醫(yī)院基建檔案管理制度第一章總則第一條制度目的為加強(qiáng)醫(yī)院基本建設(shè)檔案（以下簡稱“基建檔案”）的規(guī)范化管理，明確基建檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)的職責(zé)與流程，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，充分發(fā)揮基建檔案在項(xiàng)目運(yùn)維、維修改造、審計(jì)監(jiān)督、歷史追溯等工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《國家衛(wèi)生健康委員會(huì)屬（管）單位基本建設(shè)管理辦法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本院實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有基建項(xiàng)目（包括新建、改擴(kuò)建、維修改造、裝修裝飾、管線鋪設(shè)、場地整治等）形成的各類檔案資料，覆蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收、竣工結(jié)算、后期運(yùn)維等全生命周期，涉及基建管理部門、檔案管理部門、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)單位及人員。第三條管理原則全程歸檔原則：基建檔案管理貫穿項(xiàng)目全流程，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始同步收集相關(guān)資料，確保檔案形成與項(xiàng)目推進(jìn)無縫銜接。集中統(tǒng)一原則：所有基建檔案均由醫(yī)院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔、雙重保管，嚴(yán)禁個(gè)人或部門私自留存、據(jù)為己有。規(guī)范有序原則：基建檔案的收集、整理、組卷、歸檔需符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范，做到分類科學(xué)、組卷合理、目錄清晰、標(biāo)識(shí)規(guī)范。安全保密原則：建立健全檔案安全保管機(jī)制，落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等“八防”措施，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防范檔案泄露或損毀。有效利用原則：優(yōu)化檔案檢索與利用流程，建立便捷的檔案查詢機(jī)制，確?；n案能為項(xiàng)目運(yùn)維、維修改造、審計(jì)核查等工作提供有效支撐。第四條管理職責(zé)分工基建管理部門（基建辦）：作為基建檔案管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目全流程檔案資料的收集、整理、初步審核，督促施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等參建單位按時(shí)移交檔案，配合檔案管理部門完成歸檔工作，建立項(xiàng)目檔案管理臺(tái)賬。檔案管理部門：負(fù)責(zé)基建檔案的接收、驗(yàn)收、分類、組卷、編號(hào)、入庫保管，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提供檔案管理技術(shù)指導(dǎo)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，開展檔案安全檢查與維護(hù)。參建單位（施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察等）：負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)形成的檔案資料的收集、整理、審核，確保資料真實(shí)完整、簽字齊全，按合同約定及規(guī)定時(shí)限向醫(yī)院基建管理部門移交檔案。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)相關(guān)檔案（如預(yù)算、結(jié)算、付款憑證、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等）的收集整理，按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔，配合檔案利用中的財(cái)務(wù)信息核查。審計(jì)部門：負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目審計(jì)過程中形成的審計(jì)資料的收集整理與移交，對(duì)基建檔案的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。后勤保障部門：負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目竣工后運(yùn)維過程中形成的維修改造、設(shè)施更新等檔案資料的收集整理，及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。第二章檔案歸檔范圍與保管期限第五條歸檔范圍基建檔案歸檔范圍覆蓋項(xiàng)目全流程，主要包括以下類別：立項(xiàng)審批類：項(xiàng)目建議書及批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、立項(xiàng)批復(fù)文件、規(guī)劃選址意見、用地預(yù)審意見、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、節(jié)能評(píng)估報(bào)告及批復(fù)等。勘察設(shè)計(jì)類：地質(zhì)勘察報(bào)告、水文勘察資料、地形地貌圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)、施工圖設(shè)計(jì)文件、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更文件及批復(fù)、技術(shù)交底記錄等。招標(biāo)采購類：招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、招標(biāo)答疑文件、工程量清單、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)計(jì)合同、勘察合同、設(shè)備采購合同等各類合同及附件。施工管理類：開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、原材料質(zhì)量證明文件（合格證、檢驗(yàn)報(bào)告）、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表、監(jiān)理日志、施工日志、質(zhì)量整改通知書及回復(fù)、安全生產(chǎn)記錄等。