企業(yè)采購申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)工具一、適用范圍與使用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，覆蓋日常辦公物資采購、生產(chǎn)設(shè)備采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）、項(xiàng)目專項(xiàng)采購等場(chǎng)景。具體包括：常規(guī)采購：辦公文具、耗材、低值易耗品等日常運(yùn)營(yíng)所需物資；資產(chǎn)采購：電腦、儀器、家具等固定資產(chǎn)；服務(wù)采購：第三方服務(wù)（如清潔、IT支持）、工程外包等；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)）需快速響應(yīng)的采購需求。無論采購金額大小，均需通過本工具規(guī)范流程，保證采購合規(guī)、透明、高效。二、采購申請(qǐng)全流程操作指南（一）采購申請(qǐng)發(fā)起責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人操作步驟：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)估單價(jià)及預(yù)算金額（需符合部門年度預(yù)算）。填寫《采購申請(qǐng)單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)單據(jù)），完整填寫以下信息（詳見第三部分模板）：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人姓名、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明；附件：如需提供報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)、需求說明書等，需作為附件一并提交（電子版或紙質(zhì)版復(fù)印件）。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無誤后，通過系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審批（或紙質(zhì)單據(jù)簽字后傳遞至下一環(huán)節(jié)）。輸出物：《采購申請(qǐng)單》（含附件）（二）部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人操作步驟：審核必要性：確認(rèn)采購需求是否符合部門工作計(jì)劃，是否為必需品，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。審核預(yù)算：檢查預(yù)估金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。審核規(guī)格與數(shù)量：核對(duì)采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量是否合理，避免過度采購。審批通過：在《采購申請(qǐng)單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，提交至采購部；若不通過，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。輸出物：審批通過的《采購申請(qǐng)單》（三）采購部審核與詢價(jià)責(zé)任人：采購部專員操作步驟：合規(guī)性審核：檢查申請(qǐng)單填寫是否完整、附件是否齊全，是否符合公司采購制度（如是否需招標(biāo)、是否為定點(diǎn)供應(yīng)商等）。預(yù)算復(fù)核：核對(duì)總預(yù)算是否在采購部管控范圍內(nèi)，超預(yù)算金額按分級(jí)審批流程處理（詳見下表）。采購金額（元）審批層級(jí)以下（含）5000采購部經(jīng)理審批5001-20000分管副總審批20001-50000總經(jīng)理審批50001以上董事會(huì)審批市場(chǎng)詢價(jià)：常規(guī)采購：向至少3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，獲取書面報(bào)價(jià)單（電子版或蓋章掃描件）；緊急采購：無法詢價(jià)的需在申請(qǐng)單中注明緊急原因，由采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后直接采購；服務(wù)類采購：需提供服務(wù)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）。擬定采購方案：根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等，擬定最優(yōu)采購方案，附報(bào)價(jià)單提交至下一審批層級(jí)。輸出物：詢價(jià)記錄表、采購方案、《采購申請(qǐng)單》（含附件）（四）分級(jí)審批執(zhí)行責(zé)任人：各層級(jí)審批人操作步驟：按金額分級(jí)審批：根據(jù)上表對(duì)應(yīng)層級(jí)，由審批人審核采購必要性、預(yù)算合理性、詢價(jià)合規(guī)性，在《采購申請(qǐng)單》相應(yīng)欄簽字。審批通過后，采購部下達(dá)采購指令：標(biāo)準(zhǔn)化物品：從合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單；非標(biāo)準(zhǔn)化物品/服務(wù)：與技術(shù)部門確認(rèn)參數(shù)后簽訂采購合同。審批不通過：由采購部通知申請(qǐng)人，說明原因，退回修改或重新申請(qǐng)。輸出物：審批完成的《采購申請(qǐng)單》、采購訂單/合同（五）采購執(zhí)行與驗(yàn)收責(zé)任人：采購部專員、需求部門經(jīng)辦人操作步驟：供應(yīng)商履約：采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按訂單/合同約定時(shí)間交貨。