采購(gòu)需求及供應(yīng)商響應(yīng)表詢價(jià)談判指導(dǎo)版通用工具模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織的采購(gòu)部門，在開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化詢價(jià)、談判工作時(shí)使用，尤其適用于以下場(chǎng)景：常規(guī)物料/服務(wù)采購(gòu)：如辦公耗材、設(shè)備配件、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)等非招標(biāo)類采購(gòu)項(xiàng)目；供應(yīng)商比選：需在3-5家合格供應(yīng)商間進(jìn)行價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)綜合比選的中小額采購(gòu)；談判前需求梳理：用于明確采購(gòu)核心需求，引導(dǎo)供應(yīng)商針對(duì)性響應(yīng)，提高談判效率；跨部門協(xié)同采購(gòu)：當(dāng)采購(gòu)需求涉及多個(gè)部門（如技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、使用部門）時(shí)，統(tǒng)一需求標(biāo)準(zhǔn)與響應(yīng)口徑。通過(guò)規(guī)范化的模板與流程，可保證采購(gòu)需求清晰傳遞、供應(yīng)商響應(yīng)完整可追溯、談判過(guò)程公平高效，最終實(shí)現(xiàn)“降本、保質(zhì)、合規(guī)”的采購(gòu)目標(biāo)。二、全流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)需求準(zhǔn)備階段：明確“買什么、要什么”目標(biāo)：梳理并標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求，保證內(nèi)部對(duì)需求理解一致，避免后續(xù)歧義。成立需求小組：由采購(gòu)負(fù)責(zé)人牽頭，聯(lián)合使用部門（如技術(shù)部、行政部）、財(cái)務(wù)部組成需求小組，明確職責(zé)分工（技術(shù)部負(fù)責(zé)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)預(yù)算上限，采購(gòu)部負(fù)責(zé)流程把控）。編制《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》：明確采購(gòu)標(biāo)的：品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途（如“辦公用筆記本電腦，需滿足設(shè)計(jì)制圖需求”）；技術(shù)與服務(wù)要求：功能參數(shù)（如CPU、內(nèi)存、硬盤配置）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家3C認(rèn)證”）、交付要求（如“30天內(nèi)交付，免費(fèi)安裝調(diào)試”）、售后要求（如“3年質(zhì)保，24小時(shí)響應(yīng)”）；預(yù)算控制：設(shè)定最高限價(jià)（如“單價(jià)不超過(guò)6000元，總價(jià)不超過(guò)18萬(wàn)元”），由財(cái)務(wù)部*審核確認(rèn)；供應(yīng)商資質(zhì)要求：如“需具備同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)3年以上，提供ISO9001認(rèn)證”。內(nèi)部審批：需求說(shuō)明書(shū)需需求小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，保證需求合規(guī)、合理。（二）供應(yīng)商邀請(qǐng)與詢價(jià)階段：鎖定“潛在對(duì)象，明確規(guī)則”目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，向其發(fā)出規(guī)范詢價(jià)文件，保證響應(yīng)信息可比對(duì)。建立供應(yīng)商庫(kù)：優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選，若庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商不足3家，可通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、公開(kāi)招募等方式補(bǔ)充，需提前驗(yàn)證供應(yīng)商資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等）。編制《詢價(jià)通知書(shū)》：包含采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)（技術(shù)、商務(wù)、預(yù)算要求）；響應(yīng)文件格式要求（需按《供應(yīng)商響應(yīng)表》模板填寫(xiě)）；報(bào)價(jià)截止時(shí)間、談判時(shí)間地點(diǎn)（如“2024年X月X日10:00前提交響應(yīng)文件，X月X日14:00現(xiàn)場(chǎng)談判”）；聯(lián)系方式（采購(gòu)專員，電話：-，僅限工作日9:00-17:00咨詢）。發(fā)出邀請(qǐng)：通過(guò)郵件、書(shū)面函件或采購(gòu)平臺(tái)向供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)通知書(shū)》，要求供應(yīng)商在收到后2個(gè)工作日內(nèi)回執(zhí)確認(rèn)。