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2026年能源加工公司采購(gòu)?fù)素浝碣r管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司采購(gòu)原料退貨與理賠全流程管理,明確退貨條件、理賠標(biāo)準(zhǔn)與操作流程,及時(shí)處理采購(gòu)過程中因原料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、數(shù)量短缺、規(guī)格不符等問題引發(fā)的糾紛,減少經(jīng)濟(jì)損失,保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定,維護(hù)公司合法權(quán)益,依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》(合同編)、《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》及公司采購(gòu)管理、質(zhì)量管理相關(guān)規(guī)定,結(jié)合能源加工行業(yè)原料采購(gòu)特性(如部分原料為危險(xiǎn)化學(xué)品,退貨需符合安全規(guī)范;部分原料需特殊存儲(chǔ),逾期處理易變質(zhì)),制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有采購(gòu)原料的退貨與理賠活動(dòng),包括生產(chǎn)用主要原料(如煤炭、天然氣、化工原料)、輔助原料(如催化劑、添加劑)、包裝原料(如儲(chǔ)罐、包裝袋)等。凡采購(gòu)原料出現(xiàn)以下情形之一的,適用本制度處理:質(zhì)量問題:原料質(zhì)量不符合采購(gòu)合同約定標(biāo)準(zhǔn)(如純度不達(dá)標(biāo)、雜質(zhì)含量超標(biāo)、性能不合格)或國(guó)家/行業(yè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn);數(shù)量問題:原料實(shí)際到貨數(shù)量少于采購(gòu)合同約定數(shù)量(非運(yùn)輸損耗合理范圍);規(guī)格問題:原料規(guī)格型號(hào)、包裝方式與采購(gòu)合同約定不符,無法滿足生產(chǎn)需求;交付問題:原料逾期交付導(dǎo)致生產(chǎn)中斷,或交付時(shí)已過保質(zhì)期/有效期;其他問題:因供應(yīng)商原因?qū)е略蠠o法正常使用的其他情形(如隨貨文件缺失、運(yùn)輸過程污染)。不適用于因公司自身原因(如采購(gòu)需求變更、存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致原料變質(zhì))引發(fā)的退貨,此類情況需按公司內(nèi)部審批流程處理,不涉及供應(yīng)商理賠。第三條核心原則合規(guī)合法原則:退貨與理賠活動(dòng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及采購(gòu)合同約定,確保流程合規(guī)、依據(jù)充分,避免法律糾紛。及時(shí)高效原則:發(fā)現(xiàn)需退貨理賠問題后,相關(guān)部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)啟動(dòng)處理流程(如24小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)檢驗(yàn)、3個(gè)工作日內(nèi)協(xié)商方案),避免問題拖延導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大(如危險(xiǎn)化學(xué)品逾期退貨增加安全風(fēng)險(xiǎn))。證據(jù)充分原則:退貨理賠需留存完整證據(jù)(如檢驗(yàn)報(bào)告、數(shù)量核對(duì)記錄、照片/視頻、溝通記錄),確保每一步操作可追溯、理賠訴求有依據(jù)。公平協(xié)商原則:與供應(yīng)商協(xié)商退貨理賠方案時(shí),兼顧雙方合理權(quán)益,優(yōu)先通過友好協(xié)商解決糾紛;協(xié)商無果時(shí),依法通過仲裁或訴訟途徑處理。第四條管理目標(biāo)建立閉環(huán)的采購(gòu)?fù)素浝碣r管理體系,實(shí)現(xiàn)“四個(gè)達(dá)標(biāo)”:退貨申請(qǐng)響應(yīng)率100%(24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)處理)、理賠證據(jù)完整率100%、理賠款項(xiàng)到賬率95%以上(約定時(shí)限內(nèi))、因退貨理賠導(dǎo)致的生產(chǎn)中斷時(shí)長(zhǎng)控制在48小時(shí)以內(nèi);通過規(guī)范管理,年度采購(gòu)?fù)素浝碣r損失挽回率不低于90%,因原料問題未及時(shí)處理導(dǎo)致的次生損失(如生產(chǎn)線停工、成品質(zhì)量問題)減少50%以上。