企業(yè)行政管理制度范本一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)內部行政管理流程，明確各部門及員工的權責邊界，提升辦公效率，保障企業(yè)資產安全，營造有序、規(guī)范的辦公環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工（包括正式員工、試用期員工及勞務派遣人員），涵蓋辦公行為、會議管理、檔案資料、物資采購、車輛使用、安全防范等行政管理全流程。（三）基本原則合規(guī)性：符合國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；規(guī)范性：統一管理標準，避免流程隨意性；效率性：簡化審批環(huán)節(jié)，提升行政服務響應速度；保密性：對涉密信息、企業(yè)核心資料嚴格管控。二、辦公行為規(guī)范（一）著裝與儀容儀表員工工作日應穿著得體，商務場合需著正裝（西裝、套裙等），保持儀表整潔；特殊崗位（如生產車間、工程現場）需按崗位要求穿著工裝、佩戴工牌及防護用具；禁止穿著拖鞋、背心、短褲等與辦公環(huán)境不符的服飾。（二）考勤管理工作時間：周一至周五9:00-18:00（午休12:00-13:00），具體按企業(yè)《考勤管理制度》執(zhí)行；簽到方式：通過企業(yè)OA系統或指紋考勤機簽到，禁止代簽、遲到、早退；請假流程：員工需提前1天通過OA系統提交申請，注明請假類型（事假、病假、年假等）、時間及事由，經部門負責人*審批后報行政部備案；緊急情況需電話請假，事后2個工作日內補辦手續(xù)。（三）辦公環(huán)境維護員工需保持個人工位整潔，物品擺放有序，下班前關閉電腦、打印機等設備電源；禁止在辦公區(qū)域吸煙、大聲喧嘩、使用明火，垃圾需分類投放至指定垃圾桶；部門負責人*為本區(qū)域辦公環(huán)境第一責任人，每周組織一次衛(wèi)生檢查。三、會議管理制度（一）會議分類與組織流程會議類型：包括周例會、月度總結會、專題研討會、臨時決策會等；組織流程：（1）發(fā)起申請：會議組織者提前2個工作日通過OA系統提交《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料；（2）審批確認：部門負責人*審核會議必要性，行政部協調場地及設備（投影儀、麥克風等），確認后通知參會人員；（3）會議召開：參會人員需提前5分鐘到場，關閉手機或調至靜音，按議程發(fā)言；（4）會后歸檔：會議組織者需在24小時內整理《會議紀要》，經主持人審批后發(fā)參會人員并報行政部存檔。（二）會議紀律要求無故不得缺席、遲到、早退，需請假者提前1天向會議組織者申請；會議期間禁止處理與會議無關的事務（如瀏覽無關網頁、接聽私人電話）；涉密會議需嚴格遵守保密規(guī)定，不得錄音、錄像或外傳會議內容。（三）配套表格：《會議紀要模板》會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人2024年Q3銷售例會2024.07.1514:00三樓會議室張*李*參會人員缺席人員及原因議程一：Q2銷售數據通報（負責人：王*）議程二：Q3目標分解（負責人：趙*）決議事項：1.華東區(qū)Q3銷售額提升15%；2.8月前完成渠道優(yōu)化方案四、檔案管理制度（一）檔案范圍與分類檔案范圍：包括企業(yè)文件（紅頭文件、制度流程）、合同協議、財務憑證、人事檔案、項目資料、客戶信息等；分類標準：按年度-部門-類型三級分類（如“2024-行政部-辦公用品采購合同”）。（二）歸檔流程歸檔責任：各業(yè)務部門負責本部門檔案的收集、整理，每月最后一個工作日將檔案移交至行政部；整理要求：檔案需使用檔案盒統一存放，標注檔案名稱、編號、歸檔日期、密級（公開、內部、秘密）；電子檔案：重要檔案需同步掃描存入企業(yè)服務器，命名規(guī)則與紙質檔案一致，由行政部定期備份。（三）借閱與銷毀借閱流程：員工借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人*審批后，由行政部專人登記發(fā)放，借閱期限不超過7天；保密要求：秘密級檔案僅限部門負責人*及以上人員借閱，不得帶離辦公區(qū)域；銷毀管理：超過保存期限的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，經總經理*審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復。