會議紀(jì)要編寫及管理工具模板一、適用場景與價值定位二、全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)提前與會議組織者（如項目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人）溝通，確認(rèn)會議主題、需解決的核心問題及預(yù)期成果（如“確定項目Q3執(zhí)行方案”“明確跨部門協(xié)作流程”等），避免記錄偏離方向。若會議有背景材料（如項目計劃、數(shù)據(jù)報表），提前獲取并熟悉，便于記錄時快速關(guān)聯(lián)關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議規(guī)模選擇記錄方式：小型會議可使用電子模板實時錄入（如Word、飛書文檔）；大型會議建議采用“電子記錄+手寫備注”結(jié)合，重點(diǎn)標(biāo)注爭議點(diǎn)、待決議項。打印或打開本模板“標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板”（見第三部分），提前填寫會議名稱、時間、地點(diǎn)等基礎(chǔ)信息，節(jié)省會中記錄時間。梳理參會人員與角色確認(rèn)主持人、記錄人、核心發(fā)言嘉賓及必要參會人員名單，提前知曉其分工（如技術(shù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)接口人），便于記錄時準(zhǔn)確標(biāo)注發(fā)言主體。（二）會中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心議題，避免“流水賬”式記錄按會議議程順序，逐項記錄討論內(nèi)容：重點(diǎn)記錄“討論焦點(diǎn)”（如對某方案的不同意見）、“關(guān)鍵數(shù)據(jù)”（如項目預(yù)算、資源需求）、“共識結(jié)論”（如一致同意的執(zhí)行方向），而非逐字復(fù)述發(fā)言。示例：若討論“項目延期風(fēng)險”，需記錄“*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）提出：開發(fā)階段可能因第三方接口對接延期2周”“（產(chǎn)品經(jīng)理）建議：提前啟動接口聯(lián)調(diào)，預(yù)留緩沖期1周”，而非“（技術(shù)負(fù)責(zé)人）說了一些關(guān)于延期的話”。突出“決議事項”與“行動項”對會議中明確的決策、需執(zhí)行的任務(wù)，單獨(dú)標(biāo)注并記錄核心要素：決議內(nèi)容（如“確定采用A方案”）、負(fù)責(zé)人（姓名/部門）、完成時限（具體日期或里程碑節(jié)點(diǎn)）。示例：“行動項：（市場部）于X月X日前完成競品分析報告初稿，同步給（產(chǎn)品經(jīng)理）審核”。標(biāo)注“待確認(rèn)”與“爭議點(diǎn)”若討論中存在未達(dá)成一致的問題或需后續(xù)核實的信息，用“？”或“待確認(rèn)”標(biāo)記，會后及時跟進(jìn)。示例：“爭議點(diǎn)：是否增加額外預(yù)算用于用戶調(diào)研？（（財務(wù)部）認(rèn)為需評估ROI，（市場部）建議先小范圍試點(diǎn)，會后3日內(nèi)由*（項目經(jīng)理）匯總意見反饋）?！保ㄈ笳恚罕ＷC信息準(zhǔn)確完整核對與補(bǔ)充信息（24小時內(nèi)完成）會后立即整理記錄，對照會議錄音（若允許）或與參會人員（尤其是核心發(fā)言者）溝通，補(bǔ)全模糊信息、修正表述偏差，保證內(nèi)容客觀準(zhǔn)確。重點(diǎn)核對決議事項、行動項的負(fù)責(zé)人及時限，避免遺漏或錯誤。規(guī)范紀(jì)要結(jié)構(gòu)與語言按“基礎(chǔ)信息→會議議程→討論情況→決議事項→行動項→附件”的邏輯組織內(nèi)容，語言簡潔專業(yè)，避免口語化表達(dá)（如“大概”“可能”改為“預(yù)計”“潛在風(fēng)險”）。統(tǒng)一術(shù)語：如項目名稱、部門名稱等需與公司內(nèi)部稱謂一致，避免縮寫歧義。審核與定稿將整理好的紀(jì)要提交給會議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，保證無關(guān)鍵信息遺漏、無責(zé)任主體模糊。審核通過后，標(biāo)注“最終版”并記錄定稿時間（如“2023年X月X日17:00定稿”）。（四）分發(fā)與歸檔：實現(xiàn)信息高效流轉(zhuǎn)明確分發(fā)范圍與時效紀(jì)要定稿后，在24小時內(nèi)通過指定渠道（如企業(yè)郵件、OA系統(tǒng)）分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)協(xié)作部門，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（若需）。分送時注明“請查收會議紀(jì)要，相關(guān)行動項請按時推進(jìn)”，并提醒接收人如有異議需在X小時內(nèi)反饋。建立歸檔機(jī)制按會議類型、日期或項目名稱對紀(jì)要進(jìn)行分類存儲（如“2023年Q3項目會議紀(jì)要”“市場部周例會紀(jì)要”），電子版存儲于共享服務(wù)器（如企業(yè)云盤），紙質(zhì)版（若有）按部門檔案規(guī)范歸檔。歸檔時保留“定稿版+審核記錄+原始記錄”（如手寫稿、錄音轉(zhuǎn)文字稿），保證可追溯性。三、標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板基礎(chǔ)信息內(nèi)容會議名稱[例：項目Q3啟動會]會議時間[例：2023年X月X日14:00-16:00]會議地點(diǎn)[例：公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議號X）]主持人[例：*（項目經(jīng)理）]記錄人[例：*（行政助理）]參會人員[例：（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（市場部經(jīng)理）、（財務(wù)部主管）、（產(chǎn)品經(jīng)理）等]缺席人員及原因[例：*（運(yùn)營專員）—因出差請假]會議議程1.項目Q3目標(biāo)回顧2.資源需求與預(yù)算討論3.關(guān)鍵里程碑確認(rèn)4.行動項分配會議議程與討論情況議題1：項目Q3目標(biāo)回顧發(fā)言要點(diǎn)（產(chǎn)品經(jīng)理）：Q3核心目標(biāo)是完成用戶增長30%，重點(diǎn)功能上線包括“智能推薦系統(tǒng)”“會員體系”。（技術(shù)負(fù)責(zé)人）：當(dāng)前開發(fā)進(jìn)度符合預(yù)期，但測試資源緊張，需增加1名測試工程師支持。討論焦點(diǎn)測試資源是否充足？是否需調(diào)整上線時間？共識結(jié)論1.維持Q3目標(biāo)不變，優(yōu)先保障核心功能上線；2.由*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）協(xié)調(diào)內(nèi)部資源，保證測試階段人力達(dá)標(biāo)。決議事項|1.確認(rèn)Q3項目目標(biāo)為“用戶增長30%，智能推薦系統(tǒng)與會員體系上線”；2.測試資源由技術(shù)部內(nèi)部調(diào)配，不額外申請預(yù)算。|

