某戲劇家協(xié)會服裝道具采購實(shí)施細(xì)則

某戲劇家協(xié)會道具采購實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)某戲劇家協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）道具采購管理，規(guī)范采購行為，確保道具采購工作的公正、公平、公開，提高資金使用效益，保障協(xié)會各項(xiàng)戲劇活動的順利開展，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于協(xié)會為開展戲劇創(chuàng)作、演出、培訓(xùn)、研究等活動而進(jìn)行的道具采購活動。（三）采購原則1.合法性原則：道具采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.必要性原則：道具采購應(yīng)根據(jù)協(xié)會實(shí)際工作需要進(jìn)行，優(yōu)先滿足重點(diǎn)項(xiàng)目和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的需求。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證道具質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，努力降低采購成本，提高資金使用效率。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的道具應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)會要求，具備良好的品質(zhì)和性能，以滿足戲劇活動的專業(yè)需求。5.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會，杜絕不正當(dāng)競爭行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)會成立道具采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由協(xié)會主席擔(dān)任組長，副主席擔(dān)任副組長，成員包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。采購領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)如下：1.審議并制定協(xié)會道具采購政策、制度和工作流程。2.對重大道具采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，確定采購方式、預(yù)算安排等關(guān)鍵事項(xiàng)。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題和爭議。4.監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況，對采購結(jié)果進(jìn)行評估和審查。（二）采購工作小組采購工作小組由協(xié)會辦公室、財務(wù)部門、藝術(shù)創(chuàng)作部門等相關(guān)人員組成，辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長。采購工作小組的主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)具體落實(shí)采購領(lǐng)導(dǎo)小組的決策和工作部署。2.制定道具采購計劃，明確采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等詳細(xì)信息。3.開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商庫。4.組織實(shí)施采購活動，包括發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商參與、組織評審等工作。5.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時交付道具。6.對采購的道具進(jìn)行驗(yàn)收，組織相關(guān)人員對道具的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查和評估。7.整理和歸檔采購文件和資料，包括采購申請、采購計劃、供應(yīng)商報價、評審記錄、合同文本等。（三）使用部門協(xié)會內(nèi)各道具使用部門負(fù)責(zé)提出道具采購需求，并配合采購工作小組做好相關(guān)工作。主要職責(zé)如下：1.根據(jù)工作需要，提出道具采購申請，詳細(xì)說明道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、技術(shù)要求等信息。2.協(xié)助采購工作小組進(jìn)行市場調(diào)研，提供專業(yè)意見和建議，參與供應(yīng)商的選擇和評審工作。3.在道具交付時，配合采購工作小組進(jìn)行驗(yàn)收，對道具的質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢查和確認(rèn)。4.負(fù)責(zé)對所使用道具的日常維護(hù)和管理，及時反饋道具的使用情況和問題。三、采購預(yù)算與計劃（一）采購預(yù)算編制1.每年年底，各道具使用部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作安排和業(yè)務(wù)需求，提出道具采購需求計劃，并提交給采購工作小組。2.采購工作小組結(jié)合協(xié)會年度工作計劃和財務(wù)預(yù)算安排，對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、審核和評估，編制協(xié)會年度道具采購預(yù)算草案。3.年度道具采購預(yù)算草案經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報協(xié)會理事會審批。經(jīng)審批后的采購預(yù)算將作為協(xié)會下一年度道具采購工作的重要依據(jù)。（二）采購計劃制定1.根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購預(yù)算，采購工作小組應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化采購項(xiàng)目，制定詳細(xì)的季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間、交付時間等具體信息。2.對于因特殊情況需要臨時增加的采購項(xiàng)目，使用部門應(yīng)填寫《道具采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、采購內(nèi)容、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購工作小組。采購工作小組根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批同意后，方可將臨時采購項(xiàng)目納入采購計劃。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.對于預(yù)算金額較大、技術(shù)復(fù)雜、具有廣泛市場競爭的道具采購項(xiàng)目，原則上應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購。2.采購工作小組應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會規(guī)定，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、技術(shù)要求、投標(biāo)人資格條件、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點(diǎn)等詳細(xì)信息。3.采購工作小組應(yīng)組織成立評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由協(xié)會內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成。評標(biāo)委員會應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人，并向采購領(lǐng)導(dǎo)小組提交評標(biāo)報告。4.采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評標(biāo)報告確定中標(biāo)供應(yīng)商，并由采購工作小組向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與協(xié)會簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.符合下列情形之一的道具采購項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式進(jìn)行采購：-具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；-采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占項(xiàng)目總價值的比例過大的。2.采購工作小組應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和市場情況，選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。投標(biāo)邀請書應(yīng)包含與公開招標(biāo)公告類似的內(nèi)容。3.后續(xù)的評標(biāo)、定標(biāo)等程序與公開招標(biāo)方式相同。（三）競爭性談判1.對于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的等情形的道具采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式進(jìn)行采購。2.采購工作小組應(yīng)成立談判小組，談判小組由協(xié)會內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員和外部專家組成。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。3.采購工作小組應(yīng)邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。談判小組應(yīng)與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。