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第五條組織設(shè)置成立采購(gòu)?fù)素浝碣r管理工作組(以下簡(jiǎn)稱“退貨理賠工作組”),由公司分管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng),采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng),成員包括質(zhì)量管控部門負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人及退貨理賠管理員(2名)。第六條職責(zé)劃分采購(gòu)部門:作為退貨理賠工作的牽頭部門,負(fù)責(zé)接收原料問題反饋,發(fā)起退貨申請(qǐng)與理賠協(xié)商,對(duì)接供應(yīng)商溝通處理方案,跟蹤退貨物流與理賠款項(xiàng)到賬,整理退貨理賠檔案,更新供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)(將退貨理賠記錄納入考核),配合其他部門收集證據(jù)。質(zhì)量管控部門:負(fù)責(zé)原料質(zhì)量問題的檢驗(yàn)與判定,對(duì)疑似質(zhì)量不合格的原料進(jìn)行抽樣檢測(cè),出具正式《原料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》(明確不合格項(xiàng)目及依據(jù)),參與質(zhì)量問題相關(guān)的退貨理賠協(xié)商,提供檢驗(yàn)技術(shù)支持,監(jiān)督退貨原料的質(zhì)量狀態(tài)(避免二次污染)。倉(cāng)儲(chǔ)部門:負(fù)責(zé)原料到貨后的數(shù)量核對(duì)與初步驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、包裝破損、規(guī)格不符等問題時(shí),第一時(shí)間記錄并反饋采購(gòu)部門,留存相關(guān)證據(jù)(如稱重記錄、照片),負(fù)責(zé)退貨原料的暫存管理(專用隔離區(qū)域,危險(xiǎn)化學(xué)品需符合安全存儲(chǔ)要求),配合退貨物流發(fā)貨,記錄原料出入庫(kù)信息。生產(chǎn)管理部門:負(fù)責(zé)評(píng)估問題原料對(duì)生產(chǎn)的影響(如是否導(dǎo)致停工、是否需緊急采購(gòu)替代原料),提供生產(chǎn)需求依據(jù)(如問題原料是否無法使用),參與退貨必要性審核,反饋問題原料使用過程中的異常情況(如導(dǎo)致成品質(zhì)量波動(dòng)),協(xié)助制定生產(chǎn)應(yīng)急預(yù)案(如因退貨導(dǎo)致原料短缺時(shí))。財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)審核退貨理賠相關(guān)費(fèi)用(如退貨物流費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)),跟蹤理賠款項(xiàng)(如貨款扣減、賠償金到賬),記錄相關(guān)財(cái)務(wù)賬目,提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持(如已支付貨款金額、應(yīng)理賠金額計(jì)算),參與涉及大額理賠(超過50萬元)的協(xié)商與審批。法務(wù)部門:審核退貨理賠方案的合法性,提供法律咨詢(如合同條款解讀、維權(quán)途徑),協(xié)助起草/審核退貨協(xié)議、理賠函等法律文件,處理協(xié)商無果的糾紛(如發(fā)起仲裁、訴訟),審核供應(yīng)商提供的理賠相關(guān)法律文件(如賠償承諾書)。退貨理賠管理員:承擔(dān)日常退貨理賠執(zhí)行工作,協(xié)助發(fā)起退貨申請(qǐng),收集整理證據(jù)材料(如檢驗(yàn)報(bào)告、溝通記錄),跟蹤處理進(jìn)度,記錄《退貨理賠臺(tái)賬》,提醒各部門關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)(如檢驗(yàn)時(shí)限、協(xié)商截止時(shí)間),歸檔退貨理賠檔案,匯總年度退貨理賠數(shù)據(jù)。第三章退貨管理流程第七條退貨申請(qǐng)與審核問題發(fā)現(xiàn)與反饋:倉(cāng)儲(chǔ)部門在原料到貨驗(yàn)收時(shí)(數(shù)量、規(guī)格、包裝)、生產(chǎn)部門在原料使用前/使用中(質(zhì)量、性能)、質(zhì)量部門在抽樣檢驗(yàn)時(shí),發(fā)現(xiàn)需退貨問題后,需立即(不超過2小時(shí))向采購(gòu)部門反饋,提交《原料問題反饋單》,注明問題類型(質(zhì)量/數(shù)量/規(guī)格)、涉及原料批次、采購(gòu)合同編號(hào)、問題描述及初步證據(jù)(如照片、稱重記錄)。