行動項|序號|行動內(nèi)容|負(fù)責(zé)人|完成時限|優(yōu)先級||————————|——|——————————————–|————–|————–|——–|

|1|提交測試資源調(diào)配方案|（技術(shù)負(fù)責(zé)人）|2023年X月X日|高|

|2|輸出Q3功能上線排期表|（產(chǎn)品經(jīng)理）|2023年X月X日|高|

|3|同步財務(wù)部預(yù)算調(diào)整需求|*（項目經(jīng)理）|2023年X月X+3日|中|附件|1.《Q3項目目標(biāo)文檔》2.《當(dāng)前開發(fā)進(jìn)度報告》|

記錄人簽字|________________|

審核人簽字|________________|

定稿時間|[例：2023年X月X日18:00]|四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避避免信息失真：客觀記錄，不摻雜主觀評價紀(jì)要需基于會議實際討論內(nèi)容，記錄人可對發(fā)言進(jìn)行概括提煉，但不得添加個人觀點(diǎn)或傾向性表述（如“（市場部經(jīng)理）的錯誤建議”改為“（市場部經(jīng)理）提出的方案”）。保證行動項可落地：責(zé)任到人、時限明確行動項需遵循“SMART原則”（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時限性），避免“盡快”“適時”等模糊表述，明確“負(fù)責(zé)人”為具體崗位或姓名（如“市場部”改為“*（市場部經(jīng)理）”）。注意保密與合規(guī)：涉密信息單獨(dú)標(biāo)注若會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密、敏感數(shù)據(jù)（如未公開戰(zhàn)略、客戶隱私），需在紀(jì)要中標(biāo)注“內(nèi)部保密，禁止外傳”，并按公司保密制度限定分發(fā)范圍，電子版加密存儲。及時跟進(jìn)閉環(huán)：行動項到期前3天提醒記錄人需在行動項完成時限前3天通過郵件或即時通訊