供應(yīng)商入庫流程規(guī)范手冊一、流程規(guī)范目的為規(guī)范供應(yīng)商入庫管理，確保入庫供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、服務(wù)能力達標(biāo)，保障企業(yè)采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量、效率與風(fēng)險可控，特制定本流程規(guī)范，為供應(yīng)商準(zhǔn)入及入庫管理提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。二、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)采購部、供應(yīng)鏈管理部、法務(wù)合規(guī)部、質(zhì)檢部等參與供應(yīng)商入庫管理的相關(guān)部門及崗位，涵蓋原材料、設(shè)備、服務(wù)類等所有類型供應(yīng)商的首次入庫流程。三、職責(zé)分工（一）采購專員負責(zé)收集供應(yīng)商基本資料（如營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、合作意向書等），并對資料完整性、形式合規(guī)性進行初步校驗；跟進供應(yīng)商入庫全流程，協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)信息傳遞與問題解決；錄入供應(yīng)商信息至企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（如涉及）。（二）法務(wù)合規(guī)專員審核供應(yīng)商資質(zhì)文件的合法性（如營業(yè)執(zhí)照有效性、經(jīng)營范圍匹配度、特殊行業(yè)資質(zhì)合規(guī)性等）；評估合作協(xié)議（如框架協(xié)議、服務(wù)條款）的法律風(fēng)險，提出合規(guī)性修改建議。（三）質(zhì)檢/技術(shù)專員針對物資類供應(yīng)商，組織樣品檢測或技術(shù)方案評審，出具《樣品評估報告》或《技術(shù)評審意見》；對服務(wù)類供應(yīng)商，評估其服務(wù)方案的技術(shù)可行性、人員配置合理性等。（四）審批負責(zé)人依據(jù)部門權(quán)限，對供應(yīng)商入庫申請進行層級審批（如采購經(jīng)理初審、分管副總終審等）；對高風(fēng)險、高價值供應(yīng)商的入庫申請，組織跨部門評審并決策。四、入庫流程步驟（一）供應(yīng)商申請與資料提交1.申請發(fā)起：供應(yīng)商通過企業(yè)官網(wǎng)“供應(yīng)商入口”在線提交入庫申請，或由采購專員線下邀請潛在供應(yīng)商提交申請；2.資料清單：供應(yīng)商需提交以下資料（根據(jù)供應(yīng)商類型調(diào)整）：主體資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照副本、法人身份證明、銀行開戶許可證（如需）；行業(yè)資質(zhì)：如生產(chǎn)許可證、ISO認證、特殊行業(yè)資質(zhì)（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可）；合作資料：產(chǎn)品/服務(wù)目錄、報價單、近半年客戶案例（或業(yè)績證明）；其他資料：環(huán)保合規(guī)證明、安全生產(chǎn)許可證（如涉及生產(chǎn)類供應(yīng)商）。（二）資料初審與校驗采購專員在3個工作日內(nèi)完成資料初審：校驗資料是否齊全、格式是否符合要求（如復(fù)印件需加蓋公章、證件在有效期內(nèi)）；對資料缺失或不符合要求的，向供應(yīng)商發(fā)送《資料補正通知書》，要求5個工作日內(nèi)補正。（三）資質(zhì)與合規(guī)性審核1.法務(wù)審核：法務(wù)專員在資料初審?fù)ㄟ^后2個工作日內(nèi)完成法律合規(guī)審核，重點核查：營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否覆蓋合作品類；特殊資質(zhì)的有效性（如資質(zhì)證書有效期、發(fā)證機關(guān)合規(guī)性）；歷史法律糾紛（可通過企查查、裁判文書網(wǎng)等工具輔助核查）。2.質(zhì)檢/技術(shù)評審：物資類供應(yīng)商：采購專員協(xié)調(diào)供應(yīng)商寄送樣品，質(zhì)檢專員5個工作日內(nèi)完成檢測，出具《樣品檢測報告》（含質(zhì)量、性能、合規(guī)性等維度）；服務(wù)類供應(yīng)商：技術(shù)專員組織方案評審，7個工作日內(nèi)出具《服務(wù)方案評審意見》（含技術(shù)可行性、成本合理性等）。（四）實地考察（可選）對高價值、高風(fēng)險或首次合作的供應(yīng)商，由采購部牽頭，聯(lián)合質(zhì)檢、技術(shù)、法務(wù)部門開展實地考察：考察內(nèi)容：生產(chǎn)場地/服務(wù)場所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、人員配置、質(zhì)量管控體系等；考察后3個工作日內(nèi)出具《實地考察報告》，作為審批依據(jù)。（五）層級審批1.采購專員匯總審核結(jié)果（含資料、法務(wù)意見、質(zhì)檢/技術(shù)報告、考察報告等），提交審批；2.審批流程：金額≤XX萬（或風(fēng)險等級低）：采購經(jīng)理審批；金額＞XX萬（或風(fēng)險等級高）：分管副總+總經(jīng)理（或采購委員會）審批；3.審批時效：審核人需在2個工作日內(nèi)完成審批，超時未處理自動流轉(zhuǎn)至上級提醒。（六）系統(tǒng)入庫與檔案管理1.審批通過后，采購專員1個工作日內(nèi)將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，分配唯一供應(yīng)商編碼；2.檔案管理：紙質(zhì)檔案：由采購部歸檔，包含資質(zhì)文件、審核報告、合作協(xié)議等，保存期限≥合作終止后3年；電子檔案：同步上傳至企業(yè)云文檔系統(tǒng)，設(shè)置權(quán)限分級查閱。五、注意事項（一）資料真實性管控要求供應(yīng)商簽署《資料真實性承諾書》，明確虛假資料的違約責(zé)任；定期（每年/每兩年）復(fù)核供應(yīng)商資質(zhì)，重點核查高風(fēng)險供應(yīng)商。（二）審核時效保障各環(huán)節(jié)審核人需嚴格遵守時效要求，逾期需書面說明原因并報上級備案；對緊急入庫需求（如突發(fā)生產(chǎn)/服務(wù)需求），可啟動“綠色通道”，但需經(jīng)分管副總審批并事后補全流程。（三）溝通與反饋機制采購專員需全程跟蹤供應(yīng)商動態(tài)，對審核不通過的供應(yīng)商，1個工作日內(nèi)反饋原因及改進建議；建立供應(yīng)商溝通群（或?qū)賹尤耍?，及時解答疑問、協(xié)調(diào)問題。（四）動態(tài)管理供應(yīng)商入庫后，需納入“供應(yīng)商績效評估體系”，每季度/年度評估，不合格者啟動退出流程；如供應(yīng)商資質(zhì)發(fā)生變更（如經(jīng)營范圍調(diào)整、法人變更），需在10個工作日內(nèi)提交更新資料，重新審核備案。六、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起生效，原《供應(yīng)商入庫管理辦法》同時廢止；2.本規(guī)范由采購部負責(zé)解釋與修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過；