ICSCCS35.240.01Intelligentmanagementspecificationforele1DB12/T1449—2025本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由天津市人民政府辦公廳提出并歸口。本文件起草單位：天津市人民政府辦公廳。本文件主要起草人：曹迎黎、賈文博、高麗慧、李磊、劉洋、王琪、張文婷。DB12/T1449—20252電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范本文件規(guī)定了電子公文數(shù)據(jù)智能化管理的基本功能規(guī)范，包括資源管理要求、應(yīng)用管理要求、安全要求等。本文件適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體對(duì)于電子公文資源管理的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、部署和應(yīng)用，建設(shè)單位可依據(jù)本規(guī)范對(duì)開(kāi)發(fā)商提出建設(shè)要求。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/TGB/T3319041867電子文件存儲(chǔ)與交換格式信息技術(shù)人工智能術(shù)語(yǔ)版式文檔3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T41867界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1電子公文electronicofficialdocument以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等媒體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓摹?.2將文字、圖形、圖像等多種數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)行版面固化呈現(xiàn)的一種格式。3.3人工智能artificialintelligence；AI人工智能系統(tǒng)相關(guān)機(jī)制和應(yīng)用的研究和開(kāi)發(fā)。4縮略語(yǔ)下列縮略語(yǔ)適用于本文件。OFD：開(kāi)放版式文檔(OpenFixedlayoutDocument)AI：人工智能（ArtificialIntelligence）OCR：光學(xué)字符識(shí)別（OpticalCharacterRecognition）NLP：自然語(yǔ)言處理（NaturalLanguageProcessing）5技術(shù)架構(gòu)5.1標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)框架DB12/T1449—20253格式規(guī)范標(biāo)識(shí)規(guī)范歸檔規(guī)范元數(shù)據(jù)規(guī)范格式規(guī)范標(biāo)識(shí)規(guī)范歸檔規(guī)范元數(shù)據(jù)規(guī)范…安全存儲(chǔ)安全傳輸安全安全外發(fā)…用戶使用大語(yǔ)言模型語(yǔ)言處理知識(shí)版式處理…數(shù)據(jù)應(yīng)用數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)采集基礎(chǔ)資源領(lǐng)導(dǎo)社會(huì)公眾終端用戶社會(huì)公眾辦公人員……業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用……協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）APIAPI接口檢索服務(wù)標(biāo)簽服務(wù) 校對(duì)服務(wù)Il……目錄服務(wù)推送服務(wù)WEB端版式軟件流式軟件客戶端智能搜索多維度檢索以文搜文……智能閱讀智能閱讀關(guān)聯(lián)閱讀公文借閱……智能寫作模板引用智能校對(duì)范文樣例引用素材引用智能成文……其他智能應(yīng)用智能查重智能問(wèn)答智能對(duì)比……目錄管理元數(shù)據(jù)管理標(biāo)簽管理模板管理范文管理敏感詞管理素材管理目錄信息庫(kù)元數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)信息庫(kù)業(yè)務(wù)過(guò)程庫(kù)共享資源庫(kù)基礎(chǔ)樣本庫(kù)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)模板庫(kù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)目錄信息庫(kù)元數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)信息庫(kù)業(yè)務(wù)過(guò)程庫(kù)共享資源庫(kù)基礎(chǔ)樣本庫(kù)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換公文元數(shù