采購申請及供應商評估系統(tǒng)工具模板類指南引言采購申請及供應商評估系統(tǒng)是企業(yè)規(guī)范采購流程、優(yōu)化供應商管理、控制采購成本的核心工具。通過標準化操作流程和量化評估體系，可實現(xiàn)需求提報、供應商篩選、風險評估、結果審批等環(huán)節(jié)的高效協(xié)同，保證采購活動的合規(guī)性、經濟性和安全性。本指南詳細說明系統(tǒng)的適用場景、操作流程、工具模板及注意事項，為企業(yè)采購管理提供實用參考。系統(tǒng)適用場景與核心價值適用場景本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等）的日常采購活動，具體包括：常規(guī)物料采購：生產所需原材料、辦公用品、設備配件等標準化物料的采購申請與供應商選擇；服務類采購：物流服務、咨詢服務、IT運維等非物料的供應商篩選與評估；項目采購：新建項目、技改項目中涉及的設備采購、工程外包等供應商管理；緊急采購：因生產突發(fā)狀況或臨時需求導致的緊急采購流程，保證需求快速響應。核心價值流程標準化：統(tǒng)一采購申請格式與審批節(jié)點，避免操作隨意性；供應商管理精細化：通過量化評估指標，動態(tài)篩選優(yōu)質供應商，建立長期合作機制；風險可控化：嚴格審核供應商資質與歷史表現(xiàn)，降低質量、交期、合規(guī)性風險；決策數(shù)據(jù)化：匯總采購申請與評估數(shù)據(jù)，為成本分析、供應商優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。標準操作流程詳解一、采購需求提報與初審操作環(huán)節(jié)：需求部門發(fā)起申請→采購部初審操作人：需求部門經辦人（）、需求部門負責人（）、采購部專員（**）操作說明：發(fā)起申請：需求部門根據(jù)實際需求，填寫《采購申請表》（詳見模板1），明確物料/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、需求用途、期望交付日期等信息，并附上技術規(guī)格書或需求說明文件。部門審核：需求部門負責人（**）核對需求的合理性與必要性，簽字確認后提交至采購部。采購部初審：采購部專員（**）重點審核以下內容：需求描述是否清晰，規(guī)格參數(shù)是否明確；預算金額是否符合公司采購預算標準（如超預算，需說明理由并附審批文件）；是否存在緊急采購需求（緊急采購需標注“特急”，并說明原因）。輸出成果：初審通過的《采購申請表》（初審意見欄標注“同意”或“需補充材料”）。二、供應商信息收集與初步篩選操作環(huán)節(jié)：采購部收集供應商信息→建立供應商候選庫操作人：采購部專員（**）、采購部經理（趙六）操作說明：信息收集：采購部通過以下渠道收集潛在供應商信息：公司合格供應商庫（歷史合作供應商）；公開招標信息、行業(yè)展會、第三方供應商平臺；需求部門推薦的供應商（需提供推薦理由及供應商資質證明）。初步篩選：采購部專員（**）根據(jù)采購需求，對收集到的供應商進行初步篩選，剔除不符合基本條件的供應商（如無相關經營資質、經營范圍不符、過往合作存在重大質量問題等）。建立候選庫：將初步篩選合格的供應商信息錄入《供應商信息登記表》（詳見模板2），包括供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、主營業(yè)務、資質證書（如營業(yè)執(zhí)照、ISO認證等）、歷史合作記錄（如有）等。輸出成果：《供應商信息登記表》（候選庫清單）。三、供應商評估與打分操作環(huán)節(jié)：成立評估小組→制定評估指標→實地考察（可選）→綜合打分操作人：評估小組（采購部經理趙六、需求部門負責人**、質量部專員周七、財務部專員吳八）操作說明：成立評估小組：根據(jù)采購類型（如物料采購、服務采購）組建評估小組，成員至少包括采購、需求、質量、財務部門人員，保證評估的全面性與客觀性。制定評估指標：評估小組參考《供應商評估打分表》（詳見模板3），結合采購需求設定評估維度及權重。例如：物料采購：價格（20%）、質量（30%）、交期（20%）、服務（15%）、資質（15%）；服務采購：服務方案（25%）、價格（25%）、團隊資質（20%）、響應速度（15%）、過往案例（15%）。實地考察（可選）：對關鍵供應商（如金額較大、首次合作）進行實地考察，核實生產規(guī)模、技術能力、質量管理體系等實際情況，形成《供應商考察報告》。綜合打分：評估小組各成員根據(jù)《供應商評估打分表》獨立打分，去掉一個最高分和一個最低分后計算平均分，得出供應商最終得分。輸出成果：《供應商評估打分表》（各成員打分記錄）、《供應商考察報告》（如有）。