退貨申請(qǐng)發(fā)起:采購(gòu)部門收到反饋后,12小時(shí)內(nèi)核實(shí)問題情況,收集采購(gòu)合同、訂單、送貨單等基礎(chǔ)資料,填寫《采購(gòu)?fù)素浬暾?qǐng)表》,明確退貨原因、擬退貨數(shù)量、涉及金額、期望處理時(shí)限,附初步證據(jù)材料,提交退貨理賠工作組審核。退貨審核:質(zhì)量問題:需經(jīng)質(zhì)量管控部門審核,確認(rèn)《原料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》結(jié)果,判定是否符合退貨條件;數(shù)量/規(guī)格問題:需經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門審核,確認(rèn)數(shù)量核對(duì)記錄、規(guī)格比對(duì)結(jié)果,判定是否非我方原因?qū)е拢唤桓秵栴}:需經(jīng)生產(chǎn)管理部門審核,確認(rèn)逾期交付影響或保質(zhì)期情況,判定是否需退貨;審批權(quán)限:?jiǎn)未瓮素浗痤~不超過10萬元的,由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批;10萬-50萬元的,由退貨理賠工作組副組長(zhǎng)審批;超過50萬元的,由組長(zhǎng)審批。供應(yīng)商通知:審核通過后,采購(gòu)部門24小時(shí)內(nèi)書面通知供應(yīng)商(如發(fā)送退貨函),說明退貨原因、依據(jù)、擬退貨數(shù)量及要求(如退貨期限、物流方式),同時(shí)溝通后續(xù)處理方案(如是否補(bǔ)貨、是否承擔(dān)運(yùn)費(fèi)),留存溝通記錄(如郵件、蓋章函件)。第八條退貨準(zhǔn)備與執(zhí)行證據(jù)固定:采購(gòu)部門聯(lián)合倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)量部門,進(jìn)一步固定證據(jù),如對(duì)問題原料拍照(多角度清晰拍攝,標(biāo)注批次、日期)、錄像(記錄數(shù)量、包裝、質(zhì)量異常情況),補(bǔ)充檢驗(yàn)報(bào)告(如需)、第三方檢測(cè)證明(如涉及爭(zhēng)議時(shí)),確保證據(jù)鏈完整。退貨協(xié)議簽訂(如需):若退貨涉及金額較大(超過20萬元)或需明確責(zé)任(如物流費(fèi)承擔(dān)、退貨后補(bǔ)貨時(shí)間),采購(gòu)部門需與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)?fù)素泤f(xié)議》,明確退貨數(shù)量、物流方式(由供應(yīng)商上門提貨或我方發(fā)貨)、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方、退貨期限、貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)(供應(yīng)商收到退貨后的驗(yàn)收要求),法務(wù)部門審核協(xié)議合法性后,雙方簽字蓋章。退貨物流安排:危險(xiǎn)化學(xué)品:需由具備危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸資質(zhì)的物流公司承運(yùn),倉(cāng)儲(chǔ)部門按安全規(guī)范包裝貨物,粘貼危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí),提供安全技術(shù)說明書,采購(gòu)部門與供應(yīng)商確認(rèn)提貨時(shí)間,避免運(yùn)輸過程安全事故;普通原料:由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商物流方式,倉(cāng)儲(chǔ)部門按約定時(shí)間備貨,辦理出庫(kù)手續(xù),記錄物流單號(hào),跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài),確保供應(yīng)商按時(shí)收貨。退貨驗(yàn)收與確認(rèn):供應(yīng)商收到退貨后,采購(gòu)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)督促其完成驗(yàn)收,確認(rèn)退貨數(shù)量、問題情況與我方描述一致;供應(yīng)商驗(yàn)收無異議的,需出具《退貨確認(rèn)單》;若有異議,采購(gòu)部門需組織雙方核對(duì)證據(jù)(如共同查驗(yàn)貨物、復(fù)核檢驗(yàn)報(bào)告),協(xié)商解決爭(zhēng)議,避免長(zhǎng)時(shí)間拖延。第九條退貨后續(xù)處理退款/補(bǔ)貨跟蹤:若退貨涉及已支付貨款,采購(gòu)部門需按《退貨協(xié)議》或合同約定,督促供應(yīng)商在驗(yàn)收確認(rèn)后7個(gè)工作日內(nèi)退還對(duì)應(yīng)貨款;若供應(yīng)商選擇補(bǔ)貨替代退貨,需明確補(bǔ)貨時(shí)間(不得影響生產(chǎn)),采購(gòu)部門跟蹤補(bǔ)貨到貨情況,確保補(bǔ)貨質(zhì)量符合要求,驗(yàn)收合格后更新《退貨理賠臺(tái)賬》。