行政事務(wù)申請及處理手冊模板前言為規(guī)范公司行政事務(wù)申請與處理流程，提高工作效率，明確各環(huán)節(jié)職責，保證行政資源合理配置，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體員工日常行政事務(wù)的申請與辦理，涵蓋辦公資源、差旅、會議、費用報銷、用印等常見場景，旨在為員工提供清晰的操作指引，為行政管理人員提供標準化處理依據(jù)。第一章適用范圍與常見事務(wù)類型1.1適用對象公司各部門、全體在職員工（含試用期員工），以及經(jīng)授權(quán)的外部合作單位人員（需提前經(jīng)行政部備案）。1.2常見行政事務(wù)類型辦公資源申請：包括辦公文具、設(shè)備（電腦、打印機等）、固定資產(chǎn)（辦公家具、電器）的申領(lǐng)、更換、維修等。差旅事務(wù)處理：國內(nèi)/國際出差申請、機票酒店預(yù)訂、出差報銷等。會議組織與管理：會議室預(yù)訂、會議設(shè)備使用、外部會議接待等。費用報銷：日常費用（交通、通訊、招待等）、專項費用（活動、培訓(xùn)等）的報銷申請。用印申請：公司公章、合同章、財務(wù)章等印章的使用申請。其他行政事務(wù)：如訪客接待、快遞服務(wù)、辦公環(huán)境維護等。第二章行政事務(wù)申請全流程操作指南2.1第一步：明確需求與準備材料操作要點：員工需根據(jù)具體事務(wù)類型，確認申請需求（如辦公設(shè)備型號、差旅時間地點、會議人數(shù)等），并準備相應(yīng)證明材料。常見事務(wù)需準備的材料清單：辦公資源申請：部門負責人簽字的《辦公資源申領(lǐng)表》（見第三章模板），設(shè)備故障需附《維修申請單》（含故障描述、照片）。差旅申請：《出差審批單》（見第三章模板），附行程計劃、會議通知/客戶邀約（如有）。會議申請：《會議室使用申請表》（見第三章模板），附會議議程、參會人員名單（外部會議需附接待方案）。費用報銷：合規(guī)發(fā)票（抬頭為公司全稱）、費用明細清單、消費憑證（如機票行程單、酒店賬單），招待費需附《招待申請單》及事由說明。用印申請：《印章使用申請表》（見第三章模板），附需蓋章文件電子版（合同類文件需法務(wù)預(yù)審?fù)ㄟ^）。2.2第二步：填寫申請表格操作要點：登錄公司OA系統(tǒng)或行政部共享文件夾，對應(yīng)事務(wù)的申請模板（見第三章），按要求逐項填寫，保證信息真實、完整、清晰。填寫規(guī)范：申請人信息：姓名、工號、部門、聯(lián)系方式（務(wù)必填寫常用手機號）。事務(wù)詳情：具體需求描述（如“申領(lǐng)A4紙5包，黑色簽字筆10支”）、時間節(jié)點（如“出差時間：2023年10月1日-10月5日”）、預(yù)算金額（費用類事務(wù)需明確預(yù)估費用）。審批信息：按公司規(guī)定的審批層級填寫審批人姓名及職務(wù)（如部門負責人→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)）。2.3第三步：提交審批與跟進操作要點：線上提交：通過OA系統(tǒng)填寫申請表后，依次提交至各級審批人，系統(tǒng)自動發(fā)送審批提醒；審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批（緊急事務(wù)可電話催辦）。線下提交：對于無OA系統(tǒng)權(quán)限的事務(wù)（如部分用印申請），打印紙質(zhì)申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，提交至行政部辦公室（前臺），行政部工作人員簽收并錄入系統(tǒng)。跟進反饋：提交申請后，申請人可通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部工作人員查詢審批進度；若審批未通過，需根據(jù)審批意見修改后重新提交。2.4第四步：事務(wù)辦理與結(jié)果反饋操作要點：審批通過后：辦公資源：行政部根據(jù)申請表發(fā)放資源（設(shè)備類需填寫《領(lǐng)用登記表》），申請人確認簽字；維修類事務(wù)行政部在2個工作日內(nèi)安排技術(shù)人員處理，處理結(jié)果反饋至申請人。