文件審批及歸檔操作指南一、指南目的與適用范圍為規(guī)范單位內(nèi)部文件審批及歸檔工作流程，提升文件管理效率與規(guī)范性，確保文件全生命周期管理的合規(guī)性、可追溯性，本指南適用于單位各部門(mén)及所屬機(jī)構(gòu)在日常辦公中產(chǎn)生的各類(lèi)公文、業(yè)務(wù)文件的審批與歸檔操作。二、文件審批流程（一）審批前準(zhǔn)備1.文件起草起草人需依據(jù)業(yè)務(wù)需求或工作指令，使用單位統(tǒng)一模板（如公文模板、業(yè)務(wù)報(bào)告模板等）撰寫(xiě)文件，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確，避免錯(cuò)別字或歧義性表述。若涉及數(shù)據(jù)、政策引用，需核對(duì)來(lái)源的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。2.格式規(guī)范嚴(yán)格遵循單位《公文格式規(guī)范》，包含文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、日期等要素，字體、行距、頁(yè)碼等格式需符合要求。如需添加附件，需在正文明確標(biāo)注“附件：×××”，并單獨(dú)整理附件材料。3.附件與支撐材料準(zhǔn)備涉及合同、報(bào)表、證明材料等附件時(shí)，需確保附件內(nèi)容與正文關(guān)聯(lián)緊密、版本最新，且加蓋必要的公章或簽字確認(rèn)（如為復(fù)印件，需標(biāo)注“與原件一致”并簽字）。（二）審批發(fā)起與流轉(zhuǎn)1.發(fā)起申請(qǐng)起草人通過(guò)單位OA系統(tǒng)（或指定審批平臺(tái)）提交文件審批申請(qǐng)，填寫(xiě)“文件主題”“申請(qǐng)事由”“主送/抄送對(duì)象”等信息，上傳正文及附件的電子文檔（如需紙質(zhì)審批，需同步打印并簽字后提交至綜合部）。2.初審（部門(mén)負(fù)責(zé)人/經(jīng)辦人）初審人需核查文件的格式合規(guī)性、內(nèi)容完整性及邏輯合理性：格式：檢查是否符合模板要求，附件是否齊全；內(nèi)容：審核業(yè)務(wù)邏輯是否清晰，數(shù)據(jù)、表述是否準(zhǔn)確，是否符合單位制度或外部法規(guī)要求；若存在問(wèn)題，退回起草人修改，并注明修改意見(jiàn)（如“請(qǐng)補(bǔ)充××數(shù)據(jù)的來(lái)源說(shuō)明”“需調(diào)整附件×的蓋章位置”）。3.部門(mén)/分管領(lǐng)導(dǎo)審批部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合業(yè)務(wù)職責(zé)與管理要求，重點(diǎn)審核文件的業(yè)務(wù)合規(guī)性與決策合理性：如為業(yè)務(wù)文件，需確認(rèn)是否符合部門(mén)工作規(guī)劃、資源配置要求；如為跨部門(mén)協(xié)作文件，需評(píng)估對(duì)其他部門(mén)的影響及協(xié)同可行性；審批意見(jiàn)需明確（同意/修改后同意/不同意），不同意時(shí)需說(shuō)明具體理由（如“因××政策調(diào)整，暫不支持該方案，建議調(diào)整××環(huán)節(jié)后重新提交”）。4.終審（總經(jīng)理/法定代表人等）終審人對(duì)文件的整體合規(guī)性與決策層級(jí)負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核：是否符合單位戰(zhàn)略方向、重大決策要求；是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（可會(huì)同法務(wù)、合規(guī)部門(mén)聯(lián)合審核）；終審意見(jiàn)為最終審批結(jié)論，起草人需嚴(yán)格執(zhí)行（同意則進(jìn)入發(fā)布/執(zhí)行環(huán)節(jié)，修改后同意則按意見(jiàn)完善，不同意則終止流程）。5.反饋與修改審批過(guò)程中，若需修改，起草人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)整并重新提交（緊急文件需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋）；修改后需標(biāo)注版本號(hào)（如V2.0），并在審批備注中說(shuō)明修改內(nèi)容（如“已補(bǔ)充××條款，調(diào)整附件×的表述”）。