業(yè)務(wù)合同審核及歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)背景本流程模板適用于公司各部門對(duì)外簽訂各類業(yè)務(wù)合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作框架協(xié)議等）的全生命周期管理，旨在規(guī)范合同審核、審批、簽訂、歸檔等環(huán)節(jié)，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)保障合同檔案的完整性與可追溯性。本流程覆蓋業(yè)務(wù)部門發(fā)起、法務(wù)審核、財(cái)務(wù)復(fù)核、領(lǐng)導(dǎo)審批、簽訂執(zhí)行及歸檔管理的全流程，適用于公司內(nèi)部所有涉及合同簽訂的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。二、全流程操作步驟詳解（一）合同準(zhǔn)備與發(fā)起業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購商品、提供服務(wù)、合作項(xiàng)目等），與合同相對(duì)方初步溝通合作條款，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心內(nèi)容。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*收集合同相對(duì)方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明等），保證對(duì)方具備簽約資質(zhì)（如涉及特殊行業(yè)，需提供相關(guān)許可證件）。起草合同初稿業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)溝通結(jié)果，參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無模板，可參考行業(yè)通用模板），起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)至少包含以下要素：合同雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或報(bào)酬及支付方式；履行期限、地點(diǎn)和方式；雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；合同生效條件、附件清單等。合同初稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人*審核業(yè)務(wù)需求真實(shí)性及條款合理性，簽字確認(rèn)后進(jìn)入審核流程。（二）多部門聯(lián)合審核法務(wù)部門審核審核人*（法務(wù)專員）收到合同及相關(guān)材料后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體是否適格（如對(duì)方是否為依法設(shè)立并存續(xù)的企業(yè)，是否超越經(jīng)營(yíng)范圍等）；合同條款是否合法合規(guī)（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定明確（如約定由公司所在地法院訴訟或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁）；是否存在法律漏洞（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力等約定是否完整）。法務(wù)審核后，出具《合同審核意見表》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，并標(biāo)注具體修改意見。如需修改，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*應(yīng)根據(jù)意見調(diào)整合同文本，重新提交審核。財(cái)務(wù)部門復(fù)核審核人*（財(cái)務(wù)專員）收到法務(wù)審核通過的合同后，重點(diǎn)復(fù)核以下內(nèi)容：價(jià)款或報(bào)酬的合理性（是否符合市場(chǎng)價(jià)格、公司預(yù)算規(guī)定）；收付款方式、賬戶信息是否準(zhǔn)確（避免個(gè)人賬戶交易，保證資金安全）；稅費(fèi)承擔(dān)方式是否符合稅法規(guī)定；是否涉及擔(dān)保、質(zhì)押等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)手續(xù)是否完備。財(cái)務(wù)復(fù)核后，在《合同審核意見表》中簽署意見，如涉及大額資金支付，需標(biāo)注“需按資金審批流程額外報(bào)批”。其他相關(guān)部門會(huì)簽（如需）如合同涉及技術(shù)、人力資源、采購等專業(yè)領(lǐng)域，需由對(duì)應(yīng)部門（如技術(shù)部、人力資源部、采購部）進(jìn)行專項(xiàng)審核。例如：技術(shù)部審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否符合業(yè)務(wù)需求；人力資源部審核勞動(dòng)合同中薪酬、社保、解除條款是否符合勞動(dòng)法規(guī)；采購部審核供應(yīng)商資質(zhì)、采購流程是否符合公司采購制度。各相關(guān)部門在《合同審核意見表》中簽署明確意見，保證合同內(nèi)容與各部門職責(zé)無沖突。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批分級(jí)審批權(quán)限根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等因素，實(shí)行分級(jí)審批制度（具體權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定，示例）：金額≤10萬元：由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；10萬元＜金額≤50萬元：由總經(jīng)理*審批；金額＞50萬元：由總經(jīng)理辦公會(huì)*集體審批。