差旅事務(wù)：行政部/指定供應(yīng)商按審批行程預(yù)訂機票酒店，預(yù)訂完成后通過郵件/短信告知申請人；申請人需在出差前1個工作日核對行程信息。會議事務(wù)：行政部根據(jù)申請表預(yù)留會議室、調(diào)試設(shè)備（投影儀、麥克風等），會議前1小時再次確認需求；外部會議需安排專人負責接待引導(dǎo)。費用報銷：審批通過后，申請人將紙質(zhì)材料提交至財務(wù)部，財務(wù)部在3-5個工作日內(nèi)完成審核并打款（特殊情況除外）。用印申請：行政部核對申請表與需蓋章文件一致后，安排用印，用印后文件原件交還申請人（復(fù)印件由行政部存檔）。結(jié)果反饋：事務(wù)辦理完成后，行政部/相關(guān)部門需向申請人反饋結(jié)果（如“已發(fā)放辦公文具”“會議室預(yù)訂成功”），并同步更新臺賬。2.5第五步：資料歸檔與復(fù)盤操作要點：所有申請表、審批記錄、報銷憑證、用印文件等資料，由行政部統(tǒng)一分類歸檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度裝訂成冊），保存期限不少于3年。行政部每季度對行政事務(wù)處理數(shù)據(jù)進行復(fù)盤（如申請量、處理時長、常見問題），優(yōu)化流程并反饋至各部門。第三章行政事務(wù)申請模板（含示例）3.1通用辦公資源申領(lǐng)表申請人信息姓名：*工號：2023001部門：市場部聯(lián)系方式：1385678申領(lǐng)事由□日常補充□新員工入職□設(shè)備更換□維修□其他：_________申領(lǐng)明細物品名稱規(guī)格/型號單位數(shù)量A4打印紙70g包5黑色簽字筆0.5mm支10備注（如：需加急申領(lǐng)、特殊規(guī)格要求等）無審批流程部門負責人簽字：（2023-09-20）行政部審核：（2023-09-20）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：*趙六（2023-09-20）領(lǐng)用確認申請人簽字：領(lǐng)用日期：2023-09-21發(fā)放人簽字：3.2出差審批單申請人信息姓名：*劉七工號：2023005部門：銷售部聯(lián)系方式：1399012出差事由□客戶拜訪□參加會議□市場調(diào)研□培訓(xùn)□其他：_________具體事由：拜訪上海科技有限公司客戶，洽談Q4合作方案出差安排出差地點：上海出發(fā)時間：2023-10-1008:00返回時間：2023-10-1218:00交通工具：□飛機□高鐵□汽車□自駕（自駕需注明往返里程）出差預(yù)算交通費：1500元（往返高鐵）住宿費：800元/晚×2晚=1600元招待費：2000元（客戶晚餐）其他：300元（市內(nèi)交通）合計：5400元隨行人員姓名：*周八，工號：2023006，部門：銷售部（如無可不填）審批流程部門負責人簽字：吳九（2023-10-08）行政部審核：（2023-10-08）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：*趙六（2023-10-09）出差反饋實際費用：5320元（結(jié)余80元）出差總結(jié)：（附件：會議紀要、客戶溝通記錄）3.3會議室使用申請表申請人信息姓名：*鄭十工號：2023003部門：產(chǎn)品部聯(lián)系方式：1373456會議信息會議名稱：Q3產(chǎn)品復(fù)盤會會議時間：2023-09-2514:00-16:00會議地點：□1樓大會議室□3樓小會議室□其他：_________參會人數(shù)：15人（內(nèi)部）會議需求□投影儀□麥克風□白板□視頻會議設(shè)備□茶水服務(wù)□其他：_________會議議程1.Q3產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)匯報（鄭十）2.