會議記錄管理規(guī)定###一、會議記錄管理概述

會議記錄是組織內(nèi)部溝通、決策和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范會議記錄的管理對于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳遞、促進(jìn)組織發(fā)展具有重要意義。本規(guī)定旨在明確會議記錄的制作、審核、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)的管理要求，確保會議記錄的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

####（一）管理目的

1.**確保信息完整**：全面記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論過程、決議事項等。

2.**提高工作效率**：通過規(guī)范的記錄管理，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行。

3.**促進(jìn)決策落實**：確保會議決議得到有效傳達(dá)和執(zhí)行，避免信息遺漏。

4.**加強內(nèi)部溝通**：為不同部門提供統(tǒng)一的會議信息參考。

####（二）管理原則

1.**準(zhǔn)確性原則**：記錄內(nèi)容應(yīng)真實反映會議情況，避免主觀臆斷。

2.**完整性原則**：記錄應(yīng)涵蓋會議的全部重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。

3.**及時性原則**：會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)完成。

4.**保密性原則**：涉及敏感信息的會議記錄應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行保密管理。

###二、會議記錄的制作

####（一）記錄人員職責(zé)

1.**提前準(zhǔn)備**：熟悉會議議程和相關(guān)資料，提前做好記錄準(zhǔn)備。

2.**實時記錄**：準(zhǔn)確記錄會議發(fā)言、討論要點、決議事項等。

3.**保持客觀**：避免個人主觀意見和情緒影響記錄內(nèi)容。

4.**及時整理**：會議結(jié)束后立即整理記錄，確保內(nèi)容完整。

####（二）記錄內(nèi)容要求

1.**會議基本信息**

-會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。

2.**會議議程**

-按照議程順序記錄各議題的討論情況和決議。

3.**發(fā)言記錄**

-關(guān)鍵發(fā)言人的主要觀點和意見，包括不同意見的記錄。

4.**決議事項**

-明確會議通過的各項決議，包括責(zé)任人、完成時限等。

5.**附件清單**

-會議相關(guān)的文件、數(shù)據(jù)等附件清單。

####（三）記錄格式要求

1.**標(biāo)題明確**：每條記錄應(yīng)有清晰的主題或議題標(biāo)題。

2.**條目清晰**：使用編號或項目符號，確保內(nèi)容條理清晰。

3.**語言簡潔**：避免冗長描述，使用精煉的語言記錄要點。

4.**電子或紙質(zhì)**：根據(jù)組織要求，可采用電子版或紙質(zhì)版記錄，并做好備份。

###三、會議記錄的審核與歸檔

####（一）審核流程

1.**初步審核**：記錄人員完成記錄后，自行檢查內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

2.**交叉審核**：由主管領(lǐng)導(dǎo)或指定人員進(jìn)行二次審核，確保無遺漏。

3.**確認(rèn)簽發(fā)**：審核無誤后，由主持人或指定負(fù)責(zé)人簽發(fā)確認(rèn)。

####（二）歸檔管理

1.**歸檔范圍**：所有正式會議記錄均需歸檔，包括定期會議、專項會議等。

2.**歸檔方式**

-電子版：存入指定云盤或服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限。

-紙質(zhì)版：存入檔案柜，按年份或會議類型分類存放。

3.**歸檔時限**：會議結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成歸檔。

4.**保密管理**：涉及敏感信息的會議記錄需加密存儲，限制查閱權(quán)限。

####（三）查閱與借閱

1.**查閱權(quán)限**：僅限組織內(nèi)部人員查閱，外部人員需經(jīng)批準(zhǔn)。

2.**借閱流程**：需填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

3.**歸還要求**：借閱資料需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，確保資料完整。

###四、會議記錄的更新與維護(hù)

####（一）信息更新

1.**決議跟蹤**：定期跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時更新進(jìn)展。

2.**補充記錄**：如遇重要補充信息，應(yīng)及時補充進(jìn)會議記錄。

####（二）系統(tǒng)維護(hù)

