按年度編號(hào)歸檔，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。輸出成果：《合同履行臺(tái)賬》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、合同歸檔檔案三、采購(gòu)合同審查記錄表模板合同基本信息合同編號(hào)CG-[年份]-[序號(hào)]（如CG-2024-001）合同名稱（如“原材料采購(gòu)合同”“設(shè)備采購(gòu)合同”）采購(gòu)方企業(yè)全稱供應(yīng)商供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼簽訂地點(diǎn)簽訂日期年月日合同金額大寫(xiě)：；小寫(xiě)：￥采購(gòu)標(biāo)的名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單位履行期限交付時(shí)間：；質(zhì)保期：審查環(huán)節(jié)審查要點(diǎn)審查意見(jiàn)責(zé)任部門(mén)/人審查日期采購(gòu)部門(mén)初步審查1.與《采購(gòu)申請(qǐng)表》一致性；2.核心條款（價(jià)格、交付、付款）準(zhǔn)確性；3.流程合規(guī)性（如“標(biāo)的數(shù)量與申請(qǐng)表一致，建議補(bǔ)充‘不可抗力’條款”）采購(gòu)經(jīng)理*年月日法務(wù)部門(mén)專項(xiàng)審查1.主體資格；2.法律條款合規(guī)性；3.違約責(zé)任；4.爭(zhēng)議解決方式（如“供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照需加蓋公章，爭(zhēng)議解決建議約定為‘采購(gòu)方所在地法院’”）法務(wù)專員*年月日財(cái)務(wù)部門(mén)專項(xiàng)審查1.價(jià)款構(gòu)成及稅率；2.付款條件；3.發(fā)票要求；4.資金支付計(jì)劃（如“預(yù)付款比例不超過(guò)30%，需明確發(fā)票類型為‘增值稅專用發(fā)票’”）財(cái)務(wù)專員*年月日技術(shù)部門(mén)專項(xiàng)審查（如涉及）1.技術(shù)參數(shù)；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；3.驗(yàn)收流程；4.質(zhì)保期限（如“技術(shù)參數(shù)需補(bǔ)充‘具體檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)引用文件編號(hào)’”）技術(shù)主管*年月日綜合評(píng)審與審批1.各部門(mén)意見(jiàn)匯總；2.爭(zhēng)議條款協(xié)商結(jié)果；3.授權(quán)審批人簽署意見(jiàn)（如“所有修改條款已確認(rèn)，同意按終稿簽署，審批人：*”）總經(jīng)理*年月日四、審查關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息一致性核查：合同主體名稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、金額大小寫(xiě)一致、標(biāo)的物描述與采購(gòu)申請(qǐng)完全匹配，避免因筆誤或表述差異引發(fā)爭(zhēng)議。條款完整性保障：必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款支付、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）不得缺失，對(duì)“其他約定”等兜底條款需明確具體內(nèi)容，避免模糊表述。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避優(yōu)先：重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商履約能力（如資質(zhì)、業(yè)績(jī)）、違約責(zé)任對(duì)等性（如雙方逾期交貨/付款的違約金比例一致）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及定制化采購(gòu)）、不可抗力范圍界定等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。時(shí)效性管理：審查環(huán)節(jié)需在合同提交簽署前3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)可縮短至1個(gè)工作日），避免因流程延誤影響采購(gòu)進(jìn)度；合同履行跟蹤需按節(jié)點(diǎn)記