企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)使用指南引言企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)是集成化管理企業(yè)核心業(yè)務的信息化平臺，覆蓋供應鏈、生產、財務、人力資源等全鏈條業(yè)務，通過數(shù)據共享與流程協(xié)同，幫助企業(yè)提升運營效率、降低成本、輔助科學決策。本指南旨在為各部門用戶提供系統(tǒng)操作參考，涵蓋基礎配置、核心業(yè)務流程操作要點及常見問題處理，適用于企業(yè)ERP系統(tǒng)初學者及日常操作人員。第一章：基礎信息配置——系統(tǒng)初始化的基石應用場景當企業(yè)首次上線ERP系統(tǒng)，或新增業(yè)務模塊（如新倉庫、新產品線）時，需統(tǒng)一設置基礎數(shù)據，保證后續(xù)業(yè)務數(shù)據規(guī)范、統(tǒng)一，避免因信息不一致導致流程中斷或數(shù)據錯誤。操作流程詳解登錄系統(tǒng)：輸入企業(yè)分配的賬號、密碼及驗證碼，進入ERP系統(tǒng)首頁，選擇“基礎數(shù)據管理”模塊。設置組織架構：進入“組織管理”，依次添加公司、部門、崗位信息，填寫部門編碼（如“CG-采購部”）、部門名稱、負責人（*經理）、崗位名稱（如“采購專員”）等字段。設置部門間的上下級關系，明確審批權限層級（如采購申請金額≤1萬元由部門負責人審批，＞1萬元需分管副總*總審批）。設置物料/商品信息：進入“物料檔案”，新增物料記錄，填寫物料編碼（唯一，如“M001”）、物料名稱（如“A4打印紙”）、規(guī)格型號（“70g/A4”）、計量單位（“箱”）、物料類別（“辦公用品”）、默認倉庫（“主倉庫”）等。若涉及批次管理，需勾選“啟用批次管理”，并設置保質期（如“食品類物料需錄入生產日期和有效期”）。設置供應商/客戶信息：供應商管理：進入“供應商檔案”，添加供應商編碼（如“GYS001”）、名稱（“辦公用品供應商”）、聯(lián)系人（*女士）、聯(lián)系電話（虛構，如“138”）、地址、開戶行、銀行賬號等，并設置供應商等級（如“A類供應商”可享受賬期30天）?？蛻艄芾恚侯愃乒蹋浫肟蛻艟幋a（“KH001”）、名稱（“科技有限公司”）、聯(lián)系人（*先生）、信用額度（如“10萬元”）等信息。設置財務科目體系：進入“會計科目”，參照企業(yè)會計準則導入一級科目（如“1002銀行存款”“1405庫存商品”），再根據業(yè)務需求添加二級、三級科目（如“1405.01A4打印紙”）。設置輔助核算項（如部門、供應商、客戶），保證后續(xù)可按維度統(tǒng)計財務數(shù)據。數(shù)據校驗與發(fā)布：完成基礎信息錄入后，使用“數(shù)據校驗”功能檢查編碼重復、必填項缺失等問題，修正后提交至系統(tǒng)管理員審核，審核通過后正式發(fā)布生效。常用單據模板示例基礎信息維護表信息類別編碼名稱/規(guī)格計量單位負責人生效日期備注部門CG-001采購部-*經理2024-01-01負責采購業(yè)務物料M001A4打印紙(70g)箱-2024-01-01辦公用品類供應商GYS001辦公用品供應商-*女士2024-01-01A類供應商操作要點與常見問題要點：信息編碼需唯一且規(guī)范（如物料編碼采用“類別+流水號”格式），避免后續(xù)維護混亂；財務科目需與業(yè)務流程匹配（如“原材料”科目需關聯(lián)物料檔案）。問題：若物料編碼重復，系統(tǒng)提示“編碼已存在”，需返回修改流水號；若部門負責人未設置，審批流程將無法流轉，需及時補充。第二章：采購管理——從需求到付款的全流程管控應用場景企業(yè)日常采購原材料、辦公用品或服務時，需通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)“需求申請-審批-訂單-收貨-入庫-付款”全流程線上化，保證采購透明、合規(guī)，避免超采購或庫存積壓。