1.**電子記錄**：定期檢查電子記錄的存儲和備份情況，確保數(shù)據(jù)安全。

2.**紙質(zhì)記錄**：定期整理紙質(zhì)記錄，防止損壞或丟失。

###五、附則

1.本規(guī)定適用于組織內(nèi)部所有類型的會議記錄管理。

2.各部門需根據(jù)本規(guī)定制定具體的實施細(xì)則。

3.本規(guī)定由組織指定部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

###三、會議記錄的審核與歸檔

####（一）審核流程

1.**初步審核**：記錄人員在會議結(jié)束后應(yīng)立即進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容主要包括：

(1)**完整性檢查**：確認(rèn)記錄是否涵蓋了會議的全部議程，是否遺漏了重要討論點或決議事項。可對照會議議程逐項核對。

(2)**準(zhǔn)確性核對**：檢查記錄中的發(fā)言內(nèi)容、數(shù)據(jù)、決議等是否與實際會議內(nèi)容一致。對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如項目預(yù)算、時間節(jié)點等），應(yīng)與原始資料進(jìn)行比對。

(3)**邏輯性判斷**：確認(rèn)記錄內(nèi)容是否存在邏輯跳躍或前后矛盾之處，確保語句通順、表達(dá)清晰。

(4)**格式規(guī)范檢查**：確認(rèn)記錄格式是否符合規(guī)定，如標(biāo)題是否明確、條目是否清晰、是否存在錯別字或語法錯誤等。

完成初步審核后，記錄人員應(yīng)簽字確認(rèn)，并提交給主管領(lǐng)導(dǎo)或指定審核人。

2.**交叉審核**：主管領(lǐng)導(dǎo)或指定審核人（通常是部門負(fù)責(zé)人或會議組織者）對記錄進(jìn)行交叉審核。交叉審核的側(cè)重點包括：

(1)**關(guān)鍵信息確認(rèn)**：重點審核決議事項是否清晰、責(zé)任人是否明確、完成時限是否合理。

(2)**爭議點核實**：對于會議中存在爭議的議題，審核記錄是否準(zhǔn)確反映了各方觀點和最終結(jié)論。

(3)**保密性檢查**：確認(rèn)記錄中是否包含不應(yīng)公開的敏感信息，如若發(fā)現(xiàn)，需進(jìn)行修改或標(biāo)注處理方式。

審核完成后，審核人應(yīng)簽字確認(rèn)，并注明審核意見（如“內(nèi)容完整、準(zhǔn)確”、“需修改第X頁第Y條”等）。

3.**確認(rèn)簽發(fā)**：交叉審核通過后，由會議主持人或組織者進(jìn)行最終確認(rèn)簽發(fā)。簽發(fā)環(huán)節(jié)包括：

(1)**整體確認(rèn)**：主持人或組織者通讀審核后的記錄，確認(rèn)其符合會議精神和組織要求。

(2)**簽批手續(xù)**：在記錄首頁或指定位置簽字確認(rèn)，并注明簽發(fā)日期。如需，可加蓋部門或組織印章。

(3)**分發(fā)準(zhǔn)備**：簽發(fā)后的記錄按需打?。ㄈ缧杓堎|(zhì)版）或直接發(fā)送（如僅需電子版），準(zhǔn)備歸檔或分發(fā)。