（三）供應(yīng)商響應(yīng)收集與初審階段：保證“響應(yīng)完整，符合要求”目標(biāo)：收集供應(yīng)商響應(yīng)文件，初步篩選不符合要求的響應(yīng)，避免無(wú)效談判。接收響應(yīng)文件：在截止時(shí)間前，指定專人（采購(gòu)專員*）接收供應(yīng)商響應(yīng)文件，記錄提交時(shí)間，逾期未提交者視為放棄。形式審查：重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容，有一項(xiàng)不達(dá)標(biāo)者直接淘汰：響應(yīng)文件是否按模板填寫(xiě)（未使用《供應(yīng)商響應(yīng)表》格式視為無(wú)效）；是否按要求簽字蓋章（供應(yīng)商公章、法定代表人或授權(quán)代表簽字）；報(bào)價(jià)是否超預(yù)算（單價(jià)或總價(jià)超過(guò)《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》限價(jià)）；資質(zhì)證明是否齊全（未提供ISO9001認(rèn)證等要求資質(zhì)）。分類整理：通過(guò)初審的響應(yīng)文件，按“技術(shù)方案”“報(bào)價(jià)明細(xì)”“服務(wù)承諾”等維度分類整理，形成《供應(yīng)商響應(yīng)匯總表》（見(jiàn)模板三），為談判做準(zhǔn)備。（四）談判階段：聚焦“價(jià)格優(yōu)化，需求落地”目標(biāo)：通過(guò)多輪談判，平衡價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。確定談判小組：由采購(gòu)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，成員包括技術(shù)專家（負(fù)責(zé)技術(shù)方案評(píng)估）、財(cái)務(wù)專員（負(fù)責(zé)價(jià)格合理性分析）、法務(wù)專員（負(fù)責(zé)合規(guī)性把控），人數(shù)為3-5單數(shù)。談判前準(zhǔn)備會(huì)：談判小組共同審閱《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》和《供應(yīng)商響應(yīng)匯總表》，明確談判重點(diǎn)（如“供應(yīng)商A價(jià)格最低但質(zhì)保期僅2年，需談判延長(zhǎng)至3年”“供應(yīng)商B技術(shù)方案未提及數(shù)據(jù)備份，需補(bǔ)充”），制定談判策略。多輪談判實(shí)施：首輪談判：逐供應(yīng)商溝通，先肯定優(yōu)勢(shì)（如“貴司報(bào)價(jià)有競(jìng)爭(zhēng)力”），再提出改進(jìn)點(diǎn)（如“若能將交付期縮短至20天，可考慮優(yōu)先選擇”），引導(dǎo)供應(yīng)商主動(dòng)優(yōu)化方案；二輪談判：針對(duì)首輪未達(dá)成共識(shí)的核心問(wèn)題（如價(jià)格、質(zhì)保、服務(wù)）深入談判，可引入“競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制”（如“供應(yīng)商B已同意降價(jià)5%，貴司是否有調(diào)整空間？”）；最終確認(rèn)：若達(dá)成一致，要求供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)簽署《談判記錄表》（見(jiàn)模板四），明確最終報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)條款等關(guān)鍵內(nèi)容；未達(dá)成一致的，書(shū)面說(shuō)明原因，告知供應(yīng)商后續(xù)結(jié)果。（五）評(píng)審與結(jié)果確認(rèn)階段：實(shí)現(xiàn)“合規(guī)決策，閉環(huán)管理”目標(biāo)：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)審確定成交供應(yīng)商，完成采購(gòu)閉環(huán)。編制《采購(gòu)評(píng)審報(bào)告》：談判小組根據(jù)談判結(jié)果，從“價(jià)格（40%）、技術(shù)方案（30%）、服務(wù)承諾（20%）、供應(yīng)商資質(zhì)（10%）”四個(gè)維度打分（滿分100分），形成綜合評(píng)分表（見(jiàn)模板五），按得分高低排序推薦候選供應(yīng)商。結(jié)果審批：將《采購(gòu)評(píng)審報(bào)告》《談判記錄表》《供應(yīng)商響應(yīng)表》等材料報(bào)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，確定最終成交供應(yīng)商。結(jié)果通知：在談判結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向成交供應(yīng)商發(fā)出《成交通知書(shū)》，向未成交供應(yīng)商發(fā)送《未成交結(jié)果告知書(shū)》（均需加蓋采購(gòu)公章）。資料歸檔：將所有采購(gòu)文件（需求說(shuō)明書(shū)、詢價(jià)通知書(shū)、響應(yīng)文件、談判記錄、評(píng)審報(bào)告等）整理歸檔，保存期不少于5年，以備審計(jì)追溯。