操作流程詳解創(chuàng)建采購申請：采購員登錄系統(tǒng)，進入“采購管理-采購申請”，“新增”，填寫申請部門（如“行政部”）、申請人（*專員）、申請日期、物料信息（編碼“M001”、名稱“A4打印紙”、需求數(shù)量“10箱”）、需求日期（“2024-03-15”）、申請原因（“日常辦公消耗”）。附件（如行政部的《辦公用品需求計劃表》），提交申請。審批流程：系統(tǒng)根據預設規(guī)則自動推送審批：申請金額≤5千元由部門負責人經理審批，＞5千元需財務部會計會簽，最后由分管副總*總審批。審批人可在“待辦事項”中查看申請詳情，“同意”或“駁回”（駁回需填寫原因，如“需求日期過急，需調整”）。采購訂單：審批通過后，采購員進入“采購訂單”模塊，關聯(lián)已審批的采購申請單（自動填充物料、數(shù)量等信息），選擇供應商（“GYS001”）、填寫單價（“200元/箱”）、交貨日期（“2024-03-10”）、付款方式（“貨到付款”）。訂單提交后，由采購部*經理審核，審核通過生效。收貨管理：供應商送貨至倉庫，倉管員在“采購收貨”中錄入收貨單，關聯(lián)采購訂單號，填寫實收數(shù)量（如“10箱”，與訂單一致）、收貨日期（“2024-03-10”）、質檢結果（“合格”）。若實收數(shù)量與訂單不符（如少收1箱），需在“差異說明”中填寫“物流破損，待補貨”，并聯(lián)系供應商確認。入庫管理：收貨合格后，倉管員在“庫存管理-入庫”中采購入庫單，自動關聯(lián)收貨單，填寫入庫倉庫（“主倉庫”）、庫位（“A-01-01”），提交后系統(tǒng)自動更新庫存（A4打印紙庫存+10箱）。應付賬款處理：財務員進入“應付管理-發(fā)票錄入”，錄入供應商增值稅發(fā)票（金額“2000元”，稅額“260元”），關聯(lián)采購入庫單，應付憑證。付款時，在“付款管理”中填寫付款單（關聯(lián)發(fā)票，付款金額“2260元”），提交至*經理審批，審批通過后由出納安排付款。常用單據模板示例采購申請單申請編號CG-20240301001申請部門行政部申請人*專員申請日期2024-03-01物料編碼M001物料名稱A4打印紙規(guī)格型號70g/A4需求數(shù)量10箱需求日期2024-03-15申請原因辦公室消耗附件需求計劃表審批狀態(tài)已通過審批人*經理審批日期2024-03-02*總審批日期2024-03-03-采購訂單訂單編號PO-20240301001供應商辦公用品供應商訂單日期2024-03-02物料編碼M001物料名稱A4打印紙單價200元/箱交貨日期2024-03-10付款方式貨到付款收貨倉庫主倉庫操作要點與常見問題要點：采購申請需明確“需求日期”，避免因日期模糊導致采購延遲；收貨時必須核對實物與訂單信息，差異需及時反饋；入庫單需在收貨后24小時內提交，保證庫存數(shù)據實時。問題：若審批人未及時處理，系統(tǒng)可設置“催辦”功能；若供應商無法按時交貨，需在訂單中備注“延遲交貨原因”，并啟動供應商考核流程。第三章：銷售管理——從訂單到回款的業(yè)務閉環(huán)應用場景企業(yè)對外銷售產品或服務時，通過ERP系統(tǒng)管理客戶訂單、發(fā)貨、開票、回款等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)銷售全流程可追溯，加速資金回籠，提升客戶滿意度。操作流程詳解創(chuàng)建銷售訂單：銷售員登錄系統(tǒng)，進入“銷售管理-銷售訂單”，新增訂單，填寫客戶信息（編碼“KH001”、名稱“科技有限公司”）、物料（編碼“M002”、名稱“筆記本電腦”、規(guī)格“i5/16G/512G”）、數(shù)量“5臺”、單價“5000元/臺”、交貨日期（“2024-03-20”）、收貨地址（“北京市朝陽區(qū)路號”）。錄入折扣信息（如“批量采購98折，實付24500元”），提交訂單。訂單審核：系統(tǒng)自動校驗：客戶信用額度（KH001剩余額度8萬元，本次訂單2.45萬元，未超限）、庫存（筆記本電腦庫存10臺，滿足需求）。訂單推送至銷售部*主管審核，審核通過后生效，同步更新客戶“已訂未發(fā)”數(shù)量。