####（二）歸檔管理

1.**歸檔范圍**：所有正式會議記錄均需納入歸檔范圍，具體包括：

(1)**定期會議記錄**：如每周例會、每月總結(jié)會等。

(2)**專項會議記錄**：如項目啟動會、客戶溝通會、問題解決會等。

(3)**臨時會議記錄**：如突發(fā)事件處理會、臨時項目協(xié)調(diào)會等。

(4)**重要決議會議記錄**：涉及組織重大決策或資源的會議記錄。

無論會議規(guī)模大小，只要屬于組織內(nèi)部正式會議，其記錄均需歸檔。

2.**歸檔方式**：根據(jù)組織實際情況，可采用以下一種或多種歸檔方式：

(1)**電子版歸檔**：

-使用統(tǒng)一的云存儲服務(wù)（如企業(yè)網(wǎng)盤、文檔管理系統(tǒng)），建立“會議記錄”專屬文件夾。

-按照年份、部門或會議類型創(chuàng)建子文件夾，便于分類查找。

-設(shè)置合理的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能查閱或編輯。

-定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建議每月至少備份一次。

(2)**紙質(zhì)版歸檔**：

-使用帶鎖的檔案柜存放紙質(zhì)記錄，指定專人負(fù)責(zé)管理。

-按照年份或會議編號順序排列，確保存取方便。

-對于重要會議記錄，可考慮使用檔案盒進(jìn)行保護(hù)，防止受潮或損壞。

-定期檢查紙質(zhì)記錄的保存狀況，如有受潮、破損等情況，及時進(jìn)行處理。

3.**歸檔時限**：會議結(jié)束后應(yīng)盡快完成歸檔，具體時限如下：

(1)**一般會議記錄**：會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔。

(2)**重要會議記錄**：會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成歸檔。

(3)**緊急會議記錄**：根據(jù)會議性質(zhì)，可能需要立即歸檔或最遲在1個工作日內(nèi)完成歸檔。

超過規(guī)定時限未歸檔的，需向管理部門說明原因并得到批準(zhǔn)。

4.**保密管理**：涉及敏感信息的會議記錄需采取嚴(yán)格的保密措施：

(1)**敏感信息識別**：在記錄過程中，識別可能涉及敏感信息的部分，如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、內(nèi)部策略等。

(2)**標(biāo)注處理**：對敏感信息進(jìn)行標(biāo)注，并在記錄中注明查閱權(quán)限要求。例如，在電子版中可使用“[保密]”標(biāo)簽，在紙質(zhì)版中可加蓋“保密”印章。

(3)**加密存儲**：電子版記錄需設(shè)置強密碼或采用加密軟件進(jìn)行存儲，確保非授權(quán)人員無法訪問。

(4)**物理隔離**：紙質(zhì)版敏感記錄需存放在帶鎖的檔案柜中，并限制鑰匙或柜的訪問權(quán)限。

(5)**傳閱控制**：傳閱敏感記錄時，需嚴(yán)格控制傳閱范圍，并要求傳閱人簽字確認(rèn)。

####（三）查閱與借閱

1.**查閱權(quán)限**：會議記錄的查閱權(quán)限遵循最小化原則，具體規(guī)定如下：

(1)**內(nèi)部查閱**：組織內(nèi)部人員可在工作需要時查閱相關(guān)會議記錄，但需遵守保密規(guī)定，不得外泄敏感信息。

(2)**部門查閱**：非直接參會人員如需查閱，需獲得部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。

(3)**跨部門查閱**：跨部門查閱需獲得兩個部門負(fù)責(zé)人的共同批準(zhǔn)，或由組織指定部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

(4)**外部人員查閱**：外部人員（如合作伙伴、顧問等）原則上不能查閱會議記錄，如確有需要，需獲得組織高層批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。

2.**借閱流程**：如需借閱紙質(zhì)版會議記錄，需遵循以下流程：

(1)**填寫申請**：借閱人需填寫《會議記錄借閱申請表》，注明借閱原因、所需記錄名稱/編號、借閱時間等。

(2)**部門批準(zhǔn)**：申請表需經(jīng)借閱人所屬部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。

(3)**檔案管理部門審核**：檔案管理部門根據(jù)記錄的敏感程度和借閱人權(quán)限進(jìn)行審核，并決定是否批準(zhǔn)。

(4)**辦理借閱手續(xù)**：審核通過后，借閱人需到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，簽訂借閱責(zé)任書，注明歸還時限。

(5)**按時歸還**：借閱人需在規(guī)定時間內(nèi)歸還記錄，如有損壞或遺失，需按原價賠償。

3.**歸還要求**：會議記錄借閱結(jié)束后，需按以下要求處理：

(1)**檢查完好**：歸還時檢查記錄是否完好無損，如有污漬、折角等情況，需進(jìn)行修復(fù)。

(2)**簽字歸還**：借閱人在《會議記錄借閱申請表》上簽字確認(rèn)歸還，檔案管理部門核對無誤后簽字。

(3)**重新歸檔**：歸還的記錄需立即重新歸檔，恢復(fù)到原存儲位置。

(4)**逾期處理**：如借閱人未按時歸還，檔案管理部門需聯(lián)系借閱人，提醒其盡快歸還。逾期超過規(guī)定時限的，可按規(guī)定收取滯納金或采取其他措施。

