物資采購申請及審批模板【適用場景】部門因新增人員、業(yè)務(wù)拓展需補充辦公設(shè)備（電腦、打印機等）；生產(chǎn)部門因生產(chǎn)計劃需采購原材料、零部件；行政部門為保障日常運營需采購辦公用品、清潔用品等；項目組因項目實施需采購專用設(shè)備、工具或材料?！静僮髁鞒淘斀狻恳?、申請發(fā)起與信息填寫發(fā)起申請：申請人（需求部門經(jīng)辦人）根據(jù)實際物資需求，通過公司OA系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《物資采購申請表》，發(fā)起采購申請。填寫基礎(chǔ)信息：準(zhǔn)確填寫申請表中的基礎(chǔ)信息，包括：申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式；申請日期、期望到貨日期（如無特殊要求可填“不急”）；物資用途（如“行政辦公用”“項目生產(chǎn)用”等，需明確具體用途，便于審批人判斷必要性）。填寫物資明細(xì)：逐項列明需采購的物資信息，保證清晰、準(zhǔn)確，避免模糊描述（如“一批辦公用品”“電腦若干”）。具體包括：物資名稱（需使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)名稱，如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本”而非“筆記本”）；規(guī)格型號（如尺寸、顏色、配置參數(shù)等，如“8G內(nèi)存+256G固態(tài)硬盤”）；數(shù)量（需預(yù)估合理數(shù)量，避免過量采購造成浪費）；單價預(yù)算（參考市場價或歷史采購價，注明貨幣單位，如“元/個”）；總價預(yù)算（數(shù)量×單價，需與部門預(yù)算匹配）。填寫申請理由：簡要說明采購原因，如“現(xiàn)有打印機老化頻繁卡紙，影響日常辦公”“項目新增3個測試崗位，需配備辦公電腦”等，需真實、具體，體現(xiàn)采購必要性。二、部門負(fù)責(zé)人審核提交審核：申請人填寫完整后，將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）進(jìn)行審核。審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人需重點審核：物資需求與部門工作計劃的匹配性（如是否為部門業(yè)務(wù)必需）；數(shù)量、規(guī)格的合理性（是否存在過度采購或規(guī)格不符需求的情況）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)（如超預(yù)算，需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請）。審核結(jié)果：審核通過：部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)，并注明“同意采購”；審核不通過：注明原因（如“規(guī)格不符需求”“預(yù)算不足”），退回申請人修改或補充說明。三、財務(wù)部門預(yù)算審核流轉(zhuǎn)至財務(wù)：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門（或預(yù)算管理崗）。審核內(nèi)容：財務(wù)部門重點審核：預(yù)算科目是否正確（如辦公設(shè)備是否計入“固定資產(chǎn)”，辦公耗材是否計入“管理費用”等）；總價預(yù)算是否符合公司財務(wù)制度（如是否超預(yù)算、是否需履行特殊審批流程）；大額采購（如單次采購金額超元，具體金額由公司規(guī)定）是否附有比價記錄或市場調(diào)研報告。審核結(jié)果：預(yù)算合規(guī)：財務(wù)審核人在“財務(wù)審核”欄簽字，注明“預(yù)算審核通過”；預(yù)算不合規(guī)：注明原因（如“預(yù)算科目錯誤”“超預(yù)算未附說明”），退回申請人或部門負(fù)責(zé)人調(diào)整。四、分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層審批提交審批：財務(wù)審核通過后，根據(jù)采購金額分級提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)或管理層審批（審批權(quán)限需根據(jù)公司制度明確，例如：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核即可；5000元＜金額≤20000元：需分管副總審批；金額＞20000元：需總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會審批）。