發(fā)貨管理：倉管員根據銷售訂單發(fā)貨單，填寫實發(fā)數(shù)量（5臺）、發(fā)貨日期（“2024-03-20”）、物流方式（“順豐快遞”）、運費（“100元，客戶承擔”）。打印發(fā)貨單及送貨單，交物流發(fā)貨，客戶簽收后物流信息回填系統(tǒng)。出庫管理：發(fā)貨完成后，倉管員在“庫存管理-出庫”中銷售出庫單，關聯(lián)發(fā)貨單，填寫出庫倉庫（“主倉庫”）、庫位（“B-02-03”），提交后系統(tǒng)自動扣減庫存（筆記本電腦庫存-5臺）。開票管理：財務員進入“銷售管理-開票”，關聯(lián)銷售出庫單，錄入增值稅發(fā)票（金額“24500元”，稅額“3185元”，價稅合計“27685元”），客戶信息自動帶出，核對無誤后保存并打印發(fā)票，郵寄給客戶。應收賬款與回款：發(fā)票后，系統(tǒng)自動應收單（客戶KH001，金額“27685元”）。收到客戶回款時，財務員在“應收管理-收款”中錄入收款單（金額“27685元”，收款日期“2024-03-25”，付款方式“銀行轉賬”），關聯(lián)應收單，核銷賬款，更新客戶“已收未票”余額。常用單據模板示例銷售訂單訂單編號XS-20240301001客戶名稱科技有限公司訂單日期2024-03-05物料編碼M002物料名稱筆記本電腦規(guī)格型號i5/16G/512G交貨日期2024-03-20收貨地址北京市朝陽區(qū)路折扣98折銷售出庫單出庫編號CK-20240301001訂單編號XS-20240301001出庫倉庫主倉庫出庫日期2024-03-20物料編碼M002物料名稱筆記本電腦規(guī)格型號i5/16G/512G出庫數(shù)量5臺經手人*倉管員審核人*經理備注客戶自提--操作要點與常見問題要點：訂單創(chuàng)建前需確認客戶信用額度，避免超信用銷售；發(fā)貨時核對客戶地址與聯(lián)系方式，避免錯發(fā)；開票信息與客戶信息一致（如名稱、稅號），避免稅務風險。問題：若庫存不足，需及時通知銷售員與客戶溝通，確認是否延遲發(fā)貨或取消訂單；若客戶拒收貨物，需在系統(tǒng)中創(chuàng)建“銷售退貨單”，辦理入庫后沖應收賬款。第四章：庫存管理——保證賬實一致的核心環(huán)節(jié)應用場景企業(yè)通過ERP系統(tǒng)實時監(jiān)控庫存物料的入庫、出庫、調撥、盤點等操作，準確掌握庫存數(shù)量、庫位及狀態(tài)，避免積壓或缺貨，降低庫存成本。操作流程詳解入庫管理：采購入庫：參照第二章“入庫管理”流程，關聯(lián)采購收貨單采購入庫單。生產入庫：生產完工后，車間統(tǒng)計員在“生產入庫”中錄入生產入庫單，關聯(lián)生產工單，填寫完工產品（編碼“P001”、名稱“成品手機”）、數(shù)量“100臺”、入庫倉庫（“成品倉庫”），提交后系統(tǒng)更新庫存。其他入庫：如樣品入庫、退貨入庫等，選擇“其他入庫”類型，填寫入庫原因、來源等信息。出庫管理：銷售出庫：參照第三章“出庫管理”流程，關聯(lián)發(fā)貨單銷售出庫單。領料出庫：車間領用原材料時，填寫領料單（領用部門“生產部”、物料“M003-手機主板”、數(shù)量“200塊”、用途“P001產品生產”），部門負責人*主管審批后出庫單，扣減庫存。其他出庫：如報損出庫、調撥出庫等，選擇“其他出庫”類型，填寫出庫原因。庫存調撥：當需將物料從A倉庫調撥至B倉庫時（如“主倉庫”調撥“5箱A4打印紙”至“分倉庫”），在“庫存調撥”中創(chuàng)建調撥單，填寫調出倉庫、調入倉庫、物料、數(shù)量、調撥日期，提交后系統(tǒng)調撥出庫單（A倉庫庫存-5箱）和調撥入庫單（B倉庫庫存+5箱）。庫存盤點：創(chuàng)建盤點任務：倉管員進入“庫存盤點”，選擇盤點范圍（如“主倉庫-辦公用品類”），設置盤點截止日期（“2024-03-31”），系統(tǒng)自動盤點清單（物料編碼、名稱、賬面數(shù)量）。實物盤點：倉管員打印盤點清單，現(xiàn)場清點實物，填寫實盤數(shù)量，若差異需標注原因（如“受潮變質報損1箱”）。盤點結果處理：錄入實盤數(shù)量后，系統(tǒng)“盤點差異表”，提交至財務部*會計審核，審核通過后“盤點調整單”，調整賬面庫存（如A4打印紙賬面10箱，實盤9箱，調減1箱）。