采購申請與審批流程模板參考一、適用場景說明二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與確認(rèn)需求提出：采購需求由業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部、市場部）根據(jù)實際工作需要發(fā)起，需明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間。示例：生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購A型號零件100個，用于產(chǎn)品組裝，期望15日內(nèi)到貨。需求核實：部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）對需求的合理性、必要性進行核實，確認(rèn)是否符合部門工作計劃及企業(yè)整體預(yù)算方向，避免盲目采購。（二）填寫采購申請單申請單獲取：申請人登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或從行政部領(lǐng)取《采購申請單》（模板詳見第三部分），按要求逐項填寫。信息填寫規(guī)范：基本信息：申請人*（姓名）、所屬部門、聯(lián)系方式（部門內(nèi)部通訊錄）、申請日期；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價（需參考?xì)v史采購價或市場均價）、預(yù)估總價（數(shù)量×預(yù)估單價）；用途說明：詳細(xì)填寫采購目的（如“用于項目研發(fā)”“替換報廢辦公設(shè)備”等），支撐審批決策；附件：如需提供技術(shù)參數(shù)、圖紙、比價報價單（至少3家供應(yīng)商報價）等，需一并作為申請單附件。（三）部門負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人*重點審核采購需求的真實性、必要性及規(guī)格參數(shù)的準(zhǔn)確性，確認(rèn)采購物品/服務(wù)是否符合部門職能及工作優(yōu)先級。審核意見：同意：在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人審核意見”欄簽字，并注明“同意采購”；駁回：注明駁回原因（如“規(guī)格不明確”“需求與當(dāng)前工作計劃不符”），退回申請人修改；補充材料：如附件不完整，要求申請人補充后重新提交。（四）財務(wù)部門預(yù)算審核預(yù)算核對：財務(wù)部門*收到申請單后，通過企業(yè)預(yù)算系統(tǒng)核對采購項目的預(yù)算額度，確認(rèn)“預(yù)估總價”是否在部門剩余預(yù)算范圍內(nèi)。審核意見：預(yù)算充足：簽字確認(rèn)“預(yù)算合規(guī)”，進入下一審批環(huán)節(jié)；預(yù)算不足：如超預(yù)算，需申請人提交《預(yù)算調(diào)整申請》，附超預(yù)算說明（如“臨時應(yīng)急采購”“不可預(yù)見成本”），由財務(wù)總監(jiān)*審核后，報總經(jīng)理審批；預(yù)算凍結(jié)：若部門預(yù)算已凍結(jié)，駁回申請并提示“預(yù)算已用盡，需下年度重新規(guī)劃”。（五）分級審批決策根據(jù)采購金額及物品類型，實行分級審批，保證審批權(quán)責(zé)匹配：小額采購（預(yù)估總價≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人*審批，確認(rèn)采購方式（如定點采購、電商平臺采購）；中額采購（5000元＜預(yù)估總價≤5萬元）：由分管副總*審批，重點關(guān)注性價比及供應(yīng)商合規(guī)性；大額采購（預(yù)估總價＞5萬元）：需提交總經(jīng)理*審批，必要時召開采購評審會，評估供應(yīng)商資質(zhì)、價格合理性及對企業(yè)成本的影響。（六）采購部門執(zhí)行采購采購指令接收：審批通過后，采購部門*將《采購申請單》轉(zhuǎn)為《采購任務(wù)單》，明確采購要求、交貨時間及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商選擇：小額采購：從企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；中大額采購：至少邀請3家供應(yīng)商報價，進行比價、議價（需保留比價記錄），優(yōu)先選擇性價比高、服務(wù)有保障的供應(yīng)商；新供應(yīng)商引入：需提交供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等），由采購部門審核后納入名錄。下單與跟蹤：采購員*根據(jù)審批結(jié)果與供應(yīng)商簽訂采購合同（或下達(dá)訂單），明確付款方式、交貨周期及違約責(zé)任，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按時到貨。