企業(yè)合同管理制度與一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)合同管理行為，防范合同法律風險，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護市場交易秩序，提高合同管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營管理活動中訂立、履行、變更、解除及歸檔各類合同的行為，包括但不限于購銷合同、服務合同、勞動合同、借款合同、租賃合同等。（三）基本原則合法合規(guī)：合同訂立與履行須遵守《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定。平等自愿：合同各方地位平等，協(xié)商一致，不得利用優(yōu)勢地位訂立顯失公平的條款。風險可控：建立全流程風險防控機制，對合同主體、條款、履行等環(huán)節(jié)進行嚴格審查。權(quán)責清晰：明確合同承辦部門、審核部門及監(jiān)督部門的職責，保證責任到人。二、合同管理職責分工（一）合同承辦部門（業(yè)務部門）負責根據(jù)業(yè)務需求發(fā)起合同，起草合同文本，保證合同內(nèi)容與交易事項一致；調(diào)查合同對方當事人的主體資格、履約能力（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、財務狀況等）；組織合同談判，協(xié)商確定合同條款，并收集、整理合同相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標準等）；負責合同履行過程中的跟蹤管理，及時解決履約問題，收集履約證據(jù)；合同履行完畢后，提交歸檔材料，配合完成合同驗收、結(jié)算等工作。負責人：業(yè)務部門負責人（如銷售部經(jīng)理、采購部經(jīng)理*等）（二）法務部（或合規(guī)部）審核合同文本的合法性、合規(guī)性及完整性，重點審查主體資格、條款效力、違約責任、爭議解決方式等；對合同承辦部門提出的法律問題提供專業(yè)意見，協(xié)助談判中的法律條款協(xié)商；參與重大合同（如標的額超過100萬元、涉及核心技術(shù)或涉外業(yè)務）的法律風險評估；監(jiān)督合同履行中的法律風險，協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持。負責人：法務部負責人*（三）財務部審核合同中的財務條款，包括價格構(gòu)成、付款方式、稅費承擔、發(fā)票開具等是否符合財務制度；評估合同履約中的資金風險，如付款條件是否與對方履約進度匹配；按照合同約定辦理付款、結(jié)算手續(xù)，監(jiān)督資金流向；參與涉及成本、預算的合同評審。負責人：財務部負責人*（四）行政部（或檔案管理部門）負責合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔及保管，建立合同臺賬；保證合同文本及附件的原件、復印件完整，電子檔案與紙質(zhì)檔案一致；建立合同查閱制度，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)；定期對合同管理情況進行匯總分析，向管理層提交報告。負責人：行政部負責人*三、合同全生命周期管理流程（一）合同起草階段操作細則明確需求：合同承辦部門根據(jù)業(yè)務目標（如采購設備、銷售產(chǎn)品、提供服務），明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、價格等核心要素。收集資料：收集對方當事人的主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明）、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）、資質(zhì)證書（如特殊行業(yè)經(jīng)營許可證）、履約能力證明（如財務報表、業(yè)績案例）等材料。起草文本：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（見第四章“常用合同模板”）；非標合同需參考《民法典》合同編規(guī)定，明確當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決等條款；涉及技術(shù)、保密、知識產(chǎn)權(quán)等特殊事項的，需另行簽訂補充協(xié)議。內(nèi)部初審：承辦部門負責人*對合同文本及附件進行審核，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、要素齊全。（二）合同評審與談判階段操作指引提交評審：承辦部門將合同文本、對方當事人資料、內(nèi)部初審意見及《合同評審表》（見附件1）提交至法務部、財務部及相關(guān)部門評審。多部門評審：法務部重點審查合法性、條款嚴謹性（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）；財務部審查財務條款（如付款條件是否符合預算、發(fā)票類型是否合規(guī)）；技術(shù)部門（如涉及）審查技術(shù)參數(shù)、驗收標準等是否滿足業(yè)務需求；各部門需在2個工作日內(nèi)完成評審，簽署書面意見并反饋至承辦部門。組織談判：根據(jù)評審意見，承辦部門與對方當事人協(xié)商修改合同條款，重大合同可邀請法務部或高層管理人員參與談判。確定文本：談判達成一致后，承辦部門最終確認合同文本，保證評審意見已全部落實。（三）合同簽署階段管理規(guī)范授權(quán)審批：一般合同由承辦部門負責人*審批；重大合同（如標的額超過500萬元、涉及企業(yè)核心利益）需提交總經(jīng)理*或董事會審批。簽署準備：審核對方簽約代表的授權(quán)權(quán)限（需提供授權(quán)委托書及身份證明），避免無權(quán)代理風險；準備合同正本（一式兩份或三份，保證雙方各執(zhí)一份）、簽字筆、公章等。正式簽署：合同文本需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；多頁合同需加蓋騎縫章，防止拆換；簽署完成后，承辦部門及時收回對方合同原件，并在1個工作日內(nèi)提交行政部備案。（四）合同履行階段監(jiān)控要求履行跟蹤：承辦部門指定專人跟蹤合同履行進度，定期記錄履約情況（如交付時間、質(zhì)量驗收、付款進度等），形成《合同履行臺賬》（見附件2）。風險預警：發(fā)覺對方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標）或自身履約困難時，承辦部門應立即向法務部及分管領導*報告，及時采取補救措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更）。證據(jù)留存：履行過程中形成的書面材料（如驗收單、送貨單、溝通函、付款憑證等）需妥善保管，保證糾紛發(fā)生時可作為證據(jù)使用。（五）合同變更、解除與終止處理變更：合同履行需變更的，雙方應協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效條件及責任劃分，變更協(xié)議需履行原合同審批流程。