合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化流程表一、適用業(yè)務(wù)場景本流程表適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議、合作框架協(xié)議、保密協(xié)議等內(nèi)外部合同場景。適用于法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等多角色協(xié)同，保證合同從發(fā)起、審核、簽署到履約、歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)化，降低合規(guī)風(fēng)險，提升管理效率。具體場景包括：新業(yè)務(wù)合作前的合同擬定與審核；日常采購、銷售類合同的標(biāo)準(zhǔn)化處理；合同履行過程中的變更、續(xù)簽或終止管理；合同到期后的歸檔與復(fù)盤分析。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*（需具備合同基礎(chǔ)認(rèn)知，熟悉業(yè)務(wù)需求）。操作內(nèi)容：明確合同目的：梳理合作背景、交易雙方權(quán)利義務(wù)、核心條款（如金額、履行期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）；收備基礎(chǔ)材料：包括對方主體資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、業(yè)務(wù)需求說明、過往合作記錄（如有）、技術(shù)附件（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）；選擇合同模板：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購模板、銷售模板），無模板時需參照《合同法》及行業(yè)慣例起草，保證條款完整。輸出成果：《合同審批單》（含合同草案、附件清單、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）。（二）初步審核（業(yè)務(wù)部門內(nèi)審）責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*（對業(yè)務(wù)真實性、可行性負(fù)責(zé)）。操作內(nèi)容：核對業(yè)務(wù)邏輯：檢查合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，如采購數(shù)量、服務(wù)范圍、付款方式是否符合業(yè)務(wù)規(guī)劃；審核條款完整性：確認(rèn)合同包含核心要素（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責(zé)任、爭議解決等）；評估風(fēng)險點：識別業(yè)務(wù)相關(guān)風(fēng)險（如交貨延遲、服務(wù)不達標(biāo)等），并在《合同審批單》中標(biāo)注初步意見。輸出成果：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*簽字的《合同審批單》（明確“通過”“需修改后重審”或“不通過”意見）。（三）法務(wù)審核責(zé)任主體：法務(wù)專員*（對合同合法性、合規(guī)性及條款嚴(yán)謹(jǐn)性負(fù)責(zé)）。操作內(nèi)容：合法性審查：核查合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)法人是否超越經(jīng)營范圍、自然人是否具備完全民事行為能力），條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《反不正當(dāng)競爭法》等）；條款嚴(yán)謹(jǐn)性審查：重點審核違約責(zé)任（是否明確賠償標(biāo)準(zhǔn)、免責(zé)情形）、爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等是否存在漏洞；風(fēng)險提示：針對潛在法律風(fēng)險（如格式條款無效、管轄爭議等）提出修改建議，并在《合同審批單》中詳細(xì)說明。輸出成果：法務(wù)專員*簽字的《合同審核意見表》（含修改條款清單及法律依據(jù)，明確“審核通過”或“需修改后復(fù)審”）。（四）財務(wù)審核責(zé)任主體：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人*（對合同金額、付款方式、稅務(wù)合規(guī)性負(fù)責(zé)）。操作內(nèi)容：金額與預(yù)算核對：確認(rèn)合同總金額、分階段付款金額是否符合年度預(yù)算，超預(yù)算部分需附預(yù)算調(diào)整審批文件；付款方式審查：審核付款條件（如驗收合格后付款、分期付款節(jié)點）是否合理，避免預(yù)付款比例過高導(dǎo)致資金風(fēng)險；稅務(wù)條款核查：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率、開票時間是否符合稅務(wù)規(guī)定，避免稅務(wù)合規(guī)風(fēng)險。輸出成果：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人*簽字的《合同財務(wù)審核意見表》（明確“財務(wù)合規(guī)”或“需調(diào)整付款條件”等意見）。（五）最終審批與簽署責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，審批權(quán)限劃分金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)專員聯(lián)合審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管副總*審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理*最終審批。