會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化流程一、適用會(huì)議類(lèi)型本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)各類(lèi)常規(guī)會(huì)議的紀(jì)要管理，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)：定期同步項(xiàng)目進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)及待辦事項(xiàng)；部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：跨部門(mén)對(duì)接工作、明確職責(zé)分工；決策評(píng)審會(huì)：對(duì)方案、預(yù)算、資源等進(jìn)行審議并形成決議；專(zhuān)題研討會(huì)：針對(duì)特定問(wèn)題深入討論并輸出結(jié)論；月度/季度總結(jié)會(huì)：回顧階段性成果、規(guī)劃后續(xù)工作。二、標(biāo)準(zhǔn)化流程步驟（一）會(huì)前籌備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)會(huì)議發(fā)起人需提前向記錄人說(shuō)明會(huì)議主題、需達(dá)成的目標(biāo)及關(guān)鍵議題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“解決跨部門(mén)協(xié)作流程卡點(diǎn)”），保證記錄人聚焦核心內(nèi)容，避免信息冗余。確認(rèn)參會(huì)人員與分工提前獲取參會(huì)人員名單，標(biāo)注關(guān)鍵決策者（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理）及信息輸出方（如技術(shù)代表、市場(chǎng)專(zhuān)員），明確記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)的專(zhuān)人擔(dān)任，如項(xiàng)目助理*）。準(zhǔn)備會(huì)議材料與工具提前分發(fā)會(huì)議議程、背景資料（如項(xiàng)目報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表），幫助參會(huì)者提前熟悉內(nèi)容；記錄人準(zhǔn)備會(huì)議記錄模板（可參考后附模板）、錄音設(shè)備（需提前征得參會(huì)者同意）、筆及便簽紙（用于標(biāo)記臨時(shí)補(bǔ)充信息）。（二）會(huì)中聚焦：精準(zhǔn)捕捉核心信息記錄“關(guān)鍵三要素”議題討論過(guò)程：簡(jiǎn)要記錄各方觀點(diǎn)（如“技術(shù)部建議采用A方案，因開(kāi)發(fā)周期縮短2周；市場(chǎng)部認(rèn)為B方案更符合用戶(hù)需求，需進(jìn)一步調(diào)研”），避免逐字記錄，重點(diǎn)提煉分歧點(diǎn)與共識(shí)；決議事項(xiàng)：明確結(jié)論（如“最終確定采用A+B融合方案，由技術(shù)部*牽頭優(yōu)化細(xì)節(jié)”），需標(biāo)注“決議”字樣；待辦事項(xiàng)：記錄“誰(shuí)負(fù)責(zé)、做什么、何時(shí)完成”（如“市場(chǎng)部需在9月15日前完成用戶(hù)調(diào)研報(bào)告，提交至項(xiàng)目經(jīng)理”），建議用“【待辦】”標(biāo)注。區(qū)分“事實(shí)”與“觀點(diǎn)”客觀記錄客觀信息（如“項(xiàng)目進(jìn)度延遲3天，原因是供應(yīng)鏈*未按時(shí)交付核心組件”），對(duì)個(gè)人觀點(diǎn)需標(biāo)注來(lái)源（如“認(rèn)為：當(dāng)前資源不足，需申請(qǐng)額外預(yù)算”），避免混淆事實(shí)與主觀判斷。標(biāo)注時(shí)間節(jié)點(diǎn)與附件關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“決議自10月1日起執(zhí)行”“待辦事項(xiàng)需在9月30日前完成”）需單獨(dú)標(biāo)注；會(huì)議提及的附件（如“《用戶(hù)調(diào)研問(wèn)卷》《成本測(cè)算表》”）需記錄名稱(chēng)及獲取方式（如“附件已至共享文件夾‘項(xiàng)目資料/202309’”）。（三）會(huì)后閉環(huán)：規(guī)范整理與確認(rèn)整理會(huì)議紀(jì)要初稿會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)中記錄整理初稿，結(jié)構(gòu)建議包含：會(huì)議基本信息（名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）；會(huì)議議題及討論摘要（按議程順序，突出重點(diǎn)）；決議事項(xiàng)（分點(diǎn)列出，明確結(jié)論）；待辦事項(xiàng)（表格形式，包含責(zé)任人、任務(wù)描述、截止時(shí)間）；附件清單及后續(xù)安排（如“下次會(huì)議時(shí)間：10月10日14:00，議題：方案落地測(cè)試情況”）。