行政文件歸檔與存儲(chǔ)管理指南引言行政文件是單位日常運(yùn)營(yíng)、決策執(zhí)行、歷史追溯的重要載體，規(guī)范化的歸檔與存儲(chǔ)管理不僅保障文件信息的完整性與安全性，更能提升信息檢索效率、降低管理成本，為單位合規(guī)經(jīng)營(yíng)與持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。本指南旨在明確行政文件歸檔與存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)流程、管理要求及工具模板，適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及機(jī)關(guān)的行政管理部門，助力實(shí)現(xiàn)文件管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化與高效化。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用單位類型本指南適用于各類企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、機(jī)關(guān)等組織的行政管理部門，涵蓋綜合辦公室、檔案室、文控中心等負(fù)責(zé)文件管理的部門及相關(guān)崗位人員。（二）常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景年度文件歸檔：年末對(duì)全年形成的請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同、制度文件等進(jìn)行集中整理歸檔；專項(xiàng)工作文件管理：針對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)檢查、資質(zhì)認(rèn)證等專項(xiàng)工作中形成的大量文件，進(jìn)行分類存儲(chǔ)與快速檢索；人事檔案管理：?jiǎn)T工入職、轉(zhuǎn)正、離職、培訓(xùn)、考核等人事相關(guān)文件的歸檔與長(zhǎng)期保存；合同與協(xié)議管理：各類業(yè)務(wù)合同、框架協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議的簽訂、履行及歸檔全程跟蹤；歷史文件追溯：針對(duì)過(guò)往年份的文件查閱、審計(jì)調(diào)檔或歷史事件追溯，提供規(guī)范的檔案調(diào)取流程。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）文件收集與預(yù)處理明確收集范圍：根據(jù)單位行政管理制度，梳理需歸檔的文件類型（如紅頭文件、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)憑證、合同等），保證“應(yīng)歸盡歸”，避免遺漏。文件來(lái)源確認(rèn)：通過(guò)各部門定期報(bào)送、OA系統(tǒng)自動(dòng)抓取、重要會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)收集等方式，獲取文件原件或電子版，注明責(zé)任部門（如“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”）及經(jīng)辦人（如“經(jīng)辦人：*某某”）。初步篩選與核對(duì)：檢查文件是否完整（如會(huì)議紀(jì)要需包含參會(huì)人員、決議事項(xiàng)；合同需含雙方蓋章頁(yè)），剔除重復(fù)件、草稿件（除特殊標(biāo)注外），對(duì)破損文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印替代。（二）文件分類與鑒定制定分類標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，采用“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”三級(jí)分類法，或按文件類型（如綜合類、人事類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類）劃分。例如：一級(jí)分類：年度（如“2024年”）；二級(jí)分類：機(jī)構(gòu)（如“綜合管理部”“財(cái)務(wù)部”）；三級(jí)分類：?jiǎn)栴}（如“會(huì)議管理”“合同管理”）。價(jià)值鑒定：根據(jù)文件保存期限，劃分為永久保存（如單位章程、年度工作報(bào)告）、長(zhǎng)期保存（10-30年，如合同、人事檔案）、短期保存（10年以下，如日常通知、會(huì)議簽到表），標(biāo)注“密級(jí)”（如公開(kāi)、內(nèi)部、秘密）。（三）文件整理與編目排序與裝訂：按文件形成時(shí)間或邏輯順序排序，去除金屬夾，使用無(wú)酸紙裝訂，保證頁(yè)碼連續(xù)（每份文件獨(dú)立編頁(yè)，標(biāo)注“共X頁(yè)第X頁(yè)”）。編制歸檔目錄：按照《文件歸檔目錄表》（見(jiàn)表3.2）逐項(xiàng)填寫(xiě)，包含檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、存放位置等信息，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）檔案編號(hào)與入庫(kù)唯一性編號(hào)規(guī)則：采用“年度-機(jī)構(gòu)-分類代碼-流水號(hào)”格式，如“2024-01-ZD-001”（2024年、綜合管理部、綜合類、001號(hào)），編號(hào)需唯一且便于檢索。標(biāo)簽粘貼與上架：將打印的檔案標(biāo)簽粘貼于檔案盒右下角，按編號(hào)順序排入檔案柜，保證柜層標(biāo)識(shí)清晰（如“A1層：2024年綜合類檔案”）。（五）存儲(chǔ)管理與維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境要求：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，避免陽(yáng)光直射、潮濕、蟲(chóng)害；檔案柜采用防火、防潮材質(zhì)，電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密硬盤(pán)，定期備份（本地+異地）。