操作內(nèi)容：審批人綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)意見，確認(rèn)合同無重大風(fēng)險后簽署《合同審批單》；法務(wù)專員*根據(jù)審批通過后的最終版本，制作正式合同文本（保證與審批版本一致，避免涂改）；雙方簽署：法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章（騎縫章需完整），對方簽署后回收合同原件。輸出成果：簽署生效的合同原件（至少一式兩份，企業(yè)留存一份，對方持一份）。（六）合同履行與跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（主責(zé)）、法務(wù)專員（協(xié)助）、財務(wù)部門*（付款監(jiān)督）。操作內(nèi)容：履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門按合同約定跟蹤履行進度（如交貨時間、服務(wù)質(zhì)量），記錄《合同履行臺賬》（含履行時間、驗收結(jié)果、對方反饋等）；異常處理：若對方違約（如延遲交貨、質(zhì)量不達標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需及時書面催告，法務(wù)專員*協(xié)助收集證據(jù)，評估是否啟動索賠或解除合同程序；付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)合同約定及履行確認(rèn)文件（如驗收單）辦理付款，留存付款憑證。輸出成果：《合同履行臺賬》《異常情況處理報告》（如適用）。（七）合同歸檔與到期處理責(zé)任主體：檔案管理部門（負(fù)責(zé)歸檔）、業(yè)務(wù)部門（負(fù)責(zé)到期提醒）。操作內(nèi)容：歸檔：合同簽署后10個工作日內(nèi)，由檔案管理部門*將合同原件、審批單、附件、履行記錄等整理歸檔，標(biāo)注合同編號（規(guī)則：年份-部門-序號，如“2024-采購-001”），錄入檔案管理系統(tǒng)；到期提醒：業(yè)務(wù)部門在合同到期前30天核查履行情況，需續(xù)簽的提前啟動新合同流程，無需續(xù)簽的書面通知對方終止合作，并清理未結(jié)款項/事項；復(fù)盤分析：年度末由法務(wù)部門*牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、財務(wù)部門對當(dāng)年合同履約率、糾紛率、風(fēng)險點進行復(fù)盤，優(yōu)化下一年合同模板及流程。輸出成果：歸檔檔案記錄、《合同到期處理表》、《年度合同管理復(fù)盤報告》。三、合同審核管理流程表模板合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型合同金額（元）簽訂日期2024-采購-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司辦公設(shè)備有限公司采購85,0002024-03-15審核節(jié)點責(zé)任部門/人審核內(nèi)容審核意見完成時間附件清單發(fā)起準(zhǔn)備業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*業(yè)務(wù)需求、對方資質(zhì)、草案條款無遺漏，符合業(yè)務(wù)需求2024-03-10采購申請單、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件業(yè)務(wù)內(nèi)審業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*業(yè)務(wù)邏輯、條款完整性通過，需明確“驗收標(biāo)準(zhǔn)”條款2024-03-12《合同審批單》法務(wù)審核法務(wù)專員*合法性、違約責(zé)任、爭議解決通過，補充“不可抗力”條款2024-03-14《合同審核意見表》財務(wù)審核財務(wù)負(fù)責(zé)人*金額、付款方式、稅務(wù)通過，付款節(jié)點調(diào)整為“驗收后30天”2024-03-14《合同財務(wù)審核意見表》最終審批分管副總*綜合風(fēng)險、業(yè)務(wù)必要性同意簽署2024-03-15簽批版《合同審批單》簽署歸檔檔案管理員*合同原件完整性、歸檔信息已歸檔，錄入檔案系統(tǒng)2024-03-20合同原件1份、附件3份履行跟蹤業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*交貨時間、質(zhì)量驗收2024-03-25交貨，4月1日驗收合格2024-04-01驗收單、物流單四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點主體審查優(yōu)先：簽約前必須核實對方主體資格（企業(yè)需查營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、年檢狀態(tài)；自然人需核查證件號碼及授權(quán)文件），避免與無簽約主體或超范圍經(jīng)營主體簽約；條款清晰無歧義：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、日期、數(shù)量等需明確數(shù)字，違約責(zé)任需量化（如“按合同總額的5%支付違約金”）；版本一致性管理：合同簽署前需確認(rèn)最終版本與審批版本一致，嚴(yán)禁在簽署過程中單方面修改條款，修改需重新履行審核流程；履行過程留痕：合同履行中的溝通記錄（如郵件、函件）、驗收文件、付款憑證等需書面化保存，作為糾紛處理依據(jù)。（二）常見風(fēng)險提示條款缺失風(fēng)險：未約定爭議解決方式或管轄法院，可能導(dǎo)致糾紛發(fā)生后訴訟成本增加，需明確“由合同簽訂地有管轄權(quán)的人民法院管轄”或“提交仲裁委員會仲裁”；履約監(jiān)控缺失：業(yè)務(wù)部門未定期