某排球俱樂部訓(xùn)練服發(fā)放管理制度

一、總則1.目的為了規(guī)范本排球俱樂部訓(xùn)練服的發(fā)放管理，確保訓(xùn)練服能夠合理、有序地發(fā)放到會員及相關(guān)人員手中，保證訓(xùn)練和比賽的正常進(jìn)行，同時提升俱樂部的整體形象和管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本排球俱樂部全體會員、教練團(tuán)隊、工作人員以及參與俱樂部相關(guān)活動的其他人員。3.管理原則訓(xùn)練服發(fā)放遵循公平、公正、公開的原則，根據(jù)實際需求和規(guī)定流程進(jìn)行發(fā)放，同時注重資源的合理利用，避免浪費(fèi)。二、職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)訓(xùn)練服采購計劃的制定和執(zhí)行，根據(jù)俱樂部的人員規(guī)模、活動安排等因素，確定訓(xùn)練服的款式、數(shù)量和采購預(yù)算。-與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和談判，簽訂采購合同，確保訓(xùn)練服的質(zhì)量和交貨時間。-建立訓(xùn)練服庫存管理系統(tǒng)，記錄訓(xùn)練服的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。-負(fù)責(zé)訓(xùn)練服發(fā)放的組織和協(xié)調(diào)工作，制定發(fā)放流程和時間表，確保發(fā)放工作順利進(jìn)行。2.教練團(tuán)隊-根據(jù)訓(xùn)練和比賽的實際需求，向行政部門提出訓(xùn)練服的款式、顏色、尺碼等方面的建議。-協(xié)助行政部門對會員的訓(xùn)練服尺碼進(jìn)行統(tǒng)計和核實，確保發(fā)放的訓(xùn)練服合身。-在訓(xùn)練和比賽期間，負(fù)責(zé)對會員穿著訓(xùn)練服的情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，保證會員按照規(guī)定著裝。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核訓(xùn)練服采購的預(yù)算和費(fèi)用支出，確保采購活動符合俱樂部的財務(wù)規(guī)定。-對訓(xùn)練服的采購發(fā)票進(jìn)行審核和報銷處理，做好財務(wù)記錄。-協(xié)助行政部門進(jìn)行成本核算，提出合理的成本控制建議，提高資源利用效率。三、訓(xùn)練服采購1.需求調(diào)研-每年定期由行政部門牽頭，與教練團(tuán)隊、會員代表等進(jìn)行溝通，了解對訓(xùn)練服的款式、功能、顏色等方面的需求和意見。-綜合考慮俱樂部的形象、活動特點(diǎn)以及市場流行趨勢，確定訓(xùn)練服的基本設(shè)計方案。2.供應(yīng)商選擇-行政部門通過多種渠道收集訓(xùn)練服供應(yīng)商信息，包括線上平臺、行業(yè)推薦、實地考察等。-對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。-邀請多家供應(yīng)商進(jìn)行報價和樣品展示，組織相關(guān)人員進(jìn)行評審，選擇最合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.采購流程-行政部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果和供應(yīng)商選擇情況，制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購數(shù)量、款式、尺碼、交貨時間等信息。-向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。-在采購過程中，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度和可能出現(xiàn)的問題，確保按時交貨。-訓(xùn)練服到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，檢查訓(xùn)練服的質(zhì)量、數(shù)量、款式、尺碼等是否符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、訓(xùn)練服庫存管理1.入庫管理-訓(xùn)練服到貨后，倉庫管理人員首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括數(shù)量、款式、尺碼等信息。-對訓(xùn)練服進(jìn)行逐件檢查，確保質(zhì)量合格后，按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行入庫擺放，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄入庫日期、批次、數(shù)量等信息。-對于驗收不合格的訓(xùn)練服，單獨(dú)存放并及時通知行政部門與供應(yīng)商溝通處理。2.庫存盤點(diǎn)-每月末由倉庫管理人員對訓(xùn)練服庫存進(jìn)行實地盤點(diǎn)，將實際庫存數(shù)量與庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。-如發(fā)現(xiàn)賬實不符，及時查找原因并進(jìn)行調(diào)整，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。