異常處理:若供應(yīng)商拒絕接收退貨、拖延驗(yàn)收或拒不退款/補(bǔ)貨,采購(gòu)部門需在5個(gè)工作日內(nèi)將情況上報(bào)退貨理賠工作組,法務(wù)部門介入,通過發(fā)送律師函、啟動(dòng)仲裁/訴訟等方式維權(quán),同時(shí)財(cái)務(wù)部門凍結(jié)未支付貨款(如有),避免進(jìn)一步損失。原料處置:對(duì)無法退貨的問題原料(如供應(yīng)商失聯(lián)、貨物已變質(zhì)無退貨價(jià)值),由倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)量部門評(píng)估處置方式(如危險(xiǎn)化學(xué)品需委托有資質(zhì)機(jī)構(gòu)銷毀、普通原料可按廢品處理),報(bào)退貨理賠工作組審批后執(zhí)行,處置過程需留存記錄(如銷毀證明、廢品處理單據(jù)),相關(guān)費(fèi)用可納入理賠訴求(向供應(yīng)商追償)。第四章理賠管理流程第十條理賠申請(qǐng)與協(xié)商理賠申請(qǐng)發(fā)起:退貨完成后(或確認(rèn)無需退貨但需理賠時(shí),如數(shù)量短缺僅需賠償差額),采購(gòu)部門根據(jù)問題造成的實(shí)際損失,填寫《采購(gòu)理賠申請(qǐng)表》,明確理賠依據(jù)(如合同條款、檢驗(yàn)報(bào)告、損失證明)、理賠金額計(jì)算方式(如貨款差額、停工損失、檢驗(yàn)費(fèi)、物流費(fèi))、期望到賬時(shí)間,附損失證據(jù)(如生產(chǎn)停工記錄、費(fèi)用發(fā)票),提交財(cái)務(wù)部門審核金額合理性,法務(wù)部門審核依據(jù)合法性。理賠協(xié)商:采購(gòu)部門在《采購(gòu)理賠申請(qǐng)表》審批通過后,3個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通理賠事宜,出示完整證據(jù),說明損失情況與理賠訴求;協(xié)商過程中需做好記錄(如會(huì)議紀(jì)要、溝通郵件),對(duì)達(dá)成一致的內(nèi)容,明確寫入《理賠協(xié)議》,約定理賠金額、支付方式(如直接轉(zhuǎn)賬、貨款扣減)、支付時(shí)限,法務(wù)部門審核協(xié)議后,雙方簽字蓋章。大額理賠審批:?jiǎn)未卫碣r金額超過50萬元的,需經(jīng)退貨理賠工作組全體成員審議,財(cái)務(wù)部門提供損失核算明細(xì),法務(wù)部門評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn),最終報(bào)公司管理層審批后,方可與供應(yīng)商簽訂《理賠協(xié)議》。第十一條理賠款項(xiàng)跟蹤與確認(rèn)款項(xiàng)跟蹤:采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤理賠款項(xiàng)到賬情況,按《理賠協(xié)議》約定時(shí)限,定期(如每3個(gè)工作日)與供應(yīng)商溝通付款進(jìn)度,財(cái)務(wù)部門協(xié)助查詢銀行到賬信息;若供應(yīng)商逾期未支付,采購(gòu)部門需及時(shí)提醒,逾期超過7個(gè)工作日的,報(bào)法務(wù)部門處理(如發(fā)送催款函)??铐?xiàng)確認(rèn):財(cái)務(wù)部門收到理賠款項(xiàng)后,1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)金額是否與《理賠協(xié)議》一致,確認(rèn)無誤后,在《退貨理賠臺(tái)賬》中記錄到賬信息,向采購(gòu)部門出具《理賠款項(xiàng)到賬確認(rèn)單》,采購(gòu)部門據(jù)此更新供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)。爭(zhēng)議處理:若雙方對(duì)理賠金額、責(zé)任劃分存在爭(zhēng)議,無法協(xié)商一致,法務(wù)部門需在10個(gè)工作日內(nèi)評(píng)估維權(quán)方案(如仲裁、訴訟),收集整理證據(jù)(如合同、檢驗(yàn)報(bào)告、溝通記錄、損失證明),按公司決策啟動(dòng)法律程序,跟蹤案件進(jìn)展,及時(shí)反饋結(jié)果,確保公司權(quán)益得到保障。第十二條理賠后評(píng)估與改進(jìn)損失分析:每季度,退貨理賠工作組組織采購(gòu)、質(zhì)量、生產(chǎn)部門開展退貨理賠損失分析,統(tǒng)計(jì)各類問題(質(zhì)量/數(shù)量/規(guī)格)占比、涉及供應(yīng)商、造成的經(jīng)濟(jì)損失(直接損失如貨款、間接損失如停工),識(shí)別高頻問題(如某類原料質(zhì)量問題頻發(fā)、某供應(yīng)商多次違約),形成《退貨理賠季度分析報(bào)告》。