)據(jù)提取公文合規(guī)性檢測(cè)智能文字識(shí)別…………數(shù)據(jù)采集電子文件采集紙質(zhì)件采集第三方數(shù)據(jù)接入數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)…………數(shù)據(jù)接入實(shí)時(shí)同步定時(shí)同步離線上傳OCR國(guó)產(chǎn)計(jì)算資源國(guó)產(chǎn)計(jì)算資源國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)國(guó)產(chǎn)存儲(chǔ)資源國(guó)產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)資源國(guó)產(chǎn)安全設(shè)備圖1標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)框架圖5.2標(biāo)準(zhǔn)功能結(jié)構(gòu)資源管理要求應(yīng)用管理要求電子公文數(shù)據(jù)智能化管理安全要求電子公文數(shù)據(jù)智能化管理規(guī)范功能結(jié)構(gòu)主要分為資源管理要求、應(yīng)用管理要求和安全要求，詳見(jiàn)圖2標(biāo)準(zhǔn)功能結(jié)構(gòu)圖。資源管理要求應(yīng)用管理要求電子公文數(shù)據(jù)智能化管理安全要求數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)管理智能搜索智能查重智能問(wèn)答智能閱讀智能寫作智能對(duì)比終端聯(lián)動(dòng)存儲(chǔ)安全文檔使用安全文檔傳輸安全系統(tǒng)安全圖2標(biāo)準(zhǔn)功能結(jié)構(gòu)圖DB12/T1449—202546資源管理要求6.1數(shù)據(jù)采集6.1.1電子文件采集電子文件采集通過(guò)實(shí)時(shí)傳輸、定時(shí)同步兩種方式獲取業(yè)務(wù)系統(tǒng)增量數(shù)據(jù)，離線上傳采用手動(dòng)上傳方式獲取歷史數(shù)據(jù)與個(gè)人終端數(shù)據(jù)。電子文件數(shù)據(jù)采集過(guò)程中檢測(cè)電子文件格式是否滿足GB/T33190格式要求，對(duì)不符合格式要求的電子文件統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。應(yīng)包含表1中列出的功能。表1電子文件采集功能123通過(guò)頁(yè)簽篩選不同入庫(kù)狀態(tài)，并可根據(jù)各個(gè)46.1.2紙質(zhì)件采集紙質(zhì)件采集，紙質(zhì)件掃描為圖片后利用OCR技術(shù)完成文字識(shí)別，采用標(biāo)準(zhǔn)化處理技術(shù)獲取文件中元數(shù)據(jù)、關(guān)鍵詞、標(biāo)簽等信息。紙質(zhì)件材料在數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)GB/T33190格式要求統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。應(yīng)包含表2中列出的功能。表2紙質(zhì)件采集功能1236.1.3第三方數(shù)據(jù)接入第三方數(shù)據(jù)采用線下數(shù)據(jù)包導(dǎo)入方式，利用標(biāo)準(zhǔn)化處理技術(shù)提取元數(shù)據(jù)、關(guān)鍵詞、標(biāo)簽等信息，并按照GB/T33190格式要求統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。應(yīng)包含表3中列出的功能。5表3第三方數(shù)據(jù)接入功能126.1.4數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)對(duì)采集的電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，預(yù)先排查并提供檢測(cè)報(bào)告。檢測(cè)包括：1）合規(guī)性檢測(cè)：檢測(cè)電子公文是否為OFD格式，是否為合規(guī)的OFD文件；2）真實(shí)性檢測(cè)：檢測(cè)簽名、簽章是否完整，是否有效；3）完整性檢測(cè)：檢測(cè)核心元數(shù)據(jù)是否完整，元數(shù)據(jù)是否具有連續(xù)編號(hào)；4）可用性檢測(cè)：元數(shù)據(jù)是否可以正常訪問(wèn)，內(nèi)容是否可正常打開(kāi)。應(yīng)包含表4中列出的功能。表4數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測(cè)功能12針對(duì)檢測(cè)異常的電子文件，進(jìn)行人工處理，等6.2數(shù)據(jù)存儲(chǔ)6.2.1結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)自動(dòng)提取電子文件的元數(shù)據(jù)、標(biāo)簽、關(guān)鍵詞等信息，針對(duì)內(nèi)容分詞、分段、分句，以多維結(jié)構(gòu)化方式進(jìn)行結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)。