-每季度末，由行政部門組織財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合盤點(diǎn)，形成盤點(diǎn)報告，對庫存管理情況進(jìn)行總結(jié)和分析。3.庫存安全-倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好的環(huán)境，避免訓(xùn)練服受潮、發(fā)霉。-配備必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，確保訓(xùn)練服的存儲安全。-設(shè)定安全庫存水平，當(dāng)庫存數(shù)量接近安全庫存時，及時通知行政部門進(jìn)行補(bǔ)貨，以保證訓(xùn)練服的正常供應(yīng)。五、訓(xùn)練服發(fā)放流程1.新會員發(fā)放-新會員在辦理入會手續(xù)時，由行政人員登記會員的基本信息，包括姓名、性別、聯(lián)系方式、身高、體重等，以便確定訓(xùn)練服尺碼。-會員繳納相關(guān)費(fèi)用后，行政部門根據(jù)會員提供的信息，從庫存中選取合適尺碼的訓(xùn)練服發(fā)放給會員，并要求會員在發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)。-對于定制的訓(xùn)練服，行政部門在收到供應(yīng)商交付的定制訓(xùn)練服后，及時通知新會員前來領(lǐng)取，并按照上述流程進(jìn)行發(fā)放。2.老會員更換-老會員如因訓(xùn)練服損壞、尺碼不合適等原因需要更換訓(xùn)練服，應(yīng)向教練或行政人員提出申請。-教練或行政人員核實情況后，填寫訓(xùn)練服更換申請表，注明更換原因、原訓(xùn)練服編號（如有）等信息。-行政部門根據(jù)申請表，從庫存中為會員更換合適的訓(xùn)練服，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄更換情況。3.教練及工作人員發(fā)放-教練及工作人員的訓(xùn)練服發(fā)放參照新會員發(fā)放流程進(jìn)行。根據(jù)其工作需求和崗位特點(diǎn)，發(fā)放相應(yīng)款式和數(shù)量的訓(xùn)練服。-對于因工作變動等原因需要增減訓(xùn)練服的教練及工作人員，由所在部門提出申請，經(jīng)行政部門審核后進(jìn)行發(fā)放或回收處理。4.特殊情況發(fā)放-對于參加俱樂部臨時組織的活動或比賽的非會員人員，如嘉賓、友好球隊隊員等，根據(jù)活動安排和實際需要，由行政部門決定是否發(fā)放訓(xùn)練服以及發(fā)放的數(shù)量和款式。-發(fā)放時，同樣需要進(jìn)行登記和簽字確認(rèn)手續(xù)，確保訓(xùn)練服的發(fā)放有記錄可查。六、訓(xùn)練服使用規(guī)范1.著裝要求-會員在參加俱樂部組織的訓(xùn)練、比賽、活動等正式場合時，必須穿著俱樂部統(tǒng)一發(fā)放的訓(xùn)練服，保持著裝整齊、干凈。-訓(xùn)練服應(yīng)按照規(guī)定的方式穿著，不得隨意裁剪、修改或添加其他裝飾，以維護(hù)俱樂部的整體形象。-在訓(xùn)練和比賽過程中，如訓(xùn)練服出現(xiàn)破損等情況，應(yīng)及時向教練或行政人員報告，如需更換，按照規(guī)定流程辦理。2.愛護(hù)與保管-會員及相關(guān)人員應(yīng)愛護(hù)訓(xùn)練服，避免故意損壞或弄臟。在不使用時，應(yīng)妥善保管，防止丟失、受潮或被蟲蛀。-訓(xùn)練服的清洗應(yīng)按照洗滌說明進(jìn)行，避免因不當(dāng)洗滌導(dǎo)致褪色、變形等問題。-對于因個人原因造成訓(xùn)練服嚴(yán)重?fù)p壞或丟失的，會員或相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額按照訓(xùn)練服的采購成本和使用情況進(jìn)行評估確定。七、訓(xùn)練服回收與處理1.回收范圍-會員因畢業(yè)、退會等原因不再參加俱樂部活動的，應(yīng)將訓(xùn)練服交回俱樂部。-教練及工作人員離職時，需將所領(lǐng)用的訓(xùn)練服進(jìn)行回收。-對于因損壞無法繼續(xù)使用但仍有回收價值的訓(xùn)練服，也應(yīng)進(jìn)行回收處理。2.回收流程-會員或相關(guān)人員在辦理畢業(yè)、退會、離職等手續(xù)時，向行政部門提交訓(xùn)練服回收申請。-行政部門對交回的訓(xùn)練服進(jìn)行檢查，確認(rèn)數(shù)量、款式、質(zhì)量等信息無誤后，在回收記錄上簽字，并在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄更新。-對于回收的訓(xùn)練服，根據(jù)其實際情況進(jìn)行分類處理。對于質(zhì)量較好、仍可繼續(xù)使用的訓(xùn)練服，經(jīng)過清洗、消毒后重新入庫備用；對于損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的訓(xùn)練服，按照俱樂部的物資處理規(guī)定進(jìn)行報廢處理。3.監(jiān)督與檢查-行政部門定期對訓(xùn)練服的回收情況進(jìn)行檢查，確保應(yīng)回收的訓(xùn)練服及時交回。-對于未按照規(guī)定交回訓(xùn)練服的會員或相關(guān)人員，進(jìn)行督促和提醒。如經(jīng)多次提醒仍未交回，可采取相應(yīng)的措施，如限制其參加俱樂部后續(xù)活動等。八、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本排球俱樂