供應(yīng)商管理改進(jìn):將退貨理賠記錄納入供應(yīng)商年度考核,對(duì)一年內(nèi)出現(xiàn)3次及以上退貨理賠、或單次理賠金額超過100萬元的供應(yīng)商,暫停其合作資格,要求限期整改;整改不合格的,從合格供應(yīng)商名錄中剔除,3年內(nèi)禁止參與公司采購(gòu)項(xiàng)目;對(duì)履約良好、無退貨理賠記錄的供應(yīng)商,可在后續(xù)采購(gòu)中給予優(yōu)先合作權(quán)(如縮短付款周期、增加訂單份額)。采購(gòu)流程改進(jìn):針對(duì)退貨理賠中暴露的采購(gòu)流程問題(如供應(yīng)商資質(zhì)審核不嚴(yán)、合同條款不明確、到貨驗(yàn)收不細(xì)致),采購(gòu)部門牽頭制定改進(jìn)措施,如完善供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化采購(gòu)合同模板(明確退貨理賠條款)、加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)部門驗(yàn)收培訓(xùn),避免同類問題重復(fù)發(fā)生,改進(jìn)效果需在下一季度分析報(bào)告中驗(yàn)證。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十三條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督:退貨理賠管理員每月對(duì)退貨理賠流程執(zhí)行情況進(jìn)行抽查,重點(diǎn)核查問題反饋是否及時(shí)、證據(jù)是否完整、審批是否合規(guī)、款項(xiàng)是否按時(shí)到賬,檢查結(jié)果納入部門月度績(jī)效考核,對(duì)未按制度執(zhí)行的部門(如逾期反饋、證據(jù)缺失),下達(dá)《整改通知書》,跟蹤整改。定期檢查:退貨理賠工作組每季度開展退貨理賠專項(xiàng)檢查,核查內(nèi)容包括:退貨申請(qǐng)與審核流程完整性(是否按權(quán)限審批、證據(jù)是否充分);理賠協(xié)議簽訂與款項(xiàng)到賬情況(是否符合約定、有無拖延);證據(jù)材料與檔案歸檔情況(是否完整可追溯);供應(yīng)商改進(jìn)與采購(gòu)流程優(yōu)化情況(是否落實(shí)改進(jìn)措施);檢查發(fā)現(xiàn)問題需分析原因,明確責(zé)任部門,要求15個(gè)工作日內(nèi)整改,整改完成后復(fù)核。年度審計(jì):每年年底由公司審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)?fù)素浝碣r工作開展年度審計(jì),評(píng)估制度執(zhí)行有效性、流程合規(guī)性、損失挽回率、風(fēng)險(xiǎn)防控情況,核查是否存在違規(guī)操作(如串通供應(yīng)商、隱瞞問題),形成《退貨理賠年度審計(jì)報(bào)告》,提出改進(jìn)建議,報(bào)公司管理層審批后落實(shí)。第十四條責(zé)任追究因問題反饋不及時(shí)(如倉(cāng)儲(chǔ)部門延遲反饋數(shù)量短缺、生產(chǎn)部門拖延報(bào)告質(zhì)量問題)導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大(如原料變質(zhì)無法退貨、生產(chǎn)長(zhǎng)時(shí)間停工)的,追究責(zé)任部門負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人責(zé)任,給予警告處分,扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的15%;造成重大損失(超過100萬元)的,加重處分。因證據(jù)收集不完整(如質(zhì)量部門未出具檢驗(yàn)報(bào)告、采購(gòu)部門遺漏合同資料)導(dǎo)致理賠失敗或金額減少的,追究責(zé)任部門負(fù)責(zé)人責(zé)任,給予通報(bào)批評(píng),扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的20%;情節(jié)嚴(yán)重的,調(diào)離崗位。因協(xié)商不當(dāng)、跟蹤不力(如采購(gòu)部門未及時(shí)督促退款/理賠、財(cái)務(wù)部門未跟蹤款項(xiàng))導(dǎo)致供應(yīng)商拖延或拒絕處理的,追究采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人與退貨理賠管理員責(zé)任,給予警告處分,扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的10%;造成款項(xiàng)無法追回的,按損失金額的5%追加處罰。工作人員在退貨理賠過程中與供應(yīng)商串通、隱瞞問題、收受利益,損害公司權(quán)益的,由紀(jì)檢監(jiān)察部門按公司廉政制度嚴(yán)肅處理,追回非法
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