公司采購審批及成本控制標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與采購類型本模板適用于公司各部門（含分支機構(gòu)、子公司）的各類采購行為，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公設(shè)備、服務(wù)外包、工程項目等采購場景。根據(jù)采購金額、緊急程度及物料特性，分為以下類型：常規(guī)采購：日常辦公耗材、低值易耗品（單筆金額≤5000元）；項目采購：專項工程、研發(fā)項目所需物料或服務(wù)（單筆金額＞5000元或涉及跨部門協(xié)作）；緊急采購：因突發(fā)生產(chǎn)、安全事件等需立即執(zhí)行的采購（不受常規(guī)審批流程限制，事后需補辦手續(xù)）。二、采購審批全流程操作指引步驟1：需求提報與預(yù)算確認責(zé)任人：需求部門負責(zé)人/申請人操作說明：申請人填寫《采購需求申請表》（見表1），明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算來源；需求部門負責(zé)人審核需求的合理性（如是否符合部門年度計劃、是否為必需品），確認預(yù)算充足后簽字；涉及固定資產(chǎn)采購的，需同步提交《固定資產(chǎn)配置申請表》，由行政部/資產(chǎn)管理部復(fù)核配置標(biāo)準(zhǔn)。輸出物：《采購需求申請表》（部門負責(zé)人簽字版）、《固定資產(chǎn)配置申請表》（如需）。步驟2：采購申請?zhí)峤慌c初審責(zé)任人：采購專員/申請人操作說明：申請人將《采購需求申請表》及附件（如技術(shù)參數(shù)圖紙、比價記錄）提交至采購部；采購部初審材料完整性，重點核查：需求描述是否清晰，規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)算是否符合公司成本控制標(biāo)準(zhǔn)（如常規(guī)采購單價是否低于歷史均價10%，項目采購是否超預(yù)算）；是否存在可替代的閑置物料（優(yōu)先內(nèi)部調(diào)撥）。初審?fù)ㄟ^后，采購部在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購申請編號；初審不通過的，反饋申請人修改并重新提交。輸出物：采購申請編號、初審意見反饋單（如需）。步驟3：多級審批流程根據(jù)采購金額與類型，按以下權(quán)限逐級審批（審批人需在1個工作日內(nèi)完成，緊急采購可同步審批）：采購類型審批層級常規(guī)采購（≤5000元）需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部成本控制專員常規(guī)采購（5000-2萬元）需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部成本控制專員→分管副總項目采購（＞2萬元）需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)部成本控制專員→分管副總→總經(jīng)理緊急采購需求部門負責(zé)人→采購部經(jīng)理→分管副總（電話/線上確認后，2小時內(nèi)補簽紙質(zhì)版）審批要點：分管副總重點審核采購必要性及成本效益；總經(jīng)理最終審批大額采購（＞2萬元）及戰(zhàn)略供應(yīng)商合作；財務(wù)部需同步審核預(yù)算科目匹配度，避免超預(yù)算或預(yù)算挪用。步驟4：供應(yīng)商選擇與合同簽訂責(zé)任人：采購專員、法務(wù)部操作說明：采購部根據(jù)采購類型選擇供應(yīng)商確定方式：≤5000元：至少2家供應(yīng)商比價，選擇性價比最優(yōu)者；5000-2萬元：3家以上供應(yīng)商比價或詢價，形成《比價/詢價記錄表》（見表2）；＞2萬元：公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)（需成立招標(biāo)小組，含采購、技術(shù)、財務(wù)、審計人員）；確定供應(yīng)商后，采購部與供應(yīng)商洽談合同條款（含價格、交付期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等），法務(wù)部審核合同文本；合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章后生效，采購部留存原件，復(fù)印件分發(fā)需求部門、財務(wù)部。輸出物：《比價/詢價記錄表》、采購合同（審批版）。步驟5：采購執(zhí)行與驗收責(zé)任人：采購專員、需求部門、質(zhì)檢部（如需）操作說明：采購部根據(jù)合同約定向供應(yīng)商下達訂單，明確交付時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)；供應(yīng)商交付貨物后，需求部門牽頭組織驗收（3個工作日內(nèi)完成）：核對實物與訂單信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等）；涉及技術(shù)參數(shù)的，由技術(shù)部協(xié)助檢測；大額固定資產(chǎn)或工程項目，需邀請質(zhì)檢部、審計部參與聯(lián)合驗收；驗收合格后，填寫《采購驗收單》（見表3），需求部門、質(zhì)檢部（如需）、采購部簽字確認；驗收不合格的，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。輸出物：《采購驗收單》、不合格處理報告（如需）。步驟6：成本核算與付款責(zé)任人：財務(wù)部、采購專員操作說明：財務(wù)部收到《采購驗收單》及發(fā)票后，核對合同價格、驗收數(shù)量、發(fā)票信息，確認無誤后錄入財務(wù)系統(tǒng)；成本控制專員每月匯總采購數(shù)據(jù)，分析實際成本與預(yù)算差異（見表4），對超預(yù)算5%以上的采購要求采購部提交《成本差異說明》；付款審批流程：采購專員→財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理（＞5萬元付款），付款后財務(wù)部同步更新供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬。輸出物》：采購成本分析月報、《成本差異說明》（如需）、付款憑證。三、核心流程配套表單模板表1：采購需求申請表申請部門申請人日期采購申請編號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價預(yù)估總價預(yù)算科目用途說明附件清單（技術(shù)參數(shù)、圖紙等）□技術(shù)參數(shù)□圖紙□其他：________需求部門負責(zé)人意見簽字：________日期：________采購部初審意見簽字：________日期：________財務(wù)部預(yù)算審核意見簽字：________日期：________審批意見（分級填寫）分管副總：________總經(jīng)理：________表2：比價/詢價記錄表采購申請編號采購物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算總價供應(yīng)商A名稱報價單價報價總價質(zhì)量承諾交付周期優(yōu)勢分析供應(yīng)商B名稱報價單價報價總價質(zhì)量承諾交付周期優(yōu)勢分析供應(yīng)商C名稱報價單價報價總價質(zhì)量承諾交付周期優(yōu)勢分析比價結(jié)論□選擇供應(yīng)商A□選擇供應(yīng)商B□選擇供應(yīng)商C理由：________采購部負責(zé)人簽字：________日期：________財務(wù)部審核簽字：________日期：________表3：采購驗收單驗收單編號采購合同編號供應(yīng)商名稱驗收日期采購物品名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求實際結(jié)果是否合格（如：外觀、尺寸、功能等）□合格□不合格不合格處理意見□退貨□換貨□折價接收詳細說明：________驗收參與人員需求部門：________質(zhì)檢部：________采購部：________需求部門負責(zé)人簽字：________日期：________表4：采購成本分析表（月度）部門/項目采購類別預(yù)算金額實際金額差異金額差異率差異原因分析控制建議合計成本控制專員簽字：________日期：________四、執(zhí)行關(guān)鍵控制點說明預(yù)算剛性控制：嚴禁無預(yù)算采購，確因特殊情況需追加預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成，緊急采購需在2小時內(nèi)完成緊急審批，超時未審批的需由上一級負責(zé)人督辦；供應(yīng)商資質(zhì)管理：新增供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證），由采購部、法務(wù)部聯(lián)合審核，合格后納入《合格供應(yīng)商名錄》并動態(tài)更新；成本分析機制：財務(wù)部每月發(fā)布采購成本分析報告，對連續(xù)3個月成本超預(yù)算的采購品類，需組織采購部、需求部門召開成本控制專題會，制定降本方案；異常處理：驗收不合格、供應(yīng)商延遲交