三、文件歸檔流程（一）歸檔范圍需歸檔的文件包括但不限于：正式公文（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定等）；業(yè)務(wù)文件（如項(xiàng)目方案、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等）；外部來(lái)文（如上級(jí)單位、合作方的函件、批復(fù)等）；具有保存價(jià)值的電子文件（如郵件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)報(bào)表、設(shè)計(jì)圖紙等）。（二）歸檔前整理1.分類(lèi)與編號(hào)按“年度-部門(mén)-業(yè)務(wù)類(lèi)型”分類(lèi)（如“2024-綜合部-公文類(lèi)”），并賦予唯一歸檔編號(hào)（如“2024-ZHB-GW-001”），編號(hào)規(guī)則需與單位《檔案管理辦法》一致。2.立卷與裝訂紙質(zhì)文件需去除金屬物（如訂書(shū)釘），按頁(yè)碼順序整理，使用單位統(tǒng)一檔案盒/卷皮裝訂；電子文件需按分類(lèi)建立文件夾，命名格式為“編號(hào)_文件名稱(chēng)_版本號(hào)”（如“2024-ZHB-GW-001_關(guān)于××事項(xiàng)的請(qǐng)示_V1.0”）。3.元數(shù)據(jù)整理填寫(xiě)《文件歸檔登記表》，包含文件編號(hào)、名稱(chēng)、起草人、審批結(jié)論、歸檔日期、密級(jí)（公開(kāi)/內(nèi)部/秘密）、保管期限（永久/30年/10年）等信息，電子文件需同步錄入檔案管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)字段。（三）歸檔操作1.移交與審核歸檔人（一般為文件起草部門(mén)的檔案專(zhuān)員）將整理后的文件（紙質(zhì)+電子）移交至單位檔案管理部門(mén)（如綜合部檔案室），移交時(shí)需填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理員需審核：紙質(zhì)文件：完整性（是否缺頁(yè)、附件是否齊全）、規(guī)范性（裝訂是否牢固、編號(hào)是否正確）；電子文件：格式兼容性（如PDF、DOCX等通用格式）、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如保管期限、密級(jí)是否標(biāo)注正確）。2.入庫(kù)與保管紙質(zhì)檔案：按分類(lèi)存放于檔案柜，標(biāo)注檔案盒編號(hào)與內(nèi)容摘要，定期檢查防潮、防火、防蟲(chóng)措施；電子檔案：存儲(chǔ)于單位專(zhuān)用檔案服務(wù)器（或云存儲(chǔ)平臺(tái)），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如僅檔案管理員可修改，部門(mén)人員僅可查閱），并定期備份（至少每月一次）。3.檢索與利用四、注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）注意事項(xiàng)1.時(shí)效性要求審批流程需在5個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急文件需在24小時(shí)內(nèi)流轉(zhuǎn)），歸檔工作需在文件生效/執(zhí)行完畢后10個(gè)工作日內(nèi)完成。2.合規(guī)性與保密涉密文件需單獨(dú)審批（經(jīng)保密辦審核），歸檔后存放于保密檔案柜，借閱需履行涉密文件審批流程；電子文件傳輸需加密（如使用單位VPN、加密郵件），避免通過(guò)私人郵箱、社交軟件傳輸。3.版本管理審批過(guò)程中產(chǎn)生的修改稿需留存（標(biāo)注版本號(hào)），最終歸檔版本需為審批通過(guò)的正式版，避免混淆。（二）常見(jiàn)問(wèn)題處理1.審批超時(shí)若某環(huán)節(jié)審批人超過(guò)2個(gè)工作日未處理，系統(tǒng)自動(dòng)提醒（或由綜合部人工督辦）；超過(guò)5個(gè)工作日未處理，視為“默認(rèn)同意”（需在單位制度中明確“默認(rèn)同意”規(guī)則及例外情形）。2.歸檔文件缺失若移交時(shí)發(fā)現(xiàn)附件缺失，由歸檔人聯(lián)系原審批人或相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充，補(bǔ)充后需重新審核歸檔；若無(wú)法補(bǔ)充，需在《檔案移交清單》中注明“附件×缺失，原因：×××”，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.電子檔案損壞定