物品/服務(wù)驗(yàn)收：需求部門經(jīng)辦人對(duì)照采購訂單/合同，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如需技術(shù)部門參與驗(yàn)收，需聯(lián)合簽署）；服務(wù)類采購需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容是否達(dá)標(biāo)，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》。問題處理：驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)通知采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或賠償。輸出物：《物品驗(yàn)收單》/《服務(wù)驗(yàn)收單》（六）付款與歸檔責(zé)任人：采購部專員、財(cái)務(wù)部操作步驟：發(fā)票核對(duì)：采購部收集供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（與采購訂單、驗(yàn)收單信息一致），提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部審核無誤后，按合同約定支付款項(xiàng)（如預(yù)付款、尾款等）。資料歸檔：采購部將《采購申請(qǐng)單》、審批記錄、詢價(jià)單、采購訂單/合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理存檔（電子檔保存不少于3年，紙質(zhì)檔按公司檔案管理規(guī)定歸檔）。輸出物：付款憑證、歸檔資料三、采購申請(qǐng)單模板及填寫說明（一）采購申請(qǐng)單模板企業(yè)采購申請(qǐng)單編號(hào)：[系統(tǒng)自動(dòng)]申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期年月日采購類別□辦公物資□生產(chǎn)設(shè)備□服務(wù)類□其他緊急程度□普通□緊急（請(qǐng)注明緊急原因：_________）采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量12合計(jì)預(yù)算金額（大寫）______________元整（小寫）￥______________用途說明附件清單□報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)□需求說明書□其他：_________審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：____年__月__日采購部審核簽字：______________日期：____年__月__日分管副總（如需）簽字：______________日期：____年__月__日總經(jīng)理/董事會(huì)（如需）簽字：______________日期：____年__月__日（二）填寫說明編號(hào)：由企業(yè)采購管理系統(tǒng)自動(dòng)，保證唯一性；采購類別：根據(jù)實(shí)際情況勾選，便于分類統(tǒng)計(jì)；緊急程度：緊急采購需注明原因（如“生產(chǎn)線設(shè)備突發(fā)故障，需24小時(shí)內(nèi)更換”），審批流程可適當(dāng)簡(jiǎn)化；規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容：需詳細(xì)填寫（如“電腦：CPUi5-12400，內(nèi)存16G，512G固態(tài)硬盤”或“IT運(yùn)維服務(wù)：包含服務(wù)器日常巡檢、故障處理”），避免模糊描述；預(yù)算金額：預(yù)估總價(jià)需包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用，小寫與大寫金額需一致；用途說明：簡(jiǎn)述采購物品/服務(wù)的具體用途（如“用于市場(chǎng)部2024年Q3客戶會(huì)議物資采購”）；附件：金額超過2000元的采購需提供至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，服務(wù)類采購需提供服務(wù)商資質(zhì)文件。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制原則采購申請(qǐng)需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起；預(yù)算執(zhí)行按“季度管控、總額控制”原則，各部門每季度采購金額不得超過季度預(yù)算的80%，避免年底突擊采購。（二）緊急采購特殊流程緊急采購需在《采購申請(qǐng)單》“緊急程度”欄注明原因，由需求部門負(fù)責(zé)人直接簽字確認(rèn)，同步抄送采購部及分管副總；采購部可在1個(gè)工作日內(nèi)完成供應(yīng)商選定（優(yōu)先選擇合作過的合格供應(yīng)商），事后需補(bǔ)充《緊急采購說明表》存檔；緊急采購金額超過10000元的，需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）審批時(shí)限要求常規(guī)采購審批：部門負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日內(nèi)完成，采購部2個(gè)工作日內(nèi)完成詢價(jià)及初審，分級(jí)審批根據(jù)金額層級(jí)在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成；逾期未審批的，視為默認(rèn)通過，采購部可直接執(zhí)行采購（需在系統(tǒng)中記錄“超時(shí)默認(rèn)”原因）。（四）供應(yīng)商管理規(guī)范優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、質(zhì)量體系認(rèn)證等）；單次采購金額超過50000元的，需簽訂書面采購合同，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；采購部每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（質(zhì)量、交貨期、服務(wù)