行政文書格式規(guī)范統(tǒng)一文檔管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場景日常辦公：部門間工作通知、事項請示、情況匯報等文書的起草與流轉(zhuǎn)；制度建設(shè)：公司內(nèi)部管理辦法、規(guī)定、細則等管理類文書的制定與發(fā)布；會議管理：各類會議（如辦公會、專題會）的會議紀要整理與分發(fā)；檔案歸檔：具有保存價值的行政文書的分類、編號與長期管理。通過統(tǒng)一格式規(guī)范，可提升文書的專業(yè)性與嚴肅性，避免格式混亂導致的理解偏差，同時提高文書處理效率與檔案管理規(guī)范性。二、標準化操作流程指引（一）文書起草：明確格式基礎(chǔ)要求標題規(guī)范標題居中書寫，字體為二號小標宋簡體，如“關(guān)于召開2024年度年度工作總結(jié)會議的通知”；標題一般不超過30字，若內(nèi)容較多可分兩行，分行時詞義完整，間距均勻。結(jié)構(gòu)首行縮進2字符，字體為三號仿宋_GB2312，行距為固定值28磅；層次序號按“一、”“（一）”“1.”“（1）”順序使用，每一層級字體可適當區(qū)分（如“一、”用黑體，“（一）”用楷體）；段落首行不空兩格的情況：條文式文書中的“第一條”“第二條”等頂格書寫，后接具體內(nèi)容。落款與日期落款（發(fā)文單位或部門）在右下方，字體為三號仿宋_GB2312，單位名稱全稱規(guī)范（如“公司行政部”而非“行政部”）；成文日期以阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年5月20日”），字體為三號仿宋_GB2312，日期右空四字符。頁碼與頁邊距頁碼位于頁腳居中，格式為“-1-”（阿拉伯數(shù)字，字體為四號宋體）；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（符合公文標準）。（二）格式初審：部門內(nèi)部合規(guī)性檢查審核主體：文書起草完成后，由部門負責人或指定專人（如主管）進行格式初審；審核要點：檢查標題是否準確概括內(nèi)容，有無錯別字；核對字體、字號、行距、頁邊距等是否符合本模板要求；確認層次序號使用是否規(guī)范，有無跳級或混用；檢查落款單位名稱是否規(guī)范，日期是否準確。處理方式：若格式不符合要求，退回起草人修改；若符合，進入內(nèi)容審批環(huán)節(jié)。（三）內(nèi)容審批：按權(quán)限履行簽批流程審批層級：根據(jù)文書重要性確定審批權(quán)限，例如：日常通知：部門負責人審批即可；涉及全公司事項的制度類文書：需經(jīng)分管領(lǐng)導（如副總經(jīng)理）及總經(jīng)理審批；重大事項請示（如人事任免、大額資金使用）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批要求：審批人需對文書內(nèi)容的真實性、合規(guī)性負責，審批意見需明確（如“同意印發(fā)”“修改后重報”），并簽署姓名及日期。（四）統(tǒng)一編號：建立唯一識別標識編號規(guī)則：采用“部門簡稱+年份+序號”格式，例如：“行管〔2024〕15號”（“行管”為行政部簡稱，“2024”為年份，“15”為當年序號）；編號管理：由行政部指定專人（如文秘專員）負責編號登記，保證同一部門、同一年度內(nèi)文書編號不重復、不遺漏；編號后需在文書左上角標注，字體為四號仿宋_GB2312。（五）印發(fā)與分發(fā)：規(guī)范傳遞與留存印發(fā)方式：正式文書需使用公司統(tǒng)一信箋紙打印，加蓋單位公章（或部門章，根據(jù)文書性質(zhì)確定）；電子版文書需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）發(fā)送，避免使用私人郵箱或即時通訊工具傳輸。分發(fā)范圍：根據(jù)審批意見明確分發(fā)對象（如“各部門、各分公司”），分發(fā)需填寫《文書分發(fā)登記表》（見模板表格），記錄接收部門、接收人及接收時間，保證可追溯。（六）歸檔管理：分類保存與定期維護歸檔范圍：所有已審批、印發(fā)的具有保存價值的行政文書，包括紙質(zhì)版與電子版；分類標準：按文書類型（如“通知類”“報告類”“制度類”）、年度、部門進行分類，每類文書按編號順序排列；保存期限：根據(jù)文書重要性確定保存期限（如“會議紀要”保存5年，“管理制度”長期保存），電子版需定期備份（如每季度備份一次），防止數(shù)據(jù)丟失；查閱流程：內(nèi)部人員因工作需要查閱歸檔文書，需填寫《文書查閱申請表》，經(jīng)部門負責人同意后由檔案管理員提供查閱，查閱后需簽字確認。三、核心工具表格模板（一）行政文書審批流程表文書編號文書標題起草部門起草人聯(lián)系方式內(nèi)容摘要初審意見（負責人簽字）復審意見（分管領(lǐng)導簽字）終審意見（總經(jīng)理簽字）印發(fā)份數(shù)分發(fā)范圍歸檔日期行管〔2024〕15號關(guān)于開展2024年度消防安全檢查的通知行政部張*為落實安全生產(chǎn)要求，定于6月10-20日開展全公司消防安全檢查已審核格式合規(guī)，內(nèi)容可行同意按計劃實施同意印發(fā)15各部門、各分公司2024-06-21（二）行政文書登記臺賬表序號文書編號文書標題類別起草部門起草日期審批人印發(fā)日期接收部門（人）歸檔狀態(tài)備注1行管〔2024〕15號關(guān)于開展2024年度消防安全檢查的通知通知類行政部2024-06-01李*2024-06-05各部門、各分公司已歸檔含檢查評分標準2人事〔2024〕08號關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知通知類人力資源部2024-05-28王*2024-05-30全體員工已歸檔附件：值班表（三）行政文書格式自查清單表檢查項目標準要求自查結(jié)果（√/×）問題描述及整改措施責任人整改完成時間標題格式二號小標宋簡體，居中，不超過30字√---字體三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符×第二段未縮進，調(diào)整縮進格式張*2024-06-02層次序號按“一、”“（一）”“1.”“（1）”順序使用√---頁碼格式頁腳居中，“-X-”格式，四號宋體√---落款單位全稱規(guī)范，右對齊√---成文日期阿拉伯數(shù)字，右空四字符√---四、關(guān)鍵注意事項與風險規(guī)避（一）格式規(guī)范不可隨意調(diào)整行政文書格式具有嚴肅性，不得擅自修改字體、字號、行距等標準，特殊情況（如涉外文書）需經(jīng)行政部門審批后方可調(diào)整，避免因格式不統(tǒng)一影響文書權(quán)威性。（二）編號管理需唯一連續(xù)文書編號是文書身份的唯一標識，嚴禁出現(xiàn)重復編號、跳號或跨年編號情況，若需作廢文書，需在登記臺賬中標注“作廢”并說明原因，保證編號系統(tǒng)完整可查。（三）審批流程需責任到人文書審批必須按權(quán)限逐級進行，不得越級審批或簡化流程，審批人需對審批內(nèi)容負責；若遇特殊情況需緊急印發(fā)，需在審批表中注明“特急”，并事后補簽審批意見。（四）歸檔管理需及時規(guī)范文書印發(fā)后應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成歸檔，電子版與紙質(zhì)版需同步歸檔，避