三、核心模板表格設(shè)計(jì)模板一：采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)（示例）項(xiàng)目?jī)?nèi)容采購(gòu)項(xiàng)目名稱2024年度辦公用筆記本電腦采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)單位公司行政部采購(gòu)標(biāo)的筆記本電腦（數(shù)量：30臺(tái)）技術(shù)參數(shù)要求1.CPU：i5及以上處理器；2.內(nèi)存：16GBDDR4；3.硬盤：512GBSSD；4.屏幕：15.6英寸IPS屏，分辨率1920×1080；5.接口：≥3個(gè)USB3.0，1個(gè)HDMI，1個(gè)Type-C質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國(guó)家3C認(rèn)證，整機(jī)保修3年，電池保修1年交付要求簽訂合同后30天內(nèi)交付，送至公司指定地點(diǎn)（市區(qū)路號(hào)），免費(fèi)安裝調(diào)試售后服務(wù)7×24小時(shí)故障響應(yīng)，48小時(shí)內(nèi)上門維修，提供備用機(jī)服務(wù)（維修期間）預(yù)算控制最高限價(jià)：6000元/臺(tái)，總價(jià)不超過(guò)18萬(wàn)元供應(yīng)商資質(zhì)要求1.具備獨(dú)立法人資格，注冊(cè)資金≥500萬(wàn)元；2.提供2021-2023年同類產(chǎn)品業(yè)績(jī)合同≥3份；3.具有ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證需求部門聯(lián)系人行政部（電話：-）采購(gòu)部門聯(lián)系人采購(gòu)部（電話：-）審批意見(jiàn)需求小組簽字：技術(shù)部：__________財(cái)務(wù)部：__________采購(gòu)部：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________（日期：2024年X月X日）模板二：供應(yīng)商響應(yīng)表（示例）供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商編碼2024001報(bào)價(jià)信息報(bào)價(jià)有效期自報(bào)價(jià)日起90天單價(jià)（元/臺(tái)）5800總價(jià)（元）174000價(jià)格構(gòu)成說(shuō)明含13%增值稅，免費(fèi)安裝調(diào)試、3年質(zhì)保、48小時(shí)上門維修技術(shù)方案響應(yīng)技術(shù)參數(shù)響應(yīng)1.CPU：i5-1340P；2.內(nèi)存：16GBDDR4；3.硬盤：512GBSSD；4.屏幕：15.6英寸IPS屏（1920×1080）；5.接口：3×USB3.0，1×HDMI，1×Type-C（完全符合需求）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)響應(yīng)產(chǎn)品通過(guò)3C認(rèn)證，整機(jī)3年保修，電池1年保修（提供認(rèn)證復(fù)印件）服務(wù)承諾響應(yīng)交付計(jì)劃簽訂合同后25天內(nèi)交付，提供送貨單及驗(yàn)收單售后服務(wù)1.7×24小時(shí)服務(wù)：400–；2.故障響應(yīng)：市區(qū)24小時(shí)，郊縣48小時(shí)；3.維修期間提供備用機(jī)（每臺(tái)1臺(tái)）供應(yīng)商資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：（復(fù)印件加蓋公章）業(yè)績(jī)證明提供與公司2022年筆記本電腦采購(gòu)合同（金額15萬(wàn)元，復(fù)印件加蓋公章）ISO9001認(rèn)證證書(shū)編號(hào)：X（有效期至2025年X月，復(fù)印件加蓋公章）授權(quán)代表姓名：*職務(wù)：銷售經(jīng)理電話：138簽字：__________日期：2024年X月X日供應(yīng)商蓋章（加蓋公章）模板三：供應(yīng)商響應(yīng)匯總表（示例）序號(hào)供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)是否超預(yù)算技術(shù)參數(shù)符合性服務(wù)承諾完整性資質(zhì)是否齊全初審結(jié)果備注1科技有限公司174000否完全符合完整是通過(guò)交付期最短（25天）2商貿(mào)有限公司180000是（超預(yù)算6.7%）完全符合完整是淘汰單價(jià)6000元/臺(tái)3電子股份有限公司176400否內(nèi)存僅8GB未提及備用機(jī)是淘汰不滿足技術(shù)參數(shù)要求模板四：談判記錄表（示例）談判項(xiàng)目信息項(xiàng)目名稱2024年度辦公用筆記本電腦采購(gòu)項(xiàng)目談判時(shí)間2024年X月X日14:00-16:30談判地點(diǎn)公司X樓會(huì)議室談判小組組長(zhǎng)：采購(gòu)部成員：技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部供應(yīng)商名稱科技有限公司供應(yīng)商代表姓名：*職務(wù)：銷售經(jīng)理談判內(nèi)容記錄1.價(jià)格談判供應(yīng)商初始報(bào)價(jià)5800元/臺(tái)，談判小組指出“預(yù)算內(nèi)可接受，但需進(jìn)一步降價(jià)以提升性價(jià)比”，供應(yīng)商最終同意降價(jià)至5700元/臺(tái)，總價(jià)171000元。2.技術(shù)參數(shù)談判供應(yīng)商原方案硬盤為512GBSSD，談判小組要求“擴(kuò)展至1TBSSD以滿足長(zhǎng)期使用需求”，供應(yīng)商同意加價(jià)200元/臺(tái)升級(jí)至1TBSSD，最終單價(jià)5900元/臺(tái)，總價(jià)177000元（仍在預(yù)算內(nèi)）。