補(bǔ)充遺漏信息若會(huì)中記錄不完整（如數(shù)據(jù)缺失、待辦責(zé)任人未明確），及時(shí)聯(lián)系相關(guān)參會(huì)者補(bǔ)充，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核與修訂初稿完成后，發(fā)送至?xí)h主持人（如部門(mén)經(jīng)理）及關(guān)鍵決策者審核，重點(diǎn)檢查：決議是否清晰、待辦是否可執(zhí)行、信息是否客觀；根據(jù)審核意見(jiàn)修訂紀(jì)要，修訂后需再次反饋給審核人確認(rèn)，最終形成“會(huì)議紀(jì)要（正式版）”。（四）分發(fā)歸檔：保證信息有效傳遞確定分發(fā)范圍根據(jù)會(huì)議性質(zhì)明確分發(fā)對(duì)象：必須分發(fā)：所有參會(huì)人員、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如需匯報(bào)）；相關(guān)方分發(fā)：未參會(huì)但需知曉信息的人員（如協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人*、項(xiàng)目相關(guān)干系人）；保密標(biāo)注：若涉及敏感信息（如未公開(kāi)決策、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），需在紀(jì)要標(biāo)題標(biāo)注“內(nèi)部保密”，并限制分發(fā)范圍。選擇分發(fā)方式與時(shí)間電子版：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部郵件、OA系統(tǒng)或協(xié)作工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送，郵件標(biāo)題格式建議為“【會(huì)議紀(jì)要】[會(huì)議名稱(chēng)]-[日期]”（如“【會(huì)議紀(jì)要】Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)-20230905”）；紙質(zhì)版：需簽字確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要（如決策評(píng)審會(huì)），可打印后分發(fā)至相關(guān)部門(mén)存檔；時(shí)間要求：正式版紀(jì)需在審核通過(guò)后1個(gè)工作日內(nèi)完成分發(fā)。存檔管理電子版：按“年份-月份-會(huì)議類(lèi)型”分類(lèi)存儲(chǔ)（如“2023-09-項(xiàng)目例會(huì)”），文件名包含會(huì)議名稱(chēng)及日期（如“20230905_Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)紀(jì)要.pdf”）；紙質(zhì)版：裝入會(huì)議檔案袋，標(biāo)注會(huì)議名稱(chēng)、日期、份數(shù)，存放至指定檔案柜；保存期限：常規(guī)會(huì)議紀(jì)要保存1年，重要會(huì)議（如戰(zhàn)略決策會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)）紀(jì)要保存3年以上。三、會(huì)議紀(jì)要模板（一）會(huì)議紀(jì)要（正式版）會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱(chēng)[如：2023年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)]會(huì)議時(shí)間[如：2023年9月5日14:00-16:30]會(huì)議地點(diǎn)[如：公司3樓會(huì)議室A/線(xiàn)上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)：）]主持人[如：產(chǎn)品部經(jīng)理*]記錄人[如：項(xiàng)目助理*]參會(huì)人員[如：產(chǎn)品部、技術(shù)部、市場(chǎng)部、運(yùn)營(yíng)部、設(shè)計(jì)部*]缺席人員[如：運(yùn)營(yíng)部*（因出差）]會(huì)議主題[如：確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)及資源分配]會(huì)議議題及討論摘要序號(hào)議題名稱(chēng)討論內(nèi)容摘要1Q3用戶(hù)需求優(yōu)先級(jí)排序市場(chǎng)部提交《用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》，顯示“功能A（需求占比35%）”“功能B（需求占比28%）”優(yōu)先級(jí)最高；技術(shù)部評(píng)估功能A開(kāi)發(fā)周期4周，功能B需3周，建議優(yōu)先開(kāi)發(fā)功能B。