竣工驗(yàn)收類：竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收方案、驗(yàn)收組成員名單、竣工驗(yàn)收記錄、竣工圖（含修改補(bǔ)充說明）、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、人防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、衛(wèi)生防疫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工結(jié)算審核報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。后期運(yùn)維類：項(xiàng)目竣工后的維修改造方案、維修記錄、設(shè)施設(shè)備更新記錄、運(yùn)維巡查記錄、重大故障處理報(bào)告等。其他相關(guān)類：項(xiàng)目相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)文件、照片、視頻、音頻等聲像資料，以及與項(xiàng)目相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料。第六條保管期限永久保管：涉及醫(yī)院主體建筑、重大基建項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖、重要合同、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等，需永久保管。長期保管（30年）：一般基建項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)資料、施工管理資料、監(jiān)理資料、招投標(biāo)文件、普通合同等，保管期限為30年。短期保管（10年）：項(xiàng)目施工過程中的臨時(shí)報(bào)表、普通會(huì)議記錄、階段性進(jìn)度資料等臨時(shí)性文件材料，保管期限為10年。保管期限從項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格并完成檔案歸檔的次年1月1日起計(jì)算。第三章檔案收集與整理第七條收集要求及時(shí)性：基建管理部門應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后建立檔案收集臺(tái)賬，按歸檔范圍同步收集各類文件材料，確保不遺漏關(guān)鍵資料；參建單位應(yīng)在每階段工作完成后15日內(nèi)將相關(guān)資料移交基建管理部門。完整性：收集的檔案資料需齊全完整，包括正文、附件、附圖、簽字頁、蓋章頁等，不得缺頁、漏項(xiàng)；復(fù)印件需注明原件存放處并加蓋相關(guān)單位公章。真實(shí)性：檔案資料需真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字齊全、蓋章有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。規(guī)范性：文件材料應(yīng)使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫或打印，字跡清晰、卷面整潔，不得使用鉛筆、圓珠筆書寫；圖紙應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)圖幅，折疊規(guī)范，標(biāo)注清晰。第八條整理規(guī)范分類整理：按本制度第五條規(guī)定的歸檔類別進(jìn)行分類，每類下可按項(xiàng)目階段、文件類型進(jìn)一步細(xì)分，確保分類邏輯清晰。組卷要求：同一項(xiàng)目、同一類別、同一階段的文件材料組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件按形成時(shí)間或重要程度排序；卷內(nèi)文件需編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄（包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件名稱、形成單位、形成日期、頁數(shù)、備注等）。裝訂要求：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂前去除金屬物，做到整齊牢固、便于翻閱；圖紙采用折疊式裝訂或盒裝保存，折疊后圖簽外露。案卷封面：每卷檔案需填寫案卷封面，注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、形成單位、形成日期、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、案卷編號(hào)等信息，加蓋相關(guān)單位公章。第九條電子檔案整理電子檔案需與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保完整、準(zhǔn)確、可讀，格式符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（文本文件采用PDF格式，圖紙采用DWG格式，照片采用JPG格式，視頻采用MP4格式）。電子檔案需進(jìn)行命名規(guī)范（如“項(xiàng)目名稱-歸檔類別-文件名稱-形成日期”），建立電子檔案目錄，設(shè)置權(quán)限管理，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。涉及保密內(nèi)容的電子檔案，需進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，確保信息安全。第四章檔案歸檔與保管第十條歸檔流程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后3個(gè)月內(nèi)，基建管理部門完成所有檔案資料的收集、整理、初步審核，填寫《基建檔案移交申請(qǐng)表》，附檔案移交清單（注明案卷編號(hào)、題名、數(shù)量、頁數(shù)、電子檔案情況等），向檔案管理部門申請(qǐng)移交。檔案管理部門收到移交申請(qǐng)后，在15個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案完整性、真實(shí)性、規(guī)范性、簽字蓋章情況等，電子檔案需核查可讀性與一致性。驗(yàn)收合格的，檔案管理部門與基建管理部門辦理交接手續(xù)，雙方在《基建檔案移交交接單》上簽字確認(rèn)，明確責(zé)任；驗(yàn)收不合格的，退回基建管理部門限期整改，整改完成后重新申請(qǐng)驗(yàn)收。檔案管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、入庫，更新檔案管理系統(tǒng)，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)。第十一條保管管理檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，門窗堅(jiān)固、通風(fēng)良好，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等設(shè)備（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥劑、遮光窗簾等），保持庫房溫度在14-20℃，相對(duì)濕度在45-60%之間。