企業(yè)行政日常工作審批通用工具箱一、日常審批場景與適用范圍在企業(yè)行政工作中，審批流程貫穿各類資源調配與事務管理環(huán)節(jié)，本工具箱覆蓋高頻審批場景，幫助規(guī)范操作、提升效率。主要適用范圍包括：物資采購類：辦公設備（電腦、打印機）、文具耗材（紙張、墨盒）、清潔用品等日常物資的申購與采購審批；費用報銷類：行政辦公費用（快遞費、物業(yè)費）、活動組織費用（團建、會議）、維修維護費用（設備維修、場地修繕）等支出報銷；資源使用類：會議室預訂、車輛調度、固定資產(chǎn)領用（辦公家具、電器）等資源申請與分配；事務管理類：印章使用申請、對外函件審批、行政制度發(fā)布等流程性事務確認。二、各類審批操作流程詳解（一）辦公物資采購審批流程適用場景：部門因工作需要申購非緊急、常規(guī)性辦公物資（如A4紙、文件夾、訂書機等）。操作步驟：提交申請：申請人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《辦公物資采購申請表》，注明申購物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、緊急程度及建議供應商，提交至部門負責人。部門審核：部門負責人核對物資必要性與部門預算，確認后在OA系統(tǒng)中審批通過，流轉至行政部。行政復核：行政專員核對申請物資的庫存情況（避免重復采購）、規(guī)格合理性及預估價格是否符合市場標準，若需調整（如更換性價比更高的供應商），反饋申請人修改后重新提交；若符合要求，流轉至財務部。財務審批：財務人員審核采購預算是否充足，重點核查單價與總金額是否在部門年度預算范圍內，審批通過后流轉至分管行政領導。領導審批：分管行政領導根據(jù)采購金額分級審批（單次采購≤1000元由部門負責人審批，1000-5000元由分管領導審批，＞5000需提交總經(jīng)理審批），審批通過后行政部啟動采購。執(zhí)行采購與入庫：行政部根據(jù)審批結果聯(lián)系供應商下單，物資到貨后由申請人、行政專員共同驗收，確認無誤后在《物資入庫登記表》簽字，并將物資發(fā)放至申請人。歸檔記錄：行政部將《采購申請表》《入庫登記表》《采購合同》（如有）等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。（二）行政費用報銷審批流程適用場景：員工因行政工作產(chǎn)生費用（如快遞費、辦公用品采購費、會議室租賃費等），需報銷相關支出。操作步驟：準備報銷材料：員工整理費用報銷憑證，包括：正規(guī)發(fā)票（抬頭需為企業(yè)全稱）、消費明細清單（如快遞單號、采購清單）、費用說明（注明用途、發(fā)生時間、涉及項目）。若為預支報銷，需填寫《費用預支申請表》并附相關說明。填寫報銷單：登錄OA系統(tǒng)或填寫《行政費用報銷單》，注明報銷類型、費用明細、金額、申請人所屬部門、成本中心，電子版發(fā)票及附件，提交至部門負責人。部門審核：部門負責人核對費用真實性、合理性及是否與部門工作相關，確認后在報銷單上簽字，流轉至財務部。財務審核：財務人員重點核查發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務平臺驗證）、抬頭是否正確、費用是否符合公司報銷標準（如快遞費需注明寄收件人及事由，超標部分需說明原因并附審批說明），審核通過后流轉至分管領導。領導審批：分管領導根據(jù)費用金額分級審批（≤2000元由部門負責人審批，2000-10000元由分管領導審批，＞10000需提交總經(jīng)理審批），審批通過后財務部安排付款。付款與歸檔：財務部通過銀行轉賬或備用金方式支付報銷款項，員工確認收款后，財務部將報銷單、發(fā)票、審批單等資料按月整理歸檔，保存期限不少于5年。（三）會議室預訂審批流程適用場景：部門或員工需使用企業(yè)內部會議室召開會議、培訓或組織活動。操作步驟：查詢會議室availability：申請人登錄OA系統(tǒng)“會議室預訂”模塊，查詢目標會議室（如大會議室、培訓室）的使用時段，確認空閑后預訂。填寫預訂信息：在預訂頁面填寫會議室名稱、使用日期、時間段（開始-結束）、會議主題、參會人數(shù)、設備需求（投影儀、麥克風、白板等）、申請人及聯(lián)系方式，提交至行政部。行政審核：行政專員核對會議室使用權限（是否需提前申請、是否與部門級別匹配）、設備資源是否充足，若時段沖突，與申請人協(xié)商調整或推薦其他會議室；若符合要求，確認預訂并同步更新會議室使用狀態(tài)。特殊情況審批：若需預訂大型會議室（容納50人以上）或使用時段為非工作時間（如周末、節(jié)假日），需提交《特殊會議室使用申請表》，由行政部負責人及分管領導審批，審批通過后方可預訂。會前準備與使用：會議前1個工作日，行政部根據(jù)預訂需求調試設備（如開啟投影儀、調試麥克風），申請人提前30分鐘到場確認；會議結束后，申請人需關閉設備、整理場地，并在《會議室使用登記表》上簽字確認。歸檔與反饋：行政部按月統(tǒng)計會議室使用情況，整理《會議室預訂記錄表》《使用登記表》等資料歸檔，并定期收集使用反饋（如設備故障、場地問題），優(yōu)化管理流程。（四）固定資產(chǎn)領用審批流程適用場景：新入職員工需領用辦公設備（電腦、工位），或部門因業(yè)務需要新增固定資產(chǎn)（如打印機、掃描儀）。操作步驟：提交領用申請：申請人填寫《固定資產(chǎn)領用申請表》，注明領用物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用原因（新入職/業(yè)務新增）、使用人、存放地點，提交至部門負責人。部門審核：部門負責人核對領用必要性（如新入職員工需確認崗位需求，新增設備需確認是否有閑置設備可調配），確認后在申請表上簽字，流轉至行政部。行政復核：行政專員核對固定資產(chǎn)庫存臺賬，確認是否有閑置設備可供調配（如部門有閑置電腦可優(yōu)先復用）；若無閑置設備，需核查采購預算是否符合規(guī)定，若需新增采購，按“辦公物資采購審批流程”執(zhí)行；若符合領用條件，流轉至財務部。資產(chǎn)登記與發(fā)放：行政部為領用物品粘貼固定資產(chǎn)標簽（編號、領用日期、使用人），填寫《固定資產(chǎn)領用登記表》，由申請人簽字確認后發(fā)放物品，并同步更新固定資產(chǎn)臺賬（狀態(tài)更新為“在用”）。歸還與轉移審批：員工離職或崗位變動時，需填寫《固定資產(chǎn)歸還/轉移申請表》，注明物品名稱、編號、狀態(tài)（是否完好），部門負責人審核后交行政部，行政部驗收無誤后更新臺賬（狀態(tài)變更為“閑置”或“轉移至部門”）。定期盤點：行政部每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實物是否一致，盤盤盈、盤虧需填寫《固定資產(chǎn)盤盈盤虧報告表》，經(jīng)財務部及分管領導審批后處理，保證賬實相符。三、標準化審批模板參考（一）《辦公物資采購申請表》項目內容申請人*某某所屬部門行政部申請日期2023年月日物資名稱A4復印紙規(guī)格型號80gA4數(shù)量10包預估單價（元）25總金額（元）250用途部門日常辦公使用緊急程度□常規(guī)□緊急（請說明：）建議供應商辦公用品超市部門負責人審批簽字：____________日期：____________行政部復核意見簽字：____________日期：____________財務部審批意見簽字：____________日期：____________分管領導審批意見簽字：____________日期：____________（二）《行政費用報銷單》報銷類型□辦公費用□維修費用□活動費用□其他_________申請人*某某所屬部門市場部報銷日期2023年月日費用發(fā)生日期2023年月日費用明細（可附清單）快遞費：公司寄送樣品，金額120元；辦公用品采購：文件夾5個，金額50元總金額（元）170成本中心市場部發(fā)票信息發(fā)票代碼：發(fā)票號碼：金額：170元部門負責人審批簽字：____________日期：____________財務部審核意見簽字：____________日期：____________分管領導審批意見簽字：____________日期：____________財務付款記錄付款方式：□銀行轉賬□備用金日期：____________金額：170元（三）《會議室預訂申請表》申請人|*某某|

