企業(yè)合同管理制度與一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)合同管理行為，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)市場(chǎng)交易秩序，提高合同管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中訂立、履行、變更、解除及歸檔各類合同的行為，包括但不限于購(gòu)銷合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、借款合同、租賃合同等。（三）基本原則合法合規(guī)：合同訂立與履行須遵守《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定。平等自愿：合同各方地位平等，協(xié)商一致，不得利用優(yōu)勢(shì)地位訂立顯失公平的條款。風(fēng)險(xiǎn)可控：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，對(duì)合同主體、條款、履行等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格審查。權(quán)責(zé)清晰：明確合同承辦部門、審核部門及監(jiān)督部門的職責(zé)，保證責(zé)任到人。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同承辦部門（業(yè)務(wù)部門）負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同，起草合同文本，保證合同內(nèi)容與交易事項(xiàng)一致；調(diào)查合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、履約能力（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)狀況等）；組織合同談判，協(xié)商確定合同條款，并收集、整理合同相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤管理，及時(shí)解決履約問題，收集履約證據(jù)；合同履行完畢后，提交歸檔材料，配合完成合同驗(yàn)收、結(jié)算等工作。負(fù)責(zé)人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如銷售部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理*等）（二）法務(wù)部（或合規(guī)部）審核合同文本的合法性、合規(guī)性及完整性，重點(diǎn)審查主體資格、條款效力、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；對(duì)合同承辦部門提出的法律問題提供專業(yè)意見，協(xié)助談判中的法律條款協(xié)商；參與重大合同（如標(biāo)的額超過100萬元、涉及核心技術(shù)或涉外業(yè)務(wù)）的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；監(jiān)督合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持。負(fù)責(zé)人：法務(wù)部負(fù)責(zé)人*（三）財(cái)務(wù)部審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)格構(gòu)成、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具等是否符合財(cái)務(wù)制度；評(píng)估合同履約中的資金風(fēng)險(xiǎn)，如付款條件是否與對(duì)方履約進(jìn)度匹配；按照合同約定辦理付款、結(jié)算手續(xù)，監(jiān)督資金流向；參與涉及成本、預(yù)算的合同評(píng)審。負(fù)責(zé)人：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人*（四）行政部（或檔案管理部門）負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔及保管，建立合同臺(tái)賬；保證合同文本及附件的原件、復(fù)印件完整，電子檔案與紙質(zhì)檔案一致；建立合同查閱制度，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)；定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行匯總分析，向管理層提交報(bào)告。負(fù)責(zé)人：行政部負(fù)責(zé)人*三、合同全生命周期管理流程（一）合同起草階段操作細(xì)則明確需求：合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)（如采購(gòu)設(shè)備、銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、價(jià)格等核心要素。收集資料：收集對(duì)方當(dāng)事人的主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明）、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）、資質(zhì)證書（如特殊行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證）、履約能力證明（如財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績(jī)案例）等材料。起草文本：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（見第四章“常用合同模板”）；非標(biāo)合同需參考《民法典》合同編規(guī)定，明確當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款；涉及技術(shù)、保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等特殊事項(xiàng)的，需另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議。內(nèi)部初審：承辦部門負(fù)責(zé)人*對(duì)合同文本及附件進(jìn)行審核，保證內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、要素齊全。（二）合同評(píng)審與談判階段操作指引提交評(píng)審：承辦部門將合同文本、對(duì)方當(dāng)事人資料、內(nèi)部初審意見及《合同評(píng)審表》（見附件1）提交至法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及相關(guān)部門評(píng)審。多部門評(píng)審：法務(wù)部重點(diǎn)審查合法性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄法院）；財(cái)務(wù)部審查財(cái)務(wù)條款（如付款條件是否符合預(yù)算、發(fā)票類型是否合規(guī)）；技術(shù)部門（如涉及）審查技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否滿足業(yè)務(wù)需求；各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審，簽署書面意見并反饋至承辦部門。組織談判：根據(jù)評(píng)審意見，承辦部門與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商修改合同條款，重大合同可邀請(qǐng)法務(wù)部或高層管理人員參與談判。確定文本：談判達(dá)成一致后，承辦部門最終確認(rèn)合同文本，保證評(píng)審意見已全部落實(shí)。（三）合同簽署階段管理規(guī)范授權(quán)審批：一般合同由承辦部門負(fù)責(zé)人*審批；重大合同（如標(biāo)的額超過500萬元、涉及企業(yè)核心利益）需提交總經(jīng)理*或董事會(huì)審批。簽署準(zhǔn)備：審核對(duì)方簽約代表的授權(quán)權(quán)限（需提供授權(quán)委托書及身份證明），避免無權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)；準(zhǔn)備合同正本（一式兩份或三份，保證雙方各執(zhí)一份）、簽字筆、公章等。正式簽署：合同文本需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，防止拆換；簽署完成后，承辦部門及時(shí)收回對(duì)方合同原件，并在1個(gè)工作日內(nèi)提交行政部備案。（四）合同履行階段監(jiān)控要求履行跟蹤：承辦部門指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，定期記錄履約情況（如交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收、付款進(jìn)度等），形成《合同履行臺(tái)賬》（見附件2）。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：發(fā)覺對(duì)方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或自身履約困難時(shí)，承辦部門應(yīng)立即向法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)*報(bào)告，及時(shí)采取補(bǔ)救措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更）。