檔案存放采用專用檔案柜，按檔案分類、編號(hào)順序排列，做到“柜有目錄、卷有標(biāo)識(shí)”，便于檢索查找；檔案柜應(yīng)遠(yuǎn)離水源、電源，防止潮濕、漏電損壞檔案。檔案管理部門每月對(duì)庫房進(jìn)行一次安全檢查，每季度對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次抽樣核查，每年開展一次全面清查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并上報(bào)；對(duì)破損、褪色、霉變的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，實(shí)行異地備份與定期備份相結(jié)合（至少每月備份一次），備份介質(zhì)妥善保管，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性與可讀性。第五章檔案查閱與利用第十二條查閱條件醫(yī)院內(nèi)部科室因工作需要查閱基建檔案的，需填寫《基建檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可查閱。外部單位（如審計(jì)、監(jiān)管部門、參建單位等）查閱基建檔案的，需持單位介紹信、本人有效身份證件，經(jīng)醫(yī)院分管基建領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門專人陪同查閱。涉及國家秘密、商業(yè)秘密或醫(yī)院核心利益的基建檔案，查閱需經(jīng)醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格控制查閱范圍。第十三條利用規(guī)范查閱檔案需在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出指定區(qū)域；確因工作需要借出檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，約定歸還日期（一般不超過7個(gè)工作日），逾期未還需辦理續(xù)借手續(xù)。查閱檔案時(shí)不得涂改、勾畫、撕毀、抽取檔案頁面，不得拍攝、復(fù)制檔案核心內(nèi)容；確需復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件需注明復(fù)制日期、用途，由檔案管理人員核對(duì)后加蓋檔案管理部門公章。檔案利用完畢后，查閱人員需在《基建檔案利用登記薄》上簽字，注明利用事由、利用時(shí)間、查閱案卷編號(hào)等信息。嚴(yán)禁利用基建檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，違者按規(guī)定追究責(zé)任。第十四條利用服務(wù)檔案管理部門建立基建檔案檢索系統(tǒng)，提供案卷目錄檢索、文件名稱檢索、項(xiàng)目名稱檢索等多種檢索方式，提高檔案利用效率。檔案管理部門為查閱人員提供必要的咨詢指導(dǎo)，協(xié)助查找相關(guān)檔案，根據(jù)需求提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)。對(duì)高頻利用的基建檔案（如主體建筑竣工圖、主要設(shè)施管線圖等），可制作副本或電子查閱件，方便日常查閱使用。第六章檔案鑒定與銷毀第十五條檔案鑒定檔案保管期限屆滿前1年，由檔案管理部門會(huì)同基建管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出繼續(xù)保管、延長保管期限或予以銷毀的意見，填寫《基建檔案鑒定意見書》，經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)。需延長保管期限的檔案，由檔案管理部門更新檔案保管信息，重新標(biāo)注保管期限；需銷毀的檔案，按本制度第十六條規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。第十六條銷毀流程對(duì)經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的基建檔案，由檔案管理部門填寫《基建檔案銷毀申請(qǐng)表》，附《基建檔案鑒定意見書》《檔案銷毀清冊(cè)》（注明檔案名稱、案卷編號(hào)、形成單位、形成日期、保管期限、卷數(shù)、頁數(shù)等），報(bào)醫(yī)院分管檔案領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀需在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需核對(duì)銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、地點(diǎn)、監(jiān)銷人?！稒n案銷毀清冊(cè)》及相關(guān)鑒定、審批文件需永久保存，電子檔案銷毀需按電子數(shù)據(jù)銷毀規(guī)范執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。嚴(yán)禁私自銷毀基建檔案，嚴(yán)禁將銷毀檔案出售或挪作他用。第七章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十七條監(jiān)督檢查檔案管理部門每季度對(duì)基建檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，督促相關(guān)部門限期整改。審計(jì)部門每年對(duì)基建檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)核查檔案的完整性、合規(guī)性、安全性，以及檔案管理流程的執(zhí)行情況。建立基建檔案管理考核機(jī)制，將檔案管理工作納入基建管理部門及相關(guān)參建單位的考核范圍，對(duì)檔案管理工作成效顯著的給予表彰，對(duì)管理不力的予以通報(bào)批評(píng)。第十八條責(zé)任追究對(duì)在基建檔案管理過程中出現(xiàn)以下行為的，追究相關(guān)部門及責(zé)任人的責(zé)任：未按規(guī)定收集、整理基建檔案，導(dǎo)致檔案缺失、遺漏的；私自留存、隱匿、據(jù)為己有基建檔案，或拒絕移交檔案的；偽造、篡改基建檔案資料，提供虛假檔案的；檔案保管不當(dāng)，導(dǎo)致檔案損毀、丟失、霉變、蟲蛀的；違反查閱利用規(guī)定，擅自借出、復(fù)制、傳播檔案，或泄露檔案秘密的；未按規(guī)定程序擅自銷毀基建檔案的；其他違反本制度規(guī)定，造成基建檔案管理混亂或醫(yī)院損失的。第十九條責(zé)任追究方式根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重、造成損失的大小，采取以下責(zé)任追究方式：限期整改；通報(bào)批評(píng)；經(jīng)濟(jì)處罰（如扣發(fā)績效工資、賠償經(jīng)濟(jì)損失等）；行政處分（如警告、