應(yīng)包含表5中列出的功能。表5結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能16.2.2非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)通過(guò)數(shù)據(jù)采集的電子文件以及掃描件格式文件，采用標(biāo)準(zhǔn)化處理后以O(shè)FD格式進(jìn)行存儲(chǔ)。應(yīng)包含表6中列出的功能。表6非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能16.2.3分庫(kù)存儲(chǔ)分庫(kù)存儲(chǔ)，一個(gè)原文庫(kù)+N個(gè)主題庫(kù)，主題庫(kù)包括：基礎(chǔ)信息庫(kù)、目錄信息庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)、共享資源庫(kù)、業(yè)務(wù)過(guò)程庫(kù)、模板庫(kù)、樣本庫(kù)等。應(yīng)包含表7中列出的功能。表7分庫(kù)存儲(chǔ)功能1234567896.3數(shù)據(jù)管理目錄管理，新建、管理（包括權(quán)限范圍內(nèi)的修改、刪除、重命名、權(quán)限設(shè)定等）個(gè)別類目及其子類，按層級(jí)組織方式組織分類，不限制分類方案的層級(jí)數(shù)目。應(yīng)包含表8中列出的功能。123456786.3.2元數(shù)據(jù)管理元數(shù)據(jù)管理，元數(shù)據(jù)分為核心元數(shù)據(jù)與擴(kuò)展元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)管理包括自動(dòng)識(shí)別、采集、解析、分類、存儲(chǔ)、維護(hù)（修改、更新、刪除）、備份恢復(fù)、批量導(dǎo)入導(dǎo)出以及元數(shù)據(jù)與文件類型的配置管理。應(yīng)包含表9中列出的功能。7表9元數(shù)據(jù)管理功能123456.3.3標(biāo)簽管理標(biāo)簽管理，標(biāo)簽可分為3類：基礎(chǔ)標(biāo)簽、組合標(biāo)簽、業(yè)務(wù)標(biāo)簽。在實(shí)際的分類定義中，支持自定義擴(kuò)展分類，分類定義有：要素分類、業(yè)務(wù)分類、專題分類、應(yīng)用分類等。應(yīng)包含表10中列出的功能。表10標(biāo)簽管理功能12345676.3.4模板管理模板管理分為預(yù)置模板與自定義模板。應(yīng)包含表11中列出的功能。表11模板管理功能12346.3.5范文管理范文管理，數(shù)據(jù)采集過(guò)程中進(jìn)行收集、分類、整理，通過(guò)自定義分類上傳保持范文樣例的規(guī)范性、可靠性與實(shí)時(shí)性。應(yīng)包含表12中列出的功能。表12范文管理功能123456.3.6敏感詞管理包括敏感詞管理與敏感詞設(shè)置，敏感詞管理對(duì)敏感詞進(jìn)行查看、添加、修改與刪除的維護(hù)，敏感詞設(shè)置對(duì)適用范圍、文件類型、處理方式進(jìn)行配置與管理。應(yīng)包含表13中列出的功能。表13敏感詞管理功能123456786.3.7素材管理素材管理，允許添加素材、刪除素材，針對(duì)素材添加標(biāo)簽。應(yīng)包含表14中列出的功能。表14素材管理功能12937應(yīng)用管理要求7.1智能搜索7.1.1多維度檢索多維度檢索，檢索維度包括：文件類型、文件主題、文件時(shí)間（起草時(shí)間、發(fā)布時(shí)間等）、緊急程度等。7.1.2以文搜文以文搜文，采用NLP技術(shù)分析文檔內(nèi)容，利用AI技術(shù)查詢相似文件。7.2智能查重7.2.1智能查重，通過(guò)自然語(yǔ)言處理和語(yǔ)義理解技術(shù)進(jìn)行文件內(nèi)容查重。7.2.2應(yīng)包含但不限于表15中列出的功能。表15智能查重功能1234567.3智能問(wèn)答7.3.1智能問(wèn)答利用AI技術(shù)與NLP技術(shù)，根據(jù)問(wèn)題的語(yǔ)境和意圖提供準(zhǔn)確、全面的答案。7.3.2可包含但不限于表16中列出的功能。表16智能問(wèn)答功能123457.4智能閱讀DB12/T1449—20257.4.1智能閱讀智能閱讀，通過(guò)AI技術(shù)與NLP技術(shù)分析與理解文件內(nèi)容形成摘要、元數(shù)據(jù)、附件、關(guān)鍵詞、高頻詞、標(biāo)簽、系列文件、相關(guān)文件等信息。應(yīng)包含但不限于表17中列出的功能。表17智能閱讀功能1237.4.2關(guān)聯(lián)閱讀關(guān)聯(lián)閱讀，通過(guò)AI技術(shù)與NLP技術(shù)分析與理解文件內(nèi)容利用知識(shí)關(guān)聯(lián)，快速關(guān)聯(lián)人名/地名/機(jī)構(gòu)名/文件/會(huì)議/專業(yè)術(shù)語(yǔ)等內(nèi)容。應(yīng)包含表18中列出的功能。