3.服務(wù)條款談判供應(yīng)商原承諾“市區(qū)24小時(shí)響應(yīng)”，談判小組要求“升級(jí)至12小時(shí)響應(yīng)”，供應(yīng)商同意，并補(bǔ)充“提供3年免費(fèi)上門數(shù)據(jù)備份服務(wù)”。談判結(jié)果確認(rèn)最終報(bào)價(jià)5900元/臺(tái)，總價(jià)177000元最終技術(shù)參數(shù)CPU：i5-1340P；內(nèi)存：16GBDDR4；硬盤：1TBSSD；其他參數(shù)不變最終服務(wù)承諾1.12小時(shí)內(nèi)故障響應(yīng)；2.3年免費(fèi)上門數(shù)據(jù)備份；3.維修期間提供備用機(jī)供應(yīng)商代表簽字__________（日期：2024年X月X日）談判小組組長(zhǎng)簽字__________（日期：2024年X月X日）模板五：采購(gòu)評(píng)審報(bào)告（示例）項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱2024年度辦公用筆記本電腦采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)審時(shí)間2024年X月X日10:00-11:00評(píng)審小組組長(zhǎng)：采購(gòu)部成員：技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部參與評(píng)審供應(yīng)商科技有限公司、數(shù)碼有限公司（共2家，1家初審未通過(guò)）評(píng)分表（滿分100分）評(píng)分維度權(quán)重價(jià)格（40%）40技術(shù)方案（30%）30服務(wù)承諾（20%）20供應(yīng)商資質(zhì)（10%）10總分100評(píng)審結(jié)論推薦成交供應(yīng)商科技有限公司（綜合得分第一）推薦理由1.價(jià)格合理（5900元/臺(tái)，低于預(yù)算6.7%）；2.技術(shù)方案最優(yōu)（1TB硬盤滿足長(zhǎng)期需求）；3.服務(wù)響應(yīng)速度快（12小時(shí)上門），提供數(shù)據(jù)備份增值服務(wù)；4.資質(zhì)齊全，業(yè)績(jī)突出。評(píng)審小組簽字組長(zhǎng)：__________技術(shù)部：__________財(cái)務(wù)部：__________法務(wù)部*：__________（日期：2024年X月X日）審批意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)*：__________（日期：2024年X月X日）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合規(guī)性底線不可破嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法規(guī)，禁止設(shè)置傾向性、排他性條款（如“僅限本地供應(yīng)商”“指定品牌型號(hào)”）；談判過(guò)程需全程記錄（錄音、錄像），參與人員簽字確認(rèn)，保證“過(guò)程可追溯、責(zé)任可倒查”；成交供應(yīng)商確定后，需在單位內(nèi)部公示3個(gè)工作日（涉及商業(yè)秘密的除外），接受監(jiān)督。（二）信息保密與公平競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)需求、預(yù)算上限、供應(yīng)商名單等敏感信息，僅限需求小組、談判小組成員知悉，嚴(yán)禁向供應(yīng)商泄露；所有供應(yīng)商需在同一時(shí)間獲取詢價(jià)文件，享受平等的談判機(jī)會(huì)，避免“一對(duì)一”私下溝通；未成交供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等信息需保密，不得用于其他項(xiàng)目，防止商業(yè)賄賂或利益輸送。（三）時(shí)間節(jié)點(diǎn)把控精準(zhǔn)嚴(yán)格按照《詢價(jià)通知書(shū)》設(shè)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)接收響應(yīng)文件、組織談判，不得隨意推遲或提前，保證供應(yīng)商有充足準(zhǔn)備時(shí)間；談判結(jié)果需在結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成審批并通知供應(yīng)商，避免“久拖不決”影響采購(gòu)效率。（四）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判與應(yīng)對(duì)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：若所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)均超預(yù)算，需啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整流程（報(bào)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批），或重新優(yōu)化需求參數(shù)（如降低配置要求）；技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：若供應(yīng)商技術(shù)方案不滿足核心需求，需明確“一票否決”條款，避免后期使用中出現(xiàn)糾