2跨部門(mén)協(xié)作流程優(yōu)化當(dāng)前需求提交至開(kāi)發(fā)周期平均7天，因需求文檔不清晰導(dǎo)致反復(fù)修改。設(shè)計(jì)部*提議增加“需求預(yù)評(píng)審”環(huán)節(jié)，由產(chǎn)品、技術(shù)、設(shè)計(jì)共同參與，預(yù)計(jì)可縮短至5天。決議事項(xiàng)確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)：優(yōu)先開(kāi)發(fā)功能B，其次功能A，功能C（需求占比15%）暫緩開(kāi)發(fā)；自9月10日起，新增“需求預(yù)評(píng)審”環(huán)節(jié)，每周三下午召開(kāi)，由產(chǎn)品部*牽頭組織。待辦事項(xiàng)序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)備注1輸出功能B詳細(xì)需求文檔產(chǎn)品部*2023-09-12高需包含用戶(hù)場(chǎng)景、功能清單2評(píng)估功能B開(kāi)發(fā)資源需求技術(shù)部*2023-09-14高提交人力及成本測(cè)算3通知各部門(mén)“需求預(yù)評(píng)審”會(huì)議安排項(xiàng)目助理*2023-09-08中附會(huì)議議程及模板附件清單《Q3用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》（市場(chǎng)部*，2023-09-03）；《功能A/B開(kāi)發(fā)周期評(píng)估表》（技術(shù)部*，2023-09-05）。記錄人簽字：______________審核人簽字：______________分發(fā)范圍：[如：參會(huì)人員、產(chǎn)品總監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)]（二）會(huì)議紀(jì)要分發(fā)記錄表序號(hào)紀(jì)要編號(hào)文件名稱(chēng)分發(fā)部門(mén)/人員分發(fā)方式（郵件/紙質(zhì)/系統(tǒng)）分發(fā)時(shí)間接收人簽字/確認(rèn)方式備注1JL20230905-0012023年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)紀(jì)要產(chǎn)品部*（全體）企業(yè)2023-09-06已讀確認(rèn)（15人）2JL20230905-0012023年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)紀(jì)要技術(shù)部（）郵件2023-09-06簽收含附件2份3JL20230905-0012023年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)紀(jì)要產(chǎn)品總監(jiān)*紙質(zhì)版2023-09-07簽字存檔1份四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保證信息客觀準(zhǔn)確禁止在紀(jì)要中添加個(gè)人主觀評(píng)價(jià)（如“某部門(mén)提出的方案不合理”），僅記錄客觀事實(shí)及各方觀點(diǎn)；待辦事項(xiàng)的“責(zé)任人”“截止時(shí)間”需與當(dāng)事人確認(rèn)，避免模糊表述（如“盡快完成”需明確為“9月30日前完成”）。（二）及時(shí)整理避免遺漏會(huì)中記錄時(shí)，對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間）標(biāo)注“？”，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)充完整，保證紀(jì)要發(fā)布前所有信息已核實(shí)；若會(huì)議中途更換主持人或調(diào)整議程，需在紀(jì)要中注明，避免信息斷層。（三）明確責(zé)任與時(shí)間節(jié)點(diǎn)待辦事項(xiàng)需遵循“SMART原則”（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)間限制），例如“完成用戶(hù)調(diào)研”需細(xì)化為“完成100份有效問(wèn)卷調(diào)研，輸出報(bào)告提交至項(xiàng)目經(jīng)理*，9月15日前完成”。（四）嚴(yán)格保密管理涉及敏感信息（如未公開(kāi)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)整）的會(huì)議紀(jì)要，需在