證據(jù)留存：履行過程中形成的書面材料（如驗(yàn)收單、送貨單、溝通函、付款憑證等）需妥善保管，保證糾紛發(fā)生時(shí)可作為證據(jù)使用。（五）合同變更、解除與終止處理變更：合同履行需變更的，雙方應(yīng)協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及責(zé)任劃分，變更協(xié)議需履行原合同審批流程。解除：協(xié)商解除：雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時(shí)間、違約責(zé)任、已履行部分的處理方式；單方解除：符合法定或約定解除條件的，應(yīng)書面通知對(duì)方，并在通知中說明解除依據(jù)，必要時(shí)通過法律途徑確認(rèn)解除效力。終止：合同權(quán)利義務(wù)終止后，承辦部門應(yīng)及時(shí)清理債權(quán)債務(wù)，辦理相關(guān)手續(xù)（如質(zhì)量保證金退還、資料移交），并在《合同履行臺(tái)賬》中記錄終止原因及日期。（六）合同歸檔管理流程歸檔范圍：合同正本、副本、評(píng)審表、履行過程中的補(bǔ)充材料、變更/解除協(xié)議、結(jié)算憑證、糾紛處理文件等。歸檔時(shí)限：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，承辦部門將完整材料移交行政部。歸檔要求：材料需按合同編號(hào)順序整理，使用檔案盒或文件夾分類存放；電子檔案需至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證與紙質(zhì)檔案一致；歸檔期限：一般合同保存10年，重大合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同保存20年以上。四、常用合同模板及填寫說明（一）購(gòu)銷合同模板合同編號(hào)：_________甲方（采購(gòu)方）：________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________________________法定代表人：____________________________地址：__________________________________聯(lián)系方式：______________________________乙方（銷售方）：________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________________________法定代表人：____________________________地址：__________________________________聯(lián)系方式：______________________________根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就甲方向乙方采購(gòu)貨物事宜達(dá)成一致，特訂立本合同。1.合同標(biāo)的貨物名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注合計(jì)金額（大寫）：________________________2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方提供的貨物須符合國(guó)家_________標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)：_________）及雙方約定的技術(shù)參數(shù)（詳見附件1《技術(shù)協(xié)議》）。3.交付條款（1）交付時(shí)間：乙方應(yīng)于______年_月_日前交付貨物。（2）交付地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)（________________________）。（3）運(yùn)輸方式及費(fèi)用：由_________負(fù)責(zé)運(yùn)輸，費(fèi)用由_________承擔(dān)。4.驗(yàn)收條款（1）甲方應(yīng)在貨物交付后______日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收單》；（2）驗(yàn)收不合格的，甲方應(yīng)在______日內(nèi)書面通知乙方，乙方應(yīng)在______日內(nèi)更換或補(bǔ)正，相關(guān)費(fèi)用由乙方承擔(dān)。5.付款方式（1）合同簽訂后______日內(nèi)，甲方向乙方支付預(yù)付款______%即_________元；（2）貨物驗(yàn)收合格后______日內(nèi)，甲方向乙方支付______%即_________元；（3）質(zhì)保期滿（質(zhì)保期______個(gè)月）后______日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余______%即_________元。（4）付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬，乙方賬戶信息：開戶名：________________________開戶行：________________________賬號(hào)：________________________6.違約責(zé)任（1）乙方逾期交付貨物的，每逾期1日，按逾期金額的______%向甲方支付違約金；逾期超過______日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項(xiàng)并賠償損失。（2）甲方逾期付款的，每逾期1日，按逾期金額的______%向乙方支付違約金。7.爭(zhēng)議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交_________人民法院訴訟解決。8.其他約定（1）本合同自雙方簽字蓋章之日起生效；（2）本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________________日期：______年_月_日乙方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________________日期：______年_月_日（二）購(gòu)銷合同填寫說明合同編號(hào)：由行政部統(tǒng)一編制，格式為“年份-部門代碼-序號(hào)”（如2024-CG-001，CG代表采購(gòu)）。當(dāng)事人信息：需填寫全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等完整信息，不得簡(jiǎn)寫或漏填。標(biāo)的物：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等需與采購(gòu)訂單一致，避免歧義。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）或附件名稱，避免“合格”等模糊表述。交付與驗(yàn)收：時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需量化，如“驗(yàn)收合格以甲方簽署的《驗(yàn)收單》為準(zhǔn)”。付款方式：明確各期付款比例、條件及賬戶信息，避免口頭約定。五、合同風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)（一）合同簽訂前風(fēng)險(xiǎn)防控主體資格審查：核驗(yàn)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需在“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存續(xù)、有無經(jīng)營(yíng)異常或行政處罰）；涉及特殊行業(yè)的（如食品、建筑），需查驗(yàn)其資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)等級(jí)證書）；自然人簽約的，需核驗(yàn)身份證原件及復(fù)印件。履約能力評(píng)估：查詢對(duì)方財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、納稅信用等級(jí)）；調(diào)查對(duì)方過往業(yè)績(jī)（如要求提供同類合同案例），評(píng)估其履約能力；對(duì)新合作方，可要求提供銀行保函或保證金擔(dān)保。條款完整性審查：避免遺漏核心條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）；慎用“其他未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊表述，如需補(bǔ)充，應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。（二）合同履行中風(fēng)險(xiǎn)防控進(jìn)度監(jiān)控：定期跟蹤合同履行節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)），發(fā)覺延遲情況及時(shí)發(fā)函催告，保留催告證據(jù)（如郵寄憑證、郵件截圖）。質(zhì)量驗(yàn)收：嚴(yán)格按照合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過程需有雙方人員在場(chǎng)，簽署書面驗(yàn)收文件，對(duì)不合格貨物明確拒收理由。資金安全：付款前核對(duì)對(duì)方賬戶信息是否與合同一致，避免向個(gè)人賬戶支付合同款項(xiàng)；大額付款建議采用銀行承兌匯票或信用證結(jié)算。（三）合同糾紛處理證據(jù)收集：糾紛發(fā)生后，立即收集合同文本、往來函件、驗(yàn)收單、付款