所屬部門|人力資源部|

會議主題|2023年第三季度新員工培訓|

使用日期|2023年月日|

使用時間段|14:00-17:00|

參會人數(shù)|30人|

所需會議室|□大會議室（容納50人）□培訓室（容納20人）□小會議室（容納10人）|

設備需求|□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他_________|

特殊要求|需提前布置橫幅“2023年新員工培訓”|

申請人聯(lián)系方式|電話：138|

行政部審核意見|簽字：____________日期：____________（確認會議室可用及設備安排）|

領導審批（特殊情況下）|簽字：____________日期：____________（如非工作時間或大型會議室）|四、高效審批的關鍵注意事項（一）審批時效管理常規(guī)審批事項需在提交后2個工作日內完成審批，緊急事項（如突發(fā)維修、臨時會議）需標注“加急”，相關部門需在1個工作日內響應；節(jié)假日或非工作時間提交的申請，順延至下一個工作日處理，但需在申請中注明“非工作日提交”，避免延誤。（二）材料完整性要求報銷類審批需提供正規(guī)發(fā)票（電子發(fā)票需PDF原件，紙質發(fā)票需粘貼在報銷單背面），發(fā)票抬頭、稅號需與企業(yè)信息一致，無涂改、破損；采購類審批需明確物資規(guī)格、用途及供應商建議，避免“一批辦公用品”等模糊描述；資源類審批（如會議室、車輛）需提前1-3個工作日提交申請，大型活動（如100人以上會議）需提前5個工作日提交，保證資源協(xié)調到位。（三）審批權限規(guī)范嚴格按照公司《審批權限表》執(zhí)行分級審批，不得越級審批或代簽；涉及預算外支出（如超標準采購、未列入預算的費用）需額外提交《預算外申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可推進；固定資產(chǎn)領用需確認使用人信息，避免“多人共用一物”導致管理混亂，離職時必須辦理歸還手續(xù)。（四）特殊情況處理若審批流程中某個環(huán)節(jié)因負責人出差無法簽字，需通過OA系統(tǒng)委托授權（需提前在系統(tǒng)中設置授權人），或由其部門指定臨時審批人（需郵件告知行政部）；物資采購遇緊急情況（如打印機突發(fā)故障需立即更換），可先電話請示行政負責人，先行采購后1個工作日內補辦審批手續(xù)，事后需