解除：協(xié)商解除：雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、違約責任、已履行部分的處理方式；單方解除：符合法定或約定解除條件的，應書面通知對方，并在通知中說明解除依據(jù)，必要時通過法律途徑確認解除效力。終止：合同權(quán)利義務終止后，承辦部門應及時清理債權(quán)債務，辦理相關(guān)手續(xù)（如質(zhì)量保證金退還、資料移交），并在《合同履行臺賬》中記錄終止原因及日期。（六）合同歸檔管理流程歸檔范圍：合同正本、副本、評審表、履行過程中的補充材料、變更/解除協(xié)議、結(jié)算憑證、糾紛處理文件等。歸檔時限：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，承辦部門將完整材料移交行政部。歸檔要求：材料需按合同編號順序整理，使用檔案盒或文件夾分類存放；電子檔案需至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證與紙質(zhì)檔案一致；歸檔期限：一般合同保存10年，重大合同、涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同保存20年以上。四、常用合同模板及填寫說明（一）購銷合同模板合同編號：_________甲方（采購方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________法定代表人：____________________________地址：__________________________________聯(lián)系方式：______________________________乙方（銷售方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________法定代表人：____________________________地址：__________________________________聯(lián)系方式：______________________________根據(jù)《中華人民共和國民法典》，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就甲方向乙方采購貨物事宜達成一致，特訂立本合同。1.合同標的貨物名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注合計金額（大寫）：________________________2.質(zhì)量標準乙方提供的貨物須符合國家_________標準（標準編號：_________）及雙方約定的技術(shù)參數(shù)（詳見附件1《技術(shù)協(xié)議》）。3.交付條款（1）交付時間：乙方應于______年_月_日前交付貨物。（2）交付地點：甲方指定地點（________________________）。（3）運輸方式及費用：由_________負責運輸，費用由_________承擔。4.驗收條款（1）甲方應在貨物交付后______日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收單》；（2）驗收不合格的，甲方應在______日內(nèi)書面通知乙方，乙方應在______日內(nèi)更換或補正，相關(guān)費用由乙方承擔。5.付款方式（1）合同簽訂后______日內(nèi)，甲方向乙方支付預付款______%即_________元；（2）貨物驗收合格后______日內(nèi)，甲方向乙方支付______%即_________元；（3）質(zhì)保期滿（質(zhì)保期______個月）后______日內(nèi)，甲方向乙方支付剩余______%即_________元。（4）付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬，乙方賬戶信息：開戶名：________________________開戶行：________________________賬號：________________________6.違約責任（1）乙方逾期交付貨物的，每逾期1日，按逾期金額的______%向甲方支付違約金；逾期超過______日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項并賠償損失。（2）甲方逾期付款的，每逾期1日，按逾期金額的______%向乙方支付違約金。7.爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交_________人民法院訴訟解決。8.其他約定（1）本合同自雙方簽字蓋章之日起生效；（2）本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________________日期：______年_月_日乙方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________________日期：______年_月_日（二）購銷合同填寫說明合同編號：由行政部統(tǒng)一編制，格式為“年份-部門代碼-序號”（如2024-CG-001，CG代表采購）。當事人信息：需填寫全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等完整信息，不得簡寫或漏填。標的物：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等需與采購訂單一致，避免歧義。質(zhì)量標準：需明確具體標準（如國家標準、行業(yè)標準）或附件名稱，避免“合格”等模糊表述。交付與驗收：時間、地點、驗收標準需量化，如“驗收合格以甲方簽署的《驗收單》為準”。付款方式：明確各期付款比例、條件及賬戶信息，避免口頭約定。五、合同風險防范要點（一）合同簽訂前風險防控主體資格審查：核驗對方營業(yè)執(zhí)照（需在“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?；蛐姓幜P）；涉及特殊行業(yè)的（如食品、建筑），需查驗其資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)等級證書）；自然人簽約的，需核驗身份證原件及復印件。履約能力評估：查詢對方財務狀況（如資產(chǎn)負債率、納稅信用等級）；調(diào)查對方過往業(yè)績（如要求提供同類合同案例），評估其履約能力；對新合作方，可要求提供銀行保函或保證金擔保。條款完整性審查：避免遺漏核心條款（如質(zhì)量標準、違約責任、爭議解決）；慎用“其他未盡事宜雙方協(xié)商解決”等模糊表述，如需補充，應簽訂書面補充協(xié)議。（二）合同履行中風險防控進度監(jiān)控：定期跟蹤合同履行節(jié)點（如交付時間、付款節(jié)點），發(fā)覺延遲情況及時發(fā)函催告，保留催告證據(jù)（如郵寄憑證、郵件截圖）。質(zhì)量驗收：嚴格按照合同約定標準驗收，驗收過程需有雙方人員在場，簽署書面驗收文件，對不合格貨物明確拒收理由。資金安全：付款前核對對方賬戶信息是否與合同一致，避免向個人賬戶支付合同款項；大額付款建議采用銀行承兌匯票或信用證結(jié)算。（三）合同糾紛處理證據(jù)收集：糾紛發(fā)生后，立即收集合同文本、往來函件、驗收單、付款