表18關(guān)聯(lián)閱讀功能1237.4.3公文借閱公文借閱包含借閱申請(qǐng)、借閱審批、借閱管理、文件歸還與借閱查詢。應(yīng)包含表19中列出的功能。表19文檔借閱功能1支持對(duì)無(wú)權(quán)限查看的文檔提交借閱申請(qǐng)，應(yīng)27.5智能寫作7.5.1模板引用模板引用，預(yù)定義模板結(jié)構(gòu)，通過(guò)引用模板快速創(chuàng)建并起草符合規(guī)范要求的電子文件。應(yīng)包含表20中列出的功能。表20模板引用功能DB12/T1449—2025123457.5.2范文引用范文引用用于參考與借鑒典型文本示例，范文通常包含標(biāo)準(zhǔn)文件格式、語(yǔ)義和寫作風(fēng)格等。應(yīng)包含表21中列出的功能。表21范文引用功能1234567897.5.3素材引用素材引用在已有電子文件資源中提取信息或內(nèi)容，在寫作時(shí)加以引用或借鑒。應(yīng)包含表22中列出的功能。表22素材引用功能1選擇素材類型，包括但不限于總書記重要講話234567897.5.4智能成文智能成文利用AI技術(shù)、NLP技術(shù)、語(yǔ)言模型技術(shù)和數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，理解語(yǔ)言規(guī)則和語(yǔ)境生成符合語(yǔ)法結(jié)構(gòu)和語(yǔ)義邏輯的文本。可包含但不限于表23中列出的功能。表23智能成文功能1234567897.5.5智能校對(duì)智能校對(duì)利用AI技術(shù)與NLP技術(shù)和語(yǔ)言模型對(duì)電子文件進(jìn)行識(shí)別和糾錯(cuò)?？砂幌抻诒?4中列出的功能。表24智能校對(duì)功能1234567897.6智能對(duì)比7.6.1智能對(duì)比利用AI技術(shù)對(duì)兩個(gè)或多個(gè)文本進(jìn)行比較和分析，快速準(zhǔn)確的比較大量信息。7.6.2應(yīng)包含但不限于表25中列出的功能。表25智能對(duì)比功能123456787.7終端聯(lián)動(dòng)7.7.1終端聯(lián)動(dòng)可通過(guò)客戶端軟件獲取文檔資源，實(shí)現(xiàn)客戶端辦公軟件聯(lián)動(dòng)使用。7.7.2可包含但不限于表26中列出的功能。表26終端聯(lián)動(dòng)功能12345DB12/T1449—20258安全要求8.1存儲(chǔ)安全采用去中心化的分布式對(duì)象存儲(chǔ)進(jìn)行持久化保存，并利用多副本機(jī)制進(jìn)行冗余保存，可有效抵御數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)損毀。在存儲(chǔ)安全部分引用數(shù)據(jù)備份保障機(jī)制，提供了全量、增量等多種備份策略，保證備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效和數(shù)據(jù)安全。8.2文檔使用安全采用終端無(wú)緩存機(jī)制，對(duì)文件進(jìn)行切分、按需傳送，使文件不落地、快速加載，本地不留緩存文件。支持文檔水印，離線文件可設(shè)置密碼加密、Ukey加密、證書加密、機(jī)器綁定?？稍O(shè)置文檔有效期和權(quán)限；可設(shè)置離線操作權(quán)限管控。8.3文檔傳輸安全在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中設(shè)計(jì)采用支持密文及密鑰的https協(xié)議進(jìn)行傳輸，應(yīng)保證信息在傳輸過(guò)程中不被截獲、篡改，并利用統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)，確保使用者的身份，結(jié)合支持國(guó)密算法的加密設(shè)備進(jìn)行文件的加密傳輸，保障通信安全。8.4系統(tǒng)安全采用身份驗(yàn)證、訪問(wèn)控制和加密方式，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)或篡改。同時(shí)系統(tǒng)安全還需要實(shí)時(shí)監(jiān)控和安全審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)可能的安全威脅，保障系統(tǒng)的可靠性、完整性和機(jī)密性，保護(hù)敏感信息不受損害。DB12/T1449—2025參考文獻(xiàn)[1]GB/T20000.1—2014標(biāo)準(zhǔn)化工作指南第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化和相關(guān)活動(dòng)的通用術(shù)語(yǔ)[2]生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法[3]GB/T33190—2016電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔[4]GB/T33476.3—2016黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范