合同審查及管理標準流程模板一、適用范圍與工作目標本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在對外經(jīng)濟活動中開展的合同審查、審批、簽署、履行及歸檔管理工作，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開發(fā)合同等常見類型。通過標準化流程規(guī)范合同全生命周期管理，有效防范法律風險、商業(yè)風險及操作風險，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責清晰，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、合同審查及管理全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與起草需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作項目或業(yè)務(wù)需求，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、價款及支付方式等核心要素，填寫《合同立項申請表》（見模板一），經(jīng)部門負責人*審核后提交至法務(wù)部門（或合同管理部門）。涉及重大合作或特殊條款（如知識產(chǎn)權(quán)、獨家代理等），需同步附《業(yè)務(wù)需求說明》，詳細闡述合作背景及特殊要求。合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項審批結(jié)果，選擇對應(yīng)類型的合同模板（如無模板則參照行業(yè)通用范本起草），起草合同文本。起草內(nèi)容需包含以下核心條款：合同主體信息、標的描述、權(quán)利義務(wù)條款、履行期限與地點、價款及支付方式、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力條款、合同生效條件等。合同文本需使用規(guī)范中文，避免歧義表述，技術(shù)術(shù)語需附定義說明；涉及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、清單等）需在合同中列明附件名稱及份數(shù)，并與具有同等法律效力。（二）初步審查審查主體法務(wù)部門（或合同管理部門）為初步審查責任主體，業(yè)務(wù)部門配合提供相關(guān)背景資料（如合作方資質(zhì)、項目立項文件等）。審查內(nèi)容基礎(chǔ)信息完整性：檢查合同主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等基本信息是否準確、完整；合同編號是否符合企業(yè)內(nèi)部編碼規(guī)則。條款邏輯性：核對合同條款是否存在矛盾（如履行期限與付款條件沖突）、遺漏（如缺少違約責任約定）或模糊表述（如“合理期限”“市場價”等未明確定義）。主體資格初步核查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核查合作方是否為存續(xù)企業(yè)，是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信等記錄；若為分支機構(gòu)，需確認其總部的授權(quán)范圍。審查輸出法務(wù)部門出具《合同初步審查意見表》（見模板二），對審查發(fā)覺的問題提出修改建議，反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整；若無需修改，可直接進入下一環(huán)節(jié)。（三）專業(yè)審查審查主體根據(jù)合同類型，由法務(wù)部門牽頭，組織財務(wù)、技術(shù)、風控等部門進行專項審查：法務(wù)審查：重點審查條款合法性、合規(guī)性，違約責任是否明確、可執(zhí)行，爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否約定清晰，知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確等。財務(wù)審查：審查價款構(gòu)成是否合理，支付方式、節(jié)點是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定，稅費承擔是否明確，發(fā)票開具要求是否合規(guī)等。技術(shù)審查：涉及技術(shù)合同或標的包含技術(shù)內(nèi)容的，需由技術(shù)部門審查技術(shù)參數(shù)、標準、驗收方式等是否與項目需求一致，技術(shù)成果歸屬及保密條款是否完善。風控審查：對合同履行可能存在的風險（如政策變動、市場波動、合作方履約能力等）進行評估，提出風險應(yīng)對建議。審查輸出各專業(yè)部門分別出具《專業(yè)審查意見表》（見模板三），法務(wù)部門匯總形成《合同綜合審查意見》，明確修改內(nèi)容及責任部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見完成文本修訂后再次提交。（四）審批決策審批分級根據(jù)合同金額、風險等級及重要性實行分級審批（示例）：一般合同（金額≤10萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人審批。重要合同（10萬元＜金額≤50萬元）：在一般合同審批基礎(chǔ)上，增加分管副總*審批。重大合同（金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)/戰(zhàn)略合作）：需經(jīng)總經(jīng)理*或董事會審批，必要時組織外部法律顧問出具專項法律意見書。審批流程業(yè)務(wù)部門將修訂后的合同文本及各環(huán)節(jié)審查意見提交至審批人，審批人需在3個工作日內(nèi)完成審批；若需補充材料或調(diào)整條款，應(yīng)明確反饋意見。審批通過后，由法務(wù)部門在合同文本上標注“審批通過”及審批日期，形成最終版合同文本；審批未通過的，退回業(yè)務(wù)部門重新起草或調(diào)整。