###四、會議記錄的更新與維護(hù)

####（一）信息更新

1.**決議跟蹤**：為確保會議決議得到有效執(zhí)行，需定期跟蹤決議的進(jìn)展情況。具體步驟如下：

(1)**建立跟蹤表**：在會議記錄中設(shè)立“決議跟蹤”欄目，記錄每項決議的責(zé)任人、完成時限、當(dāng)前進(jìn)度等信息。

(2)**定期更新**：每隔一段時間（如每周或每月），由責(zé)任人或指定人員更新決議進(jìn)度，并將更新內(nèi)容附在會議記錄中或單獨形成跟蹤報告。

(3)**會議提及**：在后續(xù)相關(guān)會議中，可再次提及決議執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決問題。

(4)**未完成處理**：對于未按時完成的決議，需分析原因，并在下次會議中討論解決方案或調(diào)整時限。

2.**補充記錄**：在會議決議執(zhí)行過程中，如遇重要補充信息或變更，應(yīng)及時補充進(jìn)會議記錄。操作方法如下：

(1)**標(biāo)注補充**：在原會議記錄中找到相應(yīng)決議，標(biāo)注“補充說明”或“更新信息”。

(2)**詳細(xì)記錄**：補充記錄應(yīng)詳細(xì)說明新增內(nèi)容或變更原因，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

(3)**版本管理**：如補充內(nèi)容較多，可形成新的會議記錄版本，并注明是補充版本，同時保留原版本以供參考。

(4)**分發(fā)更新**：將補充后的會議記錄分發(fā)給相關(guān)人員，確保所有人獲取最新信息。

####（二）系統(tǒng)維護(hù)

1.**電子記錄維護(hù)**：

(1)**存儲檢查**：每月對電子記錄存儲系統(tǒng)進(jìn)行一次檢查，確認(rèn)存儲空間充足、數(shù)據(jù)完整。

(2)**備份確認(rèn)**：每季度對電子記錄的備份進(jìn)行一次恢復(fù)測試，確保備份有效可用。

(3)**權(quán)限管理**：每年對電子記錄的訪問權(quán)限進(jìn)行一次審核，確保權(quán)限設(shè)置合理，及時調(diào)整離職人員或崗位的權(quán)限。

(4)**系統(tǒng)更新**：及時更新電子記錄管理系統(tǒng)，修復(fù)已知漏洞，提升系統(tǒng)性能和安全性。

2.**紙質(zhì)記錄維護(hù)**：

(1)**定期整理**：每季度對紙質(zhì)記錄進(jìn)行一次整理，檢查是否有缺失或損壞，并進(jìn)行修補或替換。

(2)**存放環(huán)境**：確保紙質(zhì)記錄存放在干燥、陰涼、防火的環(huán)境中，避免陽光直射或潮濕。

(3)**蟲害防治**：定期檢查紙質(zhì)記錄是否有蟲蛀或鼠咬情況，必要時采取防蟲防鼠措施。

(4)**借閱登記**：加強紙質(zhì)記錄的借閱登記管理，防止記錄流失或損壞。

###五、附則

1.本規(guī)定適用于組織內(nèi)部所有類型的會議記錄管理，包括但不限于部門會議、項目會議、培訓(xùn)會議等。

2.各部門在執(zhí)行本規(guī)定時，可根據(jù)自身實際情況制定更詳細(xì)的實施細(xì)則，但不得與本規(guī)定相抵觸。

3.組織指定部門（如行政部、辦公室等）負(fù)責(zé)本規(guī)定的解釋和修訂工作，并定期組織培訓(xùn)，確保相關(guān)人員理解和執(zhí)行本規(guī)定。

4.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

###一、會議記錄管理概述

會議記錄是組織內(nèi)部溝通、決策和執(zhí)行的重要載體，規(guī)范會議記錄的管理對于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳遞、促進(jìn)組織發(fā)展具有重要意義。本規(guī)定旨在明確會議記錄的制作、審核、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)的管理要求，確保會議記錄的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