庫存查詢：在“庫存查詢”模塊，可按物料、倉庫、庫位、批次等條件查詢實時庫存、庫存流水、庫齡分析（如“庫齡超過180天的物料需及時促銷處理”）等信息。常用單據模板示例入庫單入庫編號RK-20240301001入庫類型采購入庫供應商辦公用品供應商入庫日期2024-03-10物料編碼M001物料名稱A4打印紙規(guī)格型號70g/A4入庫數(shù)量10箱經手人*倉管員驗收人*質檢員備注合格--盤點調整單調整單編號PD-20240301001盤點任務號PT-20240301001調整日期2024-04-01物料編碼M001物料名稱A4打印紙規(guī)格型號70g/A4賬面數(shù)量10箱實盤數(shù)量9箱差異數(shù)量-1箱調整原因倉庫受潮報損1箱審批人*會計備注-操作要點與常見問題要點：入庫單需關聯(lián)原始單據（如采購訂單、生產工單），保證來源可追溯；出庫遵循“先進先出”原則（尤其對保質期敏感的物料）；盤點需“賬實相符”，差異需在3個工作日內處理完畢。問題：若發(fā)覺庫存積壓（如某物料庫存超安全庫存2倍），系統(tǒng)可觸發(fā)“庫存預警”，提醒采購員調整采購計劃；若盤點差異較大，需復盤出入庫流程，檢查是否存在漏錄、錯錄情況。第五章：財務管理——業(yè)財一體化的數(shù)據支撐應用場景企業(yè)通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據與財務數(shù)據自動同步，完成憑證處理、應收應付管理、成本核算及財務報表，為管理層提供實時、準確的財務分析依據。操作流程詳解憑證處理：業(yè)務憑證：系統(tǒng)根據業(yè)務單據自動財務憑證（如采購入庫單“借：原材料貸：應付賬款”，銷售出庫單“借：主營業(yè)務成本貸：庫存商品”）。手工憑證錄入：對于無業(yè)務單據的財務事項（如計提折舊、報銷費用），財務員進入“憑證管理”，手工錄入憑證，填寫憑證字（“記”）、憑證號、摘要（“計提3月固定資產折舊”）、科目（“6602管理費用-折舊費”）、借方/貸方金額，附件（如折舊計算表）。憑證審核與過賬：手工憑證提交至*會計審核，審核通過后過賬，更新科目余額。應收管理：應收單：銷售開票后，系統(tǒng)自動應收單（客戶KH001，金額27685元），財務員可查看“應收賬款明細賬”。收款核銷：收到客戶回款后，錄入收款單（金額27685元），關聯(lián)應收單，核銷后客戶應收余額清零。壞賬處理：對于無法收回的款項（如客戶破產），進入“壞賬準備”，計提壞賬（按應收賬款余額的5%），憑證“借：信用減值損失貸：壞賬準備”。應付管理：應付單：采購入庫后，系統(tǒng)自動應付單（供應商GYS001，金額2260元），財務員可查看“應付賬款明細賬”。付款核銷：向供應商付款時，錄入付款單（金額2260元），關聯(lián)應付單，核銷后應付余額清零。成本核算：直接材料成本：月末，系統(tǒng)根據“材料出庫單”匯總各產品領用原材料成本（如P001產品領用M003主板200塊，單價500元/塊，總成本10萬元）。直接人工成本：導入工資數(shù)據（生產工人工資5萬元），按工時分配至P001產品（總工時1000小時，P001產品占800小時，分配4萬元）。制造費用：匯總車間水電費、折舊費等（共2萬元），按工時分配至P001產品（1.6萬元）?？偝杀九c單位成本：P001產品總成本=直接材料10萬+直接人工4萬+制造費用1.6萬=15.6萬元，完工數(shù)量100臺，單位成本1560元/臺，“成本計算單”。財務報表：系統(tǒng)根據憑證、科目余額表自動資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，財務員可查看報表或導出Excel格式，進行財務分析（如“毛利率=（營業(yè)收入-營業(yè)成本）/營業(yè)收入”）。常用單據模板示例記賬憑證憑證字號記-202403-001日期2024-03-31摘要科目編碼科目名稱借方金額貸方金額制單人----計提3月固定資產折舊6602管理費用-折舊費8000-*會計-----1602累計折舊-8000*會計成本計算單物料編碼P0