（五）用印與簽署用印申請業(yè)務(wù)部門持最終版合同文本、《合同審批單》（見模板四）及《用印申請表》，向企業(yè)行政部門申請加蓋合同專用章或公章。用印前需核對合同文本與審批版本是否一致，保證騎縫章、頁碼齊全，無空白頁或未填寫條款。簽署規(guī)范合同簽署需由法定代表人或其授權(quán)代理人（需附《授權(quán)委托書》，見模板五）簽字或蓋章，合作方簽署需核對對方身份及授權(quán)權(quán)限。多頁合同需加蓋騎縫章，合同文本份數(shù)根據(jù)合作方需求及內(nèi)部歸檔要求確定（一般為至少一式三份，合作方、業(yè)務(wù)部門、檔案部門各執(zhí)一份）。（六）履行跟蹤責任分工業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責任部門，指定專人負責跟蹤合同履行進度，記錄履行情況（如交付時間、質(zhì)量驗收、付款到賬等）。財務(wù)部門負責收款、付款等資金流向監(jiān)控，保證支付條款嚴格執(zhí)行；法務(wù)部門對履行中出現(xiàn)的違約、爭議等問題提供法律支持。跟蹤記錄業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見模板六），定期更新履行節(jié)點，對延遲履行、質(zhì)量不達標等異常情況及時上報，并采取協(xié)商、催告、索賠等措施。涉及合同變更、解除的，需簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，參照原審批流程履行審批手續(xù)。（七）歸檔管理歸檔責任合同簽署完成后10個工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將合同文本（含附件、審批單、簽署頁等全套資料）移交至檔案管理部門，辦理歸檔手續(xù)。歸檔要求合同檔案按“一合同一檔”原則整理，檔案袋標注合同編號、名稱、簽署日期、保管期限等信息；電子檔案需同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證與紙質(zhì)檔案一致。合同保管期限一般為：長期合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議）不少于10年，中期合同（如采購、銷售合同）不少于5年，短期合同（如服務(wù)合同）不少于3年；保管期滿后按規(guī)定銷毀，銷毀需記錄備查。三、標準化工具表格清單模板一：《合同立項申請表》序號項目名稱合作方名稱合同類型標的描述預(yù)計金額（萬元）履行期限業(yè)務(wù)部門負責人意見備注1設(shè)備采購科技有限公司采購合同生產(chǎn)設(shè)備252024.1-2024.6同意立項需附技術(shù)參數(shù)模板二：《合同初步審查意見表》審查項目發(fā)覺問題修改建議審查人日期合同主體信息合作方統(tǒng)一社會信用代碼未填寫補充完整18位信用代碼張*2024.1.5價款支付條款未明確付款節(jié)點及發(fā)票要求增加“驗收合格后30日內(nèi)支付，提供13%增值稅專用發(fā)票”李*2024.1.5模板三：《專業(yè)審查意見表》（法務(wù)專用）審查重點意見內(nèi)容風險等級（高/中/低）解決方案違約責任未約定逾期付款違約金計算方式中增加“按日萬分之五計算”爭議解決約定由合作方所在地法院管轄高修改為“由甲方所在地法院”模板四：《合同審批單》合同名稱服務(wù)合同合同編號HT-2024-001業(yè)務(wù)部門市場營銷部申請人王*審批流程業(yè)務(wù)負責人→法務(wù)→財務(wù)→分管副總→總經(jīng)理審批意見（各環(huán)節(jié)簽字欄及日期）最終審批結(jié)果□通過□退回修改□否決審批人劉*（總經(jīng)理）模板五：《授權(quán)委托書》授權(quán)人公司授權(quán)事項簽署服務(wù)合同受托人趙*（銷售經(jīng)理）授權(quán)范圍全權(quán)負責合同談判與簽署授權(quán)期限2024年1月1日至2024年12月31日附件受托人身份證復(fù)印件模板六：《合同履行跟蹤表》合同編號HT-2024-001履行階段設(shè)備生產(chǎn)中記錄人陳*計劃節(jié)點2024.3.31交付實際進展按計劃推進下一節(jié)點2024.4.10驗收異常情況無處理措施/備注需提前3天通知驗收四、關(guān)鍵風險控制與工作要求（一）主體資格審查風險合作方為法人組織的，需核驗其《營業(yè)執(zhí)照》副本（加蓋公章復(fù)印件）、法定代表人身份證明；合作方為自然人的，需核驗其身份證原件及復(fù)印件。涉及特殊行業(yè)（如建筑、食品、醫(yī)療器械等），需核查合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)或許可證（如施工資質(zhì)許可證、食品生產(chǎn)許可證等），避免因資質(zhì)缺失導(dǎo)致合同無效。（二）條款嚴謹性風險避免使用“大概”“左右”“盡量”等模糊詞匯，涉及時間、金額、數(shù)量等需明確具體數(shù)值（如“7個工作日內(nèi)”“含稅價10萬元整”）。違約責任條款需區(qū)分不同違約情形（如逾期履行、質(zhì)量不合格、單方解除等），明確違約責任計算方式（如違約金、賠償損失范圍）及上限（不超過實際損失的30%）。（三）法律合規(guī)風險合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如《民法典》《招標投標法》等），不得損害社會公共利益或第三方權(quán)益。涉及國有資產(chǎn)、上市公司、外資企業(yè)等特殊主體的合同，需遵守相關(guān)特別規(guī)定（如《企業(yè)國有資產(chǎn)法》《上市公司信息披露管理辦法》等）。（四）保密與印章管理合同文本及談判過程中的商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息、定價策略等），需通過保密條款明保證密義務(wù)及違約責任，涉密文件需標注“保密”字樣。嚴禁在空白合同、空白紙張或未審批合同文本上加蓋公章或合同專用章，印章使用需登記備案（見《印章使用登記