行政事務(wù)處理流程與制度規(guī)范手冊前言為規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，保證各項(xiàng)工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋會議管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、印章管理、檔案管理等核心行政事務(wù)，明確了各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、責(zé)任分工及執(zhí)行要求，適用于公司全體員工及相關(guān)部門。一、總則（一）基本原則行政事務(wù)管理遵循“規(guī)范高效、責(zé)任到人、服務(wù)保障、安全保密”的原則，保證各項(xiàng)事務(wù)處理有章可循、有據(jù)可依。（二）適用范圍本手冊適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政事務(wù)處理，涵蓋各部門及全體員工的日常行政行為。（三）職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項(xiàng)行政事務(wù)，制定管理制度，監(jiān)督執(zhí)行情況，組織培訓(xùn)及考核。各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門行政事務(wù)的初審、需求提報(bào)及內(nèi)部管理，保證部門內(nèi)事務(wù)符合規(guī)范。全體員工：嚴(yán)格遵守本手冊規(guī)定，規(guī)范提報(bào)需求，配合行政部完成各項(xiàng)事務(wù)處理。二、會議管理（一）適用情境部門例會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會、外部接待會、全體員工大會等各類會議的組織與召開。（二）操作流程1.會議申請與審批申請人：根據(jù)會議需求，提前2個工作日填寫《會議申請審批表》（表1），明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程、所需設(shè)備及材料等。審批流程：部門負(fù)責(zé)人審核→行政部復(fù)核→如需涉及外部單位或公司級重大事項(xiàng)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議準(zhǔn)備行政部：根據(jù)審批通過的申請，提前1個工作日完成會議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試（投影儀、麥克風(fēng)、音響等）、席卡擺放、茶水準(zhǔn)備等工作。申請人：提前將會議材料電子版提交至行政部，或根據(jù)需要打印紙質(zhì)材料并分發(fā)至參會人員。3.會議召開與記錄主持人：按議程主持會議，控制會議時間，保證討論聚焦主題。記錄人：指定專人（或申請人）負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任部門及完成時限等。4.會議紀(jì)要與歸檔紀(jì)要整理：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理形成《會議紀(jì)要》（表2），經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門抄送行政部。資料歸檔：會議申請表、簽到表、紀(jì)要、相關(guān)材料等由行政部統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于3年。（三）常用表單表1：會議申請審批表（含會議基本信息、需求清單、審批意見等欄位）表2：會議紀(jì)要（含會議主題、時間地點(diǎn)、參會人員、議程、決議、待辦事項(xiàng)等欄位）（四）執(zhí)行要點(diǎn)會議需提前明確主題和議程，避免無計(jì)劃召開；重要會議需提前測試設(shè)備，保證正常運(yùn)行；會議紀(jì)要需明確待辦事項(xiàng)的責(zé)任人和時限，并跟蹤落實(shí)情況；會議室使用后，申請人需清理現(xiàn)場，關(guān)閉設(shè)備電源。三、辦公用品管理（一）適用情境筆、紙張、文件夾、墨盒等日常辦公用品的領(lǐng)用、采購及庫存管理。（二）操作流程1.需求提報(bào)與匯總各部門：每月25日前，由指定聯(lián)絡(luò)員填寫《辦公用品需求申請表》（表3），列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交行政部。行政部：匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況，編制《辦公用品月度采購計(jì)劃》。2.采購與入庫采購執(zhí)行：行政部根據(jù)采購計(jì)劃，通過合格供應(yīng)商采購辦公用品（小額采購可直接執(zhí)行，大額采購需簽訂采購合同）。入庫登記：物品到貨后，行政部指定專人核對數(shù)量、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫登記表》（表4），更新庫存臺賬。3.領(lǐng)用與登記領(lǐng)用流程：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（表5），注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用人及部門，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后領(lǐng)取。領(lǐng)用規(guī)范：按需領(lǐng)用，避免浪費(fèi)；貴重物品（如打印機(jī)、掃描儀）需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。4.庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充定期盤點(diǎn)：行政部每月末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)際庫存，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》（表6）。補(bǔ)充采購：對庫存低于安全庫存量的物品，及時納入下月采購計(jì)劃。（三）常用表單表3：辦公用品需求申請表（含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、申請人等欄位）表4：辦公用品入庫登記表（含入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、經(jīng)手人等欄位）表5：辦公用品領(lǐng)用登記表（含領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人、部門等欄位）表6：辦公用品盤點(diǎn)表（含物品名稱、賬面數(shù)量、實(shí)際數(shù)量、差異原因、處理意見等欄位）（四）執(zhí)行要點(diǎn)辦公用品需按計(jì)劃采購，避免臨時緊急采購影響工作；入庫時需嚴(yán)格驗(yàn)收，保證物品質(zhì)量合格；領(lǐng)用需規(guī)范登記，杜絕私自拿??；定期盤點(diǎn)，及時處理積壓物品，保障庫存合理。四、固定資產(chǎn)管理（一）適用情境電腦、打印機(jī)、辦公家具、設(shè)備儀器等固定資產(chǎn)的申購、驗(yàn)收、調(diào)撥、維修及報(bào)廢。（二）操作流程1.