（四）配套表格：《檔案目錄表》檔案編號檔案名稱歸檔部門歸檔日期保存期限密級存放位置ZD-2024-001企業(yè)行政管理制度行政部2024.01.10長期內部A區(qū)-01-03HT-2024-056辦公場地租賃合同財務部2024.03.2010年秘密B區(qū)-02-15五、辦公物資管理制度（一）采購與入庫采購需求：各部門每月25日前提交《下月物資采購計劃》，注明物品名稱、規(guī)格、數量、用途，經部門負責人*審核后報行政部匯總；采購執(zhí)行：行政部根據采購計劃比價選擇供應商（金額5000元以上需3家比價），簽訂采購合同后下單；入庫驗收：物資到貨后，行政部與使用部門共同驗收，核對數量、質量無誤后填寫《物資入庫單》，登記《庫存物資臺賬》。（二）領用與保管領用流程：員工領用物資需填寫《物資申領表》，經部門負責人*審批后到行政部領取，個人常用物資（如筆、筆記本）實行季度限量領用；保管責任：行政部每月末對庫存物資進行盤點，保證賬實相符；易損耗品（如硒鼓、墨水）需單獨存放，定期檢查有效期。（三）報廢與處置報廢條件：物資損壞無法修復、超過有效期或技術淘汰；處置流程：行政部填寫《物資報廢申請表》，附損壞照片或鑒定說明，經總經理*審批后，由后勤部門統一處置（如變賣、回收），殘值交財務部入賬。（四）配套表格：《物資申領表》申領部門申領日期物資名稱規(guī)格數量用途申領人審批人（部門負責人*）領取人市場部2024.07.16A4打印紙80g5包日常辦公劉*陳*王*六、車輛管理制度（一）使用范圍企業(yè)公務車輛僅用于：客戶接待、緊急業(yè)務出差、物資運輸等公務活動；員工私事一律不得使用公務車輛，特殊情況需經總經理*書面批準。（二）申請與調度流程申請流程：用車人提前1天填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、路線、事由、同行人員，經部門負責人*審核后報行政部；調度原則：行政部根據“先急后緩、合并用車”原則安排車輛，同一方向用車盡量拼車；出車前檢查：駕駛員需檢查車輛油量、剎車、輪胎等狀況，填寫《車輛檢查記錄表》。（三）費用與安全管理費用報銷：用車后駕駛員憑《車輛使用申請表》、加油票、過路費票等報銷費用，超油費部分需書面說明原因；安全要求：駕駛員需遵守交通規(guī)則，禁止超速、酒駕，車輛停放需在指定區(qū)域；發(fā)生交通需第一時間報警并報行政部，由企業(yè)統一處理。（四）配套表格：《車輛使用申請表》用車部門用車人用車事由用車時間起止地點同行人員預計里程駕駛員審批人（部門負責人*）行政部審批銷售部周*接待客戶2024.07.1709:00-12:00公司-機場-客戶公司張、李50公里吳*鄭*同意七、安全管理制度（一）辦公安全員工需妥善保管個人工位鑰匙、門禁卡，禁止轉借他人；下班后鎖好門窗，關閉電源；重要文件（如合同、財務報表）需存入帶鎖柜子，密碼定期更換；發(fā)覺可疑人員或安全隱患需立即聯系行政部或保安人員。（二）消防安全辦公區(qū)域禁止存放易燃易爆物品，消防器材（滅火器、消防栓）前不得堆放雜物；每季度組織一次消防演練，員工需掌握滅火器使用方法及疏散路線；發(fā)覺火情立即撥打119報警，組織人員疏散，優(yōu)先搶救重要檔案和物資。（三）信息安全企業(yè)內部網絡禁止接入外部設備（如U盤、移動硬盤），確需使用需經行政部殺毒處理；員工需定期更換系統密碼（復雜度包含字母、數字、符號），禁止泄露個人賬號；客戶信息、財務數據等敏感資料不得通過私人郵箱、傳輸，需通過企業(yè)內部加密系統。八、獎懲管理制度（一）獎勵情形遵守行政管理制度，全年無違規(guī)記錄，給予通報表揚及500-1000元獎金；在節(jié)約成本、優(yōu)化流程方面提出合理化建議并采納，按節(jié)約金額的5%-10%給予獎勵；發(fā)覺重大安全隱患并及時處置，避免企業(yè)損失的，給予2000-5000元獎金。（二）懲罰措施違反辦公行為規(guī)范（如遲到、工位臟亂），第一次口頭警告，第二次罰款100元/次；損壞辦公物資或車輛，按原價值的80%-100%賠償，情節(jié)嚴重者解除勞動合同；泄露企