定期檢查：每季度檢查檔案盒是否變形、標(biāo)簽是否脫落，電子檔案是否可正常讀取，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)整改。（六）借閱與利用借閱審批流程：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》（見(jiàn)表3.3），說(shuō)明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如“借閱部門負(fù)責(zé)人：*某某”）簽字后，報(bào)檔案管理員審核；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如“分管領(lǐng)導(dǎo)：*某某”）審批，借閱時(shí)全程登記，原件不得帶出檔案室。歸還與核銷：借閱人按期歸還，檔案管理員檢查文件完整性后，在登記表上標(biāo)注“已歸還”，電子檔案需借閱人確認(rèn)刪除本地副本。（七）鑒定與銷毀到期鑒定：對(duì)達(dá)到保存期限的檔案，由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門組成鑒定小組（如“鑒定小組成員：某某、某某”），確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值。銷毀流程：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》（見(jiàn)表3.4），經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，并記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人。三、常用管理工具模板表3.1行政文件分類表示例一級(jí)分類（年度）二級(jí)分類（機(jī)構(gòu)）三級(jí)分類（問(wèn)題）文件類型說(shuō)明示例文件2024年綜合管理部會(huì)議管理單層會(huì)議通知、紀(jì)要、決議2024年度第一次辦公會(huì)議紀(jì)要2024年人力資源部人事管理入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明勞動(dòng)合同（2024-2030）2024年財(cái)務(wù)部合同管理采購(gòu)合同、服務(wù)合同、借款協(xié)議辦公設(shè)備采購(gòu)合同（公司）表3.2文件歸檔目錄表檔號(hào)題名責(zé)任部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)存放位置（柜-層-盒）備注2024-01-ZD-0012024年度工作計(jì)劃綜合管理部2024-01-058內(nèi)部A-1-01含附件2024-02-RL-005轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表人力資源部2024-03-153內(nèi)部B-2-03試用期考核表附后表3.3檔案借閱登記表借閱人所在部門借閱日期歸還期限檔號(hào)題名借閱事由審批人經(jīng)辦人歸還日期備注*市場(chǎng)部2024-06-012024-06-072024-03-YW-002市場(chǎng)推廣合作協(xié)議項(xiàng)目跟進(jìn)*趙六*錢七2024-06-05無(wú)損壞*孫八財(cái)務(wù)部2024-06-102024-06-202024-01-CW-0152024年Q1財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)檢查*周九*吳十2024-06-18僅查閱原件表3.4檔案銷毀審批表檔號(hào)題名數(shù)量（份）保存期限銷毀原因鑒定小組意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)單位負(fù)責(zé)人意見(jiàn)監(jiān)銷人銷毀日期2020-02-ZD-0102020年工作總結(jié)510年保存期滿，無(wú)利用價(jià)值同意銷毀同意同意鄭一、王二2024-05-20四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）保密性管理涉密文件（如未公開(kāi)合同、人事任免文件）需單獨(dú)存放，借閱嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁復(fù)印或拍照；電子檔案采用加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理，定期更新密碼，防止非授權(quán)訪問(wèn)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境安全檔案室配備消防器材（如二氧化碳滅火器）、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)防霉藥品，每日記錄環(huán)境數(shù)據(jù)；電子檔案定期進(jìn)行“雙備份”（本地服務(wù)器+異地硬盤(pán)），備份介質(zhì)標(biāo)注日期并妥善保管。（三）人員職責(zé)明確檔案管理員需具備專業(yè)資質(zhì)，負(fù)責(zé)文件收集、整理、歸檔、借閱等全流程管理，定期接受培訓(xùn)；各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件預(yù)整理，保證按時(shí)、完整提交歸檔材料。（四）電子檔案管理補(bǔ)充電子文件需為PDF、PDF/A等格式，避免使用易過(guò)時(shí)的軟件格式，保留元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、修改時(shí)間）；定期對(duì)電子檔案進(jìn)行“可讀性檢查”，保證10年后仍能正常打開(kāi)使用。（五）應(yīng)急處理預(yù)案制定檔案丟失、損壞、火災(zāi)等突發(fā)事件的應(yīng)急流程，明確責(zé)任人及處置措施（如啟用備份檔案、上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)）；每年