審批內(nèi)容：審批人重點審核：采購事項是否符合公司戰(zhàn)略或年度重點工作；大額采購的必要性和經(jīng)濟(jì)性（如是否可通過租賃、二手采購等方式降低成本）；是否存在更優(yōu)替代方案。審批結(jié)果：審批通過：審批人在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字，注明“同意采購”；審批不通過：注明原因（如“不符合年度計劃”“成本過高”），退回申請人重新評估需求。五、采購部門執(zhí)行與反饋接收審批件：采購部門（或行政部、綜合管理部等負(fù)責(zé)采購的部門）收到審批通過的申請表后，確認(rèn)采購需求及預(yù)算無誤。實施采購：采購部門根據(jù)物資類型選擇采購方式（如公開招標(biāo)、詢價比價、定點采購等），保證采購過程合規(guī)、高效。進(jìn)度反饋：采購過程中，如遇供應(yīng)商無法及時供貨、價格大幅波動等異常情況，需及時反饋給申請人及相關(guān)部門；采購?fù)瓿珊?，將供?yīng)商信息、實際采購金額、到貨日期等反饋給申請人。六、物資驗收與歸檔到貨驗收：申請人或需求部門收到物資后，需與采購清單核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等），確認(rèn)無誤后在《物資采購申請表》“驗收結(jié)果”欄簽字；若存在問題（如數(shù)量不符、質(zhì)量瑕疵），需及時反饋給采購部門處理。單據(jù)歸檔：采購部門將審批通過的申請表、采購合同、發(fā)票、驗收單等單據(jù)整理歸檔，作為財務(wù)入賬和審計依據(jù)；電子版申請表同步存入公司管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查詢?！疚镔Y采購申請表示例】物資采購申請表編號：[系統(tǒng)自動/按年度編號]申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日期望到貨日期年月日（如無特殊需求填“不急”）序號物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注（如用途、特殊要求）12合計金額（大寫）合計金額（小寫）申請理由（請詳細(xì)說明采購原因、必要性，如“現(xiàn)有設(shè)備老化，影響工作效率”“項目新增需求”等）審批流程審批人簽字審批日期審批意見部門負(fù)責(zé)人審核財務(wù)預(yù)算審核分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層審批采購部門確認(rèn)驗收結(jié)果驗收人簽字驗收日期（√合格/□不合格，不合格需注明原因）備注（如供應(yīng)商信息、實際到貨日期等）【使用要點提示】一、信息填寫規(guī)范準(zhǔn)確性：申請人需保證物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息真實準(zhǔn)確，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資不符需求或預(yù)算超支。完整性：所有帶“*”必填項（如申請人、部門、申請理由等）需完整填寫，理由需具體，避免“見附件”等模糊表述（附件需一并提交）。一致性：紙質(zhì)申請表需與電子版信息一致，手寫簽字需清晰可辨，不得代簽。二、審批流程時效審核時限：部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門需在收到申請表后1-2個工作日內(nèi)完成審核；分管領(lǐng)導(dǎo)/管理層審批需在3個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短時限，但需注明“緊急”字樣并說明原因）。緊急采購：如遇突發(fā)情況（如設(shè)備故障需立即修復(fù)），申請人可啟動緊急采購流程，先口頭向部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，事后補簽審批手續(xù)，但需保證采購必要性真實。三、預(yù)算與成本控制預(yù)算匹配：申請人需提前確認(rèn)部門預(yù)算，避免無預(yù)算或超預(yù)算采購；確需超預(yù)算的，需在申請表中詳細(xì)說明原因，并附預(yù)算調(diào)整申請。比價要求：單次采購金額超5000元（具體金額以公司規(guī)定為準(zhǔn)）的，需提供至少3家供應(yīng)商的報價單或線上比價截圖，作為財務(wù)審核和領(lǐng)導(dǎo)審批的依據(jù)。四、物資管理責(zé)任驗收責(zé)任：需求部門為物資驗收的第一責(zé)任人，需嚴(yán)格核對物資信息，對驗收不合格的物資有權(quán)拒收，并要求采購部門及時處理。登記入賬：采購?fù)瓿珊?，采購部門需將物資信息錄入公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)（如為固定資產(chǎn)），明確使用人和保