####（一）管理目的

1.**確保信息完整**：全面記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論過程、決議事項等。

2.**提高工作效率**：通過規(guī)范的記錄管理，便于后續(xù)查閱和執(zhí)行。

3.**促進(jìn)決策落實**：確保會議決議得到有效傳達(dá)和執(zhí)行，避免信息遺漏。

4.**加強內(nèi)部溝通**：為不同部門提供統(tǒng)一的會議信息參考。

####（二）管理原則

1.**準(zhǔn)確性原則**：記錄內(nèi)容應(yīng)真實反映會議情況，避免主觀臆斷。

2.**完整性原則**：記錄應(yīng)涵蓋會議的全部重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。

3.**及時性原則**：會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)完成。

4.**保密性原則**：涉及敏感信息的會議記錄應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行保密管理。

###二、會議記錄的制作

####（一）記錄人員職責(zé)

1.**提前準(zhǔn)備**：熟悉會議議程和相關(guān)資料，提前做好記錄準(zhǔn)備。

2.**實時記錄**：準(zhǔn)確記錄會議發(fā)言、討論要點、決議事項等。

3.**保持客觀**：避免個人主觀意見和情緒影響記錄內(nèi)容。

4.**及時整理**：會議結(jié)束后立即整理記錄，確保內(nèi)容完整。

####（二）記錄內(nèi)容要求

1.**會議基本信息**

-會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。

2.**會議議程**

-按照議程順序記錄各議題的討論情況和決議。

3.**發(fā)言記錄**

-關(guān)鍵發(fā)言人的主要觀點和意見，包括不同意見的記錄。

4.**決議事項**

-明確會議通過的各項決議，包括責(zé)任人、完成時限等。

5.**附件清單**

-會議相關(guān)的文件、數(shù)據(jù)等附件清單。

####（三）記錄格式要求

1.**標(biāo)題明確**：每條記錄應(yīng)有清晰的主題或議題標(biāo)題。

2.**條目清晰**：使用編號或項目符號，確保內(nèi)容條理清晰。

3.**語言簡潔**：避免冗長描述，使用精煉的語言記錄要點。

4.**電子或紙質(zhì)**：根據(jù)組織要求，可采用電子版或紙質(zhì)版記錄，并做好備份。

###三、會議記錄的審核與歸檔

####（一）審核流程

1.**初步審核**：記錄人員完成記錄后，自行檢查內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

2.**交叉審核**：由主管領(lǐng)導(dǎo)或指定人員進(jìn)行二次審核，確保無遺漏。

3.**確認(rèn)簽發(fā)**：審核無誤后，由主持人或指定負(fù)責(zé)人簽發(fā)確認(rèn)。

####（二）歸檔管理

1.**歸檔范圍**：所有正式會議記錄均需歸檔，包括定期會議、專項會議等。

2.**歸檔方式**

-電子版：存入指定云盤或服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限。

-紙質(zhì)版：存入檔案柜，按年份或會議類型分類存放。

3.**歸檔時限**：會議結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成歸檔。

4.**保密管理**：涉及敏感信息的會議記錄需加密存儲，限制查閱權(quán)限。

####（三）查閱與借閱

1.**查閱權(quán)限**：僅限組織內(nèi)部人員查閱，外部人員需經(jīng)批準(zhǔn)。

2.**借閱流程**：需填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

3.**歸還要求**：借閱資料需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，確保資料完整。

###四、會議記錄的更新與維護(hù)

####（一）信息更新

1.**決議跟蹤**：定期跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時更新進(jìn)展。

2.**補充記錄**：如遇重要補充信息，應(yīng)及時補充進(jìn)會議記錄。

####（二）系統(tǒng)維護(hù)

1.**電子記錄**：定期檢查電子記錄的存儲和備份情況，確保數(shù)據(jù)安全。

2.**紙質(zhì)記錄**：定期整理紙質(zhì)記錄，防止損壞或丟失。

###五、附則

1.本規(guī)定適用于組織內(nèi)部所有類型的會議記錄管理。

2.各部門需根據(jù)本規(guī)定制定具體的實施細(xì)則。

3.本規(guī)定由組織指定部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

###三、會議記錄的審核與歸檔

####（一）審核流程

1.**初步審核**：記錄人員在會議結(jié)束后應(yīng)立即進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容主要包括：