4.談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的道具采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購的；-發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；-必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購工作小組應(yīng)在采購前進(jìn)行充分的市場調(diào)研和論證，說明采用單一來源采購的理由，并形成書面報告報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)審批同意后，采購工作小組應(yīng)與單一來源供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款，并簽訂采購合同。（五）詢價采購1.采購的道具規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價采購方式。2.采購工作小組應(yīng)向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。詢價通知書應(yīng)包括采購項(xiàng)目的詳細(xì)信息、報價要求、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購工作小組應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，在滿足采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等的前提下，選擇報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商庫建立1.采購工作小組應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面的信息。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和評估，篩選出符合協(xié)會要求的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)實(shí)行動態(tài)管理，定期更新和維護(hù)。（二）供應(yīng)商資格審查1.在每次采購活動前，采購工作小組應(yīng)對參與投標(biāo)或報價的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確保供應(yīng)商具備相應(yīng)的經(jīng)營資格、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、財務(wù)狀況和良好的信譽(yù)。2.資格審查的內(nèi)容包括但不限于：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、業(yè)績證明材料、法定代表人授權(quán)書、供應(yīng)商信譽(yù)聲明等。（三）供應(yīng)商評價與考核1.采購工作完成后，采購工作小組應(yīng)組織使用部門對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。評價和考核結(jié)果將作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，協(xié)會可以給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先合作、增加采購份額等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，協(xié)會應(yīng)及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中刪除，取消其合作資格。六、采購合同管理（一）合同起草與審核1.采購工作小組應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的具體情況和評審結(jié)果，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的基本信息、采購標(biāo)的、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。2.合同起草完成后，采購工作小組應(yīng)將合同文本提交給協(xié)會法律顧問進(jìn)行審核。法律顧問應(yīng)對合同的合法性、完整性、條款的合理性等方面進(jìn)行審查，并提出修改意見和建議。3.采購工作小組應(yīng)根據(jù)法律顧問的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改和完善，確保合同條款準(zhǔn)確、清晰、合法、有效。（二）合同簽訂與執(zhí)行1.經(jīng)審核后的合同文本，由采購工作小組報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批同意后，由協(xié)會法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同簽訂后，采購工作小組應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付道具。3.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或需要變更合同條款，采購工作小組應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。（三）合同付款與結(jié)算1.采購工作小組應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)經(jīng)采購工作小組負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財務(wù)部門進(jìn)行支付。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行付款審核，確保付款金額準(zhǔn)確、付款手續(xù)完備。3.采購項(xiàng)目完成后，采購工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括采購金額、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的核算。結(jié)算完成后，應(yīng)編制結(jié)算報告，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核。七、道具驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.在道具交付前，采購工作小組應(yīng)提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員組成驗(yàn)收小組，明確驗(yàn)收人員的職責(zé)和分工。2.驗(yàn)收小組應(yīng)熟悉采購合同、技術(shù)文件和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，了解道具的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，制定驗(yàn)收方案。（二）驗(yàn)收程序1.道具交付時，供應(yīng)商應(yīng)提供產(chǎn)品合格證明、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、使用說明書等相關(guān)資料。驗(yàn)收小組應(yīng)首先對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、有效。2.驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收方案對道具的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進(jìn)行檢查，核對是否與合同約定一致。3.對于需要進(jìn)行性能測試或功能檢驗(yàn)的道具，驗(yàn)收小組應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行測試和檢驗(yàn)，確保道具的性能和功能符合要求。4.驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收小組應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《道具驗(yàn)收合格報告》，并由采購工作小組、使用部門、供應(yīng)商等相關(guān)方簽字蓋章。采購工作小組應(yīng)按照合同約定辦理付款和結(jié)算手續(xù)。2.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《道具驗(yàn)收不合格報告》，詳細(xì)說明不合格的原因和問題。采購工作小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)采取整改措施或更換合格產(chǎn)品。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時間內(nèi)解決問題，采購工作小組應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會紀(jì)檢部門應(yīng)對道具采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購工作嚴(yán)格按照法律法規(guī)和協(xié)會制度的規(guī)定進(jìn)行。監(jiān)督內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購人員的廉潔自律情況、供應(yīng)商的誠信情況等。2.紀(jì)檢部門有權(quán)對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見和建議。對于違反規(guī)定的采購人員和供應(yīng)商，應(yīng)按照協(xié)會相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）審計監(jiān)督1.協(xié)會財務(wù)部門應(yīng)定期對道具采購項(xiàng)目進(jìn)行財務(wù)審計，審查采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購合同的付款情況等。審計結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組和協(xié)會理事會。2.對于重大道具采購項(xiàng)目，協(xié)會可委托外部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)審計，確保采購活