申購與審批申請人：根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)申購表》（表7），列明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購與驗(yàn)收采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批結(jié)果，通過招標(biāo)或詢價方式采購固定資產(chǎn)，簽訂采購合同。驗(yàn)收登記：物品到貨后，行政部聯(lián)合使用部門共同驗(yàn)收，核對型號、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（表8），建立固定資產(chǎn)臺賬（表9），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。3.日常管理責(zé)任人：固定資產(chǎn)使用人為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常維護(hù)、保管，保證設(shè)備完好。調(diào)撥管理：部門間調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》（表10），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺賬信息。4.維修與報(bào)廢維修申請：固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》（表11），行政部聯(lián)系維修并記錄維修情況。報(bào)廢處置：對無法維修或達(dá)到使用年限的固定資產(chǎn)，由行政部評估后填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表》（表12），經(jīng)審批后按公司規(guī)定處置（如變賣、捐贈等），并更新臺賬。（三）常用表單表7：固定資產(chǎn)申購表（含物品信息、預(yù)算、用途、審批意見等欄位）表8：固定資產(chǎn)驗(yàn)收單（含驗(yàn)收信息、使用部門、驗(yàn)收人員等欄位）表9：固定資產(chǎn)臺賬（含資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、使用部門、責(zé)任人、購置日期等欄位）表10：固定資產(chǎn)調(diào)撥單（含調(diào)撥信息、雙方部門、審批意見等欄位）表11：固定資產(chǎn)維修申請表（含故障描述、維修要求、審批意見等欄位）表12：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表（含報(bào)廢原因、評估意見、審批意見等欄位）（四）執(zhí)行要點(diǎn)固定資產(chǎn)需嚴(yán)格履行申購審批流程，杜絕違規(guī)采購；驗(yàn)收時需核對實(shí)物與申購信息一致，保證資產(chǎn)合規(guī)；調(diào)撥、維修、報(bào)廢需及時更新臺賬，做到賬實(shí)相符；定期組織固定資產(chǎn)清查，每半年至少一次。五、印章管理（一）適用情境公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、部門印章等各類印章的使用與保管。（二）操作流程1.印章保管行政部：負(fù)責(zé)公司公章、合同專用章等印章的保管，指定專人（印章管理員）負(fù)責(zé)，實(shí)行“專人專管、專柜存放”。各部門：部門印章由部門負(fù)責(zé)人*指定專人保管，報(bào)行政部備案。2.用印申請與審批申請人：填寫《印章使用申請表》（表13），列明用印文件名稱、份數(shù)、用途及用印范圍，附需用印文件樣本。審批流程：公司公章、合同專用章：部門負(fù)責(zé)人審核→行政部復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；部門印章：部門負(fù)責(zé)人*審批→報(bào)行政部備案。3.規(guī)范用印與登記用印要求：核對申請信息與文件內(nèi)容一致，保證用印文件合法合規(guī)；在指定位置清晰蓋章，避免模糊或覆蓋文字。登記備案：印章管理員在《印章使用登記表》（表14）中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，留存用印文件復(fù)印件。4.印章停用與銷毀停用：因機(jī)構(gòu)調(diào)整或名稱變更等原因停用印章時，由行政部收回并封存，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后備案。銷毀：對已停用或作廢的印章，由行政部提出銷毀申請，經(jīng)審批后由兩人以上共同監(jiān)銷，保證銷毀徹底并記錄存檔。（三）常用表單表13：印章使用申請表（含用印信息、文件樣本、審批意見等欄位）表14：印章使用登記表（含用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等欄位）（四）執(zhí)行要點(diǎn)印章管理員需妥善保管印章，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、代存或帶出工作場所（特殊情況需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批）；用印前需嚴(yán)格審核文件內(nèi)容，嚴(yán)禁在空白紙張或空白合同上蓋章；用印登記需完整準(zhǔn)確，做到“誰用印、誰負(fù)責(zé)”；定期檢查印章保管情況，保證印章安全。六、檔案管理（一）適用情境公司文件、合同、會議紀(jì)要、人事資料、財(cái)務(wù)憑證等各類檔案的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀。（二）操作流程1.檔案收集與分類行政部：每月初收集上月需歸檔的文件，包括但不限于：紅頭文件、合同、會議紀(jì)要、工作報(bào)告等。分類整理：按“年度-類別-部門”原則進(jìn)行分類（如“2024-行政部-會議紀(jì)要”），編寫檔案目錄（表15）。2.歸檔與保管歸檔要求：文件需為正式版本，字跡清晰、手續(xù)齊全（如審批簽字、蓋章完整）；電子檔案需刻錄光盤或存儲至指定服務(wù)器。保管存放：紙質(zhì)檔案存入檔案柜，標(biāo)注檔案名稱及編號；電子檔案加密存儲，定期備份。3.檔案借閱借閱申請：員工填寫《檔案借閱申請表》（表16），注明檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及行政部審批后借閱。借閱規(guī)范：借閱期限一般不超過7天，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，限在檔案室查閱。4.檔案銷毀鑒定與審批：對超過保管期限的檔案，由行政部組織鑒定，對無保存價值的檔案填寫《檔案銷毀申請表》（表17），經(jīng)審批后銷毀。銷毀監(jiān)督：銷毀時由兩人以上共同監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)，并記錄銷毀清單存檔。（三）常用表單表15：檔案目錄（含檔案編號、名稱、類別、年度、保管期限、存放位置等欄位）表16：檔案借閱申請表（含借閱信息、用途、期限、審批意見等欄位）表17：檔案銷毀申請表（含檔案清單、鑒定意見、審批意見等欄位）（四）執(zhí)行要點(diǎn)檔案需及時收集整理，保證不遺漏重要文件；歸檔文件需規(guī)范分類，便于檢索查閱；借閱檔案需履行審批手續(xù)，保證檔案安全；銷毀檔案需嚴(yán)格鑒定，遵守保密規(guī)定。七、監(jiān)督與改進(jìn)（一）監(jiān)督檢查行政部每季度對各部門行政