(1)**完整性檢查**：確認(rèn)記錄是否涵蓋了會議的全部議程，是否遺漏了重要討論點或決議事項?？蓪φ諘h議程逐項核對。

(2)**準(zhǔn)確性核對**：檢查記錄中的發(fā)言內(nèi)容、數(shù)據(jù)、決議等是否與實際會議內(nèi)容一致。對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如項目預(yù)算、時間節(jié)點等），應(yīng)與原始資料進(jìn)行比對。

(3)**邏輯性判斷**：確認(rèn)記錄內(nèi)容是否存在邏輯跳躍或前后矛盾之處，確保語句通順、表達(dá)清晰。

(4)**格式規(guī)范檢查**：確認(rèn)記錄格式是否符合規(guī)定，如標(biāo)題是否明確、條目是否清晰、是否存在錯別字或語法錯誤等。

完成初步審核后，記錄人員應(yīng)簽字確認(rèn)，并提交給主管領(lǐng)導(dǎo)或指定審核人。

2.**交叉審核**：主管領(lǐng)導(dǎo)或指定審核人（通常是部門負(fù)責(zé)人或會議組織者）對記錄進(jìn)行交叉審核。交叉審核的側(cè)重點包括：

(1)**關(guān)鍵信息確認(rèn)**：重點審核決議事項是否清晰、責(zé)任人是否明確、完成時限是否合理。

(2)**爭議點核實**：對于會議中存在爭議的議題，審核記錄是否準(zhǔn)確反映了各方觀點和最終結(jié)論。

(3)**保密性檢查**：確認(rèn)記錄中是否包含不應(yīng)公開的敏感信息，如若發(fā)現(xiàn)，需進(jìn)行修改或標(biāo)注處理方式。

審核完成后，審核人應(yīng)簽字確認(rèn)，并注明審核意見（如“內(nèi)容完整、準(zhǔn)確”、“需修改第X頁第Y條”等）。

3.**確認(rèn)簽發(fā)**：交叉審核通過后，由會議主持人或組織者進(jìn)行最終確認(rèn)簽發(fā)。簽發(fā)環(huán)節(jié)包括：

(1)**整體確認(rèn)**：主持人或組織者通讀審核后的記錄，確認(rèn)其符合會議精神和組織要求。

(2)**簽批手續(xù)**：在記錄首頁或指定位置簽字確認(rèn)，并注明簽發(fā)日期。如需，可加蓋部門或組織印章。

(3)**分發(fā)準(zhǔn)備**：簽發(fā)后的記錄按需打印（如需紙質(zhì)版）或直接發(fā)送（如僅需電子版），準(zhǔn)備歸檔或分發(fā)。

