PAGEPAGE42007年7月國開電大行管、中文?？啤掇k公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分)1.文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在(B)A.右下角B.左上角C.右上角D.左下角2.在辦公室里，(A)的位置是上座。A.離入口最遠B.離入口最近C.靠近門口D.靠近窗戶3.文員如果誤拆了非本公司的信，應該(A)A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去4.文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應該(D)A.不作聲，等無人時查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念?”5.會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(D)A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C.征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D.征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機6.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有(B)，了解要求約會者的心理。A.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D.聽寫的能力7.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(D)A.向上司報告B.送禮C.寫信D.查證消息的可靠性8.以下餐巾的使用方法是正確的(C)A.中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領口里9.上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(A)A.通知上司家人把衣服送達B.自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝10.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、(A)和歸檔要求。A.歸檔時間B.歸檔憑證C.歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題(正確劃“√”，錯誤劃“×”。每小題1分，共10分)1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。[答案]“√”2.小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。[答案]“×”3.文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。[答案]“×”4.對于緊急而重要的事，文員應作書面請示，留檔備查。[答案]“×”5.文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。”[答案]“√”6.無論什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。[答案]“×”7.上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。[答案]“×”8.女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。[答案]“√”9.如果兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。[答案]“×”10.文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。[答案]“×”三、簡答題(每小題15分，共30分)1.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項?答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結(jié)束時間);(4)會議地點；(5)議題；(6)主持人、主席；(7)出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；(9)相關的資料；(10)下次會議預定日期。2.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些?答：(1)清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么,以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點；(2)說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機；(3)偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等；(4)要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等(明確了解對方的情況);(6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞；(7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣(讓對方認同自己);(8)不可傷害對方的自尊心。四、設計題(每小題15分，共30分)1.某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎么設計?答：2.上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?答：(1)接受任務；(2)了解來賓、制訂計劃；(3)預訂食宿；(4)歡迎來賓、商議日程；(5)禮節(jié)性拜訪、宴請；(6)正式會談；(7)簽訂協(xié)議書；(8)陪同參觀游覽；(9)互贈禮品；(10)歡送來賓、接待小結(jié)。五、案例分析題(兩題中任選一題，20分)1.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……“，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡)。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么?請講出理由并說明正確的做法。答：(1)收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆；(2)應在清點后才能簽字；(3)首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；(4)不能把回信地址剪掉；(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；(6)拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他(她)道歉；(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件；(8)打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。2.文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情地請坐、端茶，然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會。即便是李總親自約定的，也會有具體準確的約見時間。“您看，很不湊巧，今天上午李總剛好有個臨時會談。我馬上設法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時間，可以嗎?”錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說：“您看我怎么向李總匯報您的情況?”經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復是“不見”，小胡當然不能“直言相告”?！板X先生，真對不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務還是在與外省市和外商之間，全國工商名錄上，我公司已在冊，本市工商名錄上再登當然對本公司也有益，具體事項，我一定請示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡電話吧!”“好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！傲硗?，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關系形象廣告和業(yè)務宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂?，好!”錢先生的口氣變得和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以?”錢先生告退時的微笑是真誠的謝意，因為他受到的熱情的接待彌補了沒有完成任務的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題：(1)小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么?(2)小胡的做法是否正確?有沒有不當之處?(3)小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理?是否違背辦公室人員的職業(yè)道德?(4)秘書對來到公司