《合同審核意見表》需經(jīng)所有審核部門簽字確認(rèn)后，連同合同初稿一并提交對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批決策審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同審核意見、業(yè)務(wù)重要性及公司戰(zhàn)略，簽署“批準(zhǔn)”“修改后批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn)”的意見。如需修改，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見調(diào)整合同文本，重新完成審核流程。（四）合同簽訂與用印文本最終確認(rèn)審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*獲取最終版合同文本，保證與審批版本一致，并核對(duì)合同編號(hào)（合同編號(hào)規(guī)則：年份+部門代碼+序號(hào)，如“2024-CG-001”）、頁碼、附件等是否完整。合法用印業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附最終版合同文本、審批通過的《合同審核意見表》，按公司印章管理規(guī)定申請(qǐng)用印。用印前，印章管理人員*核對(duì)合同文本與審批材料的一致性，確認(rèn)無誤后加蓋公司合同專用章或公章（禁止以部門章代替公章或合同章簽訂合同）。合同簽訂原則上需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋單位公章；如需對(duì)方先蓋章，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*應(yīng)確認(rèn)對(duì)方蓋章清晰、完整后，再將公司留存聯(lián)交至歸檔管理員。（五）合同履行與歸檔履行跟蹤業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤與協(xié)調(diào)，保證雙方按約定履行義務(wù)；如遇履行異常（如對(duì)方違約、不可抗力等），應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門，并采取應(yīng)對(duì)措施。材料收集合同履行完畢后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*收集與合同履行相關(guān)的全部材料，包括但不限于：合同正本（雙方法定代表人簽字并蓋章的版本）；審批材料（《合同審核意見表》《合同用印申請(qǐng)表》等）；對(duì)方主體資格證明、附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單等）；履行過程中的往來函件、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。歸檔管理業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將上述材料整理齊全后，提交至檔案管理部門，填寫《合同歸檔登記表》（模板見第三部分），明確合同名稱、編號(hào)、歸檔日期、存放位置、保管期限等信息。檔案管理部門*核對(duì)材料完整性后，按合同編號(hào)順序存入指定檔案柜（電子合同同時(shí)存入檔案管理系統(tǒng)），保證檔案安全、便于查閱。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單模板1：合同審核意見表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位申報(bào)部門申報(bào)人審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見審核日期法務(wù)審核法務(wù)部*財(cái)務(wù)復(fù)核財(cái)務(wù)部*業(yè)務(wù)部門會(huì)簽（如需）技術(shù)部/采購部等*領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會(huì)*備注：如需修改，請(qǐng)注明修改意見及調(diào)整內(nèi)容。模板2：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）對(duì)方單位合同金額（元）簽訂日期履行期限歸檔日期存放位置（檔案柜編號(hào)/電子路徑）保管期限業(yè)務(wù)經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人檔案管理員備注（如附件數(shù)量、特殊說明等）***模板3：合同臺(tái)賬（年度匯總）序號(hào)合同編號(hào)合同名稱對(duì)方單位簽訂日期履行狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/終止）合同金額（元）歸檔情況（是/否）備注12………四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同主體審核嚴(yán)格審查合同相對(duì)方的主體資格，保證其為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約；對(duì)方為自然人的，需核實(shí)身份信息及授權(quán)權(quán)限（如涉及代理，需提供授權(quán)委托書及代理人證件號(hào)碼明）。（二）條款完整性審核合同核心條款（如標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）不得缺失，避免因條款模糊導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清；涉及技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，需明確具體參數(shù)及驗(yàn)收方法，避免后續(xù)爭(zhēng)議。（三）審批流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)審”或“跳過審核環(huán)節(jié)直接簽訂合同”，保證所有合同均按流程完成多部門審核及領(lǐng)導(dǎo)審批；分級(jí)審批權(quán)限不得越權(quán)審批，大額、高風(fēng)險(xiǎn)合同需經(jīng)集體決策。（四）歸檔及時(shí)性與完整性合同簽訂后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，避免材料遺失；歸檔材料需包含合同正本及全部審批、履行相關(guān)材料，保證檔案可完整反映合同全生命周期；電子合同需同時(shí)保存紙質(zhì)版及電子版，電子版需加密存儲(chǔ)，防