用戶反饋問題分析（孫十一）3.Q4產(chǎn)品規(guī)劃討論（全體）審批流程部門負責人簽字：錢十二（2023-09-24）行政部審核：（2023-09-24）使用確認會議室布置完成時間：2023-09-2513:30申請人簽字：鄭十行政部對接人：3.4費用報銷單報銷人信息姓名：*馮十三工號：2023008部門：運營部聯(lián)系方式：1367890報銷事由□交通費□招待費□通訊費□辦公費□差旅費□其他：市場推廣活動物料費報銷明細日期費用類型發(fā)票號碼金額（元）2023-09-15辦公費56785002023-09-18交通費87654321120報銷金額人民幣（大寫）：陸佰貳拾元整小寫：620.00元審批流程部門負責人簽字：陳十四（2023-09-22）行政部審核：（2023-09-22）財務(wù)部審核：褚十五（2023-09-23）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：趙六（2023-09-23）報銷到賬銀行賬戶：中國工商銀行6222到賬時間：2023-09-25報銷人確認簽字：*馮十三3.5印章使用申請表申請人信息姓名：*衛(wèi)十六工號：2023010部門：法務(wù)部聯(lián)系方式：1352345用印事由□合同□文件□證明□資質(zhì)□其他：_________文件名稱：《項目合作協(xié)議》（合同編號：HT20230901）用印信息印章類型：□公章□合同章□財務(wù)章□發(fā)票章□其他：_________用印份數(shù)：3份（正本1份，副本2份）用印日期：2023-09-26文件摘要協(xié)議主要內(nèi)容：甲乙雙方就項目合作的權(quán)利義務(wù)、金額、期限等進行約定，總金額50萬元。附件清單□合同文本□審批文件□資質(zhì)證明□其他：法務(wù)部預(yù)審意見（2023-09-25）審批流程部門負責人簽字：蔣十七（2023-09-25）法務(wù)部審核：沈十八（2023-09-25）分管領(lǐng)導(dǎo)審批：*趙六（2023-09-26）用印確認用印時間：2023-09-2610:00申請人簽字：衛(wèi)十六印章管理員簽字：韓十九第四章關(guān)鍵注意事項與常見問題4.1注意事項時效性要求：辦公資源申請需提前2個工作日提交（緊急維修可電話申請后補流程）；差旅申請需提前3-5個工作日提交（國際出差需提前10個工作日）；會議室申請需提前1個工作日提交（大型會議需提前3個工作日）；費用報銷需在消費發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交（超期需部門負責人簽字說明原因）。材料完整性：所有申請需附齊相關(guān)證明材料（如發(fā)票、通知、合同等），材料不全或信息不清晰將導(dǎo)致審批退回；發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭、稅號等信息需與公司一致，不得涂改。審批規(guī)則：費用報銷按金額分級審批：單筆5000元以下由部門負責人審批，5000-20000元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，20000元以上由總經(jīng)理審批；用印申請需經(jīng)法務(wù)部預(yù)審（合同類文件），保證內(nèi)容合法合規(guī)。變更與取消：已批準的事務(wù)若需變更（如出差時間、會議室調(diào)整），需提前1個工作日提交變更申請，重新走審批流程；取消事務(wù)需及時通知行政部，避免資源浪費（如已預(yù)訂的會議室、酒店需提前24小時取消）。信息真實性：申請人需對提交信息的真實性負責，虛報、瞞報將按公司規(guī)定處罰；審批人需對申請內(nèi)容的合理性進行審核，對不符合規(guī)定的申請有權(quán)駁回。4.2常見問題解答Q1：申請被駁回后如何處理？A：登錄OA系統(tǒng)查看駁回原因，根據(jù)審批意見修改申請內(nèi)容（如補充材料、調(diào)整預(yù)算等），修改后重新提交。Q2：審批超時怎么辦？A：審批時限為1個工作日，若超時未審批，申請人可聯(lián)系行政部或?qū)徟松霞壌咿k，必要時由行政部協(xié)調(diào)處理。Q3：緊急事務(wù)如何快速辦理？A：緊急事務(wù)（如突發(fā)設(shè)備故障、臨時客戶接待）可先電話聯(lián)系行政部說明情況，行政部開通綠色通道優(yōu)先處理，事后需在1個工作日內(nèi)補全書面申請。Q4：辦公設(shè)備損壞