供應商信息管理模板與信息收集表一、適用場景與價值在企業(yè)供應鏈管理中，供應商信息是保障采購合規(guī)性、控制合作風險、優(yōu)化資源配置的核心基礎。本模板適用于以下場景：新供應商準入：對擬合作供應商進行資質審核與信息備案，保證其具備合法經營能力和履約條件；現(xiàn)有供應商年度評估：定期更新供應商經營狀況、合作表現(xiàn)等信息，為續(xù)約或淘汰決策提供依據；跨部門協(xié)作需求：采購、財務、法務等部門共享供應商信息，提升溝通效率與風險防控能力；審計與合規(guī)檢查：規(guī)范供應商信息管理流程，滿足內外部審計對供應鏈透明度的要求。通過系統(tǒng)化收集與管理供應商信息，企業(yè)可實現(xiàn)對合作方的全生命周期管控，降低信息不對稱風險，提升供應鏈穩(wěn)定性。二、操作流程詳解第一步：明確信息收集目標與范圍根據合作場景（如采購品類、合作規(guī)模、行業(yè)監(jiān)管要求）確定信息收集的優(yōu)先級與必要性。例如：食品行業(yè)供應商需重點收集《食品生產許可證》、產品檢測報告；服務類供應商需關注資質等級、團隊配置、服務案例。避免過度收集無關信息，保證字段精簡且覆蓋核心風險點（如資質、財務、履約能力）。第二步：定制或選擇適配模板結合企業(yè)實際需求調整模板字段（參考“三、供應商信息收集表模板”），可增加自定義模塊（如特定行業(yè)資質、ESG表現(xiàn)等）。模板需滿足：字段命名清晰，避免歧義（如“統(tǒng)一社會信用代碼”而非“稅號”）；必填項標注明確（如用*號標注），保證關鍵信息無遺漏；格式規(guī)范（如日期統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，金額單位明確為“元/人民幣”）。第三步：分發(fā)模板并收集反饋通過正式渠道（如郵件、供應鏈管理系統(tǒng)）向供應商分發(fā)模板，明確提交時限與要求（如“需加蓋公章的掃描件”“附件材料命名規(guī)則”）。對供應商提出的疑問（如字段解釋、格式調整）及時響應，保證提交信息的準確性與完整性。第四步：審核信息完整性與合規(guī)性成立跨部門審核小組（采購、法務、財務等），重點檢查：資質有效性：如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，資質證書是否與經營范圍匹配；信息一致性：如公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼與官網公示信息是否一致；風險排查：通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核查供應商經營異常、失信記錄。對審核不通過的信息，及時反饋供應商補充或修正，直至符合要求。第五步：建立動態(tài)信息管理機制供應商信息并非一次性收集，需定期更新（建議每年一次或在重大變更時及時維護），更新內容包括：經營狀況變更（如注冊資本、法定代表人、注冊地址）；資質證書到期或升級；合作評價記錄（如質量合格率、交付準時率）。通過信息化系統(tǒng)（如ERP、SRM）實現(xiàn)信息電子化存儲與權限管理，保證數據安全與調用便捷。三、供應商信息收集表模板供應商信息收集表填寫日期：______年______月______日供應商編號：______（由企業(yè)內部統(tǒng)一分配）（一）基本信息字段名稱填寫內容備注（填寫說明）公司全稱與營業(yè)執(zhí)照一致公司簡稱日常溝通使用統(tǒng)一社會信用代碼18位代碼，三證合一后填寫注冊地址詳細至省、市、區(qū)、街道實際經營地址與注冊地址不一致時需補充成立日期______年______月______日注冊資本______萬元幣種：人民幣/外幣（注明）法定代表人姓名：______聯(lián)系方式：______非必填，如需可提供授權聯(lián)系人姓名：______職務：______日常對接人信息聯(lián)系方式固話/手機，保證暢通電子郵箱用于正式文件往來企業(yè)性質□國企□民企□外企□其他：______根據實際情況勾選所屬行業(yè)□制造業(yè)□服務業(yè)□貿易□其他：______按主營業(yè)務劃分主營業(yè)務范圍簡述核心產品/服務，不超過200字（二）資質信息字段名稱證書編號/有效期發(fā)證機關附件要求營業(yè)執(zhí)照編號：______有效期至：______年______月______日市場監(jiān)督管理局需加蓋公章復印件相關行業(yè)資質證書（如適用）名稱：______編號：______有效期至：______年______月______日行業(yè)主管部門需加蓋公章復印件質量體系認證（如適用）名稱：______（如ISO9001）編號：______有效期至：______年______月______日認證機構需加蓋公章復印件環(huán)境安全認證（如適用）名稱：______（如ISO14001）編號：______有效期至：______年______月______日認證機構需加蓋公章復印件（三）業(yè)務信息字段名稱填寫內容備注主要產品/服務清單1.______（規(guī)格型號：______）2.______（規(guī)格型號：______）按重要性排序年營業(yè)額______萬元最近一個完整年度主要客戶案例（3-5個）客戶名稱：______合作內容：______合作時長：______年如涉密可模糊處理合作過的類似項目經驗項目名稱：______項目規(guī)模：______完成時間：______年______月需提供證明材料生產能力/服務能力說明□產能：______噸/月□服務團隊：______人□其他：______根據行業(yè)特點填寫（四）合作信息字段名稱填寫內容備注期望合作類型□原材料供應□服務外包□項目合作□其他：______多選可勾選合作歷史（如有）合作單位：______合作時間：______年______月至______年______月首次合作填“無”付款方式偏好□電匯□承兌匯票□其他：______可協(xié)商確定交貨周期/服務響應時間□交貨：______天□服務響應：______小時內根據產品/服務特性填寫其他合作需求如特殊包裝、定制化要求等（五）附件清單附件名稱是否提供（是/否）備注營業(yè)執(zhí)照復印件□是□否需加蓋公章資質證書復印件□是□否需加蓋公章產品檢測報告（如適用）□是□否近期有效報告其他證明材料□是□否如合同、獲獎證書等供應商承諾：本單位承諾所提供的信息真實、準確、完整，如有虛假，愿承擔由此產生的一切責任。供應商蓋章：____________________負責人簽字：____________________日期：______年______月______日四、使用要點提醒信息真實性核實：對供應商提交的關鍵信息（如資質、財務數據）需通過官方渠道或第三方平臺交叉驗證，避免虛假信息帶來的合作風險。隱私保護原則：收集的供應商信息僅用于合作評估與管理，需建立信息保密制度，嚴禁向無關方泄露，符合《個人信息保護法》等法規(guī)要求。動態(tài)更新機制：供應商經營狀況可能發(fā)生變化（如地址遷移、資質過期），需指定專人定期（如每半年）發(fā)起信息更新提醒，保證信息時效性。合規(guī)性要求：避免收集與合作無關的敏感信息