四、評估結果審批與供應商確定操作環(huán)節(jié)：采購部匯總結果→管理層審批→確定供應商操作人：采購部專員（**）、采購部經理（趙六）、分管副總（鄭九）操作說明：匯總結果：采購部專員（**）將各供應商的評估得分、考察報告（如有）等信息匯總至《評估結果匯總表》（詳見模板4），按得分從高到低排序，并注明推薦供應商。管理層審批：采購部經理（趙六）審核匯總結果后，提交至分管副總（鄭九）審批。審批重點關注：推薦供應商是否符合采購需求；評估過程是否合規(guī)，評分是否客觀；價格是否合理，是否存在更優(yōu)替代方案。確定供應商：審批通過后，正式確定合作供應商，并向其發(fā)出《中標通知書》或《合作意向函》。輸出成果：《評估結果匯總表》（審批意見欄標注“同意”或“需重新評估”）、《中標通知書》。五、采購執(zhí)行與歸檔操作環(huán)節(jié)：簽訂合同→履約跟蹤→資料歸檔操作人：采購部專員（）、法務部（馮十）、需求部門（）操作說明：簽訂合同：采購部與供應商簽訂采購合同，合同條款需明確價格、質量標準、交付時間、驗收方式、違約責任等關鍵內容，法務部（馮十）審核合同合規(guī)性。履約跟蹤：采購部專員（）跟蹤供應商合同履行情況，包括生產進度、發(fā)貨時間、物流信息等；需求部門（）按合同約定進行驗收，填寫《驗收報告》。資料歸檔：采購部將本次采購活動的所有資料（采購申請表、供應商信息表、評估打分表、評估結果匯總表、合同、驗收報告等）整理歸檔，保存期限不少于3年（按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。輸出成果：采購合同、《驗收報告》、采購檔案資料袋。核心工具模板清單模板1：采購申請表申請單號需求部門申請人申請日期采購需求詳情物料/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量預算金額需求用途期望交付日期技術規(guī)格/服務要求（可附頁說明）審批意見需求部門負責人簽字：日期：采購部初審意見：經辦人：日期：財務部審核意見：經辦人：日期：分管副總審批意見：簽字：日期：模板2：供應商信息登記表供應商編號供應商名稱注冊資本成立時間聯(lián)系人信息姓名職位聯(lián)系電話電子郵箱企業(yè)資質（附資質證書復印件）營業(yè)執(zhí)照編號經營范圍行業(yè)認證（如ISO9001）歷史合作記錄合作項目合作時間評價等級（優(yōu)/良/中/差）備注其他信息主營產品/服務優(yōu)勢說明信息更新日期經辦人模板3：供應商評估打分表評估供應商名稱評估日期評估維度權重（%）評分標準（1-10分）實際得分價格20價格低于預算10%以上10分，與預算持平8分，超預算5%以內6分，超預算5%以上3分質量30質量合格率100%10分，99%以上8分，95%-99%6分，低于95%3分交期20按時交付10分，延遲1-3天8分，延遲4-7天6分，延遲7天以上3分服務15響應及時、服務完善10分，響應一般8分，存在服務延遲6分資質15資質齊全、認證完善10分，資質基本齊全8分，資質不全6分總分100評估意見評估人簽字：模板4：評估結果匯總表采購項目名稱評估日期排名供應商名稱總分評估結論（推薦/備選/不推薦）123推薦供應商審批意見：采購部經理簽字：日期：分管副總簽字：日期：關鍵操作要點與風險提示關鍵操作要點需求描述精準化：采購申請表中的物料/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)等信息需清晰明確，避免因描述模糊導致采購偏差。供應商資質審核嚴格化：重點核查供應商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認證、生產許可等資質文件，保證供應商具備合法經營能力。評估指標量化標準化：評估指標需根據(jù)采購類型差異化設定，評分標準具體可量化（如價格、交期、質量合格率等），避免主觀臆斷。評估小組獨立性：評估小組成員需獨立打分，不得相互干預，保證評估結果客觀公正。審批流程完整性：采購申請、評估結果、合同簽訂等環(huán)節(jié)需按流程逐級審批，嚴禁越權審批或簡化流程。風險提示需求風險：需求部門提報的采購需求不清晰或頻繁變更，可能導致采購延誤或成本增加。應對措施：需求部門需提前進行需求調研，必要時組織技術評審。供應商風險：供應商提供虛假資質或歷史合作記錄造假，可能導致采購質量不達標或法律糾紛。應對措施：通過“信用中國”等平臺核實供應商信用，必要時開展實地考察。評估風險：評估指標權重設置不合理或評分標準不統(tǒng)一，可能導致評估結果失真。應對措施：評估小組需提前討論并確定指標權重，制定統(tǒng)一的評分細則。數(shù)據(jù)安全風險：供應商信息、評估數(shù)據(jù)等敏感信息泄露，可能給