####（二）歸檔管理

1.**歸檔范圍**：所有正式會議記錄均需納入歸檔范圍，具體包括：

(1)**定期會議記錄**：如每周例會、每月總結(jié)會等。

(2)**專項會議記錄**：如項目啟動會、客戶溝通會、問題解決會等。

(3)**臨時會議記錄**：如突發(fā)事件處理會、臨時項目協(xié)調(diào)會等。

(4)**重要決議會議記錄**：涉及組織重大決策或資源的會議記錄。

無論會議規(guī)模大小，只要屬于組織內(nèi)部正式會議，其記錄均需歸檔。

2.**歸檔方式**：根據(jù)組織實際情況，可采用以下一種或多種歸檔方式：

(1)**電子版歸檔**：

-使用統(tǒng)一的云存儲服務(wù)（如企業(yè)網(wǎng)盤、文檔管理系統(tǒng)），建立“會議記錄”專屬文件夾。

-按照年份、部門或會議類型創(chuàng)建子文件夾，便于分類查找。

-設(shè)置合理的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能查閱或編輯。

-定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建議每月至少備份一次。

(2)**紙質(zhì)版歸檔**：

-使用帶鎖的檔案柜存放紙質(zhì)記錄，指定專人負(fù)責(zé)管理。

-按照年份或會議編號順序排列，確保存取方便。

-對于重要會議記錄，可考慮使用檔案盒進(jìn)行保護(hù)，防止受潮或損壞。

-定期檢查紙質(zhì)記錄的保存狀況，如有受潮、破損等情況，及時進(jìn)行處理。

3.**歸檔時限**：會議結(jié)束后應(yīng)盡快完成歸檔，具體時限如下：

(1)**一般會議記錄**：會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔。

(2)**重要會議記錄**：會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成歸檔。

(3)**緊急會議記錄**：根據(jù)會議性質(zhì)，可能需要立即歸檔或最遲在1個工作日內(nèi)完成歸檔。

超過規(guī)定時限未歸檔的，需向管理部門說明原因并得到批準(zhǔn)。

4.**保密管理**：涉及敏感信息的會議記錄需采取嚴(yán)格的保密措施：

(1)**敏感信息識別**：在記錄過程中，識別可能涉及敏感信息的部分，如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、內(nèi)部策略等。

(2)**標(biāo)注處理**：對敏感信息進(jìn)行標(biāo)注，并在記錄中注明查閱權(quán)限要求。例如，在電子版中可使用“[保密]”標(biāo)簽，在紙質(zhì)版中可加蓋“保密”印章。

(3)**加密存儲**：電子版記錄需設(shè)置強密碼或采用加密軟件進(jìn)行存儲，確保非授權(quán)人員無法訪問。

(4)**物理隔離**：紙質(zhì)版敏感記錄需存放在帶鎖的檔案柜中，并限制鑰匙或柜的訪問權(quán)限。

(5)**傳閱控制**：傳閱敏感記錄時，需嚴(yán)格控制傳閱范圍，并要求傳閱人簽字確認(rèn)。

####（三）查閱與借閱

1.**查閱權(quán)限**：會議記錄的查閱權(quán)限遵循最小化原則，具體規(guī)定如下：

(1)**內(nèi)部查閱**：組織內(nèi)部人員可在工作需要時查閱相關(guān)會議記錄，但需遵守保密規(guī)定，不得外泄敏感信息。

(2)**部門查閱**：非直接參會人員如需查閱，需獲得部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。

(3)**跨部門查閱**：跨部門查閱需獲得兩個部門負(fù)責(zé)人的共同批準(zhǔn)，或由組織指定部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

(4)**外部人員查閱**：外部人員（如合作伙伴、顧問等）原則上不能查閱會議記錄，如確有需要，需獲得組織高層批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。

2.**借閱流程**：如需借閱紙質(zhì)版會議記錄，需遵循以下流程：

(1)**填寫申請**：借閱人需填寫《會議記錄借閱申請表》，注明借閱原因、所需記錄名稱/編號、借閱時間等。

(2)**部門批準(zhǔn)**：申請表需經(jīng)借閱人所屬部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。

(3)**檔案管理部門審核**：檔案管理部門根據(jù)記錄的敏感程度和借閱人權(quán)限進(jìn)行審核，并決定是否批準(zhǔn)。

(4)**辦理借閱手續(xù)**：審核通過后，借閱人需到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，簽訂借閱責(zé)任書，注明歸還時限。

(5)**按時歸還**：借閱人需在規(guī)定時間內(nèi)歸還記錄，如有損壞或遺失，需按原價賠償。

3.**歸還要求**：會議記錄借閱結(jié)束后，需按以下要求處理：

(1)**檢查完好**：歸還時檢查記錄是否完好無損，如有污漬、折角等情況，需進(jìn)行修復(fù)。

(2)**簽字歸還**：借閱人在《會議記錄借閱申請表》上簽字確認(rèn)歸還，檔案管理部門核對無誤后簽字。

(3)**重新歸檔**：歸還的記錄需立即重新歸檔，恢復(fù)到原存儲位置。

(4)**逾期處理**：如借閱人未按時歸還，檔案管理部門需聯(lián)系借閱人，提醒其盡快歸還。逾期超過規(guī)定時限的，可按規(guī)定收取滯納金或采取其他措施。

###四、會議記錄的更新與維護(hù)

####（一）信息更新

1.**決議跟蹤**：為確保會議決議得到有效執(zhí)行，需定期跟蹤決議的進(jìn)展情況。具體步驟如下：