（七）物料/服務(wù)驗收與反饋到貨驗收：實物驗收：申請人所在部門與采購部門共同到場，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量是否與采購單一致，必要時進行試用或檢測（如生產(chǎn)設(shè)備需通電測試）；服務(wù)驗收：如采購服務(wù)（如保潔、維修），由服務(wù)使用部門按服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗收，填寫《服務(wù)驗收單》。驗收結(jié)果處理：合格：驗收人在《采購驗收單》簽字確認(rèn)，同步更新庫存信息（如為物料采購），并反饋財務(wù)部門安排付款；不合格：當(dāng)場拍照留存證據(jù)，通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后需重新驗收，由此產(chǎn)生的額外費用由供應(yīng)商承擔(dān)（或從貨款中扣除）。資料歸檔：采購部門將《采購申請單》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計或追溯。三、采購申請單模板及填寫說明（一）采購申請單模板采購申請單編號：[系統(tǒng)自動/按年份-部門-序號填寫，如2024-采購-001]申請日期：______年______月______日申請人信息姓名：*所屬部門：___________聯(lián)系方式：[部門內(nèi)部通訊錄]期望到貨日期：______年______月______日采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱1A型號零件2[可根據(jù)實際數(shù)量增減行數(shù)]審批流程審核環(huán)節(jié)審核意見部門負(fù)責(zé)人審核財務(wù)預(yù)算審核分管副總/總經(jīng)理審批（根據(jù)金額選擇）采購部門接收已接收任務(wù)，將按流程執(zhí)行采購備注[其他需要說明的事項，如“需提供3C認(rèn)證”“安裝調(diào)試要求”等]附件清單□技術(shù)參數(shù)書□比價報價單□需求說明□其他：____________（二）填寫說明編號：由企業(yè)采購管理系統(tǒng)自動，或按“年份-部門-序號”規(guī)則手動編制，保證唯一性，便于追溯。預(yù)估單價/總價：需參考?xì)v史采購記錄、電商平臺價格或供應(yīng)商報價，填寫時保留兩位小數(shù)，總價=數(shù)量×單價。用途說明：需具體、清晰，避免模糊表述（如“辦公使用”應(yīng)明確為“為市場部采購用于客戶會議的投影儀”）。審批流程：根據(jù)企業(yè)實際審批權(quán)限設(shè)置，至少包含部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)、采購部門及最終審批人簽字，缺一不可。四、流程執(zhí)行中的關(guān)鍵注意事項（一）預(yù)算控制優(yōu)先原則所有采購活動必須在預(yù)算額度內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可開展，嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購。（二）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)需在1-2個工作日內(nèi)完成（緊急采購除外），避免因?qū)徟舆t影響業(yè)務(wù)進度；若審批人出差，需委托同級別負(fù)責(zé)人代為審批，并在系統(tǒng)中留痕說明。（三）資料完整性要求采購申請需附必要的支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、比價單），保證采購需求清晰、可執(zhí)行；驗收環(huán)節(jié)必須簽署書面《采購驗收單》，杜絕“口頭驗收”或“事后補單”。（四）緊急采購特殊流程因突發(fā)情況（如設(shè)備故障停機、生產(chǎn)急需物料）需緊急采購時，申請人可先電話請示部門負(fù)責(zé)人及分管副總，同意后可“先采購、后補單”，但需在24小時內(nèi)補全《采購申請單》及緊急情況說明，由采購部門負(fù)責(zé)人事后確認(rèn)。（五）供應(yīng)商合規(guī)性審查嚴(yán)禁向無資質(zhì)供應(yīng)商采購（如食品需提供《食品經(jīng)營許可證》，特種設(shè)備需提供《特種設(shè)備生產(chǎn)許可證》），供應(yīng)商資質(zhì)需在采購前審核并留存復(fù)印件，保證采購物品/服務(wù)合法合規(guī)。（六）驗收與反饋閉環(huán)采購?fù)瓿珊?，使用部門需在3個工作日內(nèi)完成驗收，驗收結(jié)果及時反饋至采購部門及財務(wù)部門；若出現(xiàn)質(zhì)量問題，需在驗收單中注明具體情況，采購部門需在5個工作日內(nèi)協(xié)調(diào)解決，形成“采購-驗收-反饋-改進”的閉環(huán)管理。五、結(jié)語本采購申請與